8. Apr 2021

Medien

So gelingt Ihr Unternehmens-Podcast und bringt die interne Kommunikation zum Erfolg

Unternehmens-Podcast-interne-Kommunikation — Bild: BEYOND

Podcasts sind das Medium der Stunde – doch wie genau funktioniert die Umsetzung innerhalb der internen Kommunikation?

Um ein genaueres Gefühl für die Definition eines Corporate Podcast und einen Überblick über das Vorgehen zu bekommen, bieten wir Ihnen hiermit eine erste Orientierungsmöglichkeit. Denn bei der Erarbeitung stoßen viele Firmen auf Hürden, wie etwa der Frage, wie man den internen Unternehmens-Podcast bequem auf die Handys der Mitarbeiter*innen bringt. Dass es dafür bereits eine Lösung gibt – wie etwa in Form der App hearo, der Softwarelösung für interne Podcasts in Unternehmen – erfahren Sie unter anderem in diesem Ratgeber.

Ursprünglich als ein ergänzendes Angebot zu bereits etablierten Formaten gestartet, haben Unternehmen mittlerweile das Potential eines Unternehmens-Podcast für sich entdeckt – und das aus triftigem Grund. Als Kommunikationskanal innerhalb der internen Kommunikation ergeben sich eine Reihe von Vorteilen für Ihr Unternehmen. Für einen internen Corporate Podcast ist die Best Practice zur Erstellung wie im Folgenden beschrieben.

Inhaltsverzeichnis

1. Planung ist die halbe Miete

a. Konzept des Unternehmens-Podcast

Bevor Sie sich Hals über Kopf in die Umsetzung stürzen, sollten Sie kurz innehalten: Spontanität im Rahmen eines Unternehmens-Podcast ist wichtig, doch ohne ein grundlegendes Konzept verliert sich das Gespräch schnell und es fehlt der rote Faden. Dies gilt für die einzelnen Episoden genauso wie für den gesamten Podcast. Für einen Unternehmens-Podcast ist es sinnvoll, sich zunächst zu überlegen, welcher Personenkreis adressiert werden soll. Denkbar ist etwa, dass sich der Unternehmens-Podcast nur an Mitarbeiter*innen bestimmter Standorte oder Abteilungen, etwa an Mitarbeitende im Vertrieb, richtet – oder aber generell an alle interessierten Mitarbeiter*innen des Unternehmens. Unabhängig vom gewählten Personenkreis gilt, dass Sie sich Klarheit darüber verschaffen sollten, was diese Menschen ausmacht und was sie interessiert. Der Erfolg eines Corporate Podcast steht und fällt mit einer sorgfältigen Zielgruppenanalyse. Darüber hinaus sollten Sie eine klare Definition vom Corporate Podcast entwickeln und klären, wie die grundlegende Struktur sein soll:

Top-Down: Der CEO oder wichtige Führungskräfte sprechen im Unternehmens-Podcast zu aktuellen Themen
Themenpodcast: bestimmte oder wechselnde Themen stehen im Mittelpunkt (Expert*innen einladen?)
Mitarbeiter-Podcast: Mitarbeiter*innen moderieren oder kommen zu Wort (abwechselnd / die gleichen?)

Die Möglichkeiten sind schier endlos, wichtig ist jedoch, sich im Voraus Gedanken darüber gemacht zu haben und zu einem fundierten Entschluss gekommen zu sein. Falls anfängliche Zweifel oder Berührungsängste im Umgang mit einem Unternehmens-Podcast auftreten, halten Sie es wie folgt:

