Wir sprachen mit Caroline Nöppert, Leiterin Issues Management und Konzernredaktion, und Jürgen Schirm, Leiter Multimedia-Kommunikation, über das Social Intranet DB Planet, Dialog und Partizipation bei der Deutschen Bahn.

Was genau charakterisiert einen mustergültigen bzw. wünschenswerten Dialog im Rahmen der internen Kommunikation eines Unternehmens? Welche Anforderungen ergeben sich daraus für moderne Kommunikationsmaßnahmen und -tools?

Jürgen Schirm (JS): Ob Kommunikation und Dialog mustergültig sind, müssen ja am Ende die einschätzen, für die wir die Kommunikation machen. Aber die letzte DB-weite Mitarbeiterbefragung im September und Oktober 2018 hat unterstrichen, dass wir mit unserem Social Intranet DB Planet durchaus dem Bedürfnis der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der DB nach einerseits Information und andererseits Interaktion und Dialog entsprechen. Das heißt wir haben definitiv ein sehr gutes Tool, mit dem wir dem Anspruch an schnelle und unmittelbare Information und Kommunikation nachkommen. Geleichzeitig haben wir einen für alle sichtbaren Rückkanal geöffnet und ermöglichen den Dialog bis hoch in die Vorstandsetage.

Caroline Nöppert (CN): Ich finde das ist schon ein gewaltiger Schritt für ein Unternehmen unserer Größe und Heterogenität. Und dennoch ist ein Social Intranet wie DB Planet nicht unsere einzige Antwort auf den Wunsch nach Dialog und Information. Wir sprechen von über 230.000 Kolleginnen und Kollegen alleine in Deutschland, die teilweise im Schichtdienst tätig und tagtäglich draußen in der Fläche unterwegs sind. In Werken, auf Bahnhöfen, in Zügen, in der Betriebszentrale. Die Wenigsten sitzen vor einem Computer. Damit haben wir Zugangshürden, die wenn man so will systematisch sind. Hinzu kommt eine äußerst heterogene Mitarbeiterstruktur sowohl was die Tätigkeiten als auch das Alter unserer Kolleginnen und Kollegen angeht. Worauf ich hinaus will: Das eine Tool, die eine eierlegende Wollmilchsau, das eine Dialogformat gibt es für uns nicht. Der Schlüssel liegt in einem Medien- und Kanalmix, der sich an den Informations- und Kommunikationsbedürfnissen der Mitarbeiter orientiert. Das heißt wir setzen auch in Zeiten von DB Planet parallel noch auf „konservativ analog“ und legen viermal im Jahr unser DB Welt Magazin auf. Damit erreichen wir Kollegen, deren Affinität vielleicht noch eher zur Haptik eines Magazins geht und sich mit sozialen Netzwerken schwertun. Und wir haben einen wöchentlichen Newsletter „DB Welt-Die Woche“, der immer freitags per E-Mail versendet wird. Dieser findet per klassischem Ausdruck dann auch den Weg in Pausenräume und an schwarze Bretter. Mustergültig kann aus meiner Sicht nur sein, was sich an der Mitarbeiterstruktur eines Unternehmens orientiert, den Bedarf erkennt und ihn bedient. Ich glaube da sind wir gut unterwegs.

Sollten alle Mitarbeiter bei allen Themen mitreden dürfen? Wo verläuft hier ggf. die Grenze bzw. wie kann sie seitens der institutionalisierten internen Kommunikation gezogen werden?

