21. Mrz 2023

Medien

Die interne Kommunikation vorantreiben und von Einsparungspotenzialen profitieren: 7 Gründe für eine Mitarbeiter-App

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Engagierte Mitarbeitende haben 41% weniger Fehlzeiten, 40% weniger Qualitätsmängel und 21% höhere Rentabilität. – Was können wir aus dieser Aussage einer Langzeitstudie des Forschungsinstituts Gallup schließen?  

Die kurze Antwort: Für Unternehmen ist es heutzutage unerlässlich, Mitarbeiterzufriedenheit und -engagement zu fördern. Denn das sind die Schlüsselfaktoren für langfristigen Unternehmenserfolg. Nur wenn sich Mitarbeitende integriert und wertgeschätzt fühlen, haben sie Interesse daran, gemeinsame Ziele zu erreichen und sich für das Unternehmen zu engagieren. 

Themen zur internen Kommunikation und die heutige Rolle von Personalabteilungen als Innovationstreiber und Neudenker gehen dabei Hand in Hand. In Zeiten einer unsicheren Wirtschaftslage und einer immer wichtiger werdenden Nachhaltigkeitsdiskussion sollten Unternehmen den nötigen Beitrag als funktionierende und vertrauensvolle Organisation leisten. Eine moderne, transparente Unternehmenskommunikation kann dabei unterstützen und zahlt gleichzeitig auf Nachhaltigkeits- und Effizienzziele ein.  

Wie können Mitarbeiter-Apps dazu beitragen … 

• … Ressourcen einzusparen, 
• … die richtigen Informationen zur richtigen Zeit zu erhalten, 
• … und sich durch den Wegfall sperriger und zeitraubender Kommunikationsprozesse wieder auf strategische Aufgaben zu konzentrieren? 

Max Haselhoff, Business Development Manager d.velop dialogue, gibt in diesem Beitrag Antworten auf diese Fragen. 

Beispiele ineffizienter Kommunikationsprozesse und ihrer Kostentreiber  

# Ressourcenverbrauch  

0,68 Bäume pro Jahr druckt ein*e einzelne*r Angestellte*r im Durchschnitt (Quelle: Viadesk). Eine schrittweise Annäherung jedes Unternehmens an ein papierloses Büro durch geeignete Software kann künftig den Weg zum Drucker überflüssig machen und in der Gesamtbetrachtung große Ressourceneinsparungen erzielen.  

 # Miet- und Energiekosten  

Spätestens seit 2020 ist klar, dass es Möglichkeiten gibt, die Arbeit von Orten außerhalb des Bürogebäudes des Unternehmens stattfinden zu lassen. Die Voraussetzung ist allerdings, dass das Unternehmen über entsprechende Tools verfügt, die eine reibungslose Kommunikation und standortübergreifende Zusammenarbeit erlauben. Arbeitsplätze in den zur Verfügung stehenden Büros können zeitmäßig geteilt und somit in ihrer Anzahl reduziert werden.  

 # Fluktuation durch mangelnde Kommunikation 

In einer Studie von Jive Communications mit 2.000 Befragten gaben 70% an, ihren Arbeitgeber zu verlassen, wenn es an leistungsstarker und schneller Kommunikation mangelt. Eine alarmierende Quote, wenn man an den aktuellen Fachkräftemangel denkt. Der State of the Global Workplace 2021 von Gallup verdeutlicht, dass es auch starke finanzielle Auswirkungen auf Unternehmen hat, wenn sie eine hohe Fluktuationsquote haben. Hier wird von 9.000€ gesprochen, um einen engagierten Mitarbeitenden zu beschäftigen, während man mit dem 0,5-2-fachen seines Jahreseinkommens rechnen muss, um diesen zu ersetzen. 

Aber woran scheitern Unternehmen, wenn es um die interne Kommunikation geht? 

Aktuelle Herausforderungen für die interne Kommunikation in Unternehmen  

• Schnelle, standortübergreifende und gleichberechtigte Kommunikation 

Die räumliche Distanz zu Mitarbeitenden, die keinen festen PC-Arbeitsplatz haben, da sie z.B. in der Produktion tätig sind oder im Homeoffice arbeiten, kann eine Herausforderung für die Unternehmenskommunikation darstellen. 

Verzögerungen in Abstimmungen und alltäglichen Prozessen können Folgen sein. Ein ungleicher Wissensstand kann auch dazu führen, dass sich einzelne Mitarbeitende nicht zugehörig oder ausreichend wertgeschätzt fühlen. Eine demotivierte Haltung als Konsequenz kann das gesamte Stimmungsbild im Unternehmen herunterziehen und im schlimmsten Fall dazu führen, dass Mitarbeitende das Unternehmen verlassen. 

