Nach monatelanger Ausgangssperre und dem Schließen aller nicht unentbehrlichen Unternehmen auf internationaler Ebene beginnen viele Staaten damit, die Einschränkungen zu lockern. Auch wenn dies gute Neuigkeiten sind, ist immer noch Vorsicht geboten, um eine zweite Infektionswelle zu vermeiden. Nach einem aktuellen Bericht werden 93 % der HR-Verantwortlichen entsprechende Maßnahmen ergreifen, sobald ihre Mitarbeiter*innen die Arbeit wieder aufnehmen, 7 % sind sich jedoch bezüglich der Vorgehensweise nicht sicher.

Da die öffentliche Gesundheit auf dem Spiel steht, könnte eine ungenügende Planung schwere Folgen haben. Daher finden Sie hier fünf Tipps für die Arbeit nach dem Lockdown, um Ihre Mitarbeiter*innen gesund, informiert und engagiert zu halten, wenn sie wieder zur Arbeit kommen.

1. Sorgen Sie für die Sicherheit Ihrer Mitarbeitenden und entsprechende Informationen für die Arbeit nach dem Lockdown

Arbeit nach dem Lockdown

Das sollte einleuchtend sein, aber Sicherheit ist immer vorrangig, wenn Ihre Mitarbeiter*innen endlich wieder zur Arbeit kommen dürfen. Ihre Mitarbeitenden müssen sich sicher fühlen und sicher sein, dass sie bei der Rückkehr zu Ihrer Arbeit nach dem Lockdown keinen unnötigen Risiken ausgesetzt sind. Geeignete Vorgehensweisen und neue Protokolle zur Verbesserung der Sicherheit zeigen, dass dem Unternehmen seine Mitarbeiter*innen wichtig sind. Daher ist es immens wichtig, Ihre Mitarbeitenden über die neuen Maßnahmen und Schritte, die Sie eingeführt haben, zu informieren.

Welche Möglichkeiten gibt es, Ihren Mitarbeiter*innen zu vermitteln, dass ihre Sicherheit oberste Priorität hat?

Beginnen Sie damit, ein Team damit zu beauftragen, die Besonderheiten der Situation zu untersuchen und einen Plan für Ihr Unternehmen zu erstellen. Hier sind einige einfachen Punkte, die Sie betrachten sollten:

  • Erstellen und veröffentlichen Sie einen digitalen Sicherheitsleitfaden. Indem Sie einen digitalen Leitfaden für Ihre Mitarbeiter*innen erstellen und teilen, können Sie über neue Sicherheitsrichtlinien informieren. Stellen Sie sicher, dass er einen Überblick aller Sicherheits- und Gesundheitsmaßnahmen enthält, die wir täglich einhalten müssen. Bevor Ihre Mitarbeiter*innen wieder zur Arbeit kommen, sollten Sie ihnen detaillierte Anweisungen dazu geben, was von ihnen erwartet wird und welche speziellen Maßnahmen von der Firmenleitung ergriffen wurden – d.h. Desinfektion, Maskenbeschaffung, Umgestaltung der Büroräume usw.
  • Informieren Sie Ihr Team rechtzeitig über die Wiederaufnahme der Arbeit. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter*innen vor der Rückkehr zur Arbeit über alle neuen Sicherheitsregeln und -maßnahmen, damit der Übergang fließend erfolgen kann. Dadurch sinkt der mit der Arbeitswiederaufnahme verbundene Stresspegel für alle Beteiligten.
  • Stellen Sie eine virtuelle Einweisung zu den neuen Organisationsprozessen bereit. Sie können Ihren Mitarbeitenden bei der Anpassung an die neuen Verfahren helfen, indem Sie diesbezüglich virtuelle Einweisungen durchführen. Gehen Sie jeden Prozess Schritt für Schritt durch und nehmen Sie sich die Zeit für Fragen und Antworten, falls jemand noch Fragen zu den Gründen für bestimmte Maßnahmen hat.

2. Erweitern Sie ggf. die Home-Office-Möglichkeiten

Arbeit nach dem Lockdown

Viele Unternehmen haben während der Pandemie gezwungenermaßen Home-Office-Möglichkeiten eingerichtet. Einige Firmen werden weiterhin flexible Arbeitsmöglichkeiten für diejenigen anbieten, die lieber von zu Hausen aus arbeiten. Unabhängig von der Wahl sollten Sie digitale Arbeitsplätze weiter ausbauen, um eine hohe Produktivität und Kommunikation sicherzustellen.

