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Blinkende Bildschirme – Digital Signage in der internen Kommunikation

Digital Signage
Bild: Stadtwerke Karlsruhe

Die interne Kommunikation setzt schon lange auf digitale Werkzeuge wie Blogs, Intranet, Social Media und Apps. Es gibt jedoch eine Technologie, die viele Profis der internen Kommunikation relativ selten auf dem „Schirm“ haben: Die vernetzte Kommunikation über Bildschirme, auch Digital Signage genannt.

Damit sind Screens, Videowalls und Infostelen gemeint (auch in interaktiven und touchfähigen Varianten verfügbar), auf denen dynamisch Informationen gezeigt werden.

Fachtagung widmet sich dem Thema Digital Signage

Daher war es höchste Zeit, als am 12. November 2020 Iris Nolting von LANXESS den Teilnehmer*innen der Fachtagung Interne Kommunikation der SCM in einem Werkstattbericht zeigte, wie Digital Signage in der Fertigung und in der Verwaltung genutzt werden kann. Im Vortrag betonte Iris Nolting besonders, dass es gerade für Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden ohne eigenen Arbeits-PC und direkten Zugang zum Intranet wichtig ist, auf die Technik zu setzen. In diesem Blogbeitrag möchten wir vertiefen, wie Verantwortliche der internen Kommunikation das Werkzeug erfolgreich einsetzen können.

Für wen ist die Technik geeignet?  

Digital Signage verändert bereits die Kommunikation in vielen Unternehmen und Branchen, Bildschirme sind omnipräsent im Handel und im öffentlichen Raum. Damit wachsen auch die Ansprüche der Mitarbeitenden an die interne Kommunikation. Reichten früher die mittlerweile sprichwörtlichen schwarzen Bretter und Aushänge an neuralgischen Stellen, erwarten Mitarbeiter*innen heute mehr, um Neuigkeiten aus dem Unternehmen zu erfahren. Diese Informationen sollten dann auch aktuell, lokal relevant und wichtig für den Einzelnen am Arbeitsplatz sein. Vor der Herausforderung, ihre interne Kommunikation stärker zu digitalisieren und Instrumente wie Digital Signage einzusetzen, stehen vor allem Unternehmen, die viele Mitarbeiter*innen in unterschiedlichen Bereichen haben sowie in der Fertigung ohne einen festen PC-Arbeitsplatz. Alle Unternehmen, die viel über Plakate und Aushänge kommunizieren müssen, sind mit Digital Signage moderner und effizienter aufgestellt. Digital Signage ist für jede Organisation nützlich und einsetzbar, aber besonders wichtig ist es für Unternehmen mit vielen Standorten und Produktionsstätten.

Auch ein Teil einer gelungenen Mitarbeiterkommunikation: digitale Türschilder von dimedis (Bild: dimedis)

Vorteile von Digital Signage in der internen Kommunikation

Mit Digital Signage vermittelt das Unternehmen die wichtigsten Informationen unterschwellig, beim Vorbeigehen oder in einer Wartesituation. Diese Form der Kommunikation ist schnell, aktuell und dynamisch.

Dank touchfähiger Systeme lässt sich Digital Signage in der internen Kommunikation auch interaktiv gestalten, wie es etwa SPAR mit touchfähigen Bildschirmen in den Pausen- und Aufenthaltsräumen realisiert hat. Neben der Integration von Radioprogrammen, die der Unterhaltung in den Pausen dienen, verfügt das Mitarbeiterinformationssystem über ein integriertes Whiteboard und wird zur intensiven Mitarbeiterschulung genutzt. 

Unabhängig von den unterschiedlichen Einsatzgebieten ist wichtig zu verstehen, dass Digital Signage ein visuelles Instrument ist und vor allem mit Bewegtbild punktet. Damit wirkt es besser als statische Motive und reiner Text. Schnittstellen zu Datenbanken jeder Art machen daraus ein mächtiges Werkzeug, um Inhalte aus Kanälen wie Social Media, Blogs, Wikis, Kalender, Wetterdaten und Unternehmensseiten zu nutzen und sichtbar zu machen.

Wie funktioniert die Verbreitung der Informationen?

Für gewöhnlich steuert ein Computer im Miniaturformat (Player), der hinter dem Bildschirm verbaut ist, die Inhalte. Der Mini-PC ist mit dem Internet verbunden, um immer auf dem aktuellsten Stand zu sein. Die abgerufenen Inhalte wie Werbung oder allgemeine Informationen gibt der Player dann an einen oder mehrere angeschlossene Bildschirme weiter. Mittlerweile lassen sich auch Tablets einbinden. Dank ausgefeilter Software wie kompas lassen sich browserfähige Bildschirme und Tablets auch ohne eigenen Mini-PC ansteuern, was die Hardwarekosten deutlich reduziert.