• Fehlen einer umfänglichen IK-Plattform 

Oftmals wird der Kommunikation im Unternehmen nicht die nötige Aufmerksamkeit geschenkt, obwohl sie für die Zufriedenheit der Mitarbeitenden von sehr hoher Bedeutung ist. Haben Unternehmen beispielsweise für ihre Vertriebsprozesse eine eigene Plattform wie Salesforce etabliert, so wird für Kommunikationszwecke oftmals auf verschiedenste Kanäle zurückgegriffen, sodass Informationen umständlich gesucht werden oder gar verloren gehen. 

• Mitarbeiterbindung: Das A und O für langfristigen Erfolg 

Unternehmen stehen nicht zuletzt aufgrund des heutigen Arbeitnehmermarktes vor der Herausforderung, ihre Mitarbeitenden zu halten. Transparente und beidseitige Kommunikation sollte stets möglich sein, um das Stimmungsbild im Unternehmen zu ermitteln. Denn nur dann kann man wissen, was die eigenen Mitarbeitenden umtreibt und gezielte Maßnahmen für eine gemeinsame Zukunft ergreifen.  

Status quo in vielen Unternehmen 

# Medienbrüche als Kommunikationsbremse 

Medienbrüche entstehen immer dann, wenn einmal digital erfasste Daten nicht ununterbrochen für folgende Prozesse weiterverarbeitet werden können. Je mehr Medienbrüche vorliegen, desto mehr (Übertragungs-)Fehler können entstehen und desto mehr (Zeit-)Aufwand wird in Prozesse gesteckt.  

# Zeitfressende Prozesse und vermeidbare Kosten 

Während der Fokus heute auf einer Kommunikation liegen sollte, die schnell Entfernungen überwindet und alle Mitarbeitenden gleichberechtigt einbezieht, greifen Unternehmen oftmals noch auf veraltete Prozesse mit diversen Medienbrüchen zurück. Die sperrige Kommunikation kostet nicht nur Zeit, sondern auch bares Geld und Nerven.  

# Fahrt- und Portokosten 

Fahrten, die früher für Besprechungen und Veranstaltungen bzw. für die Übermittlung von Dokumenten unerlässlich waren, sind heute dank digitaler Möglichkeiten nicht mehr von Nöten. Trotzdem gibt es längst nicht in allen Unternehmen Homeoffice-Regelungen und Briefe werden nach wie vor häufig postalisch verschickt. 

# Vernachlässigte Unternehmenskultur  

Unternehmenskultur ist ein immer wichtiger werdendes Stichwort, denn sie treibt den Unternehmenserfolg voran und dient als Basis für ein funktionierendes Unternehmen. Sie wird von Mitarbeitenden gelebt, muss jedoch auch von der Management-Ebene mit Support der Geschäftsführung getrieben werden. Wenn Kultur mangels transparenter Kommunikation und somit eines fehlenden gesamtheitlichen Verständnisses nicht gefördert wird, hat das negative Auswirkungen auf die Mitarbeiterzufriedenheit und wirkt sich ebenfalls nach außen aus.  

Eine Mitarbeiter-App: Warum sie sich für alle lohnt: 

1. Ortsunabhängige Erreichbarkeit der gesamten Belegschaft 

Laut Bitkom Verband nutzen 2021 bereits 56 Mio. Deutsche ein Smartphone, Tendenz steigend. Eine App, die speziell für Mitarbeiterangelegenheiten konzipiert ist, kann ortsabhängig über das Smartphone genutzt werden, sodass die gesamte Belegschaft erreicht wird. Denken wir z.B. an Umfragen, so muss dank Umfrage-Tools keine Fahrt mehr hierfür zurückgelegt werden. Auch können Social News in Minutenschnelle verbreitet werden. Um eine einseitige Kommunikation zu vermeiden, bieten Foren innerhalb der App auch die Möglichkeit, Beiträge zu kommentieren oder in anderer Form darauf zu reagieren.  

2. Effiziente Informationssuche 

In großen Unternehmen ist es teilweise schwierig, auf Anhieb an die benötigte Information zu gelangen. Fehlt eine Wissensdatenbank oder ist ein*e verantwortliche*r Ansprechpartner*in unauffindbar, kann das in einer aufwendigen Suche enden. Zum Glück bietet auch hier eine App Lösungen: Anhand von Suchfunktionen in einem Kontaktbuch können Ansprechpartner*innen schnell gefunden werden. Unternehmensweite Informationen, die z.B. vom Management Top-down kommuniziert werden, können ebenfalls per App geteilt werden, sodass kein weiteres Programm dafür benötigt wird. 

