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Toolbox-Kolumne, Teil 14: Instrumentenmatrix für die Post-Corona-Zeit

Bild: Unsplash

Kolumne „Toolbox” von Ulrike Führmann

Erleichterung liegt in der Luft, dass wir die Begrenzungen der Pandemie bald hinter uns lassen können. Wie sieht es in Ihrer Organisation aus? Arbeiten Sie auch gerade daran, wie die interne Kommunikation in der Post-Corona-Zeit gestaltet werden kann? Wird zum Beispiel hybrides Arbeiten eine neue Herausforderung sein? Was für Regelungen wird es für Mitarbeitende geben, die nicht geimpft sind? Oder planen Sie weiter Kurzarbeit, weil Lieferengpässe weiter bestehen? Egal, was gerade auf Sie zukommt: Bearbeiten Sie die neuen kommunikativen Anforderungen am besten mit einem strategischen Konzept. Ihnen fehlt die Zeit? Dann bewerten Sie in einer Momentaufnahme Ihre Instrumente. Dafür bietet sich die Instrumentenmatrix an.

So funktioniert die Instrumentenmatrix:

Sammeln Sie zunächst alle Instrumente und Medien der internen Kommunikation, für die Sie verantwortlich sind. Die Sammlung können Sie ganz einfach auf einem Blatt Papier oder in einer Datei festhalten. Sie können natürlich auch auf einem virtuellen oder analogen White-Board arbeiten.

Clustern und klassifizieren Sie im nächsten Schritt Ihre Instrumente nach folgenden Kriterien:

  • Sachbezug
  • Sozialbezug
  • Direkte Kommunikation
  • Medial vermittelte Kommunikation

Somit ergeben sich vier Quadranten, in die Sie die aufgelisteten Instrumente eingruppieren:

I. Quadrant: Sachbezug/Direkte Kommunikation

Hierzu gehören alle Instrumente, die in erster Linie auf die Leistungserbringungen und den Unternehmenszweck abzielen. Es geht also vor allem um Sach- und Fachthemen, zu denen direkt kommuniziert wird. Mit „direkt“ ist die unmittelbare, persönliche Kommunikation gemeint, die ohne mediale Vermittlung stattfindet. Hierzu zählen zum Beispiel Gespräche und Besprechungen, Workshops, Town-Hall-Meetings oder Vollversammlungen, Seminare und Großgruppenformate, wie Open Space.

II. Quadrant: Sachbezug/Medial vermittelte Kommunikation

Damit sind alle Instrumente und Medien gemeint, die wie im ersten Quadranten auf die Leistungserbringungen und den Unternehmenszweck abzielen, bei denen aber keine persönliche Kommunikation stattfindet. Dazu gehören alle virtuellen Webgespräche, -meetings und -konferenzen, die Mitarbeiter-App, Podcasts, aber auch Printmedien, wie z. B. die analoge oder digitale Mitarbeiterzeitschrift, Aufkleber oder Plakate.

III. Quadrant: Sozialbezug/Direkte Kommunikation

Nehmen Sie hier alle Instrumente der direkten Kommunikation auf, die einen Sozialbezug haben und die Arbeitsbeziehungen und das Gemeinschaftsgefühl stärken. Hierzu zählen Events, wie z. B. Sommer- oder Herbstfest, Weihnachtsfeier, Lunch-Roulette oder Firmen-Lauftreff.

IV. Quadrant: Sozialbezug/Medial vermittelte Kommunikation

In diesen Quadranten gehören alle Instrumente, die medial organisiert sind und ebenfalls das Gemeinschaftsgefühl stärken sollen. Dazu zählen z. B. virtuelle Kaffeepausen oder Mittagessen, die virtuelle Weihnachtsfeier oder die Yoga-Community im Social Intranet.

Mischformen

Natürlich gibt es Mischformen, z. B. bei der direkten oder der medial vermittelten Kommunikation: So kann ein Town-Hall-Meeting hybrid stattfinden. Während der Chef und ein Teil der Mitarbeitenden direkt aufeinandertreffen, sind andere Personen digital zugeschaltet. Oder ein Medium kann gleichzeitig einen Sach- und Sozialbezug haben, wie z. B. der Pizzatalk mit der Vorständin, in dem in lockerer Atmosphäre dienstliche Themen besprochen werden.

Bewertung der aktuellen Situation

Nachdem Sie die Instrumente einsortiert haben, kann etwas Abstand helfen, um den Blick für die Bewertung zu schärfen. Lassen Sie die Matrix ruhig eine Nacht liegen. Am nächsten Tag können Sie dann Ihre Aufstellung bewerten. Folgende Fragen sind dafür nützlich:

  • Was fällt Ihnen auf? Was überrascht Sie?
  • Stimmt der Mix? Gibt es zum Beispiel einen Quadranten, der leer ist, oder einen Quadranten, in dem es eine Häufung gibt?
  • Passt der Aufwand? Direkte Kommunikation eignet sich für anspruchsvollere Fachthemen sehr gut, für einfachere reicht oft der digitale Austausch.
  • Welche Instrumente sollten auf alle Fälle so bestehen bleiben?
  • Stimmen die Platzierungen? Wo gibt es Änderungsbedarf, z. B. dadurch, dass die Bedürfnisse nach „echten“ Begegnungen gerade besonders groß sind?
  • Welche Instrumente brauchen einen etwas anderen Anstrich, z. B. nach mehr Menschlichkeit oder vielleicht nach mehr Sachlichkeit?
  • Was fehlt noch? Wo sollten sie neue Instrumente etablieren oder alte ersatzlos streichen?

Andere Perspektiven einbringen

Achten Sie bei der Analyse und vor allem bei der Bewertung darauf, dass Sie nicht nur mit Ihrer Brille auf die Matrix blicken, bringen Sie auch andere Perspektiven ein. Das geht am besten in einem (direkten oder digitalen) Mini-Workshop, in dem Sie sich mit Kolleg:innen oder Mitarbeiter:innen austauschen.

Nach der Analyse und der Bewertung kommt der Plan.

Wenn Sie Veränderungen vornehmen wollen, entwerfen Sie einen kleinen Plan mit konkreten Umsetzungsschritten. Warten Sie mit der Umsetzung nicht zu lange. Die Post-Corona-Zeit startet gerade.

Und falls Sie doch merken, dass die Momentaufnahme durch die Matrix nicht ausreicht, entwickeln Sie ein Kommunikationskonzept. So können Sie die Instrumente strategisch ausrichten. Falls Sie noch kaum Erfahrung haben, könnte das digitale Sommercamp der SCM eine Möglichkeit sein, sich „aufzuschlauen“. Sie werden die wichtigsten Grundlagen der Konzeption und vieles mehr erlernen.

Ich wünsche Ihnen einen zuversichtlichen Sommeranfang.

Ulrike Führmann berät und begleitet Unternehmen und Organisationen auf ihrem Weg zu einer wirkungs- und sinnvollen internen Kommunikation, zur Veränderungs- und Teamkommunikation sowie zur Organisationskultur. Sie ist zertifizierte PR- und Change-Managerin, systemische Organisationsentwicklerin (SG) und systemische Supervisorin und Coach (DGSv/SG). Für den INKOMETA-Award für erfolgreiche interne Kommunikation sitzt sie in der Finaljury. Zusammen mit Klaus Schmidbauer hat sie die Praxisbücher „Interne Kommunikation mit Weitblick“ und „Wie kommt System in die interne Kommunikation?“ veröffentlicht. Regelmäßig schreibt sie auf ihrem IK-Blog zu Trends und Themen der internen Kommunikation.

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