Die Zukunft des kollaborativen Zusammenarbeitens
Zukunftsfähige e-Collaboration-Anwendungen sollen der eigenen Arbeitnehmerschaft flexibles Arbeiten ermöglichen sowie einen attraktiven und zeitgemäßen Arbeitsplatz bereitstellen. Dr. Jochen Günther über die Gestaltung wirkungsvoller kollaborativer Zusammenarbeit
Der Beitrag erschien im Newsletter Fokus IK 03/2015.
Unternehmen im Wandel
Unternehmen unterliegen derzeit einem vielfältigen Wandel. Die Schlagworte in diesem Zusammenhang sind Digitalisierung, das Internet der Dinge oder der Anspruch auf eine insgesamt höhere organisationale Agilität von Unternehmen. Diese Entwicklungen sind gleichermaßen das Ergebnis sowie die verstärkende Ursache eines dynamischeren Unternehmensumfelds, in dem Entwicklungs-, Produkt- und Marktzyklen in immer kürzeren Abständen erfolgen. In diesem Umfeld kommen einer flexiblen Vernetzung von Informationen und Menschen und dem Wunsch nach einer zunehmend zeitnahen Befriedigung umfassenderer Informationsbedürfnisse wachsendes Gewicht zu. Zudem drängen mit der sog. „Generation Y“ junge Arbeitnehmer in Unternehmen, die hergebrachte Strukturen in Unternehmen mit veränderten Arbeitsweisen und neuen Ansprüchen an ihren zukünftigen Arbeitsplatz hinterfragen. Gleichzeitig wird sowohl das Arbeits- wie auch das Privatleben vieler Menschen durch eine durchgängige Durchdringung und Verfügbarkeit von Informationstechnik entscheidend verändert und geprägt. Informationen stehen mittlerweile durch (mobile) Smart Devices potenziell an jedem Ort und zu jedem beliebigen Zeitpunkt zur Verfügung. Bestehende Arbeits- und Organisationsstrukturen verlieren dadurch zunehmend an Bedeutung. Zeit- und ortsflexibles Arbeiten wird immer mehr zur Regel statt zur Ausnahme. Auch in Deutschland wird beispielsweise – wie es das Vorbild in den Niederlanden zeigt – bereits über einen gesetzlichen Anspruch auf Heimarbeit diskutiert. Unternehmen sind vor diesem Hintergrund oftmals geradezu gezwungen, sich intensiv mit den eigenen Arbeits- und Organisationsstrukturen auseinanderzusetzen. Im Bereich der Informationstechnik bedeutet dies oft auch, eingesetzte Anwendungen und Architekturen für verteilte Zusammenarbeit zu hinterfragen und diese hinsichtlich der sich ändernden Anforderungen grundlegend neu auszurichten sowie zukunftssicher zu gestalten.
Technische Treiber für die Veränderungen in der Zusammenarbeit
Aus den dargestellten Gründen gehen Unternehmen gerade im Bereich e-Collaboration derzeit zielgerichtet strategische Projekte an. Zukunftsfähige e-Collaboration-Anwendungen sollen der eigenen Arbeitnehmerschaft flexibles Arbeiten ermöglichen sowie einen attraktiven und zeitgemäßen Arbeitsplatz bereitstellen. Damit soll einerseits eine höhere Arbeitseffizienz der Mitarbeiter erreicht werden, andererseits soll häufig gleichzeitig – gerade gegenüber jüngeren, potenziellen Arbeitnehmern – das Bild eines attraktiven, zukunftsgerichteten und offenen Arbeitgebers stärker vermittelt werden. Auch aktuell werden immer noch viele Projekte in Unternehmen angestoßen, die zu einer Zusammenführung und Vereinheitlichung verschiedener Kommunikationswege wie Sprach- und Videokommunikation und Web-Collaboration beitragen sollen. Diese Vorhaben bilden damit auch die Grundlage für zukünftig weitergehende und komplexere Anwendungsszenarien. Als Rahmenbedingungen zeichnen sich bereits heute einige zukünftig wichtiger werdende Trends ab, die die Ausgestaltung von e-Collaboration in Unternehmen mitbestimmen werden: In vielen Formen werden mobile Geräte bzw. in ihnen enthaltene Sensoren oder Anwendungen in neuer Weise dazu beitragen, dass Arbeit zukünftig auf intelligente Weise, vereinfacht und unterstützt wird: So werden zukünftig Arbeitsplätze oder Besprechungsräume automatisch erkennen, wenn Mitarbeiter Besprechungsräume betreten oder an ihrem Arbeitsplatz im Unternehmen ankommen. Damit können dann beispielsweise wichtige Informationen wie nächste Termine, zugehörige Präsentationen und Unterlagen oder anstehende Gespräche mit externen Projektpartnern bereits direkt auf Bildschirme oder Mobilgeräte gepusht werden. Auf diese Weise werden Mitarbeiter von organisatorischen Tätigkeiten entlastet und können sich besser auf die Durchführung von Meetings und deren Inhalte