3. Erhöhte Zufriedenheit der Mitarbeitenden

Diese Form der gleichberechtigten, standortübergreifenden Kommunikation bringt Mitarbeitenden die nötige Wertschätzung gegenüber. Müssen sie für kurzfristige Anliegen keine sperrigen Prozesse mehr durchlaufen, sondern können sich bequem per Mitarbeiter-App mitteilen, erhöht das ihre Zufriedenheit. Ein integrierter Chat beispielsweise bietet eine sichere Alternative, um direkten Kontakt zu einzelnen Mitarbeitenden herzustellen, wenn man z.B. gerade nicht am PC sitzt oder telefonieren kann.  

4. Stärkung des Wir-Gefühls

Mitarbeitende aktiv in Prozesse und Entscheidungen einzubeziehen, bestärkt das Wir-Gefühl und trägt zu einer positiven Unternehmenskultur bei. Denn sie haben nicht länger das Gefühl, dass ihnen etwas verschwiegen wird, weil mal wieder ein Kommunikationskanal gewählt wurde, der nicht alle erreicht oder dass sie vor vollendete Tatsachen gestellt werden.  

5. Druckkosten und natürliche Ressourcen sparen

Haben Sie schon einmal an einen digitalen Briefkasten gedacht, auf den Sie ortsunabhängig zugreifen können? Wenn man so einen Briefkasten über die App anbindet, können darüber wichtige Dokumente wie etwa Gehaltsabrechnungen empfangen werden. Die Personalsachbearbeitung spart dadurch Kosten für Druck, Kuvertierung, Porto und Arbeitsaufwand. Gleichzeitig müssen Mitarbeitende keine Ordner mehr wälzen. 

6. Mehr Zeit für strategische Aufgaben 

Durch eine mögliche Einbindung von Self-Services in die App können Mitarbeitende personenbezogene Routineprozesse wie etwa die Buchung eines Pool-Fahrzeugs oder die Einreichung von Krankmeldungen und Urlaubsanträgen bequem vom Sofa aus selbst durchführen. HR-Verantwortliche haben somit gewonnene Zeit, in der sie z.B. beratenden Tätigkeiten nachgehen können. Auf der anderen Seite beschleunigen Self-Services Prozesse für Mitarbeitende, da sie durch wenige Klicks erledigt sind.  

7. Sichere Informationsketten

Da Mitarbeiter-Apps sensible Daten enthalten und häufig auf privaten Smartphones genutzt werden, hat die Sicherheit der Informationsketten Priorität. Diese kann durch DSGVO-konforme, nach deutschem Datenschutzrecht umgesetzte Lösungen sowie verschlüsselte Verbindungen gewährleistet werden. Dabei findet weder User-Tracking noch das Auslesen des Smartphones statt und ein Zugriff auf betriebsinterne Inhalte ist ausschließlich mit Authentifizierung möglich.  

Fazit: Eine Mitarbeiter-App als vielseitige IK-Plattform mit rentablen Einsparungspotenzialen  

Betrachtet man die vielseitigen Herausforderungen, denen IK- und HR-Verantwortliche heute gegenüberstehen, kann eine App genau an diesen anknüpfen. Sie ermöglicht eine schnelle, gleichberechtigte und standortübergreifende Kommunikation und erhöht damit die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Gleichzeitig werden wichtige Ressourcen wie Zeit, Geld und Personal gespart, die an anderer Stelle effizienter eingesetzt werden können. Alle Beteiligten erhalten zur richtigen Zeit die richtigen Informationen, können flexibler und schneller reagieren und müssen sich zudem über die Sicherheit ihrer Daten keine Sorgen machen.   

Klingt vielversprechend, oder?  

Im Whitepaper “Darum lohnt sich eine Mitarbeiter-App für Unternehmen – Einsparungspotenziale für die Unternehmenskommunikation und die Personalabteilung” erhalten Sie tiefere Einblicke in die Möglichkeiten, die eine App gegenüber herkömmlichen Kommunikationswegen bietet. Konkret zeigen wir, an welchen Stellen es sich sowohl für IK- als auch HR-Verantwortliche lohnt, Kommunikationsprozesse mithilfe einer Mitarbeiter-App umzusetzen.