Software als Tool für die Interne Kommunikation
Interview mit Jan Marius Marquardt von Haiilo.
Welche Rolle spielt Software in der bzw. für die interne Kommunikation (IK)? Was sind dabei die Chancen, was die Grenzen?
Jan Marius Marquardt : Früher dachte man, dass Software nur eine Art Werkzeugkasten für die interne Kommunikation ist. Nach dem Motto: Wer ein gutes Tool hat, kann damit schnell und einfach Artikel schreiben und an die Mitarbeitenden verschicken. Heute wissen wir, dass es bei Software für die interne Kommunikation auf viel mehr ankommt. Denn die interne Kommunikation besteht nicht nur daraus, bestimmte Nachrichten rauszuschicken. Vielmehr müssen sich Unternehmen bemühen ein Miteinander und eine emotionale Nähe aufzubauen. Erst dann fangen die Mitarbeitenden an, sich mit den Inhalten wirklich auseinanderzusetzen und erst dann lässt sich ein Dialog aufbauen. Denn Kommunikation ist heute nicht mehr eindimensional. Plötzlich wird die Software also zu mehr als nur einem Werkzeugkasten. Sie wird zu einer digitalen Heimat, die es schaffen muss, alle Mitarbeitenden abzuholen und emotional zu begeistern. Da kommt es dann auf Dinge wie Usability, ein schickes Design in den Unternehmensfarben und dem richtigen Mix aus Top-down-Kommunikation, sozialen Elementen und Inhalten an. Aber um es auch klar zu sagen: Eine schicke App allein genügt nicht. Es muss Menschen aus der IK und aus dem Rest des Unternehmens (Stichwort Geschäftsleitung) geben, die die Konversation mit den richtigen Inhalten voranbringen.
Welches ist die größte und wichtigste Innovation der letzten Jahre im Bereich der Software für die interne Kommunikation?
Jan Marius Marquardt : Auch wenn es vielleicht offensichtlich klingen mag: Für mich sind es mobile, nativ entwickelte Apps auf dem selben Niveau wie Apps aus der privaten Welt. Alle Mitarbeitenden in Echtzeit mobil über eine einfach zu benutzende App erreichen zu können war und ist ein Game-Changer.
Inwiefern kann Software die interne Kommunikation voranbringen? Geht es nicht in erster Linie um Inhalte und um die Menschen?
Jan Marius Marquardt : Das Ziel sollte immer sein, dass Kommunikation nicht eindimensional erfolgt. Im besten Fall bekommt man in der Firma einen richtigen „Buzz“ hin, also einen fortlaufenden Dialog zu wichtigen Themen, bei dem sich die Mitarbeitenden auch trauen Bottom-up zu kommunizieren. Das ist aber leichter gesagt als getan. Hier kann die richtige Software enorm helfen, indem sie diese Art von Dialog fördert und fordert. Damit meine ich z.B. Benachrichtigungen zum richtigen Zeitpunkt zu senden oder inaktive Mitarbeitende durch automatisierte Trigger wieder zum Beitritt in die Konversation zu locken. Wichtig ist natürlich auch, die Mitarbeitenden dort zu erreichen, wo sie sich tagsüber in der digitalen Welt aufhalten. Interne Kommunikation sollte daher z.B. auch diejenigen erreichen, die viele E-Mails schreiben oder in MS Teams unterwegs sind.
Es gibt Tools für die Zusammenarbeit und Tools für die Kommunikation – werden diese beiden Welten zukünftig zusammenwachsen?
Jan Marius Marquardt : Zumindest nicht technologisch, nein. Die Anforderungen an moderne interne Kommunikation und den internen Austausch wachsen immer weiter. Sie werden spezieller und die Ansprüche der Mitarbeitenden wachsen mit. Das erfordert auch weiterhin spezielle Lösungen. Ich bin jedoch überzeugt, dass es immer bessere Integrationen zwischen den beiden Welten geben wird.
Wie wird die (digitale) Arbeit in der Zukunft aussehen? Was ist eure Vision?
Jan Marius Marquardt : Ich bin überzeugt, dass mittelfristig die aktuellen Kommunikationsmöglichkeiten (Chat, Video-Konferenzen, etc.) nicht ausreichen, um eine hundertprozentige digitale Arbeit zu ermöglichen. Dafür ist es einfach zu umständlich und jeder von uns hat bestimmt schon Erfahrung mit „Zoom-Fatigue“ gemacht. Ich kann mir jedoch gut vorstellen, dass diese Technologien immer besser werden. Ehrlich gesagt frage ich mich, warum es so lange dauert. Ein Beispiel wäre für mich die räumliche Tiefe im Ton von Video-Konferenzen. Warum schaffen es die Tools heute noch nicht, für jede*n Teilnehmer*in einer Video- oder Audio-Konferenz eine andere räumliche Tiefe zu generieren, sodass man sich nicht ständig verbal über den Karren fährt. Durch räumliche Tiefe wäre das Problem, wenn zwei Personen gleichzeitig anfangen zu reden, auf einen Schlag gelöst. Aber dafür würde es vermutlich schon genügen, wenn man die Verzögerung loswerden würde.
Wenn die Technologien besser werden und vielleicht irgendwann sogar das Metaverse gut und kostengünstig für alle funktioniert, dann könnte ich mir durchaus eine überwiegend digitale Zusammenarbeit vorstellen. In so einer Welt ist dann nicht mehr eine moderne Homeoffice-Regelung USP für Arbeitgeber, sondern eine coole physische Arbeitsumgebung die Menschen im realen Leben zusammenbringt.
Jan Marius Marquardt ist Gründer und CEO des Digitalunternehmens Haiilo. Das innovative Tech-Unternehmen ist einer der weltweit größten Anbieter für Social Intranets und Mitarbeiterkommunikation und bietet mit seiner Employee Engagement Cloud alle funktionalen Grundlagen, um die Unternehmenskultur zu verbessern und eine übergreifende Kommunikation am Arbeitsplatz aufzubauen. Insgesamt beschäftigt Haiilo über 300 Mitarbeiter, die von den Standorten Hamburg, London, Helsinki, Atlanta und Paris zusammenarbeiten.