CN: Für mich gibt es da durchaus einen Unterschied, denn Partizipation heißt ja keineswegs „überall mitreden“ zu dürfen. Es heißt vielmehr teilzuhaben am eigenen Unternehmen. Eigene Ideen, Erfahrungen, Einschätzungen und auch Kritik einbringen und äußern zu können. Und in der Folge eben auch zu erfahren, dass Impulsen Gehör geschenkt wird und Ideen in Entscheidungen einfließen. Deshalb werben wir bei jeder Gelegenheit dafür, DB Planet eben auch zu nutzen, um Kolleginnen und Kollegen zu Wort kommen zu lassen. Auf ihre Erfahrung und ihre Kenntnisse zu setzen. Ein gutes, sehr aktuelles Beispiel: Im kommenden Jahr soll eine neue Unternehmensbekleidung eingeführt werden. In einem Tragetest sollten die Kolleginnen und Kollegen, die diese zukünftig tragen werden, diese vorab testen. Die Mitarbeiter konnten sich dafür unter anderem auf DB Planet bewerben. Der Tragetest hat ganz klaren Nachbesserungsbedarf aufgezeigt. Es wurden also die eng eingebunden, die betroffen sind. Aber natürlich hat Partizipation auch Grenzen. Wichtige strategische Entscheidungen können nicht in einem alle pluralistischen Mitarbeitermeinungen einschließenden Prozess entschieden werden. Und das erwartet ja auch niemand. Aber alle möchten verstehen, warum Entscheidungen wie getroffen wurden und wünschen sich eine plausible Einordnung.

Intensivkurs Interne Kommunikation

 

JS: Ich denke gar nicht, dass die Mitarbeiter überhaupt erwarten, bei allen Themen mitreden zu dürfen. Wichtig ist, wie Caroline gesagt hat, sie zu wichtigen Themen zu informieren und ihnen die Möglichkeit zu geben, diese zu kommentieren und zu hinterfragen. Genauso wichtig finde ich, dass durch DB Planet Dialog- und Austauschforen geschaffen werden, die dazu beitragen können, die Kultur eines Unternehmens zu verändern. Kurz gesagt: Weniger Silodenken und mehr bereichsübergreifende Zusammenarbeit. Je mehr ich von anderen Bereichen weiß und je mehr Austausch über wichtige Themen stattfindet, umso klarer wird, dass wir nur gemeinsam für unsere Kunden die beste Leistung erbringen können.

Auch in Unternehmen, die sich eher von hierarchischen Organisationsformen lösen wollen, gibt es de facto Hierarchien. Wie kann interne Kommunikation wirksam für einen Dialog auf Augenhöhe eintreten?

JS: Jeder Mitarbeiter hat über DB Planet die Möglichkeit, sich zu äußern und einzubringen – auch bei Themen außerhalb seiner Abteilung oder seines Fachgebiets. Daraus entstehen im besten Fall neue Ideen oder es eröffnen sich neue Perspektiven für altbekannte Probleme. Die Position des einzelnen Mitarbeiters in der Hierarchie hat damit nichts zu tun. Insofern erfüllt DB Planet schon eine Art „Gleichmacher-Funktion“. Gleichzeitig finde ich es wichtig, dass die Führungskräfte des Konzerns ihre Mitarbeiter ermutigen, DB Planet zu nutzen – damit diese sich genau an Dialogen und Diskussionen beteiligen können, die es früher vielleicht nicht gegeben hat.

CN: Dialog auf Augenhöhe kann aus meiner Sicht durchaus auch in hierarchischen Strukturen funktionieren. Das ist eine Frage des Umgangs und Respekts. Wir haben einige Formate, in denen unser CEO beispielsweise Mitarbeiter trifft, sie besucht, mit ihnen in den kritischen Diskurs geht. Und auf seinem DB Planet-Profil ist ordentlich was los. Er antwortet oftmals sehr schnell, wenn ihn jemand direkt anschreibt. Aber wenn sie auf agile Modelle anspielen, bin ich der Meinung, dass die Strukturen von oben geschaffen werden müssen. Die interne Kommunikation kann und muss aus meiner Sicht strukturelle Veränderungen intensiv begleiten, kann sie aber nicht anschieben. Und da stellt sich ja oft die Frage, wer sägt schon gerne am Ast, auf dem er sitzt.

Wer Dialog postuliert, muss ihn auch in unbequemen Situationen führen. Welche Tipps haben Sie für Kollegen hinsichtlich des Umgangs mit kritischen Wortmeldungen und Themen? Haben Sie ein Beispiel zur Veranschaulichung parat?

