10 Tipps: Mit dieser Checkliste die interne Kommunikation verbessern
Checklisten für die interne Kommunikation gibt es viele. Wer bei Google nach den heißesten Tipps oder Trends für den (internen) Kommunikationserfolg sucht, findet häufig Tipps wie „Nutzen Sie eine Mitarbeiter-App“ oder „Verbannen Sie E-Mails“. Falsch! Für gute interne Kommunikation gibt es keinen Masterplan. Dies ist gleichzeitig das Geheimnis und die Herausforderung für all jene, die ihre interne Kommunikation verbessern wollen. Gute interne Kommunikation erfordert Fingerspitzengefühl, Know-how und persönliche Fähigkeiten wie Offenheit, Empathie und die Fähigkeit zuzuhören. Sie lebt von den Menschen, die miteinander in den Austausch treten – genau aus diesem Grund ist in der Kommunikation nichts in Stein gemeißelt.
Weil das so ist, werden Sie in diesem Artikel keine Empfehlung für Instrumente lesen, die Sie „unbedingt brauchen“, sondern Tipps und einfache Maßnahmen rund um die Gestaltung und Herangehensweise einer modernen und erfolgreichen internen Kommunikation.
Im Folgenden stellen wir Ihnen nun die wichtigsten Tipps vor, mit denen Sie Ihre Interne Kommunikation verbessern können. Dabei geht es um das nötige Know-how und eine moderne, zukunftsweisende Kommunikationskultur.
#1 – Die interne Kommunikation verbessern durch eine konzeptionelle Herangehensweise
Eine gute interne Kommunikation basiert auf einer professionellen Konzeption, bestehend aus Analyse, Strategie und operativer Planung. Wenn die Konzeption beispielsweise ergibt, dass Ihre Bezugsgruppen E-Mails lieben, Sie (die institutionalisierte interne Kommunikation) das Medium gut für Ihre Arbeit einsetzen können und es geeignet ist, ihre Kommunikationsaufgabe zu erfüllen und Ihr Kommunikationsziel zu erreichen, dann sollten sie auch weiterhin auf den bewährten E-Mail-Newsletter setzen.
Was Sie nicht tun sollten: Den schon immer bestehenden Mail-Newsletter aus alter Gewohnheit heraus regelmäßig weiter befüllen oder ihn nur deswegen abschaffen, weil er nicht mehr „en vogue“ ist. Wichtig ist die Herangehensweise: Sie sollten stets zielorientiert denken und genau analysieren – nur so können Sie nachhaltig die interne Kommunikation verbessern. Erst auf dieser Basis wird die Entscheidung über die konkrete Umsetzung der Kommunikation mit ihren Themen, Kanälen und Maßnahmen getroffen. In der Praxis wird das Pferd häufig von hinten aufgezäumt: Die für eine professionelle Konzeption zentralen Schritte der Analyse (Betrachtung des Ist-Zustands) und der Strategischen Planung (Formulierung des Soll-Zustands) werden übersprungen und es wird direkt mit der operativen Umsetzung der Kommunikationsmaßnahmen losgelegt. Das geht zwar schneller, führt aber häufig zu Misserfolgen in der Kommunikation und zu großer Verwunderung, warum die kommunizierten Botschaften nicht zu den Bezugsgruppen durchgedrungen sind.
Damit Sie Ihre interne Kommunikation verbessern, sollten die von Ihnen gewählten Kommunikationsmaßnahmen stets auf sorgfältigen Überlegungen fußen, statt auf Schnellschüssen und kurzerhand zusammen gegoogelten Trends. Denn letztlich wird Kommunikation belanglos, wenn Sie zum Selbstzweck wird.