konzentrieren. Ein weiterer wichtiger Baustein für eine zunehmende Automatisierung und Entlastung von Mitarbeitern in kollaborativen Arbeitssituationen ist die wachsende Verbreitung und Bedeutung von Cloud-Diensten. Zukünftig werden diese Dienste nicht nur als technische Bereitstellungsplattform zentrale Bedeutung erlangt haben, sondern – über die Auswertung des Benutzerverhaltens – auch eine intelligente und vereinfachte Vernetzung von Mitarbeitern ermöglichen. Cloud-Anwendungen werden auf Basis von Profilbildung zunehmend eigene Vorschläge für intelligente Kollaborationsmöglichkeiten machen und diese dem Nutzer optional vorschlagen. Bereits heute ist zu beobachten, das neben dem „user-generated content“ (z.B. in sozialen Netzwerken in Unternehmen) zunehmend – durch intelligente Algorithmen in Cloud-Anwendungen – eigene Inhalte generiert werden; sog. „machine-generated content“. Die intelligente Unterstützung durch Anwendungen entlastet Mitarbeiter davon, Kollegen beispielsweise über aktuell geleistete Projektarbeiten informieren zu müssen. Anders formuliert: Zukünftig werden Mitarbeiter mittels einer zunehmenden Verbreitung von Sensoren in Räumen und mobilen Devices und über deren Verknüpfung über das Internet der Dinge, eine intelligente Arbeitsumgebung vorfinden können. Diese Arbeitsumgebung nimmt in der Folge Mitarbeitern viele manuelle oder zeitraubende und wenig wertschöpfende Tätigkeiten in der Organisation und Vorbereitung von Zusammenarbeit mit internen Kollegen oder externen Projektpartnern ab oder wird diese Tätigkeiten zumindest deutlich vereinfachen.
Gestaltung der Herausforderungen
Unter der Gestaltung des zukünftigen kollaborativen Zusammenarbeitens ist jedoch weitaus mehr zu verstehen als eine bloße Verbesserung der Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter durch eine zielgerichtete Auswahl und Einführung von zweckmäßigen und innovativen IuK-Technologien. Auch Prozesse, Kompetenzen und Kulturaspekte in Unternehmen müssen bewusst für die neuen Rahmenbedingungen gestaltet werden. Wesentliche Stoßrichtung ist dabei nicht nur die Berücksichtigung der aufgeführten IT-Trends wie z. B. Mobility, Integration oder Cognitization und vielen weiteren, welche sich in entsprechenden Roadmaps und Umsetzungsprojekten zur Gestaltung von e-Collaboration niederschlagen bzw. niederschlagen werden. Auch das „Enabling“ der Mitarbeiter zur besseren Bewältigung ihrer individuellen Arbeitssituation muss gezielt gestaltet werden und zur Schaffung einer angepassten Arbeitskultur verhelfen. Eine vernetztere und intelligentere e-Collaboration-Umgebung stellt aber auch zusätzliche Herausforderungen an IT-Sicherheit und IT-Betrieb. So wird eine zunehmende Vernetzung von Diensten zu einer steigenden Komplexität von e-Collaboration-Anwendungen führen, die immer mehr und komplexere Schnittstellen zwischen verschiedenen Anwendungsbereichen aufweisen. So sind bereits heute zunehmend Verknüpfungen von Sprach- und Videokommunikation mit Portalen, sozialen Netzwerke oder beispielsweise auch ERP-Systemen zu beobachten. Das IT-Management solcher Umgebungen wird durch die zusätzlichen Schnittstellen an neuen Abhängigkeiten und damit weiter an Komplexität gewinnen. Weiterhin werden eine Vielzahl neu erzeugter Daten über Raumsensoren, Mobilgeräte, Schnittstellen etc. grundlegende Fragen hinsichtlich des Datenschutzes der Arbeitnehmer und der grundsätzlichen Verwertbarkeit solcher Daten für die Arbeitsvereinfachung aufwerfen. Diesen Aufgaben müssen sich die Unternehmen in den nächsten Jahren stellen. Entsprechend der jeweiligen Arbeitskultur und dem Geschäftsmodell müssen Unternehmen individuell passende Lösungen erarbeiten, die eine effiziente Zusammenarbeit ermöglichen.DR. JOCHEN GÜNTHER ist Projektleiter für Digital Business- und e-Collaboration-Themen am Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) in Stuttgart. Im Rahmen von Beratungs- und Forschungsprojekten beschäftigt er sich dort mit dem Einsatz von Kollaborationstechnologien in Unternehmen, insbesondere auch mit den Potenzialen von Social Media und der mit ihrem Einsatz verbundenen organisatorischen Fragestellungen. Er ist Autor und Mitautor von Studien und Fachveröffentlichungen sowie Lehrbeauftragter an der Hochschule Heilbronn. 
