25. Jun 2024

News Strategie

Mit einer BYOD-Strategie und einer Mitarbeiter-App zur effizienten und sicheren internen Kommunikation

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Heute muss die interne Unternehmenskommunikation vor allem flexibel, effizient und sicher sein, um sowohl Mitarbeitenden als auch Arbeitgebern Mehrwerte zu bieten. Nicht nur haben uns die letzten Jahre gezeigt, dass Zusammenarbeit auch remote möglich sein muss. Auch wird digitales Arbeiten mit modernen Lösungen vor allem bei jüngeren Generationen (Stichwort: Gen Z) immer mehr zur Bedingung für einen guten Arbeitgeber.

Die Gen Z – dazu gehören alle Menschen, die zwischen 1995 und 2010 geboren wurden – lässt sich vor allem durch folgende zwei Aspekte in Bezug auf Arbeitsmittel begeistern: Zum einen „[d]ie Verfügbarkeit innovativer und neuer Tools“ und zum anderen „[d]ie Befähigung der Mitarbeitenden, diese auch effektiv zu nutzen“ (Whitepaper Gen Z metafinanz 2023). Überträgt man dies auf die interne Kommunikation, so sollten Arbeitgeber auch hier am Zahn der Zeit bleiben und ihrer Belegschaft moderne und sinnvolle Lösungen bieten, um weiterhin am Arbeitsmarkt attraktiv zu sein.  

Eine Bring-Your-Own-Device-(BYOD)-Strategie bietet bzgl. der internen und mobilen Kommunikation Vorteile sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer:innen.  

Doch was bedeutet BYOD überhaupt?  

BYOD bezeichnet eine Unternehmensstrategie, bei der Mitarbeitende ihre eigenen privaten Geräte wie Smartphones oder Tablets ebenfalls für berufliche Zwecke verwenden. Dies ermöglicht ihnen, auf Unternehmensressourcen wie News, Dokumente und Anwendungen über ihre eigenen Geräte zuzugreifen und somit auf eine effiziente und unkomplizierte Art und Weise zu kommunizieren. 

First Things First: Was sind die Auswirkungen ineffizienter Kommunikation? 

Ineffiziente Kommunikation resultiert bei über einem Viertel der befragten Führungskräfte des „2024 State of Business Communication in Germany“ von statista und grammarly in gestiegenen Kosten. Auch verlorene Aufträge sind für 15% der Führungskräfte das Ergebnis ineffizienter Kommunikation. Kein Wunder: Denn schlechte Kommunikation zieht längere Bearbeitungszeiten und damit einhergehenden Frust bei Kunden und Unternehmenspartnern mit sich.  

Aber auch für Angestellte birgt ineffiziente Kommunikation Risiken. Zum einen berichten Angestellte über verminderte Produktivität und einen erhöhten Stresspegel und zum anderen zieht schlechte Kommunikation auch Unsicherheiten bezüglich anstehender Aufgaben mit sich, so die Studie von statista und grammarly. 

3 Aspekte für effiziente interne Kommunikation 

Effiziente Kommunikation bedeutet, Informationen auf klare, präzise und zielgerichtete Weise zu übermitteln, sodass Missverständnisse minimiert und das Verständnis maximiert werden. Hier sind einige zentrale Merkmale, die effiziente Kommunikation auszeichnen: 

1. Klarheit & Prägnanz: Die zu übermittelnde Botschaft sollte eindeutig und leicht verständlich sein. Darüber hinaus sollten Informationen so knapp wie möglich, aber so umfassend wie nötig vermittelt werden. Überflüssige Details und lange Abschweifungen sind im Sinne der Effizienz zu vermeiden.  

2. Relevanz: Nur relevante Informationen sollten weitergegeben werden, die für den oder die Empfänger:in von Bedeutung sind. Dies verhindert Informationsüberflutung und hält den Fokus auf das Wesentliche. 