#2 – Kommunikation als Prozess begreifen – und ökonomisch denken
Kommunikation ist ein Prozess. Wer davon ausgeht, dass eine einmalig kommunizierte Information bei jeder und jedem angekommen sein muss, hat ein Problem. Denn unsere Bezugsgruppen können im Kommunikationsprozess verschiedene Stufen erreichen – welche das sind, hängt von zahlreichen Faktoren ab. Ein Blick in die Praxis zeigt: Während manchen Mitarbeitenden eine Information bekannt ist, haben andere noch nie davon gehört. Während manche Adressat*innen Verständnis zeigen oder gar glühende Verfechter*innen einer neuen Entwicklung sind, haben andere große Vorbehalte oder reagieren gar ablehnend. So unterschiedlich wir Menschen sind, so unterschiedlich sind auch unsere Sichtweisen und Kommunikationsgewohnheiten.
Darum gilt: Damit Sie die interne Kommunikation verbessern, kommt es darauf an, bezugsgruppenorientiert zu kommunizieren – d.h. die richtigen Kanäle und die richtige Ansprache zu wählen sowie Informationen wiederholt und auf verschiedenen Wegen zu spielen. Welche das sind, richtet sich nach den Ergebnissen einer sorgfältigen Bezugsgruppenanalyse. Außerdem sollten sich Verantwortliche der internen Kommunikation stets darüber im Klaren sein, dass sie nicht alle und jede*n werden überzeugen können. Insofern kommt es darauf an, genau zu überlegen, gegenüber welcher Personengruppe ich welches konkrete Kommunikationsziel erreichen möchte, um meine übergeordnete Kommunikationsaufgabe lösen zu können. Kommunikator*innen neigen dazu, sich selbst zu überfordern. In diesem Fall sind Enttäuschungen vorprogrammiert. Letztlich wird das Projekt „interne Kommunikation verbessern“ nur denjenigen gelingen, die sich auf diesem Weg realistische, klare und überprüfbare Ziele setzen.
Auch kommt es darauf an, nicht nur im stillen Kämmerlein die eigene Kommunikation zu planen und umzusetzen, sondern sich das große Ganze anzuschauen: Wie fließen Informationen durch die Organisation, wer kommuniziert auf welche Weise und wer kommuniziert aus welchem Grund vielleicht nicht oder zu wenig. Kommunikator*innen müssen häufig andere mit ins Boot holen, um mit den eigenen Bemühungen erfolgreich zu sein. Eine sorgfältige Analyse und Evaluation helfen dabei, etwaige Probleme zu identifizieren, sodass wir tatsächlich die interne Kommunikation verbessern können, da wir wissen, wo es anzusetzen gilt.
#3 – Dialog, Offenheit und Interaktion schaffen
Gehen Sie nach draußen! Raus aus dem Büro oder Homeoffice, hinein ins Unternehmen. Die Eindrücke und Einblicke innerhalb des eigenen Unternehmens sind neben dem Vertrauen als Basis für unsere Kommunikation und Zusammenarbeit unser höchstes Gut. Moderne Kommunikator*innen sind nicht dauerhaft im Sendemodus, sondern hören zu, regen Austausch und Dialog an, schaffen Interaktion. Heute ist es erklärtes Ziel einer zukunftsweisenden internen Kommunikation, eine aktive Kommunikation der Menschen auf allen Ebenen der Organisation zu erwirken – auch auf die Gefahr hin, dass kritische Themen aufs Tableau kommen und das Agenda Setting somit nicht mehr nur von oben kommt.
Gerade kontroverse Themen sollten als Chance begriffen werden, da sie Kommunikator*innen wertvolle Einblicke ermöglichen und die Chance bieten, diese seitens des Unternehmens aufzugreifen. Die Mitarbeitenden spüren, wenn ihnen zugehört wird und die Themen der internen Kommunikation einen Bezug zu ihrer Lebenswirklichkeit und ihrem Arbeitsalltag besitzen.
