Inwiefern ist Software ein Thema für die interne Kommunikation? Wo kommen IT und HR ins Spiel?

Ricardo Thiele : Für die interne Kommunikation ist Software nur Mittel zum Zweck. Mit dem Intranet beispielsweise verfolgt sie primär das Ziel, aktuelle und relevante Inhalte an die Mitarbeitenden heranzutragen. Im Vordergrund stehen also die Inhalte – aber diese wiederum kommen mit intuitiven Software-Lösungen besonders gut bei den Bezugsgruppen der internen Kommunikation an.

Für IK-Verantwortliche wird Software immer wichtiger, weil sie gemerkt haben, dass moderne Softwarelösungen signifikante Vorteile mit sich bringen. Dies gilt nicht nur in Hinblick auf die Erreichbarkeit der Bezugsgruppen, sondern auch auf eine leichtere, schnellere Pflege. Digitale Medien haben hier und dort aber auch das Nachsehen gegenüber Print-Formaten oder dem persönlichen Kontakt, beispielsweise in Bezug auf Wertigkeit und Wertschätzung. Letztlich gilt: Es kommt auf eine gute Mischung an.

Aus meiner Sicht kann die interne Kommunikation, auch wenn sie die besten Intentionen hegt, nicht für alles verantwortlich sein. Für funktionierende Digitalisierungsprojekte müssen die relevanten Abteilungen – also IK, IT und HR – zusammenkommen und sich das Projekt nach Arbeitspaketen oder vielleicht auch Projektphasen aufteilen. Jede Abteilung sollte sich genau dort einbringen, wo ihre Kompetenzen liegen.

Welches sind deine drei wichtigsten Tipps für die Einführung neuer, innovativer IK-Plattformen? Welches die größten bzw. häufigsten Baustellen?

Ricardo Thiele : Zunächst rate ich dringend dazu, sich die Ziele, die man sich mit einer neuen Plattform setzt, genau vor Augen zu führen und zu verschriftlichen. Dies hilft bereits dabei, die richtige Plattform zu wählen und diese in die bestehende Software-Landschaft optimal einzupassen. Mein zweiter Tipp ist es, möglichst früh die Kolleg*innen zu involvieren – also die zukünftigen Nutzer*innen, nicht nur die verschiedenen Abteilungen. Und zwar nicht nur von der Seitenlinie, sondern wirklich aktiv. Dabei ist es wichtig, eine möglichst heterogene, repräsentative Gruppe einzubeziehen. Darüber hinaus sollten die mit der Einführung einhergehenden Aufgaben unbedingt auf mehrere Schultern verteilt werden, also alle relevanten Akteur*innen involviert werden – inklusive Betriebsrat. Eine wichtige Erkenntnis ist auch, dass ein solches Projekt nicht mit dem Go Live erledigt ist, sondern dass auch nach dem Go Live Ressourcen einzuplanen sind.

 

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Zu den häufigsten Baustellen: Seit ca. ein bis zwei Jahren ist das Zusammenspiel zwischen Microsoft 365 / Microsoft Teams und dem Intranet ein heißes Thema. Da bei vielen Unternehmen Microsoft 365 im Einsatz ist oder die Einführung geplant wird, muss man sich die Frage stellen, wie sich das Intranet im digitalen Arbeitsplatz von Microsoft 365 abgrenzt bzw. wie es bestmöglich mit den anderen Lösungen harmoniert. Bei den Funktionalitäten darf es keine Dopplungen geben und die Nutzerführung muss eindeutig sein. Eine weitere Baustelle ist, dass die Geschäftsführung und das allgemeine Management in vielen Fällen nicht von selbst mit guten Beispiel vorangehen und auch auf der Plattform aktiv sind. Hier sind Hilfestellung und Überzeugungsarbeit geboten.

Welche Schwerpunktbereiche kann bzw. muss Software für die interne Kommunikation abdecken? Welche Arten von Software können dabei unterschieden werden?

