Die Kommunikation am digitalen Arbeitsplatz ist fester Bestandteil eines jeden modernen Unternehmens. Aufgrund der aktuellen Covid-19-Pandemie, die viele von uns ins Home Office verbannt, ist ihre Bedeutung noch weiter gestiegen, da die Kommunikation zwischen den Mitarbeiter*innen vor allem auf digitaler Ebene verläuft.

Mitarbeiter*innen verwenden täglich Kommunikationstools wie E-Mails, Kollaborations-Software, Video- und Voice-Chats und sonstige weit verbreitete Technologien. Oft werden sie jedoch mit so viel Mitteilungen überschüttet, das in dem Durcheinander wichtige Informationen verloren gehen. Daher sollten Unternehmen eine digitale Kommunikationsstrategie erstellen, die den wahren Austausch fördert und störende Mitteilungen unterdrückt. Nur so können Sie in der aktuellen Situation die Mitarbeitererfahrung verbessern.

Hier sind einige Strategien aufgeführt, mit denen Sie beginnen können:

1. Führen Sie eine neue Kommunikationsplattform ein

Dank dem technischen Fortschritt bei Hardware- und Software-Systemen war die interne Kommunikation noch nie so einfach wie heute. Digitale Plattformen umfassen allgemein verfügbare Programme und zeigen Unternehmensinformationen in einem zentralen Hub an, der wichtige Daten klar strukturiert vermittelt. Die Nutzer*innen müssen nicht mehr verschiedene Anwendungen oder Web-Server abfragen und die Informationen zusammensuchen, die sie benötigen. Außerdem können diese Plattformen Abteilungen oder Mitarbeitergruppen in speziellen Kategorien zusammenfassen, die zielgerichtete Daten erhalten. Da Ihre Mitarbeiter*innen ihre Zeit nicht mehr mit mühseliger Kleinarbeit oder der zeitaufwändigen Suche nach Daten verschwenden, steigen ihre Produktivität und ihr Engagement.

Welche Plattform ist für mein Unternehmen geeignet? Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte Plattform den Bedürfnissen Ihres Unternehmens gerecht wird. Die Lösung, für die Sie sich entscheiden, sollte ein umfassendes Mitarbeiter-Kommunikations-Tool sein, das vor allem auf die Mitarbeitererfahrung ausgerichtet ist. Es integriert die beliebte Social-Media-Funktionalität in eine elegante und klar strukturierte Benutzeroberfläche. Die Nutzer*innen können nahtlos zusammenarbeiten und sich austauschen, während die Firmenleitung Feedback verarbeitet und Back-End-Daten analysiert.

2. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter*innen für die Nutzung der Plattform.

Für schlecht geschulte Nutzer*innen ist auch das umfassendste Kommunikations-Toolset ungeeignet. Sie sollten sich darauf einrichten, für alle Mitarbeiter*innen, die die Plattform verwenden werden, eine detaillierte Schulung anzubieten. Sorgen Sie dafür, dass alle sich mit den Funktionen der neuen Technologie vertraut machen, und wissen, welche Bereiche besonders nützlich für bestimmte Abteilungen sind. Wenn Ihre Mitarbeiter*innen sich mit der Navigation und Ausführung wichtiger Prozesse vertraut gemacht haben, verschwinden der Stress und die Besorgnis, die mit dem Systemwechsel verbunden sind. Dann greifen auch die echten Vorteile der neuen Plattform.

Wie kann mein Unternehmen eine optimale Schulung bereitstellen? Eine gute Dokumentation und Unterstützung zu Ihrer neuen Plattform ist das beste Mittel, um eine an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasste Schulung zu erstellen. Ihr Schulungsteam muss die Fähigkeiten der neuen Lösung genau kennen. Das ist auch der Grund, weshalb es so wichtig ist, dass der Zulieferer Ihrer Wahl detaillierte Anleitungen zu allen Aspekten des Social Intranets bereitstellt. Offene Fragen sollten Sie mit einer qualifizierten Kundendienstmeitarbeiter*in besprechen können, damit Ihr Schulungsteam über alle Informationen verfügt, die es für die Zusammenstellung einer erstklassigen Schulung benötigt.

3. Führen Sie wichtige Gespräche persönlich

Es mag seltsam klingen, wenn in einem Artikel über die digitale Kommunikation am Arbeitsplatz persönliche Gespräche erwähnt werden – insbesondere jetzt, wo so viele von uns zu Hause festsitzen. Dennoch ist dieser Punkt extrem wichtig. E-Mails und sonstigen Formen schriftlicher Kommunikation fehlt es an der wichtigen sichtbaren Körpersprache, die den Empfänger*innen bestimmte Aspekte wie zum Beispiel die Dringlichkeit vermittelt. Eine im „Journal of Experimental Social Psychology“ veröffentlichte Studie belegt, dass persönlich vorgetragene Anfragen 35 Mal mehr Chancen auf eine Antwort haben. E-Mails gehen verloren oder werden übersehen, wohingegen persönliche Gespräche viel weniger leicht vergessen werden.