Überhaupt gehören die Mitarbeitenden in den Mittelpunkt der internen Unternehmenskommunikation. IK-Verantwortliche sollten sich in ihre Lage versetzen und fragen: Was brauchen die Mitarbeiter*innen bzw. was wünschen sie sich für ihre Arbeit? Welche Hilfestellung – seien es Servicethemen, Orientierung oder Wertschätzung für die geleistete Arbeit – kann die interne Kommunikation bieten? Welche Informationen müssen bereitgestellt werden und welches sind die aktuellen Themen in den einzelnen Bereichen oder an den einzelnen Standorten? Welche Maßnahmen sorgen für ein angenehmes Betriebsklima? Welche Unternehmens- und Kommunikationskultur herrscht vor und welche Kultur braucht es für eine erfolgreiche und respektvolle Zusammenarbeit? Und nicht zuletzt: Mit welchen Arbeitsweisen, Kommunikations- und Kollaborationskanälen lässt sich all dies abbilden? Auf diese Weise lässt sich interne Kommunikation verbessern, denn nicht zuletzt durch Relevanz entsteht die so wichtige Nähe in der Kommunikation.
#4 – Die interne Kommunikation verbessern mit klaren, überprüfbaren Zielen
Interne Kommunikation soll Orientierung bieten, doch häufig ist sie selbst ziellos unterwegs. Studien zeigen regelmäßig, dass ein großer Teil der internen Kommunikator*innen ohne klare Ziele arbeitet – und entsprechend auch ohne Erfolgsmessung. Wer die interne Kommunikation verbessern möchte, muss zunächst erfassen, was konkret verbesserungswürdig ist und wo angesetzt werden kann. Dann gilt es, strategisch vorzugehen und den gewünschten Zustand am Ende des Weges zu skizzieren. Dieser sollte möglichst genau umrissen werden, denn eine strategisch fundierte Herangehensweise setzt, genau wie das Messen von Erfolg, überprüfbare Ziele voraus: SMARTe Ziele.
- Spezifisch: Der angestrebte Zustand muss genau beschrieben sein.
- Messbar: Es müssen klare Kriterien für die Zielerreichung formuliert werden.
- Attraktiv: Es muss klar sein, warum es sich lohnt, das Ziel zu erreichen.
- Realistisch: Die Ziele sollten ambitioniert, aber dennoch erreichbar sein.
- Terminiert: Es muss einen Termin geben, bis zu dem das Ziel erreich werden soll.
Wer nicht weiß, wohin er oder sie gehen möchte, wird irgendwo ankommen und muss damit leben können, überrascht zu werden. Dies kann, aber muss nicht funktionieren. Besser ist es, planvoll vorzugehen und die begrenzten Ressourcen somit ziel- und ergebnisorientiert zum Einsatz zu bringen, damit wir die interne Kommunikation verbessern. Dies eröffnet die Chance, bereits auf dem Weg überprüfen zu können, ob es in die richtige Richtung geht, oder ob es möglicherweise eine Anpassung des Weges bzw. einen Umweg braucht, um zum Ziel zu gelangen.
#5 – Haltung zeigen und Authentizität ausstrahlen
Angesichts der Informationsflut im digitalen Raum und der Tatsache, dass Informationen und Botschaften nahezu inflationär abgesendet werden und sich nicht immer zweifelsfrei bestimmen lässt, welche Intentionen damit verbunden sind, besteht in der heutigen Zeit eine tiefe Sehnsucht nach Haltung. Menschen nehmen sich Persönlichkeiten zum Vorbild, die authentisch dafür stehen, was sie sagen und vorgeben zu sein. Ähnlich ist es mit Organisationen: Wer wie ein Fähnchen im Wind agiert und Haltung lediglich als wohlklingendes Etikett für etwas anderes benutzt, verspielt das Vertrauen. Ohne authentische Werte, Purpose und klare Haltungen können Unternehmen immer weniger begründen, warum man ihnen folgen sollte bzw. warum Mitarbeitende sich für sie einsetzen und mit ihnen identifizieren sollten.
