Die Durchführung einer grundlegenden Veränderung innerhalb eines Unternehmens kann eine echte Herausforderung sein. In größeren Unternehmen ist die Umsetzung häufig noch komplizierter, weil viele verschiedene Teams von den neuen Abläufen und Prozessen betroffen sind. Daher sollten alle potentiellen Folgen betrachtet und aufgegriffen werden, damit die Umstellung gelingt. Eine einheitliche, offene und schlüssige Kommunikation ist der wichtigste Faktor, um Ihrem Team durch die Stromschnellen des Veränderungsmanagements zu helfen. Sie sollten daher einen fundierten und umfassenden Kommunikationsplan erstellen, damit das Veränderungsmanagement gelingt.

Warum ist das Veränderungsmanagement so wichtig?

Im Leben geht es immer um die Anpassung an Veränderungen. Diese Binsenweisheit gilt genauso für die Geschäftswelt wie für die täglichen sozialen Beziehungen. Da der technologische Fortschritt immer schneller vonstatten geht, müssen Unternehmen mit ihm Schritt halten und sich an die Dynamik des wirtschaftlichen Umfelds anpassen, wenn sie überleben möchten. Wenn sie hinterherhinken, verlieren sie einen wichtigen Wettbewerbsvorteil gegenüber ihren Konkurrent*innen.

Schon 2011 betonte die „Harvard Business Review“, dass die Anpassungsfähigkeit eines Unternehmens an Veränderungen ein wichtiger neuer Wettbewerbsvorteil sei. Dies gilt heute umso mehr, als eine neue Messgröße, der Anpassungsfaktor, verwendet wird, um die Anpassungsfähigkeit eines Unternehmens oder Menschen an die sich ständig ändernde Wirtschaftslandschaft zu messen. Im Laufe der Zeit hat diese Messgröße belegt, dass Unternehmen entweder Umstellungen fördern und antreiben können, oder sich der Gefahr aussetzen, in der Versenkung zu verschwinden.

Effizientes Veränderungsmanagement

Es reicht nicht, wenn Sie Ihr Unternehmen umstellen möchten – Sie müssen auch über die richtigen Tools und Führungskräfte verfügen, ehe sich sich daran machen, auf die gewünschten Ergebnisse hinzuarbeiten. Ineffiziente Umstellungsprojekte, die nicht auf einer geeigneten Technologie beruhen oder ohne Unterstützung der Firmenleitung durchgeführt werden, liefern einfach nicht den Investitionsertrag (ROI), der für ihre Rechtfertigung nötig wäre. Google gibt an, dass Unternehmen mit einem gut durchdachten Veränderungsmanagement-Programm fast 30% mehr ROI erwirtschaften, als solche ohne Programm oder mit einem unzulänglichen Programm.

Außerdem schätzt die internationale Beratungsfirma McKinsey & Company, dass bis zu 70% der Veränderungsziele der Unternehmen nicht erreicht werden. Sie möchten lieber nicht zu dieser benachteiligten Gruppe gehören – manche Unternehmen erholen sich nie wieder von gescheiterten Veränderungsprojekten.

Was kennzeichnet ein effizientes Veränderungsmanagement-Programm?

Veränderungsmanagement

Hier sind viele verschiedene Variablen zu berücksichtigen. In einer anderen Studie von Google werden die wichtigsten Faktoren für den Erfolg eines solchen Plans aufgeführt:

  • Ein starkes Interesse seitens der Unternehmensleitung (45%)
  • Ein beständiges Engagement bei den niedrigeren Führungskräften und Mitarbeiter*innen ohne Führungsfunktion (42%)
  • Eine verbesserte Kommunikation (32%)
  • Schulung für die neuen Verfahren vor und nach der Umsetzung der Umstellung (69%)

Wenn Sie ein wenig zwischen den Zeilen lesen, werden Sie feststellen, dass sich alle diese Indikatoren auf eine verbesserte Kommunikation beziehen. Deshalb verbessert die beständige Umsetzung offener Kommunikationskanäle zwischen den Mitarbeiter*innen und der Unternehmensleitung erheblich die Erfolgschancen eines solchen Projekts.

