Auch wenn 75 % der Arbeitgeber*innen Zusammenarbeit und Teamwork als „sehr wichtig“ betrachten, finden 39 % der Arbeitnehmer*innen, dass die Menschen in Ihrem Unternehmen nicht genug zusammenarbeiten.

Es überrascht nicht weiter, dass eine bessere Kommunikation der Team-Mitglieder am Arbeitsplatz oft fantastische Ergebnisse bringt, einschließlich einer fließenderen Team-Bildung, mehr Flexibilität, einer verbesserten Ausrichtung auf das Verhältnis zwischen Mitarbeiter*innen und Firmenleitung, weniger Stress und eine geringere Arbeitslast, sowie eine allgemeine Leistungssteigerung.

Allerdings kann es schwierig sein, diese Ergebnisse zu erzielen. Hier finden Sie fünf Empfehlungen zur Verbesserung der Team-Kommunikation im unruhigen digitalen Arbeitsumfeld unserer Zeit.

Zielgerichtete Kommunikation

Verbesserung Team-Kommunikation

Im Hinblick auf die Kommunikation am Arbeitsplatz ist mehr nicht gleichbedeutend mit besser. Die falsche Art Kommunikation wie z. B. Kaffeeküchenklatsch, führt zu Zeitvergeudung und fördert Konflikte zwischen den Team-Mitgliedern.

Um bedeutungslose oder verletzende Kommunikation zu vermeiden, sollte Sie sich an den folgenden Leitgedanken halten: Jeder Austausch sollte einem klaren Zweck dienen. Nachdem Sie den Zweck eines Austauschs bestimmt haben, sollten Sie sich die folgenden Fragen stellen:

  • An welche Zielgruppe wende ich mich? An die Team-Mitglieder? An leitende Mitarbeiter*innen? An Zuliefer*innen? An Kund*innen?
  • Welches Ergebnis möchte ich erreichen?
  • Muss ich später auf dieses Gespräch zurückkommen oder anderen Einzelheiten darüber berichten?

Wenn Sie sich die Zeit nehmen, diese Fragen zu beantworten, bevor Sie das Gespräch einleiten, können Sie wertvolle Zeit sparen und den Erfolg vorprogrammieren.

Konstruktive Besprechungen

Verbesserung Team-Kommunikation

Die Harvard Business Review berichtet, dass 71 % der befragten Firmen-Manager*innen angaben, dass Besprechungen nicht konstruktiv und ineffizient seien. Diese Zahl ist insofern überraschend, als Besprechungen dazu dienen sollten, Gruppenziele zu vereinheitlichen und die Produktivität der Teams zu verbessern.

Da jeder Austausch einem klaren Zweck dienen soll, sollte dies auch für Besprechungen gelten. Die folgenden Hinweise sollen Ihnen helfen, Ihre Besprechungen auf Kurs zu halten:

  • Besprechungen müssen kurz sein. Beschränken Sie die Dauer auf maximal 50 Minuten, damit die Teilnehmer*innen danach Zeit für ihre sonstigen Aufgaben haben.
  • Bitten Sie nur Team-Mitglieder zu der Besprechung.
  • Erstellen Sie eine detaillierte Tagesordnung und senden Sie sie vor Beginn der Besprechung an alle Teilnehmer*innen.
  • Geben Sie klar und deutlich Ort und Uhrzeit an, entweder einen bestimmten Raum oder eine spezielle App.
  • Bestimmen Sie einen Besprechungsleitenden, der das Gespräch leiten soll.
  • Halten Sie sich während der Besprechung an die vorgegebene Tagesordnung.
  • Fügen Sie wichtige Punkte, die nicht auf der Tagesordnung stehen und während der Besprechung angeschnitten werden, zur Tagesordnung der nächsten Besprechung hinzu.
  • Planen Sie die nächste Besprechung am Ende Ihrer aktuellen Besprechung.

Einzelgespräche

Verbesserung Team-Kommunikation

Manchmal erfordern schwierige Situationen viel Fingerspitzengefühl. In solchen Situationen sind Einzelgespräche oft das beste Mittel, um Missverständnisse zu vermeiden und Zeit zu sparen.

Die Planung eines Einzelgesprächs, sei es persönlich, per Telefon oder mittels Video-Chat, zeigt Ihrem/Ihrer Gesprächspartner*in, dass Sie seine/ihre Zeit zu schätzen wissen. Diese Art Austausch hilft auch dabei, Vertrauen aufzubauen, ehrliches Feedback zu erhalten und die Sichtweise des anderen zu verstehen.

Effiziente Kommunikationswege

Verbesserung Team-Kommunikation

Unabhängig davon, ob Ihr Team in einem konventionellen Büro oder in einem digitalen Arbeitsumfeld arbeitet, können Sie verschiedene Kommunikationswege nutzen, z. B.:

  • Ferngespräche
  • Kurznachrichten
  • E-Mails
  • Instant Messaging
  • Videokonferenzen
  • Kollaborative Apps

Bei der Wahl des Kommunikationswegs sollten Sie den Zweck der Kommunikation, Ihre Zielgruppe und das gewünschte Ergebnis berücksichtigen. Während der Kommunikation sollten Sie sicherstellen, dass Sie das Kommunikationsmittel auf zugängliche und leicht verständliche Weise verwenden. Vergewissern Sie sich, dass jede*r den gewählten Kommunikationsweg kennt und weiß, wie er/sie damit an der Besprechung teilnehmen kann. So sollte z. B. jede*r wissen, wie eine entsprechende App heruntergeladen werden kann. Zusätzlich sollten Sie bei der Kommunikation mit einer Gruppe, zu der auch Mitglieder außerhalb Ihres Core-Teams gehören, darauf achten, keine entfremdenden Insiderwitze oder gruppenspezifischen Jargon zu verwenden.

Fortschritts-Updates

Verbesserung Team-Kommunikation

Jedes Projekt verfügt über konkrete Ziele, Zeitfenster und Meilensteine, die klar und deutlich mitgeteilt werden müssen. Ohne effiziente Team-Kommunikation können Termine verpasst werden, die Mitarbeitenden das Interesse verlieren und die Kunden*innen unter den negativen Folgen leiden.

Wenn Sie eine Liste der festgelegten Ziele, Termine und Meilensteine betrachten, überlegen Sie sich, wer betroffen ist und wer regelmäßig über den Fortschritt informiert werden muss. Wenn Sie Ihre Gruppe erstellt haben, müssen Sie darauf achten, die Mitglieder jedes Mal zu informieren, wenn ein neues Ziel festgelegt wird, ein Meilenstein erreicht ist oder ein Termin verlegt wird. Hochwertige Projektmanagement- oder Mitarbeiter-Intranet-Software kann die Durchführung dieses konkreten Updates vereinfachen.

Eine effiziente Kommunikation bietet Ihren Mitarbeitenden viele Vorteile, die sich auch positiv auf Ihr Unternehmen auswirken. Die Kommunikation am Arbeitsplatz ist insofern wirkungsvoll, als Sie sinnlose Gespräche und ineffiziente Besprechungen vermeiden, die optimalen Mittel zur Mitteilung Ihrer Nachrichten wählen und sicherstellen können, dass all jene, die sie benötigen, regelmäßige Fortschritts-Updates erhalten.

Autor des Beitrags:

Sebastien Ricard ist Mitbegründer und CEO von LumApps. Er leitet den Bereich digitale Lösung für die Kommunikation am Arbeitsplatz.

 

 

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