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Chatbots in der internen Kommunikation: Use Cases, Grenzen und Erfolgsfaktoren

Chatbots in der internen Kommunikation: Use Cases, Grenzen und Erfolgsfaktoren
Bild: Unsplash

Aktuell sind Chat-Bots wie z.B. ChatGPT in aller Munde und Chatbots erobern auch die interne Kommunikation. Immer mehr Unternehmen setzen auf die automatisierten Dialogsysteme, um ihre Mitarbeitenden zu unterst├╝tzen und die interne Kommunikation zu verbessern. Chatbots k├Ânnen dabei als virtuelle Assistenz, Wissensdatenbank oder Feedback-System agieren. Sie helfen dabei, Routineaufgaben zu automatisieren und den Arbeitsalltag zu erleichtern. Doch was sind die konkreten Anwendungsf├Ąlle von Chatbots in der internen Kommunikation und welche Erfolgsfaktoren gilt es bei der Einf├╝hrung zu beachten? Und wie wird sich die Bedeutung von Chatbots in den kommenden Jahren weiterentwickeln?

Ein Anwendungsfall von Chatbots in der internen Kommunikation ist die Automatisierung von Routineaufgaben wie Terminvereinbarungen oder Anfragen zu bestimmten Themen. Dadurch k├Ânnen Mitarbeitende entlastet werden und sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren. Zudem k├Ânnen Chatbots als Wissensdatenbanken dienen, indem sie schnell und einfach auf Unternehmensinformationen zugreifen und sie der Belegschaft zur Verf├╝gung stellen. Nicht zuletzt k├Ânnen Chatbots auch als virtuelle Assistenten agieren und den Mitarbeiter*innen bei Fragen und Problemen zur Seite stehen. Dies gelingt insbesondere mit Blick auf standardisierte Prozesse und Fragestellungen bereits heute sehr gut, etwa im Bereich des Onboardings. Chatbots k├Ânnen dar├╝ber hinaus auch als Feedback-Systeme dienen, indem sie Feedback von Mitarbeitenden sammeln und an die zust├Ąndigen Stellen weiterleiten.

Ein Vorteil von Chatbots ist dabei ihre Verf├╝gbarkeit rund um die Uhr. Mitarbeitende k├Ânnen jederzeit und von ├╝berall aus auf sie zugreifen, was die interne Kommunikation beschleunigt und verbessert. Bei der Einf├╝hrung von Chatbots gibt es jedoch einige Erfolgsfaktoren zu beachten.

  • Klare Ziele definieren: Bevor ein Chatbot eingef├╝hrt wird, sollten klare Ziele definiert werden. Was soll der Chatbot leisten? Welche Aufgaben soll er ├╝bernehmen? Je konkreter die Ziele formuliert sind, desto erfolgreicher wird die Integration des Chatbots in die interne Kommunikation sein.
  • Nutzerfreundlichkeit: Ein Chatbot sollte einfach und intuitiv zu bedienen sein. Die Mitarbeitenden m├╝ssen in der Lage sein, ihn schnell zu verstehen und zu nutzen. Dazu geh├Ârten auch eine ansprechende Gestaltung und eine klare Struktur.
  • Integration in die bestehende Infrastruktur: Der Chatbot sollte nahtlos in die bestehende Infrastruktur integriert werden. Das bedeutet, dass er sich in bestehende Systeme wie das Intranet oder die HR-Software einbinden lassen sollte, um eine reibungslose Kommunikation sicherzustellen.
  • Kontinuierliche Verbesserung: Ein Chatbot ist kein statisches System, sondern sollte kontinuierlich weiterentwickelt und verbessert werden. Dazu geh├Ârt auch, dass Feedback von den Mitarbeitenden eingeholt und umgesetzt wird, um die Qualit├Ąt des Chatbots stetig zu verbessern und eine hohe Akzeptanz zu erreichen.
  • Datenschutz und Sicherheit: Bei der Einf├╝hrung eines Chatbots m├╝ssen auch Datenschutz und Sicherheit ber├╝cksichtigt werden. Der Chatbot sollte beispielsweise sicherstellen, dass vertrauliche Informationen nicht an unbefugte Personen weitergegeben werden. Au├čerdem sollten klare Datenschutzrichtlinien definiert werden.

Wenn die Erfolgsfaktoren ber├╝cksichtigt und die Bed├╝rfnisse der Mitarbeitenden stets in den Fokus gestellt werden, kann ein Chatbot viele Vorteile f├╝r die interne Kommunikation bieten.

In den kommenden Jahren wird die Bedeutung von Chatbots in der internen Kommunikation weiter zunehmen. Die Entwicklung von K├╝nstlicher Intelligenz und Machine Learning wird es erm├Âglichen, dass Chatbots noch leistungsf├Ąhiger, intelligenter und personalisierter werden. Dabei werden Chatbots vermehrt in andere Systeme integriert werden, um eine nahtlose Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen und Systemen zu gew├Ąhrleisten.

Dementsprechend ist zu erwarten, dass die Anwendungsbereiche noch vielf├Ąltiger werden, Chatbots immer komplexere Aufgaben ├╝bernehmen und Mitarbeiteranfragen noch schneller und effektiver beantworten k├Ânnen. Au├čerdem werden sie individuell auf die Bed├╝rfnisse und Interessen der Mitarbeiter eingehen k├Ânnen; auch die Interaktion mit Chatbots wird immer menschen├Ąhnlicher und interaktiver werden, indem emotionale und soziale Signale ber├╝cksichtigt werden. In Kombination mit Technologien wie Augmented Reality (AR) und Virtual Reality (VR) werden Chatbots noch visueller und interaktiver mit Mitarbeitenden kommunizieren k├Ânnen

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