Wie kann mein Unternehmen mit Remote-Mitarbeiter*innen persönliche Gespräche führen? Manchmal und insbesondere jetzt, wo viele von uns remote arbeiten, kann man nicht mal schnell den Flur hinunter laufen, um mit einer Mitarbeiter*in zu sprechen. In solchen Situationen würde man aktuell auf die Video-Chat-Technologie zurückgreifen. Auf diese Weise erhält Ihre Gesprächspartner*in die wichtigen optischen Zeichen zu den detaillierten Informationen. Sie erhält zudem die Gelegenheit für den sozialen Austausch, nach dem viele von uns sich in dieser Quarantänezeit so sehr sehnen.

4. Effiziente und durchdachte Kommunikation

Ihre Mitarbeiter*innen verbringen im Schnitt täglich 209 Minuten damit, ihre E-Mails zu beantworten. Nach einem aktuellen Bericht von „Workfront“ geben 53 % der Mitarbeiter*innen an, „zu viele E-Mails“ seien ein großes Problem, welches ihre Produktivität verringert. Bevor Sie eine digitale Mitteilung versenden, sollten Sie sich überlegen, ob sie wirklich nötig ist. Schauen Sie sich Ihre täglichen Planmitteilungen an und überlegen Sie, ob bestimmte Berichte vielleicht zusammengefasst oder einfach entfallen könnten.

Woher weiß ich, dass ich die Kommunikation übertreibe? Bitten Sie Ihre Mitarbeiter*innen um Feedback. Wenn Sie eine Intranet-Plattform mit Feedback-Funktionen verwenden, sollten Sie die Umfragen oder Kommentarseiten nutzen, um Ihren Mitarbeiter*innen entsprechende Fragen zu stellen. So können Sie erfahren, welche Informationen überflüssig sind.

5. Seien Sie geradeheraus und professionell.

Jede*r mag gelegentlich ein gutes Katzen-Meme, aber vergessen Sie nicht, dass jede Minute, die eine Mitarbeiter*in damit verbringt, das perfekte Antwort-GIF zu finden, sie von ihrer Arbeit ablenkt. Bleiben Sie professionell und vermeiden Sie wortreiche digitale Mitteilungen am Arbeitsplatz.

Was sollen wir tun, um unsere Mitarbeiter*innen kennen zu lernen? Bei einem persönlichen Gespräch wirkt der Umgang mit Ihren Mitarbeiter*innen authentischer. Versuchen Sie, allgemeine persönliche Gespräche (z. B. „Wie war Ihr Wochenende?“) nach Möglichkeit nur bei persönlichen Besprechungen zu führen. Wenn Sie anfangen, solche persönlichen Mitteilungen zu senden, haben Sie bald das gleiche Problem wie vorher – eine übertriebene Kommunikation und mit Mitteilungen überhäufte Mitarbeiter*innen.

wird abgefragt...
wird abgefragt...

6. Planen Sie Mitteilungen auf geeignete Weise.

Führungskräfte, die regelmäßig nach Betriebsschluss E-Mails versenden, tun ihren Mitarbeiter*innen damit nichts Gutes. Auch wenn die Führungskraft keine Antwort vor dem nächsten Arbeitstag erwartet, können seine Mitarbeiter*innen sich dennoch verpflichtet fühlen, sofort zu antworten – ganz besonders im Moment, da so viele von uns viel Zeit online verbringen, um nicht zu sehr unter der Isolation zu leiden. Dadurch steigen Stress und Besorgnis während einer Krise, die auch so schon schlimm genug sind. Daher sollten Sie Ihre Mitteilungen entsprechend planen.

Was passiert, wenn unsere Führungskräfte nach den üblichen Bürozeiten noch arbeiten müssen? Die Tatsache, dass eine Führungskraft Überstunden macht, heißt noch nicht, dass auch während dieser Zeit alle für sie erreichbar sein müssen. Viele Plattformen verfügen über Kalender- und Planungsfunktionen. Die Mitteilungen können zu einem beliebigen Zeitpunkt vorbereitet und dann am Morgen während der üblichen Arbeitszeit versendet werden.

7. Richten Sie eine Lösung für dringende Mitteilungen ein.

Manchmal erfordert ein Projekt eine dringende Aktualisierung oder eine schnellere Antwort als sonst üblich ist. Diese hochprioritären Mitteilungen sollte man irgendwie von Standardmitteilungen unterscheiden können. Ansonsten könnten sie wie normale Mitteilungen behandelt werden und auf der Warteliste landen.