Der Kommunikationsplan während der Umsetzung des Veränderungsprojekts

Kommunikationsinitiativen müssen während des Projekts eingerichtet werden, um die Mitarbeiter*innen dazu zu bewegen, sich an der Umstellung zu beteiligen. Das „4 Faktoren-Modell“ betont, dass ein Kommunikationsplan dazu dient, die Mitarbeiter*innen während der folgenden Schritte zu begleiten:

  • Bewusstsein. Stellen Sie die Idee der Umstellung in allen Unternehmensebenen vor. Sie müssen dabei die Erwartungen der Mitarbeiter*innen berücksichtigen und eine detaillierte Liste der Vorteile erstellen, die die Umstellung dem Unternehmen bringt.
  • Verständnis. Beschreiben Sie die Umstellung genauer, einschließlich ihrer Auswirkungen auf Teams und Mitarbeiter*innen. Bereiten Sie Ihre Mitarbeitenden auf mögliche Probleme vor und beseitigen Sie Problembereiche, bevor diese die Haltung Ihrer Mitarbeiter*innen bezüglich der Umstellung beeinträchtigen können.
  • Akzeptanz. Geben Sie Ihren Mitarbeiter*innen die Möglichkeit, an der Umstellung mitzuwirken und die Vorteile zu erkennen. Dadurch legen sich Stress und Bedenken.
  • Verantwortung. Zollen Sie Team-Mitgliedern, die positiv zum Projekt beigetragen haben, Anerkennung und Lob, sobald die Umstellung abgeschlossen ist. Betonen Sie dabei, dass Ihre Mitarbeiter*innen durch ihr Interesse und ihre Teilnahme diesen Erfolg erst möglich gemacht haben. Damit bereiten Sie zukünftige Umstellungen vor, die dann reibungsloser verlaufen, weil Ihre Mitarbeitenden ja schon einmal an einem solchen Prozess beteiligt waren.

Die Umsetzung eines Veränderungsmanagement-Plans kann Wochen oder Monate dauern, aber solange Sie Ihre jeweiligen Fortschritte aufzeichnen, können Sie diverse Techniken anwenden, um in Schwung zu bleiben und Ihr Ziel zu erreichen.

Welche Möglichkeiten für eine effiziente Kommunikation gibt es während einer Veränderung der Organisation?

Veränderungsmanagement

Hier finden Sie unsere wichtigsten Empfehlungen für eine effiziente Kommunikation während einer umfangreichen Umstellung.