3. Zielgruppengerechte Kommunikation: Die Kommunikation sollte zu guter Letzt an das Wissen, die Bedürfnisse und die Erwartungen der Zielgruppe angepasst sein. Dies beinhaltet auch die Wahl des richtigen Kommunikationskanals. Existieren bspw. operative Mitarbeitende, die keinen festen PC-Arbeitsplatz haben und somit über mobile Kanäle erreicht werden müssen? Oder habe ich remote-arbeitende Kolleg:innen im Unternehmen, deren Arbeitsort häufig wechselt? Zur übergreifenden, internen Kommunikation, die jeden Mitarbeitenden ortsunabhängig erreichen soll, ist ein mobiler Kanal wie etwa das Smartphone eine effiziente Lösung. 

Nutzen einer internen Kommunikation über private Geräte der Mitarbeitenden 

Wie bereits erwähnt, sind Smartphones oder Tablets Kanäle, die eine mobile Kommunikation und somit auch deren Effizienz fördern. Wenn diese nicht vom Unternehmen gestellt werden, sondern sich bereits im privaten Eigentum der Mitarbeitenden befinden, bringt das einige Vorteile mit sich.  

Vorteile einer BYOD-Strategie:

• Ortsunabhängige Erreichbarkeit: Durch die Nutzung der eigenen Geräte, können Mitarbeitende von überall aus erreicht werden. Dies ist besonders in Zeiten von Remote-Arbeit und Home-Office von großer Bedeutung. Aber auch operative Mitarbeitende bspw. auf der Baustelle, in der Produktion oder auf einer Station im Krankenhaus können mit BYOD in die Kommunikation eingebunden werden. Da Mitarbeitende vor allem das private Smartphone häufig bei sich tragen, ist eine Reaktion in dringenden Fällen schnell und unkompliziert auch aus der Ferne möglich.
• Produktivitätssteigerung: Mitarbeitende kennen ihre eigenen Geräte besser und sind häufig effizienter bei der Nutzung, da sie sich nicht erst in neue Systeme einarbeiten müssen.
• Mitarbeiterzufriedenheit: Die Bereitstellung von BYOD-Optionen kann die Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigern, da sie ihre bevorzugten Geräte auch für die Arbeit nutzen können. Hierdurch sind sie örtlich und zeitlich flexibel und ihnen wird ein modernes Arbeitsumfeld geschaffen.
• Schnellere Umsetzung: Die wegfallende Einarbeitungszeit bzw. reduzierter Schulungsbedarf durch die Nutzung gewohnter Geräte führt zu einer schnelleren Umsetzung der BYOD-Strategie im Vergleich zur Anschaffung neuer Geräte zur internen Kommunikation.
• Effizienzsteigerung: Natürlich spielen auch Kosten für die Effizienz einer Kommunikationsstrategie eine wichtige Rolle. Unternehmen sparen Kosten für die Anschaffung, Wartung und Updates von Geräten, da diese bereits von Mitarbeitenden getätigt wurden bzw. werden. Auch können sich IT-Abteilungen durch eine BYOD-Strategie stärker auf strategische Aufgaben konzentrieren, da weniger Zeit für die Verwaltung und Unterstützung von Unternehmensgeräten aufwenden müssen.

Wie hängen eine BYOD-Strategie und Datensicherheit zusammen?

Die Einführung einer BYOD-Strategie im Unternehmen bringt eine Reihe von Herausforderungen bzgl. der Datensicherheit mit sich. Zum einen gilt es, Unternehmensdaten wie zum Beispiel Umsatz-Kennzahlen zu schützen, auf die im Sinne der mobilen Zusammenarbeit über die privaten Geräte zugegriffen werden kann und muss. Zum anderen müssen auch personenbezogene Mitarbeiterdaten vor dem Zugriff unbefugter Dritter geschützt werden. 62% der befragten Unternehmen nennen Datenverlust als größtes Sicherheitsrisiko im Zusammenhang mit BYOD (statista; Cybersecurity Insiders 2021). Um diesen Bedenken entgegenzuwirken, gibt es eine Vielzahl an Möglichkeiten.