Die Pflege der digitalen Vernetzung ist ein gutes Mittel, um zusätzliche Ungleichgewichte zu verhindern, unabhängig davon, wo sich Ihre Mitarbeiter*innen befinden. Die Einrichtung eines leistungsfähigen Intranets mit sozialen Funktionen hilf Ihnen bei der Kommunikation zwischen Ihren Teams und sorgt dafür, dass Informationen Ihr gesamtes Unternehmen erreichen.

Ein soziales Intranet stellt zudem auch sicher, dass Ihre Mitarbeiter*innen die effizienten Arbeitsroutinen beibehalten, an die sie sich gewöhnt haben und die dafür sorgen, dass sie motiviert und engagiert bleiben. Als zentraler Schnittpunkt für eine einfache interne Kommunikation, Teamarbeit und Wissensvermittlung bietet ein soziales Intranet den auswärts arbeitenden Mitarbeiter*innen die Möglichkeit, weiterhin so effizient zu arbeiten, wie sie es im Büro täten.

Warum sollte ich weiterhin Home-Office-Möglichkeiten anbieten?

Das Arbeiten von zu Hause bietet allen Beteiligten eine ganze Reihe von Vorteilen, u.a.:

  • Das Social Distancing. Auch nach der Optimierung des Arbeitsumfelds ist es möglicherweise noch zu früh, um alle Mitarbeiter*innen zurück an ihre Vollzeitarbeitsplätze zu lassen. Prüfen Sie die Möglichkeit einer schrittweisen Rückkehr, sodass die meisten Ihrer Mitarbeitenden weiterhin im Home-Office arbeiten. Dadurch steht im Büro genügend Freiraum für all jene Mitarbeiter*innen zur Verfügung, die die Arbeit im Büro wieder aufnehmen möchten oder müssen.
  • Eine Absicherung gegenüber potentiellen zukünftigen Einschränkungen. Falls die Fälle in Ihrer Region wieder zunehmen und erneut Lockdown-Maßnahmen vorgeschrieben werden, ist es leichter, wieder Home-Office-Arbeit einzuführen, wenn ein Teil der Belegschaft sowieso weiterhin von zu Hause arbeitet. Häufige Umstellungen zwischen der Arbeit im Büro und zu Hause können zu unnötigem Stress führen.
  • Die Senkung der Gemeinkosten in unsicheren Zeiten. Die Forschung hat festgestellt, dass Unternehmen für jede Mitarbeiter*in, die die Hälfte ihrer Arbeitszeit im Home-Office arbeitet, jährlich rund 10.000 Euro einsparen. Unternehmen, die maßgebliche Umsatzeinbrüche verbuchen mussten, können durch diese Einsparungen in der Summe ihre Bilanz verbessern.

3. Halten Sie Ihre interne Kommunikation am Laufen

Arbeit nach dem Lockdown

Einer der wichtigsten Stressfaktoren am Arbeitsplatz ist das Gefühl, von der Firmenleitung im Unklaren gelassen zu werden. Diesen Stress können Sie durch regelmäßige Kommunikation und eine offene Information über das Unternehmen verhindern. Nutzen Sie die Gelegenheit, allgemeine Fragen zu Themen wie Home-Office-Arbeit, Arbeit in Anwesenheit der eigenen Kinder, krankheitsbedingtem Arbeitsausfall usw. zu beantworten.

Welches sind die besten Kanäle für die interne Kommunikation?

Sie können verschiedene Kommunikationskanäle verwenden, z.B. E-Mails, unternehmensinterne Intranet-Boards oder sogar das Schwarze Brett. Wichtig ist, die Mitarbeitenden nicht mit zu vielen Informationen zu überhäufen. Unsicherheit verstärkt Stress und kann bei Ihren Mitarbeiter*innen zu „kognitivem Erstarren“ führen. Daher sollten Sie Ihr Möglichstes tun, um Unsicherheit zu verringern.

In Krisensituationen oder auch bei einer Umstrukturierung benötigen Ihre Mitarbeiter*innen zusätzliche Unterstützung und ein Gefühl der Stabilität. Die Verwendung einer einheitlichen Plattform wie dem Firmen-Intranet kann Sie bei der effizienten Zentralisierung der allgemeinen Kommunikationsmittel – z.B. News-Feeds, E-Mails, Umfragen und digitale Verwaltungsgremien – unterstützen. So wissen Ihre Mitarbeiter*innen, wo sie nach neuesten Informationen suchen müssen, und dass sie den jeweiligen Quellen trauen können.