  • Sorgen Sie für eine regelmäßige Kommunikation. Oft beruht die Ablehnung Ihrer Mitarbeiter*innen auf der Angst vor dem Unbekannten. Sie verstehen unter Umständen den Grund für die Umstellung nicht, einschließlich ihrer Auswirkungen auf die Arbeitsplatzsicherheit. Sie sollten während des gesamten Prozesses offen und ehrlich sein und ihnen regelmäßig Updates über den Fortschritt zukommen lassen.
  • Verwenden Sie mehrere Kommunikationskanäle. Es gibt diverse Möglichkeiten für die Kommunikation mit Ihren Mitarbeiter*innen. Da bestimmte Mitarbeite*innen besser auf verschiedene Methoden reagieren als andere, sollten Sie sich nicht auf einen einzigen Kommunikationskanal beschränken. Sie sollten regelmäßig E-Mails versenden, Videos aufzeichnen, persönliche Chat-Besprechungen durchführen usw. Hier kann ein Tool wie ein soziales Intranet Ihnen sehr helfen. Sie können es als Portal zur Planung des E-Mail-Versands verwenden, für interne Webseiten, zum Versenden von Rich Media-Inhalten und zur Integration von Social-Media-Funktionen, um das Engagement Ihrer Mitarbeiter*innen zu vertiefen.
  • Bitten Sie um Feedback und berücksichtigen Sie es bei Ihren Entscheidungen. Viele Mitarbeiter*innen fühlen sich gestresst, wenn sie keine Möglichkeit haben, ihr Feedback einzubringen oder wenn ihr Feedback nicht beachtet wird. Sie sollten bereit sein, die Umsetzung Ihrer Umstellung ggf. anzupassen, wenn das erhaltene Feedback dies erfordert. Es gibt immer externe Faktoren, die Sie nicht berücksichtigt haben. Ist dies der Fall, sollten Sie sie nicht missachten. Anwendungen wie ein soziales Intranet können Sie dabei unterstützen, Umfragen oder sonstige Feedback-Tools einzurichten, um die externen Faktoren zu berücksichtigen, während gleichzeitig die Erhebung und Analyse der Reaktionen Ihrer Mitarbeiter*innen viel leichter durchzuführen und zu quantifizieren sind.
  • Seien Sie ehrlich. Es ist nicht schlimm, wenn Sie eine Antwort nicht wissen. Wenn Sie zu distanziert sind, verlieren Sie das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter*innen in Ihre Führungsqualitäten. Wenn Sie die Wahrheit verzerren oder übertreiben, um sich allwissend zu geben, laufen Sie Gefahr, dass der Schuss nach hinten los geht. Wenn Sie die Antwort auf die Frage einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters nicht wissen, dann sagen Sie es. Suchen Sie anschließend die Antwort und teilen Sie sie so bald wie möglich mit. Ist Ihre Antwort zu unklar oder stellt sich als falsch heraus, werden Ihre Mitarbeiter*innen Ihre künftigen Antworten nicht vorbehaltlos annehmen. Eine Führungskraft ist nur so gut wie ihre Glaubwürdigkeit. Und die wahren Sie am besten durch Offenheit, Ehrlichkeit und Transparenz.
  • Besprechen Sie den Fortschritt mit Ihren Mitarbeiter*innen. Eine Umstellung ist ein Prozess, und wie bei jedem Prozess müssen Ihre Mitarbeiter*innen wissen, wie weit sie sind und wann sie ihr Ziel erreichen. Sonst werden sie unruhig. Erstellen Sie Grafiken über Ihren Fortschritt und teilen Sie sie regelmäßig mit Ihren Mitarbeiter*innen. Seien Sie offen über Hindernisse und die Maßnahmen der Firmenleitung, um sie zu bewältigen. Grundsätzlich geht es darum, dass niemand sich verloren und verlassen fühlen soll. Technologie-Tools wie ein soziales Intranet bieten einen hervorragenden Rahmen zum Teilen von Informationen und aktuellen Daten über die bisher erreichten Fortschritte. Zieldaten und erreichte Meilensteine können dokumentiert und an einzelne Teams gesendet werden, so dass alle immer genau wissen, wo im jeweiligen Prozess sie stehen.

Ein beschwerlicher, aber notwendiger Vorgang

Wie schon zu Beginn erläutert, ist Veränderung sowohl in Ihrer Branche als auch in Ihrem sozialen Umfeld unvermeidbar. Die Unternehmen mit den besten Programmen und Technologien zur Implementierung von Unternehmensveränderungen werden sich jedoch schneller anpassen und bessere Leistungen erreichen, als Ihre Konkurrent*innen. Das soziale Intranet von LumApps ist ein hervorragendes Mittel, um Umstellungen in Ihrem Unternehmen in allen Ebenen effizient voranzutreiben. Sie interessieren sich für die bereitgestellten Funktion und die Unterstützung, die Sie dadurch erhalten können? Dann schreiben oder rufen Sie uns heute noch an, um einen Termin für eine Präsentation zu vereinbaren.

Autor des Beitrags:

Sebastien Ricard ist Mitbegründer und CEO von LumApps. Er leitet den Bereich digitale Lösung für die Kommunikation am Arbeitsplatz. Um mehr darüber zu erfahren, wie LumApps Ihnen helfen kann, Ihre interne Kommunikation zu optimieren und zu verbessern, kontaktieren Sie uns noch heute oder sehen Sie sich eine Demo an.

 

Artikelbilder: Unsplash 

Veränderungsmanagement

Mehr Impulse zum Thema Change gefällig? Dann lesen Sie einen weiteren Beitrag vom langjährigen Trainer des Seminars „Den Change-Prozess erfolgreich treiben – Führungs- und Veränderungskommunikation“ der SCM – School for Communication and Management, Dr. Guido Wolf.

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