Welche Apps kommen für BYOD in Frage?

Zunächst sollten Unternehmen sich die Frage stellen, welches (Kommunikations-)Tool bzw. welche App auf den privaten Geräten für berufliche Zwecke zum Einsatz kommen soll. Ist dieses Tool sowohl datenschutzkonform und der Anbieter bspw. für Informationssicherheit gemäß der ISO 27017 zertifiziert? Werden sichere Log-In-Verfahren angeboten, die die Daten innerhalb der App schützen? Eine Möglichkeit, um die interne Kommunikation effizient und vor allem sicher zu gestalten, ist eine Mitarbeiter-App. Die Mitarbeiter-App von d.velop beispielsweise, kann DSGVO-konform auf den privaten Smartphones der Belegschaft genutzt werden. Den Zugriff auf ausgewählte private Dateien auf dem Smartphone erhält die App nur nach vorheriger Zustimmung der Mitarbeitenden. Auf das private Kontaktbuch kann die Mitarbeiter-App nicht zugreifen und auch das gesamte Smartphone wird nicht ausgelesen. Darüber hinaus werden auch Unternehmensdaten geschützt, da ein Zugriff auf betriebsinterne Inhalte nur nach vorheriger Authentifizierung der befugten Personen möglich ist.

Schulungen und eine BYOD-Richtline

Auf der einen Seite gilt es für Arbeitgeber einen genauen Blick auf die richtigen BYOD-Anwendungen zu werfen, sodass diese auch keine Sicherheitsrisiken mit sich bringen. Auf der anderen Seite sollten Mitarbeitende jedoch auch bspw. im Rahmen von Schulungen dafür sensibilisiert werden, verantwortungsbewusst bei der beruflichen Nutzung ihres privaten Smartphones vorzugehen. Werden Passwörter sicher ausgewählt und nicht weitergegeben oder zugänglich aufgeschrieben? Werden Sicherheitsupdates des Smartphones und dessen Apps regelmäßig durchgeführt? Diese und weitere Sicherheitshinweise sollten der Belegschaft bei einer BYOD-Strategie mitgegeben werden. Auch eine seitens des Unternehmens klar formulierte BYOD-Richtline kann dazu beitragen, sowohl die Unternehmensdaten als auch die personenbezogenen Daten auf den privaten Geräten zu schützen. Diese Richtlinie kann bspw. Vorgaben zur Durchführung von (Sicherheits-) Updates oder der Vergabe von Passwörtern enthalten.

Interne Kommunikation & BYOD: sicher, mobil und effizient per Mitarbeiter-App

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine gut durchdachte BYOD-Strategie in Kombination mit einer Mitarbeiter-App maßgeblich dazu beitragen kann, die interne Kommunikation in Unternehmen flexibler, effizienter und sicherer zu gestalten. Die Implementierung von BYOD ermöglicht es Mitarbeitenden, ihre eigenen Geräte für berufliche Zwecke zu nutzen, was nicht nur die Erreichbarkeit und Produktivität erhöht, sondern auch Kosten spart und die Umsetzung beschleunigt. Dennoch dürfen Sicherheitsaspekte nicht vernachlässigt werden. Eine sorgfältige Auswahl der Kommunikations-Tools, Schulungen zur Sensibilisierung der Mitarbeitenden und klare BYOD-Richtlinien sind entscheidend, um Datenschutz und Datensicherheit zu gewährleisten.

Weitere Informationen zu einer BYOD-Strategie, ihren Vorteilen, spannenden Studien zu diesem Thema sowie Umsetzungsmöglichkeiten erhalten Sie im umfassenden „BYOD-Guide: Wie eine Mitarbeiter-App Datensicherheit auf privaten Geräten gewährleistet“.