„Unsere Unternehmenskultur ist eigentlich so, wir schreiben unsere eigenen Regeln und das heißt eben: Wir machen einfach mal!“
Andrea Ostheer (Public Relations „Mast-Jägermeister“)

b. Name, Format, Länge

Wenn Sie sich schon sicherer in Ihrem Vorhaben sind, geht es über zum nächsten Schritt: Wie soll er denn überhaupt heißen, der Podcast Ihrer Unternehmenskommunikation? Hierbei gilt es zu beachten, dass sich die generelle Kultur und Atmosphäre des Unternehmens nicht zuletzt auch im Namen des Unternehmenspodcasts wiederfindet. Hinsichtlich der Länge ist zu bedenken, dass jeder Mensch nur eine begrenzte Aufmerksamkeitsspanne hat. Bei fachlichen Themen sind 15-20 Minuten optimal – nicht nur wegen der Aufmerksamkeit, sondern auch, weil dies eine gute Länge ist, innerhalb derer sich die Mitarbeiter*innen den Unternehmenspodcast auf dem Weg zur Arbeit anhören können. Ein Unternehmens-Podcast als Mittel der Kommunikation innerhalb des Unternehmens darf auch gern unterhaltenden Charakter haben und gleichbedeutend damit gut eine Stunde oder länger dauern – im Endeffekt sehen Sie am Nutzungsverhalten, wie und ob Sie die Länge nochmals anpassen sollten.

c. Redaktionsplan

Für einen gut strukturierten Unternehmens-Podcast sollten Sie sich Unterstützung mit Hilfe eines Redaktionsplans verschaffen. Dieser hilft ihnen, Licht ins Planungschaos zu bringen und zu wissen, was sie zu welchem Zeitpunkt thematisieren wollen. Eingetragen werden sollten dabei folgende Punkte:

Wann im Verlauf des Jahres soll welches Thema im eigenen Podcast aufgegriffen werden?
Welche Ideenvorschläge bestehen für zukünftige Projekte, damit genügend zeitlicher Puffer für die Umsetzung bleibt?
Einbettung des Themas: Nur im Podcast besprechen oder auch außerhalb bspw. im Intranet?

Technologische Unterstützung für die Erstellung eines Redaktionsplans für den Unternehmens-Podcast bietet etwa die Anwendung „Evernote“. Damit lassen sich Ideen festhalten, man kann etwas einsprechen oder einen Link speichern. Wer es lieber analog mag, greift auch gern auf eine Mindmap zurück (wobei es die mit „XMind“ auch in digitaler Form bereits gibt). Diese eignet sich besonders zur Themenfindung, weniger gut jedoch für die zeitliche Planung des ganzen Vorhabens. Möchten Sie einen umfassenderen Eindruck davon bekommen, wie man an die Produktion eines Corporate Podcast herangeht, haben wir ein passendes Online-Seminar zu Corporate Podcasts, das Ihnen dahingehend weiterhelfen kann.

2. Vernünftiges Equipment sichert gute Qualität

a. Kein Corporate Podcast ohne Mikrofon, Kopfhörer & Co.

Für einen Unternehmens-Podcast ist es charakteristisch, und das liegt in der Natur der Sache, dass die gesamte Botschaft über die Stimme übertragen wird.

„Video, alles gut und schön – aber Audio kann auch ganz viel Nähe schaffen über die Stimme und über spannende Geschichten“
Andrea Ostheer (Public Relations „Mast-Jägermeister“)

Doch um das Gefühl der Nähe überhaupt authentisch erzeugen zu können, bedarf es der richtigen Technik. Andernfalls werden sich die Zuhörenden der künstlich erschaffenen Nähe des Unternehmens-Podcast bewusst und der Effekt der Immersion dadurch getrübt. Für einen Mitarbeiter-Podcast ist es allerdings nicht immer nötig, sich von jedwedem Equipment gleich das Teuerste anzuschaffen. Gerade zu Anfang oder wenn die Tonalität generell eher locker ist, reicht ein handelsübliches Smartphone, wie es heutzutage so gut wie jeder besitzt – zusammen mit einem Mikrofon fürs Smartphone ergibt das eine gute Tonqualität. An sich ist der Akt des Technikkaufs für den Unternehmens-Podcast mit dem Beschaffen eines passendes Mikrofons auch schon abgeschlossen. Doch ist der Stand der Technik von heute in zwei Jahren und noch früher auch schon wieder Schnee von gestern. An einem guten Mikrofon für Podcast Aufnahmen am Computer rüttelt so schnell nichts, die Qualität wird erst einmal weiterhin gut bleiben.

