Interne Kommunikation in der hybriden Arbeitswelt
Die hybride interne Kommunikation ist auf dem Vormarsch. Mit dem Wandel der modernen Arbeitswelt hin zu mehr Flexibilität und Homeoffice-Möglichkeiten, zu einem engeren digitalen Austausch aller Teile der Belegschaft, ändern sich auch die Formen unserer Kommunikation und Zusammenarbeit.
Doch was genau sind die Gründe für den Trend der hybriden internen Kommunikation? Für die Studienteilnehmer*innen liegt dies auf der Hand: 91,9% sehen das Homeoffice als Treiber Nr.1 für hybride Kommunikationsformate, dicht gefolgt vom standortübergreifenden Austausch (79,8%). Dabei lassen die neuen technologischen Möglichkeiten (85,9% der Befragten geben an, ihr Unternehmen habe seit dem Beginn der Corona-Krise im März 2020 in die technische Infrastruktur für die Mitarbeiterkommunikation investiert!) nicht nur entfernte Standorte mittels hybrider Formate näher zusammenrücken und enger miteinander kommunizieren. Auch die Einbindung aller, auch mobiler Mitarbeiter*innen in die interne Kommunikation ist vielen Unternehmen ein wichtiges Anliegen – 44,4% nennen dies als Treiber für die hybride interne Kommunikation.
Homeoffice und hybride Formate als Game Changer
Die Dominanz des Homeoffice bei den Triebkräften für die hybride Kommunikation erklärt sich nicht zuletzt durch ein anderes Ergebnis der Studie: 95,3% der Befragten erklären, dass ihr Unternehmen zurzeit mehr Homeoffice-Möglichkeiten als vor dem März 2020 anbietet. Die Einbindung von Mitarbeitenden im Homeoffice in die interne Kommunikation ist demnach für fast alle Befragten ein Thema, welches im „New Normal“ erheblich an Fahrt aufgenommen und eine gewisse Dringlichkeit erhalten hat.
Wozu dieser Wandel bis heute geführt hat, lässt sich ebenfalls gut aus der Studie herauslesen: Der größte Teil der Befragten (57,3%) arbeitet und kommuniziert mittlerweile überwiegend hybrid – ergänzt durch persönliche Kommunikation vor Ort. Knapp 10% sind nach eigener Aussage sogar gänzlich hybrid unterwegs und treffen sich nur in Ausnahmefällen in Präsenz. Mit 31,5% nutzt ein nicht unerheblicher Teil die hybride interne Kommunikation und Zusammenarbeit als Ergänzung zum Austausch vor Ort. Der Anteil derer, die nahezu immer vor Ort zusammenarbeiten ist mit 1,6% verschwindend gering.
Medien: Mobil und digital statt analog und gedruckt
Dies hat Auswirkungen auf die eingesetzten Medien und Kommunikationskanäle.
Im hybriden Kontext haben digitale Mitarbeiterversammlungen bzw. Townhalls (82,7% Bedeutung eher gestiegen oder stark gestiegen), Chatgruppen (75,8% Bedeutung eher gestiegen oder stark gestiegen) sowie das Intranet (62,8% Bedeutung eher gestiegen oder stark gestiegen) an Bedeutung gewonnen. Dies sind gleichzeitig auch die drei Kanäle, auf die – laut den Studienteilnehmer*innen – in den meisten Fällen ein Großteil der Mitarbeitenden problemlos und intuitiv über ein mobiles Endgerät zugreifen kann.
Auch Mitarbeiter-Apps (69,8% Bedeutung eher gestiegen oder stark gestiegen) und Podcasts (65,9% Bedeutung eher gestiegen oder stark gestiegen) sind wichtiger geworden und heute – im Vergleich zu den Ergebnissen etwa im Trendmonitor Interne Kommunikation 2022 nahezu doppelt so häufig im Einsatz. Darüber sind externe soziale Medien wie LinkedIn oder Instagram laut 58,5% der Befragten im Aufwind mit Blick auf ihre Bedeutung für die Mitarbeiterkommunikation. Und auch das digitale Mitarbeitermagazin profitiert vom hybriden Setup in der modernen Arbeitswelt – 52,7% attestieren diesem Medium eine gestiegene Bedeutung. Eine leichte Tendenz zu einem Bedeutungszuwachs weisen nach Ansicht der Befragten Newsletter, Digital Signage und E-Mail-Rundschreiben auf.
Eher oder sogar stark an Bedeutung verloren haben insbesondere Kanäle, die nur in Präsenz funktionieren – so etwa Mitarbeiterversammlungen bzw. Townhalls vor Ort (55,9% Bedeutung eher verloren oder stark verloren) oder auch Print-Mitarbeiterzeitungen (42,2% Bedeutung eher verloren oder stark verloren) und das Schwarze Brett (33,9% Bedeutung eher verloren oder stark verloren).