CN: Grundsätzlich haben wir mit DB Planet eine Plattform geschaffen, auf der alle mit ihren Klarnamen unterwegs sind. Das alleine ist schon ein Korrektiv für den Umgang, wenn Sie auf Netiquette oder Umgangsformen anspielen. Der Umgang ist fair und angemessen. Und kritische Wortmeldungen sind ausdrücklich erwünscht und das ganz klar auch durch den Vorstand. Wir haben keine heile Welt, die DB ist nicht irgendein Unternehmen. Wir haben Baustellen, wir müssen jeden Tag ein bisschen besser werden. Aber dazu tragen aus meiner Sicht auch und vor allem kritische Wortmeldungen manchmal mehr bei als die lobenden. Und ehrlich gesagt wurde es so richtig unbequem noch nie. Wir haben unheimlich viele Kolleginnen und Kollegen, die eben aus ihrer täglichen Erfahrung oftmals auch besser wissen, was zu tun ist, woran es krankt. Wir freuen uns, wenn sie sich melden und mitdiskutieren. Sie haben nach einem Beispiel gefragt: Es hat uns vor einiger Zeit ein Fahrdienstleiter angeschrieben und fast verzweifelt mitgeteilt, dass er die Zusammenarbeit zwischen den betrieblichen Geschäftsfeldern sehr kritisch sieht. Wir haben uns Details aus seiner Sicht schildern lassen und unter anderem diese Kritik zum Anlass genommen für eine große Geschichte zum Thema Pünktlichkeit und Zusammenarbeit an neuralgischen Schnittstellen. Diese Geschichte wird im Mai in mehreren Teilen auf DB Planet erscheinen.

JS: Wer Dialog will, muss auch Kritik aushalten. Da können wir als Unternehmen sicher noch dazulernen. Gleichzeitig freue ich mich jeden Tag darüber, dass auf DB Planet der Umgangston zu nahezu 100% konstruktiv, freundlich und fair ist. Ein soziales Intranet ohne die verletzenden Töne, die mittlerweile in einigen sozialen Medien vorherrschen. So wünschen wir uns das. Inhaltliche Kritik, die ihre Berechtigung hat, nehmen wir immer auf und setzen uns damit auseinander. Das fängt bereits mit unserer Social Intranet Plattform selbst an, bei der sich viele Nutzer mehr Zuverlässigkeit und neue Funktionen wünschen. Hier stehen wir im regelmäßigen Austausch mit den Nutzern sowie dem Dienstleister, damit DB Planet zukünftig noch besser wird.

Caroline Nöppert, Leiterin Issues Management und Konzernredaktion bei der Deutschen Bahn, studierte BWL an der HTW Berlin und der Zürcher Hochschule Winterthur sowie Communication & Leadership an der Quadriga Hochschule Berlin. Seit September 2017 verantwortet sie den Bereich Issues Management und Konzernredaktion der Deutschen Bahn. Zuvor war sie als Pressesprecherin in verschiedenen Kommunikationsbereichen der DB tätig und leitete von 2011-2013 das Büro des Leiters Kommunikation und Marketing Oliver Schumacher.

DB Planet

Jürgen Schirm, Leiter Multimedia-Kommunikation, studierte Europäische Wirtschaft an der Otto-Friedrich-Universität Bamberg und der Universitat de Barcelona. Seit Oktober 2018 leitet er die Multimedia-Kommunikation der Deutschen Bahn. Zuvor war er in leitenden Positionen im Corporate Marketing der DB AG tätig und dabei u.a. für das konzernweite Sponsoring, zentrale Marketingkooperationen sowie Marketing Optimization verantwortlich.

DB Planet

Caroline Nöppert und Jürgen Schirm werden am 16. Mai auf der 23. Tagung Interne Kommunikation weitere Einblicke in die interne Kommunikation der Deutschen Bahn geben und das Social Intranet DB Planet vorstellen. Seien Sie dabei und lassen Sie sich inspirieren.

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