Zusätzliches Equipment, das sich für die Aufnahme eines Unternehmens-Podcast eignet:

b. Aufnahme und Schnitt

Ob Sie eine Software zum Schneiden Ihres Unternehmens-Podcast benötigen, ist ebenso abhängig davon, wie Sie ihn gestalten möchten. Haben Sie sich für eine lockerere Gestaltung inklusive Smartphone-Aufnahme entschieden, so ist nicht zwingend ein Schnitt des Unternehmens-Podcast notwendig. Für die Nachbereitung ist es jedoch besonders bei aufwendigeren Aufnahmeprojekten sinnvoll, den Unternehmens-Podcast schneiden zu können, sodass Störgeräusche wie Räuspern, sehr lange Pausen etc. nicht mit in die finale Version kommen. Dafür eignet sich die kostenlose Software Audacity genauso gut wie Adobe Audition.

3. Visuelles und auditives Design des Unternehmens-Podcast

a. Musik (Intro, Outro & Jingles)

Musik ist ein stimmiges Instrument, um dem Unternehmens-Podcast Form zu geben. Zu empfehlen sind hierbei eine Einstiegsmelodie, ein oder mehrere Jingles für zwischendurch und eine wiedererkennbare Ausstiegsmelodie. Sowohl das Intro als auch das Outro, aber besonders die Jingles, untermalen die Regelmäßigkeit des Unternehmens-Podcast und sind nützlich, um die Zuhörer*innen emotional daran zu binden. Für die Produktion solcher kurzen Musikstücke müssen Sie nicht selbst zur Produzent*in werden, sondern können dies auch gut outsourcen. Gegebenenfalls finden sich auch Menschen im Unternehmen, die bereits Erfahrung mit Musikproduktion gesammelt haben und gerne am Entstehen des Unternehmens-Podcast beteiligt sein möchten. An dieser Stelle möchten wir Sie gern auf unseren Podcast zur internen Kommunikation thinkBEYOND aufmerksam machen, in dem die zuvor genannten musikalischen Unterlegungen zu finden sind. Hören Sie doch gern mal rein!

b. Graphische Elemente

Auch wenn das Format des Corporate Podcast in Deutschland und anderswo sehr auf das auditive Erlebnis beschränkt ist, sollte dieser doch in Kombination mit Bildern an die potentiellen Zuhörer*innen gebracht werden. Klassischerweise wäre das Intranet eine gute Verbreitungsmöglichkeit für einen Podcast in der Unternehmenskommunikation. Dort kann die jeweilige Folge begleitend mit einem Bild veröffentlicht werden. Und auch beim Hochladen in der App „hearo“ (mehr Infos weiter unten), welche speziell für Podcasts in der Unternehmenskommunikation entwickelt wurde, eignet sich ein zur jeweiligen Folge passendes Bild. Wenn Sie auf der Suche nach Inspiration sind, finden Sie mit der Suchmaschine Ihres Vertrauens sicherlich einige Beispiele, wie Unternehmens-Podcasts von anderen Firmen bebildert sind.

4. Aufnahmebedingungen beim Corporate Podcast

a. Ruhige Umgebung

Es ist ebenso simpel wie wichtig: Achten Sie bei der Aufnahme des Unternehmenspodcasts unbedingt darauf, dass die Umgebung ruhig ist. Auch eine im ersten Eindruck ruhige Umgebung entpuppt sich nicht zu selten beim späteren Probehören des eigenen Podcast als Sammelsurium an Störgeräuschen, welche man bei der Aufnahme schlichtweg unterschätzt hat. So kann etwa das angekippte Fenster dazu führen, dass das Mikrofon Windgeräusche oder vorbeifahrende Autos aufnimmt. Für eine ruhige Aufnahme des Unternehmens-Podcast beachten:

Fenster geschlossen halten
Teppiche, abgehangene Decken, Bücherregale sind Beispiele für relativ einfache Möglichkeiten, den Schall im Raum mindern zu können
trinken Sie vorher ein Glas Wasser (so kommt es erst gar nicht zum Räuspern)