Der Knackpunkt: Die Konzeption hybrider Meeting-Formate
Der Blick auf die Medientrends verspricht vermeintlich simple Lösungen, wenn es um die Umsetzung einer hybriden internen Kommunikation geht. Credo: Den richtigen Medienmix auswählen und schon läuft der hybride Austausch rund. Doch so einfach ist es nicht! Für 45,4% der Befragten ist zum Beispiel die Konzeption eines hybrid wirklich gut funktionierenden Meetings eine große Herausforderung, bei dem ein gleichberechtigter Dialog und Austausch aller Teilnehmenden ermöglicht wird. Fast genauso viele Studienteilnehmer*innen (42,6%) nennen die Konzeption in einem Atemzug mit den technischen Hürden als größte Herausforderung. Lediglich die technischen Aspekte empfinden nur 12% als die größte Herausforderung.
Und die hybride Arbeitswelt besitzt eine weitere Facette, die es zu adressieren gilt: Kommunikation erfolgt heute nicht nur von verschiedenen Orten aus, sondern häufig auch zeitversetzt, also asynchron. Vor diesem Hintergrund haben 36,1% und damit mehr als ein Drittel der Befragten noch Luft nach oben, denn 23,2% dokumentieren Townhalls oder größere Meetings überwiegend nicht, 13% nie. Auf der anderen Seite wird die interne Kommunikation im Rahmen solcher Event-Formate von 22,2% immer und von 41,7% der Befragten überwiegend aufgezeichnet oder protokolliert. An dieser Stelle ergibt sich also ein recht differenziertes Bild.
Der Schlüssel: Multichannel Content, digitale Infrastruktur und Know-how
Um herauszufinden, welche grundlegenden Ansätze zur Professionalisierung der hybriden internen Kommunikation „en vogue“ sind, haben wir die Studienteilnehmer*innen mit einem Gedankenspiel konfrontiert: Sie durften zusätzlich zu ihrem regulären 500.000 EUR on top in die interne Kommunikation investieren, um besser hybrid zu performen. Wofür würden die Befragten das Geld verwenden, damit ihre Botschaften bei allen Mitarbeitenden ankommen? Das Ergebnis spricht für sich: 42,3% und damit die Mehrheit der Befragten würden eine Content-Offensive mit einer Multiformat-Strategie koppeln: Jede*r Mitarbeitende erhält die Infos in den Formaten aufbereitet, die er oder sie am liebsten mag.
22,1% würden hingegen in Top IT-Tools und ein neues Social Intranet investieren, damit die Leute Spaß haben, wenn sie diese Tools benutzen. Fast ebenso viele – 21,2% – würden alle daran interessierten Mitarbeitenden zu Reporter*innen ausbilden, damit sie spannende Geschichten aus dem Unternehmen nach innen oder außen über Intranet und Social Media gut kommunizieren können.
Philipp Bahrt verantwortet bei der SCM – School for Communication and Management in Berlin den Themenbereich Interne Kommunikation. Er ist Chefredakteur des Fachmagazins „BEYOND“ und arbeitet im Rahmen von Vorträgen, Fachbeiträgen und Studien zu verschiedenen Themen rund um die digitale Transformation und ihre Bedeutung für die organisationsinterne Zusammenarbeit. Der studierte Diplom-Volkswirt interessiert sich besonders für die Schnittstellen von effizienten Organisationsstrukturen und wertschätzender, einbeziehender Kommunikation.
Steffen Schier ist Competence Lead Interne Kommunikation bei fischerAppelt. Seit vielen Jahren betreut er Projekte aus der „internen Komm“, welche seiner Meinung nach von Unternehmen mit der gleichen strategischen Sorgfalt und den gleichen Budgets bedacht werden sollte wie die „klassische externe“. Seine Schwerpunkte sind die Themen Corporate Publishing, Social Intranet, Employer Branding und Erfolgsmessung. Zuvor betreute er in der Agentur die Themen Marke, Corporate und Social Media. Schier studierte Germanistik, Geschichte und Politik in Heidelberg und arbeitete währenddessen bei der Tageszeitung „Die Rheinpfalz“ als fester freier Mitarbeiter. Nach seinem Abschluss (M.A.) volontierte er in der Volkswagen Konzernkommunikation und ist seit 2007 bei fischerAppelt.
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Informieren Sie sich auf den Seiten von fischerAppelt in Kürze weiter zu unserer gemeinsamen Studie. Hier erwartet Sie eine ausführliche Auswertung mit weiteren wertvollen Impulsen.