4. Fördern Sie gezielt das Engagements und die Motivation Ihrer Mitarbeitenden

Arbeit nach dem Lockdown

Bedenken Sie, dass Änderungen der Arbeitsroutine Ihrer Mitarbeitenden zu Stress und Produktivitätseinbrüchen führen kann. Sie können sich auch auf das Betriebsklima auswirken. Daher ist es unerlässlich, das Engagement aller der Mitarbeiter*innen zu fördern, sowohl bei den Home-Office-Angestellten als auch bei jenen, die zurück ins Büro kommen.

Wie kann ich sicherstellen, dass meine Mitarbeiter*innen engagiert und motiviert bleiben?

Ihr Unternehmen kann negative Auswirkungen vermeiden, indem es sichere soziale Beziehungen zwischen Kolleg*innen fördert. Auch wenn ein hoher Anteil Ihrer Mitarbeitenden wieder ins Büro kommt, müssen Sie besonders auf Ihre Home-Office-Mitarbeiter*innen achten, da diesen die persönlichen Gespräche mit den Kolleg*innen fehlen. Video-Calls, Chats oder auch die Organisation von gemeinsamen virtuellen Mittagessen und Happy Hours können in solchen Situationen Wunder bewirken.

Post-Quarantäne-Ideen zur Förderung der Stimmung Ihrer Mitarbeiter*innen am Arbeitsplatz:

  • Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter*innen, Bilder von ihren Haustieren zu zeigen
  • Organisieren Sie einen Wettbewerb über den schönsten Home-Office-Arbeitsplatz
  • Organisieren Sie einen „Maskenwettbewerb“ im Büro oder virtuell, um gute Gewohnheiten zu fördern.

Die Aufrechterhaltung der Verbindung mit den Teammitgliedern und die Teilnahme an Unternehmensinitiativen ist ein gute Mittel, um positiv zu bleiben und die Gesellschaft der anderen zu genießen, unabhängig davon, von wo aus Sie arbeiten.

5. Bleiben Sie auf dem Laufenden und informieren Sie sich über neue Normen

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Proaktives Handeln ist das beste Mittel, um die Unternehmens- und Mitarbeitersicherheit zu gewährleisten. Einige Wissenschaftler*innen und öffentliche Gesundheitsstellen halten eine zweite Welle COVID-19-Infektionen im Herbst für sehr wahrscheinlich. Daher ist es unerlässlich, dass Sie sich über die aktuellen Bedingungen und Richtlinien informieren und Ihr Unternehmen für potentielle zukünftige Lockdowns vorbereiten. Halten Sie sich genau an die neuesten Richtlinien Ihrer zuständigen öffentlichen Gesundheitsstellen, um Ihren Mitarbeiter*innen eine maximale Sicherheit zu bieten. Informieren Sie außerdem Ihre Mitarbeitenden regelmäßig über Ihre Strategie und Anwendung der Empfehlungen der öffentlichen Gesundheitsstellen, um möglichen Bedenken vorzubeugen.

Sie sollten sich auch über die neuesten technischen Fortschritte informieren, um Ihr Unternehmen bei erforderlichen Anpassungen zu unterstützen, damit es sich zeitnah auf die jeweilige Situation einstellen kann. Neue Videokonferenz-Möglichkeiten, mobile Arbeitsplatzlösungen, Aufgabenmanagement und interne Kommunikationsplattformen werden ständig weiterentwickelt und bieten Technologien, die die Effizienz von digitalen Arbeitsplätzen steigern können. Beauftragen Sie ein Team mit der Verfolgung und Bewertung der aktuellen und neuen Technologien, um die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit Ihres Unternehmens in unruhigen Zeiten sicherzustellen.

Zurück zur Arbeit

Beachten Sie, dass auch wenn die Einschränkungen zum Teil aufgehoben werden, die Pandemie noch nicht vorbei ist. Ihre Mitarbeiter*innen werden wahrscheinlich Bedenken bezüglich ihrer Rückkehr ins Büro haben, und es obliegt Ihnen, sicherzustellen, dass für jeden sichere Arbeitsbedingungen gewährleistet sind. Letztendlich sollten Sie die Empfehlungen der Mediziner*innen befolgen und Kommunikations-Tools wie das Social Intranet von LumApps nutzen, um den Anschluss und das Engagement Ihrer Mitarbeiter*innen aufrecht zu erhalten und eine sichere und erfolgreiche Rückkehr ins Büro zu gewährleisten.

Autor des Beitrags:

Sebastien Ricard ist Mitbegründer und CEO von LumApps. Er leitet den Bereich digitale Lösung für die Kommunikation am Arbeitsplatz. Um mehr darüber zu erfahren, wie LumApps Ihnen helfen kann, Ihre interne Kommunikation zu optimieren und zu verbessern, kontaktieren Sie uns noch heute oder sehen Sie sich eine Demo an.

 

Artikelbilder: Unsplash 

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