Wir sprachen mit Dr. Volker Zimmermann, Geschäftsführer von NEOCOSMO, über moderne interne Kommunikation und geeignete Werkzeuge für den organisationsinternen Dialog. Für ihn sind „Intelligente Personalisierung“ und „Mitarbeiterbeteiligung“ zentrale Eckpfeiler einer modernen internen Kommunikation.

Herr Dr. Zimmermann, was müssen aus Ihrer Sicht moderne interne Kommunikation bzw. ihre Werkzeuge leisten, um Mitarbeiter zu erreichen?

Erstens muss ein Unternehmen mit einer modernen Kommunikationslösung möglichst intelligent und personalisiert kommunizieren können. Für Mitarbeiter ist es enorm wichtig, dass sie möglichst passend zu ihrem individuellen Bedarf und ihrem Interesse auf dem Laufenden gehalten werden. Je nach Zugehörigkeit zum Unternehmensbereich, zu einer Gruppe oder zu einem Standort muss die Plattform dazu in der Lage sein, Informationen unterschiedlich auszuspielen und Information Overload zu vermeiden.

Zweitens muss die Kommunikationslösung den Dialog mit den Mitarbeitern fördern. Employee Engagement ist der Fachbegriff dafür. Gerade hier liegt ein Vorteil von Technologie. Denn in vielen Unternehmen kommt der Austausch mit der Belegschaft viel zu kurz – einfach weil die Methoden und Techniken dazu fehlen. Digitale Kommunikationsplattformen liefern das Werkzeug dazu, den Dialog zu fördern.

Was macht denn eine Kommunikationslösung aus Ihrer Sicht besonders geeignet, die Mitarbeiterbeteiligung zu steigern? Worauf kommt es hierbei an?

Plattformen ermöglichen die direkte und die indirekte Einbeziehung der Mitarbeiter in die Kommunikation. Direkt bedeutet, dass Mitarbeiter sich unmittelbar durch Kommentierung von Nachrichten, Beiträge in Diskussionen oder Absetzen von Posts in sozialen Kanälen einbringen können. Aus Erfahrung machen das aber nur 1% der Mitarbeiter. Die indirekte, etwas unbewusstere Beteiligung ist viel wichtiger, denn sie verstärkt die direkte Beteiligung und führt nachher dazu, dass sich doch 5 bis 10% aktiv einbringen: Indirekte Methoden meint zum Beispiel Artikel hervorheben, die viel gelesen werden und zu denen viel diskutiert wird. In die Inhalte integrierte Umfragen, Abstimmungen und interaktive Fragen liefern Feedback, ohne dass ein Mitarbeiter sich explizit in Kommentarform äußern oder sogar namentlich „outen“ muss. Niederschwellige Blogs von Vorständen und Experten schaffen Vertrauen, sind leicht zu lesen, werden gerne geteilt und geliked und reduzieren die Kommunikationsschwelle. Werden all diese Elemente der indirekten Kommunikation mit denen der direkten Kommunikation verbunden, gibt es hohe Verstärkungseffekte. Es entsteht eine positive Rückkopplung und die Beteiligung der Mitarbeiter wird insgesamt deutlich gesteigert.

Wie kommen denn solche Methoden bei den Mitarbeitern an? Ist es eine kulturelle oder technische Frage?

Wenn die Mitarbeiter merken, dass sie sich einbringen können, ist das ein Zeichen der Wertschätzung des Unternehmens den Mitarbeitern gegenüber. Das Unternehmen wird ein Stück weit demokratisiert. Die Lese- und Nutzungsquote wird erhöht. Wir haben mit unserer Plattform PIIPE Unternehmenskunden, die verzeichnen gerade auf ihrem Vorstandsblog, der Teil des News- und Mitarbeitermagazins ist, die meistgelesenen und kommentierten Beiträge. Hier haben die Mitarbeiter das Gefühl, quer über die Hierarchie gehört zu werden und einen Beitrag leisten zu können. Insofern ist es eine Kulturveränderung, die von der Technik getrieben wird. Unternehmen, die ihre Kommunikation interaktiv und dialogorientiert gestalten, schaffen einen Rückkanal von unschätzbarem Know-how. Das kann bis hin dazu führen, dass nutzergenerierte Themenkanäle aufgebaut werden, in denen Mitarbeiter eigene Inhalte beitragen. Ich rede nicht notwendigerweise von Social Software als Teil des Intranets – das ist für mich eher ein Konzept der Gruppenarbeit. Mir geht es darum, die Beteiligung rund um die offizielle Unternehmenskommunikation zu erhöhen. Was heute in News-Magazinen wie Spiegel Online oder FAZ.net möglich ist, sollte auch im Unternehmen passieren: Durch ein offenes, digitales Mitarbeitermagazin, in dem Artikel und Videos nach Themenkanälen strukturiert sind und abonniert werden können, entsteht Interesse und Beteiligung.

Ist das für ein Unternehmen nicht sehr aufwändig?

Natürlich muss die Beteiligung von Mitarbeitern in der Kommunikation moderiert werden. Wenn Mitarbeiter in einem Kommentar Meinungen äußern oder Fragen stellen, dann müssen diese beantwortet werden – entweder von einer Redaktion oder von Kollegen. Wenn Umfragen gepostet werden, dann muss nicht nur das Umfrageergebnis gezeigt werden, sondern auch etwas zum Guten passieren. Platt gesprochen: Wer eine Umfrage über das Kantinenessen macht, der muss das Ergebnis auch in die Essensplanung einfließen lassen. Wenn dies aber sichtbar für den Einzelnen erfolgt, dann zeigt das Unternehmen, dass es ihm auf Meinungsbildung ankommt und erzielt deutliche Effekte.

Für all das braucht es natürlich im Unternehmen entsprechende Fähigkeiten und Kapazitäten. Aber mit einer guten Plattform, die diese Prozesse aktiv unterstützt und auch der Redaktion hilft, die Kommentare und Meinungen zu beantworten und zu bewerten, ist dies am Ende weniger Aufwand als gedacht. Letztlich spart das Unternehmen viel mehr Zeit und Aufwand als es in die klassische interne Kommunikation stecken müsste. Denn es erreicht alle viel schneller, sorgt für Agilität und Meinungsbildung, schafft Aufmerksamkeit für neue Themen und beschleunigt interne Change-Management-Aktivitäten. Eine moderne Kommunikationsplattform mit intelligenten Personalisierungs- und Beteiligungsmöglichkeiten ist ein Investment, das sich schnell amortisiert.

Dr. Volker Zimmermann ist Geschäftsführer von NEOCOSMO – einem Software-Unternehmen aus Saarbrücken, das Kommunikations- und Wissensplattformen für den Digital Workplace entwickelt. NEOCOSMO legt den Schwerpunkt auf modernste User Experience, intelligente Methoden der personalisierten Kommunikation und neue Formen der Mitarbeiterbeteiligung.

moderne interne Kommunikation

Dr. Volker Zimmermann wird am 16. Mai auf der 23. Tagung Interne Kommunikation eine interaktive Round Table Session leiten. Sein Thema: Kommunikation auf Augenhöhe – Mitarbeiterbeteiligung im Digital Workplace. Seien Sie dabei und lassen Sie sich inspirieren.

Zur Tagung Interne Kommunikation