Wer sich als Mitarbeitende*r für das eigene Unternehmen engagiert und sich damit identifiziert, möchte wissen, wofür das Unternehmen steht und welche Werte es vertritt. Entscheidend hierfür ist die Vorbildfunktion der Führungskräfte. Aber auch der Querschnitt der Belegschaft prägt in Zeiten von Corporate Influencern das Gesicht des Unternehmens. Nicht zuletzt Kommunikator*innen brauchen Haltung, um als Motor für Veränderung zu fungieren. So können Sie ihrer Arbeit mehr Gewicht verleihen und dabei helfen, das Unternehmen fit zu machen für die Herausforderungen der Zukunft. Denn Haltung und Authentizität braucht es nicht nur bezogen auf die Inhalte und Botschaften der eigenen Kommunikation, sondern auch auf das Selbstverständnis für die Arbeit als interne*r Kommunikator*in.
#6 – Führungskommunikation mitgestalten und Führungskräfte unterstützen
Erfolgreiche interne Kommunikation braucht die Unterstützung der Führungskräfte im Unternehmen als wichtige Multiplikator*innen. Zu diesem Zweck muss sie selbst die Führungskräfte mit einer gezielten und auf die Bedürfnisse der Führungskräfte ausgerichteten Führungskräftekommunikation (= Kommunikation gegenüber den Führungskräften) unterstützen. Häufig sind die Führungskräfte eine Schwachstelle der internen Kommunikation, da Kommunikator*innen außen vor sind und mit Aufgaben und Verantwortung überladene Führungskräfte die Kommunikation nicht als integralen Teil ihrer Führungsaufgabe begreifen.
Besonders problematisch ist, dass Führungskräfte häufig Betroffene und Verkünder*innen von Veränderungsprozessen zugleich sind – so etwa im Rahmen von New-Work-Initiativen, bei denen sie ihre Führungskompetenzen und eingeübte Hierarchien ein Stück weit selbst abschaffen und auflösen müssen. Problematisch: Führungskräfte können nur dann Inhalte und Positionen authentisch vertreten, wenn sie selbst dahinter stehen. Aus diesem Grund sollte es der internen Kommunikation ein wichtiges Anliegen sein, in enger Zusammenarbeit mit HR die Führungskommunikation ganz besonders in den Blick zu nehmen und die Führungskräfte für ihre Botschaften und Initiativen zu gewinnen.
#7 – Schnell und transparent kommunizieren
„Nichts ist so alt wie die Zeitung von gestern.“ Ähnlich verhält es sich mit Inhalten, die die interne Kommunikation aufgreift, nachdem sie bereits über andere Wege zu den eigenen Bezugsgruppen durchgedrungen sind. Heute kommt es mehr denn je auf Schnelligkeit an, wenn wir die interne Kommunikation verbessern wollen. Häufig liegt Unzufriedenheit mit der internen Kommunikation im Unternehmen in zu langsamen und trägen Informationsflüssen und in intransparenten, ausschließenden Kommunikations- und Verfahrensweisen begründet.
Nun, da sich die Grenzen zwischen interner und externer Kommunikation zunehmend auflösen und Neuigkeiten sich rasend schnell verbreiten, ist die interne Kommunikation mehr denn je gefordert, ihre eigenen Arbeitsweisen neu zu definieren. Zukünftig braucht es Agilität und Schnelligkeit in der eigenen Arbeit genauso wie eine gute Koordination mit der externen Kommunikation. Hierfür geeignet sind beispielsweise Newsroom-Modelle, die Ressourcen bündeln und einen integrierten Kommunikationsansatz verfolgen.