Als Redakteur*in nutzt man eine Content Management Software für Digital Signage Netzwerke wie etwa kompas. Mit der Software kann man Vorlagen nutzen, Inhalte buchen und terminieren, Playlisten erstellen, regelbasiert buchen, Rechte verwalten, Standorte einrichten und das Netzwerk überwachen. Das Tolle: Viele Informationen müssen nicht einzeln händisch eingepflegt werden, man kann dynamische Inhalte aus diversen Quellen wie Social Media, dem Intranet, Nachrichtenquellen, Firmendatenbanken etc. einbinden und automatisiert ausgeben lassen. Mit Digital Signage lassen sich wertvolle Unternehmensdaten wie die Maschinenauslastung oder Kennzahlen wie Energieeffizienz und Produktionsdaten visualisieren, bis hinunter zum einzelnen Standort. So nutzt das Bergbauunternehmen K+S  kompas, um solche Kennzahlen für seine Mitarbeiter*innen aufzubereiten.

Das Entscheidende bei jeder Planung von Digital Signage ist immer ein konzeptionelles Vorgehen.

Bei Digital Signage gilt: Redaktionsplanung ist die halbe Miete

Auch Digital Signage muss systematisch geplant werden und man sollte am besten mit einem Konzept starten:

  • Welche Ziele und Zielgruppen will ich erreichen?
  • Welche Botschaften möchte ich vermitteln?
  • Was ist lokal relevant?
  • Welche Informationen sind für die einzelnen Bereiche wichtig? 

Auf diesen Überlegungen basieren dann alle Maßnahmen und die konkrete Umsetzung vor Ort. So hat beispielsweise das Energieunternehmen EnBW bei der Einführung von Digital Signage in der Mitarbeiterkommunikation zunächst ein neues dreistufiges Redaktionskonzept entwickelt: Die in den verschiedenen Unternehmensstandorten installierten Digital Signage Screens stellen konzernübergreifende Corporate News, Informationen aus den einzelnen Geschäftsbereichen und Neuigkeiten zu den einzelnen Standorten dar. So erhalten Mitarbeiter*innen im Vorbeigehen Informationen wie Unternehmensnachrichten, Statistiken, Hinweise zu Veranstaltungen, Kantinen-Speisepläne sowie einen Nachrichten-Ticker und das Wetter auf einen Blick. Durch das Digital Signage System werden die Mitarbeiter*innen auf die Themen im Intranet aufmerksam gemacht.

Digital Signage in der Mitarbeiterkommunikation am Beispiel der EnBW (Bild: EnBW)

Digital Signage ist bei EnBW als Medienkanal in die Redaktionsplanung der internen Kommunikation integriert. Inhalte aus dem konzernweiten Intranet werden auf die grundsätzliche Botschaft verkürzt und zeitgleich zur Veröffentlichung ausgestrahlt. Für einzelne Themen werden Spots mit speziellen Animationen oder Videos erstellt (z.B. Bewerbung der neuen Mitarbeiterzeitschrift, Kampagnenstart) und exklusiv nur auf den Infobildschirmen ausgespielt. Digital Signage ersetzt das Intranet nicht, sondern erweitert es und erhöht die Aufmerksamkeit dafür sogar bei Mitarbeiter*innen, die selten das Intranet nutzen.

Wie aufwändig ist die Installation eines solchen Informationssystems?

Der Aufwand für die Umsetzung hängt davon ab, ob man als schlanke Lösung „nur“ Bildschirme aufhängt oder auch ein interaktives Kiosksystem haben möchte.

Die folgenden Zeitspannen dienen der groben Orientierung:

  • Konzeption von Zielen und Inhalten (1-2 Monate)
  • Entwicklung eines Prototypen (1-2 Monate)
  • Pilotphase (bis zu 6 Monate)
  • Optimierung des Prototypen (1-2 Monate)
  • Roll-out in ausgewählten Standorten (pro Standort ca. 1-3 Tage)
  • Evaluationsphase (anschließend an Roll-Out, dauerhaft begleitende Maßnahme)
Ibrahim Mazari

Ibrahim Mazari ist Soziologe und Psychologe und PR-Chef des Kölner Unternehmen dimedis. Das 1996 in Köln gegründete Software-Unternehmen entwickelt webbasierte Softwarelösungen. Schwerpunkte sind Digital Signage, digitale Wegeleitung sowie Besucher- und Einlassmanagement von Messen und Events. Mehr Infos zur Digital Signage Softwarelösung kompas: www.kompas-software.de

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