Ricardo Thiele : Die relevanten Kategorien von Intranets sind auf der einen Seite die Social Intranets und auf der anderen Seite die Mitarbeiter-Apps. Diese unterscheiden sich sehr stark darüber, dass die Social Intranets den Fokus eher auf die Desktop-Nutzung setzen, also auf diejenigen Mitarbeitenden mit einem festen PC-Arbeitsplatz zielen. Unternehmen mit einem hohen Anteil an Non-Desk-Workers oder mobilen Mitarbeitenden, stellen in der Regel den Zugriff von unterwegs, also via App in den Fokus. Dies bedeutet jedoch nicht, dass Mitarbeiter-Apps nicht auch im Browser geöffnet und genutzt werden könnten.

Eine wichtige Frage ist die, welche Rolle ein Tool wie beispielsweise ein Intranet heute neben einer modernen Kollaborationslösung einnehmen kann und soll. Heute, wo beispielsweise die Chatfunktion integraler und gut umgesetzter Bestandteil der Kollaborationslösung MS Teams ist, wandert eine solche Funktionalität meist nicht mehr ins Intranet. Bleibt die Frage, wofür dann eigentlich das Intranet genutzt werden soll. Aus unserer Sicht lohnt sich ein Intranet dennoch – aufgrund der Möglichkeit, News- und Inhaltsseiten zu erstellen, aber auch aufgrund anderer Anwendungsschwerpunkte wie beispielsweise die Vernetzung und der Austausch durch Mitarbeitenden-Profile und Communities. Hier hat MS Teams einfach nichts anzubieten.

Sind innovative IK-Tools der Schlüssel zu einer stärkeren Innovationsfähigkeit von Unternehmen? Falls ja: warum?

Ricardo Thiele : Auf jeden Fall würde ich das so sehen, auch wenn sie sicherlich nicht der einzige Schlüssel sind. Mit Sicherheit ist moderne Software sehr bedeutsam für die Innovationsfähigkeit. Sie kann alte, verkrustete Top-down Kommunikationswege aufbrechen und auch die Unternehmenskultur verändern, was aus meiner Sicht dann zwangsläufig auch zur Optimierung beziehungsweise zu Innovationen führt. Moderne Software unterstützt also bei Prozessen, der Entwicklung von Produkten und auch der Unternehmenskultur. Es geht nicht zuletzt darum, viele Menschen in die Entwicklung von Innovationen einzubeziehen. Wenn viele Ideen und Meinungen gehört werden, können die Ergebnisse ja nur besser sein. Punkt.

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Wie greifen IK-Tools und Unternehmens-/Kommunikationskultur ineinander? Steht am Anfang eine moderne Unternehmenskultur oder entwickeln die eingesetzten Kommunikationstools die Kommunikationskultur?

Ricardo Thiele : Eine neue Software-Lösung hat das Potenzial, die Art, wie wir arbeiten, miteinander kommunizieren, ja miteinander umgehen, zu verändern. Aus meiner Erfahrung heraus kann ich mit einem Tool einen Kulturwandel herbeiführen beziehungsweise diesen begleiten. Jedoch ist es auch sehr wichtig, dass vor der Einführung die Lücke zwischen der bestehenden Kultur und der Kultur, die das Tool voraussetzt, nicht zu groß ist. Ansonsten ist das Projekt möglicherweise zum Scheitern verurteilt oder es muss ein sehr hoher Aufwand betrieben werden, um es zum Erfolg zu bringen.

 

Über Ricardo Thiele

Ricardo Thiele ist Mitgründer und Geschäftsführer von Kronsteg. Vor seiner Zeit bei Kronsteg war er bereits für zwei Konzerne als Intranet-Projektmanager tätig. Jetzt bringt er diese Expertise in die Kundenprojekte von Kronsteg ein. Sein Praxiswissen teilt er regelmäßig in Blogartikeln unter: https://kronsteg.de/blog/autor/ricardo-thiele/.

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