Wie kann ich dringende Mitteilungen kennzeichnen? Verwenden Sie andere Kanäle, z.B. Voice- oder Video-Anrufe. Das verleiht der Mitteilung eine Bedeutung, die mit einem roten Häkchen an der E-Mail nicht zu erreichen ist.

8. Sorgen Sie für einen regelmäßigen Feedback-Austausch.

Kommunikation geht in beide Richtungen. Führungskräfte und weniger qualifizierte Mitarbeiter*innen müssen auf der gleichen Stufe stehen. Forschungsergebnisse belegen, dass Unternehmen, die einheitliche Feedback-Strategien eingerichtet haben, fast 15 % weniger Mitarbeiterfluktuation verzeichnen, als solche ohne entsprechende Strategie.

Welche Art Strategien sollten wir implementieren? Beständigkeit ist ausschlaggebend. Führungskräfte sollten wöchentliche Feedback-Besprechungen mit ihren Mitarbeiter*innen führen, bei denen letztere dazu ermutigt werden, aktuelle Projekte, Probleme, Ideen usw. zu diskutieren. Dies schafft ein offenes Arbeitsumfeld, das Teamarbeit, Problemlösung und starke Beziehungen zwischen den Mitarbeiter*innen und der Firmenleitung fördert.

9. Fördern Sie den Austausch zwischen Mitarbeiter*innen.

Teamarbeit fördert die Problemlösungs- und Kommunikationskompetenzen der Mitarbeiter*innen und gibt ihnen Gelegenheit für den Austausch mit ihren Kolleg*innen. Befördern Sie diese Einstellung, sodass alle gemeinsam und zusammen das gleiche Ziel verfolgen.

Welche Möglichkeiten haben wir, um diese Beziehungen zu fördern? Weisen Sie Projekte eher einer Mitarbeitergruppe als einzelnen Personen zu, wenn dies sinnvoll ist. Bitten Sie Ihre Mitarbeiter*innen, ihre abgeschlossenen Projekte anderen vorzustellen. Für welche Plattform Sie sich auch immer entscheiden: Sie sollte einen angenehmen, den sozialen Medien ähnlichen Rahmen bieten, in dem Ihre Mitarbeiter *innen die Bemühungen anderer kommentieren und anerkennen können.

10. Richten Sie Ihre Kommunikation auf die allgemeinen Unternehmensziele aus.

Fördern Sie intern die Transparenz und tauschen Sie sich mit Ihrem Team über die Unternehmensziele aus. Vertriebsmitarbeiter*innen, die über die wichtigen Zahlen Bescheid wissen, sind viel motivierter, um diese Ziele zu erreichen. Besprechen Sie regelmäßig Hindernisse, Updates über die Konkurrenz oder wichtige Erfolge.

Gibt es praktische Empfehlungen für eine bessere Ausrichtung? Führen Sie keine neuen Geschäftspraktiken ein, ohne auf die Gründe für die Änderungen einzugehen. Binden Sie Ihre Mitarbeiter*innen in neue Marketing-Kampagnen ein und bitten Sie sie um ihr Feedback. Legen Sie genauere Richtlinien für die Kommunikationslinien zwischen der Unternehmensleitung und den Mitarbeiter*innen fest. Sorgen Sie für mehr Transparenz bei den Geschäftszielen und motivieren Sie Ihre Mitarbeiter*innen, diese Ziele mit Ihnen zu erreichen.

Die Verbesserung der digitalen Kommunikation am Arbeitsplatz ist eine wichtige Aufgabe, deren Vorteile die ganze Mühe wert sind. Wenn Ihr Unternehmen schließlich über eine effiziente Kommunikation verfügt, engagieren sich Ihre Mitarbeiter*innen mehr und die Produktivität steigt. Diese Ziele sind noch wichtiger geworden, seit wir alle nach Möglichkeiten suchen, um in dieser schwierigen Zeit produktiv und kollaborativ zu bleiben.

Sie wünschen weitere Informationen dazu, wie die Intranet-Lösungen von LumApps Ihnen bei der Verbesserung ihrer digitalen Kommunikation am Arbeitsplatz helfen können? Dann schreiben oder rufen Sie uns heute noch an!

Autor des Beitrags:

Sebastien Ricard ist Mitbegründer und CEO von LumApps. Er leitet den Bereich digitale Lösung für die Kommunikation am Arbeitsplatz. Um mehr darüber zu erfahren, wie LumApps Ihnen helfen kann, Ihre interne Kommunikation zu optimieren und zu verbessern, kontaktieren Sie uns noch heute oder sehen Sie sich eine Demo an.

 

Artikelbild: Unsplash 

Kommunikation im Einzelhandel