Als CEO bin ich oft erstaunt über die Menge an Informationen, die ich täglich erhalte. Das Telefon klingelt, E-Mails purzeln in meine Inbox, Besprechungen werden geplant. Es fällt mir nicht immer leicht, den Überblick zu bewahren. Im Vergleich zu meinen Mitarbeiter*innen, die überwältigenden Anforderungen gegenüberstehen, geht es mir jedoch verhältnismäßig gut.

Mitarbeiter*innen stehen heutzutage vor einer neuartigen Hürde am Arbeitsplatz: Der „Infobesity“ bzw. Informationsüberflutung. Die Forschung belegt, dass ein Übermaß an Informationen unsere Fähigkeit beeinträchtigt, sinnvolle Entscheidungen zu treffen. Dies gilt vor allem für die Information am Arbeitsplatz, da die Mitarbeiter*innen täglich eine Vielzahl von Entscheidungen treffen müssen, von denen immer einige sehr wichtig für den Erfolg des Unternehmens sind. Die Ergebnisse dieser Entscheidungen wirken sich oft auf die gesamte Belegschaft aus und es ist daher nicht weiter überraschend, dass Firmen zunehmend nach Lösungen für diese Herausforderung suchen.

Die Unternehmen bemühen sich darum, bewährte Arbeitsmethoden mit modernen Technologien zu vereinen, um die Produktivität der Mitarbeiter*innen zu steigern. Ein neuer Trend sind Maßnahmen zur besseren Strukturierung der Unternehmensinformationen durch die Einrichtung eines digitalen Arbeitsumfelds.

Die folgenden Empfehlungen können Ihnen dabei helfen, einige der Nebenwirkungen der Informationsüberflutung abzuschwächen, um die Zufriedenheit und Gesundheit Ihrer Mitarbeiter*innen zu fördern.

Kulturelle Umstellungen

Information am Arbeitsplatz

Die Überlastung tritt nicht nur auf, wenn wir Informationen suchen. Mitarbeiter*innen verbringen jede Woche unzählige Stunden damit, ihre Inbox zu filtern. Manche E-Mails sind nötig, aber wir sollten uns nicht von ihnen den Tag bestimmen lassen.

Produktivitäts-Apps können bei der Verringerung der Anzahl der E-Mails helfen, sind jedoch eine zweischneidige Angelegenheit. Mehr Apps sind auch gleichbedeutend mit stärker gestreuten Daten. In diesem Fall beruht der Erfolg auf der geeigneten Filterung dieser Apps durch eine zentrale Zugriffsplattform.

Heutzutage haben Mitarbeiter*innen nicht viel Kontrolle über die Menge empfangener Daten für ihre Arbeit. Sie können jedoch die Anzahl gesendeter Nachrichten, E-Mails und Kommentare begrenzen. Als CEO ist es meine Aufgabe, mit gutem Beispiel voranzugehen und unnötige Kommunikation zu minimieren. Es ist erwiesen, dass eine erfolgreiche kulturelle Umstellung top-down beginnt. Daher dränge ich meine Vorstandskollegen, es mir gleichzutun.

Nutzen Sie Mitteilungen zu Ihrem Vorteil

Information am Arbeitsplatz

In ihrem Privatleben sind es die meisten Mitarbeiter*innen gewöhnt, Mitteilungen zu prüfen. Das können Sie am Arbeitsplatz zu Ihrem Vorteil nutzen, in dem Sie Führungskräfte damit beauftragen, Posts zu beantworten, so dass ihre Teams wissen, dass sie zeitnah beachtet werden. Die Mitarbeiter*innen wissen, dass ihre Arbeit geschätzt wird und die Führungskräfte befassen sich mehr mit ihrem Team.