Wenn Sie Ihre interne Kommunikation verbessern möchten und durch den Einbezug von spontan aufgenommenen Smartphone-Aufnahmen die Interaktion steigern wollen, ist es nicht weiter schlimm, wenn die Aufnahme nicht in gänzlicher Stille aufgenommen wird. Wird jedoch ein etwas ernsthafteres Setting avisiert, sollten die oben genannten Tipps beachtet werden.

b. Remote-Aufnahme des Unternehmens-Podcast

Soll der Unternehmens-Podcast mit externen Gästen aufgenommen werden, sollten auch diese die oben genannten Tipps zur Podcast-Produktion kennen und beachten. Für eine bessere Kommunikation während der Podcast-Aufnahme eignet sich ein Videocall via Zoom, Microsoft Teams o.ä. und ein jeweils verfügbares Mikrofon für alle Gesprächsteilnehmer*innen. Die nötigen technischen Voraussetzungen gilt es, vor der Aufnahme des Unternehmens-Podcast abzuklären und den jeweiligen Gesprächspartner*innen im Vorfeld gegebenenfalls ein Mikrofon zukommen zu lassen.

5. Distribution des Podcasts für interne Kommunikation

a. Die App „hearo“ als Hosting-Service

Bei der Distribution des Unternehmenspodcasts stehen viele Unternehmen vor der Herausforderung, die fertiggestellte Folge an ihre Mitarbeiter*innen zu bringen. Das Hochladen ins Intranet ist nicht gerade kompatibel mit dem sonst üblichen Nutzungsmuster von Podcasts (unabhängig vom Format eines Unternehmens-Podcast). Abhilfe schafft da etwa die App „hearo“, welche genau an dem Problem anknüpft und das Hörerlebnis aus der internen Kommunikation komfortabel auf die Smartphones der Mitarbeiter*innen bringt. Die Vorteile der App „hearo“ für die Distribution des Unternehmens-Podcast sind etwa:

Gezieltes und sicheres Erreichen der Unternehmensangehörigen durch Zugang über das Intranet bzw. den Digital Workspace des Unternehmens
Audioaufnahmen direkt in der App + automatische Optimierung der Sprachqualität
Die Mitarbeiter*innen dort erreichen, wo sie komfortabel Podcasts hören können – etwa auf dem Arbeitsweg oder beim Spazierengehen

Die Anwendungsgebiete eines Unternehmens-Podcasts als Kommunikationskanal in der internen Kommunikation sind außerordentlich vielfältig. Einen möglichen Bereich spricht einer der „hearo“-Gründer selbst an:

„Die Abstimmung mit asynchron arbeitenden Teams: Es gibt Mitarbeiter, die noch nebenbei das Homeschooling betreuen müssen und die nicht zu jeder Tageszeit bei jeder Videokonferenz dabei sein können.“
(Dan Freisem, Geschäftsführer „hearo“)

b. Werbetrommel rühren

Da es sich um einen internen Unternehmens-Podcast handelt und dieser als Kommunikationsmittel ausschließlich im Rahmen der internen Kommunikation verfügbar sein soll, kann mit ihm nicht wie im üblichen Marketing über die Verbreitung in diversen Social Media Plattformen verfahren werden. Hierzu eignet sich vielmehr das Intranet, um dort für den eigenen Podcast entsprechend zu werben. Es kann ebenso zur Strategie der internen Kommunikation gehören, Mitarbeitende als sogenannte Meinungsführer*innen einzusetzen, die ihrerseits wiederum unter den Kolleg*innen Empfehlungen für den Corporate Podcast aussprechen. Nutzen Sie die bestehenden internen Kanäle um auf das neue IK-Medium aufmerksam zu machen!