Ein weiterer Weg, schnell zu kommunizieren, ist es, Kommunikationsprozesse und Verfahrensweisen so zu gestalten, dass sie von Anfang an transparent sind. Gelingen kann dies beispielsweise über das Öffnen wichtiger Führungskräftemeetings für die interessierte Betriebsöffentlichkeit. Wenn Mitarbeitende direkt bei der Entstehung von Entscheidungen dabei sein können, muss nicht erst auf das Weitertragen von Informationen in der klassischen Kommunikationskaskade gewartet werden. Selbstverständlich stellen derartige Modelle die Unternehmenskultur vor große Herausforderungen, weswegen sie nicht in jedem Fall geeignet sein dürften.
#8 – Die interne Kommunikation verbessern durch mehr Reichweite
Das Projekt „interne Kommunikation verbessern“ funktioniert nicht zuletzt über eine Vergrößerung der Reichweite. Unternehmen und ihre interne Kommunikation müssen sicherstellen, dass sie die gesamte Belegschaft erreichen können. Dies war nie schwieriger als heute, zumal die moderne Arbeitswelt zunehmend dezentral organisiert ist und flexible Arbeitsmodelle und Organisationsformen an Bedeutung gewinnen. Die Corona-Pandemie hat diesen Trend nochmals massiv verstärkt, weswegen Unternehmen ihren Belegschaften zukünftig auch eine digitale Heimat bieten sollten, in der Kommunikation und Kollaboration eng verzahnt bzw. zentral zugänglich sind.
Wer als Unternehmen einen Teil seiner Belegschaft nicht oder nicht schnell erreichen kann und keine zeitgemäßen Kommunikations- und Kollaborationsplattformen anbietet, hat nicht nur auf dem Arbeitsmarkt ein Problem (Stichwort: Employer Branding), sondern auch in Krisensituationen wie der Corona-Pandemie.
#9 – Vereinfachung und Orientierung bei komplexen Zusammenhängen
Nie war die Welt komplexer als heute. Dies gilt auch für die Arbeitswelt und den Unternehmenskontext. Die Masse an Informationen kann überfordern, Wissenstransfer blockieren und Chaos stiften. Daher ist es insbesondere in der Kommunikation nötig, Komplexität zu reduzieren. Dies kann nicht nur über eine bedachte Themenwahl und bezugsgruppenorientierte Kommunikation der internen Kommunikator*innen gelingen, sondern auch mittels technischer Tools. Personalisierung und Künstliche Intelligenz helfen dabei, einzelnen Mitarbeiter*innen nur die individuell wirklich relevanten Inhalte anzuzeigen und auf diese Weise zu entlasten. Automatisierte Übersetzungen bringen internationale Teams zusammen und senken Hürden für die grenzenlose Zusammenarbeit.
Doch in der Praxis dient die Technik nicht in jedem Fall als Hilfsmittel. Digitale Plattformen für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit können selbst komplex und verwirrend sein, wenn sie nicht nutzerfreundlich gestaltet sind, keine sinnvollen Leitplanken für die Nutzung konzipiert und kommuniziert worden sind und es eine Vielzahl voneinander losgelöster digitaler Lösungen gibt. Moderne Plattformen sind integriert und bieten ein zentrales Zugangs-Portal zur digitalen Welt des Unternehmens – sie bieten eine digitale Heimat.
Neben den technisch lösbaren Aspekten gilt es, für die interne Kommunikation auch mit den eigenen Narrativen, Orientierung zu schaffen und zu erklären, wie die Leistung des Einzelnen das große Ganze ermöglicht. Dies ist eine zentrale Voraussetzung für Identifikation und Teamgeist in unserer dezentralen Arbeitswelt.
#10 – Lebenslanges Lernen für die Mitarbeitenden und die interne Kommunikation
Bleiben Sie auf der Höhe der Zeit! Um den Wettbewerb um die Aufmerksamkeit zu gewinnen, müssen sowohl Kommunikator*innen als auch die Mitarbeitenden als User*innen von digitalen Tools und Plattformen up to date bleiben. Es geht darum, die modernen Kommunikationsgewohnheiten der Menschen auch intern abzubilden, um so die interne Kommunikation verbessern zu können.
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