Dennoch können Mitteilungen manchmal die Produktivität beeinträchtigen. Unterbrechungen durch Mitteilungen können bis zu 28 % der täglichen Störungen am Arbeitsplatz ausmachen (Harvard Business Review, 2009). Durch die Verwendung von intelligenten Mitteilungszentralen können Mitarbeiter*innen das Tempo der empfangenen Informationen besser bestimmen. Die Verringerung von Mitteilungen während Besprechungen fördert die Konzentration der Teilnehmer*innen. Außerdem sorgt das Unterdrücken der Mitteilungen während der Pausen dafür, dass das Gehirn etwas zur Ruhe kommt und die Mitarbeiter*innen frischer und ausgeruhter wieder an ihrem Arbeitsplatz erscheinen.

Verbringen Sie mehr Zeit miteinander

Information am Arbeitsplatz

Ein geeigneter digitaler Arbeitsplatz fördert die soziale Zusammenarbeit und sorgt für stärkere Beziehungen. Ein starkes Zusammengehörigkeitsgefühl erfordert jedoch mehr persönliche Kommunikation. In unserem Unternehmen leite ich Teams, die über mehrere Länder verteilt sind. Daher ist es für uns besonders wichtig, starke Arbeitsbeziehungen aufzubauen. Und zwar nicht nur durch regelmäßige Videokonferenzen, sondern auch durch die vorrangige Einplanung persönlicher Besuche.

Wir alle leiden unter einem „Besprechungs-Burnout“, daher versuche ich, unnötige Besprechungen zu vermeiden. Manche Situationen erfordern jedoch persönliche Gespräche, insbesondere bei heiklen Themen. Oft reicht eine zwanzigminutige Arbeitsbesprechung, um ganze E-Mail-Threads zu vermeiden. Persönliche Gespräche führen zu mehr Ideen und lösen Probleme sehr viel schneller.

Richten Sie einen Zentralspeicher für Ihr Unternehmen ein

Information am Arbeitsplatz

Unternehmen können die Zeit verringern, die ihre Mitarbeiter*innen mit der Suche nach Informationen verbringen. Ein einfacher und schneller Zugriff auf geteilte Bereiche für die Zusammenarbeit und das Datei-Sharing innerhalb eines Zentralspeichers wie bei einem Unternehmens-Intranet hat sich als sehr erfolgreich erwiesen. Eine einzige effiziente digitale Plattform wandelt ungeordnete geteilte Informationen in strukturierte Kenntnisse um. Führungskräfte sollten diesen Speicher nutzen, um wichtige Unternehmensinformationen zu teilen. Legen Sie einen Rhythmus fest und halten Sie sich daran, so dass Ihre Mitarbeiter*innen sich darüber freuen, regelmäßig von Ihnen zu hören.

Des Weiteren können Intranet-Plattformen auch profilierte Informationen bereitstellen. Dies ist eine intelligentere Methode, zielgerichtete Informationen zur Verfügung zu stellen, die z. B. den Bedürfnissen der Mitarbeiter*innen im Hinblick auf deren jeweilige Standorte und Stellen entsprechen.

Fazit

Im heutigen Arbeitsumfeld lässt man sich schnell von der herrschenden Informationsüberflutung überwältigen. Glücklicherweise gibt es Mittel und Wege, diese Herausforderung zu bewältigen, statt das Problem noch zu verschlimmern. Daher sollten Sie, bevor Sie eine weitere E-Mail zu einem langen Thread schreiben oder noch eine Produktivitäts-App herunterladen, überlegen, ob es keine effizienteren Methoden gibt, um Informationen auszutauschen und zu verwalten. Diese kurze Überlegung kann dazu führen, dass Sie wöchentlich viel Zeit für Ihre Geschäftsprioritäten einsparen und Ihre Freizeit besser genießen können.

Autor des Beitrags:

Sebastien Ricard ist Mitbegründer und CEO von LumApps. Er leitet den Bereich digitale Lösung für die Kommunikation am Arbeitsplatz. Um mehr darüber zu erfahren, wie LumApps Ihnen helfen kann, Ihre interne Kommunikation zu optimieren und zu verbessern, kontaktieren Sie uns noch heute oder sehen Sie sich eine Demo an.

 

Artikelbilder: Unsplash 

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