6. Offen sein für Kritik und Feedback am Unternehmens-Podcast

a. Feedback von Zuhörenden bzw. Mitarbeitenden

Da solch ein Unternehmens-Podcast vom Unternehmen exklusiv für die eigenen Mitarbeiter*innen sein soll, ergibt es auch sehr viel Sinn, diese mit einzubeziehen. Zu viele Köche verderben den Brei, das ist klar – aber ab dem Moment, ab dem die erste Folge veröffentlicht wurde, können Sie die Kolleg*innen um Feedback bitten und so sehen, ob das, was Sie mit dem Unternehmens-Podcast intendiert hatten, auch so ankommt. Es gilt dasselbe, was sonst auch entscheidend für den Erfolg zeitgemäßer (interner) Kommunikation ist: Zuhören ist mindestens genauso wichtig wie das Aussenden eigener Botschaften und Informationen.

b. Die Nörgler*innen überzeugen

In Deutschland sind Corporate Podcasts auf dem Vormarsch und erfreuen sich immer größerer Beliebtheit. Der Nutzen überwiegt in den meisten Fällen die womöglich anfänglich auftretenden Berührungsängste. Dennoch wird es Mitarbeiter*innen geben, die einen eigenen Podcast als Kommunikationsmittel für die interne Kommunikation auch nach längerer Zeit nicht für sonderlich sinnvoll erachten. Diese sollten Sie auch unbedingt gezielt um konstruktives Feedback bitten. Seien Sie sich außerdem darüber bewusst, dass Kommunikationspräferenzen sich naturgemäß von Mensch zu Mensch unterscheiden. Für den Erfolg des Unternehmenspodcasts müssen keineswegs alle Mitarbeitenden zu glühenden Verfechter*innen des neuen Mediums werden. Einige schier unschlagbare Argumente für einen internen Unternehmens-Podcast sind:

Schlagwortsuche: Die Inhalte vom Mitarbeiter-Podcast können (mit der richtigen Lösung) dank automatischer Textdeskription durchsucht und Informationen gezielt wiedergefunden werden.
Wissensspeicher: Mit der Zeit entsteht ein großer Pool zusätzlicher Informationen, welche für das Unternehmen hilfreich und wichtig sein können.
Wissenstransfer: Das Wissen langjähriger Mitarbeitender bleibt dem Unternehmen im Unternehmens-Podcast auch nach deren Ausscheiden erhalten.

7. Fazit

Natürlich muss man als Unternehmen nicht jedem Trend im Marketing oder im Bereich Social Media hinterherrennen. Beim Thema Unternehmens-Podcast ist es jedoch sehr wahrscheinlich, dass Ihnen dadurch viele nützliche Vorteile entgehen. Mit einem Corporate Podcast in Deutschland ist man auf der Höhe der Zeit und vielen anderen Unternehmen einen Schritt voraus in Sachen interne Kommunikation. Mit dem Ausspielen einer einzigen Folge ist es jedoch nicht getan. Auch wenn es womöglich zunächst schleppend voran geht – bleiben Sie am Ball! Nicht selten zahlt sich Beständigkeit am Ende aus.

Wenn Sie Fragen zum Thema Distribution und Bereitstellung eines internen Podcasts für Ihre Unternehmens-Kommunikation haben, wenden Sie sich gerne an das Team von hearo. Für ein persönliches Beratungsgespräch wählen Sie die Telefonnummer 07024 9999 003 (Mo-Fr: 09:00-17:00 Uhr), schreiben dem Team unter info@hearo.net oder über das Kontaktformular. Des Weiteren ist für einen umfassenderen Eindruck auch eine Live-Demonstration der Software möglich.

Diese Corporate Podcast Best Practice dient auch dazu, Ihnen einen ersten Einblick dazu zu geben, wie Sie den Unternehmens-Podcast anwenderfreundlich gestalten und ihn über das Hörerlebnis hinaus für Ihr Unternehmen nutzbar machen können. Innerhalb Ihres Unternehmens-Podcast haben Sie quasi alle Freiheiten der Welt. Toben Sie sich aus und ermöglichen Sie Ihrem Unternehmen, am Puls der Zeit zu bleiben und einen starken Zusammenhalt der Kolleg*innen und damit auch den weiteren Unternehmenserfolg zu begünstigen.