Mensch. Maschine. Mitteilung? – Wie KI die interne Kommunikation wirklich verändert
Künstliche Intelligenz verändert in rasantem Tempo, wie Unternehmen kommunizieren, Inhalte produzieren und Informationen zugänglich machen. Anwendungen, die vor kurzem noch als Zukunftsvision galten, sind heute bereits Realität: automatisierte Texterstellung, Übersetzungen in Echtzeit, semantische Suchfunktionen oder intelligente Agenten, die Redaktionen entlasten oder Mitarbeiterservices unterstützen. Für die interne Kommunikation eröffnet das neue Möglichkeiten. Zugleich kommen aber auch Fragen nach Strategie, Kompetenz und Kultur auf.
Um ein aktuelles Bild zu gewinnen, haben wir gemeinsam mit fischerAppelt 102 Kommunikationsprofis befragt. Im Mittelpunkt standen der Status quo und die Perspektiven: Welche KI-Funktionen sind bereits im Einsatz? Welche werden derzeit geplant? Welche Ziele verbinden Organisationen mit dieser Technologie? Und wie verändert sich dadurch die Rolle der Kommunikator*innen? Ziel dieser Kurzumfrage ist es, Orientierung zu geben, zwischen Euphorie über neue Effizienzgewinne und Skepsis angesichts offener rechtlicher, organisatorischer und kultureller Fragen.
Text, Suche, Agenten: Wo KI heute schon wirkt
Künstliche Intelligenz ist in der internen Kommunikation längst mehr als ein Zukunftsthema. Schon heute spüren viele Kommunikator*innen den Einfluss. Knapp 60 % sprechen von einer eher oder sehr starken Veränderung der internen Kommunikation durch die KI. Besonders deutlich zeigt sich der Einsatz von KI in Bereichen, in denen Sprache im Mittelpunkt steht. Fast alle Befragten nutzen sie zur Erstellung und Optimierung von Texten (95 %), vielfach auch für Recherche (73 %) und Übersetzungen (61 %). Auch bei der konzeptionellen Arbeit – etwa der Entwicklung von Zielen, Zielgruppen oder KPIs – kommt KI bereits zum Einsatz (59 %). Schritt für Schritt halten zudem Anwendungen wie Wissensmanagement, Redenschreiben oder Personalisierung Einzug.
Neben diesen etablierten Funktionen richtet sich der Blick zunehmend auf Agenten. Mehr als ein Viertel der Befragten arbeitet bereits mit KI-Agenten, weitere 21 % planen den Einsatz noch in diesem Jahr. Am häufigsten werden sie in der Redaktion (71,4 %), Übersetzung und Transkription (57,1 %) sowie Recherche (53,6 %) eingesetzt. Also dort, wo repetitive Aufgaben automatisiert werden können und dadurch Freiräume für inhaltliche Arbeit entstehen.
Dass das Thema in Bewegung ist, zeigt auch die Offenheit gegenüber kommenden Entwicklungen: Über die Hälfte der Teilnehmenden nannte konkrete Anwendungen, die sie in Zukunft für relevant halten. Von Hyperpersonalisierung über Qualitätskontrolle bis hin zu KI-gestützten Mitarbeiterservices. Der Status quo ist damit klar: KI ist in der internen Kommunikation angekommen und entwickelt sich vom punktuellen Tool zum festen Bestandteil der Arbeit.
Effizienz als Leitmotiv, Chancen als Treiber
Wenn es um die Ziele beim Einsatz von Künstlicher Intelligenz geht, zeigt sich ein klares Bild. Für die Mehrheit der Befragten steht die Steigerung von Effizienz (83 %) im Vordergrund. Gleich dahinter folgt die Erwartung, Redaktionen zu entlasten (72 %). An dritter Stelle steht das Ziel, Zielgruppen besser zu erreichen: 45 % der Teilnehmenden versprechen sich von KI, Inhalte gezielter und passgenauer ausspielen zu können. Weitere Nennungen betreffen die schnellere Verteilung von Informationen oder die Förderung von Innovation. Damit wird deutlich, dass KI nicht nur Produktivität steigern, sondern auch die Wirksamkeit interner Kommunikation erhöhen soll.
Doch wie bewerten Kommunikationsprofis den Einfluss von KI insgesamt? Die Haltung ist überwiegend positiv: Jeder Zweite sieht in KI eine große Chance, die entlastet und neue Möglichkeiten eröffnet. Weitere 42 % sind abwägender und erkennen zwar Chancen, aber auch Risiken. Nur eine verschwindend geringe Minderheit betrachtet KI als Bedrohung oder bleibt unentschlossen. Das Bild ist damit eindeutig: Trotz offener Fragen überwiegt der Optimismus, dass KI die interne Kommunikation stärkt und Kommunikatorinnen Raum für strategische Aufgaben verschafft.
KI-Werkzeugkasten: Zwischen Standard und Speziallösung
Bei der Frage nach den konkret genutzten Tools zeigt sich ein klarer Spitzenreiter. Drei von vier Befragten arbeiten mit ChatGPT, häufig als Einstieg in die KI-Nutzung. Dahinter folgen Übersetzungsfunktionen wie DeepL oder Google Translate (62 %). 58 % der befragten Personen nutzen Microsoft Copilot, das insbesondere im Office-Umfeld zunehmend verbreitet ist.
Auffällig ist zudem die Breite der eingesetzten Anwendungen. Ein Fünftel nutzt bereits KI-Funktionen, die direkt in Intranet- oder App-Systeme integriert sind, während spezialisierte Tools wie Claude, Adobe Firefly oder Midjourney bislang eher punktuell zum Einsatz kommen. Auch Google Gemini wird genannt, allerdings von nur 12 %. Mehr als ein Viertel der Befragten gab außerdem „Sonstiges“ an, ein Hinweis darauf, dass in vielen Organisationen eigene Lösungen getestet oder branchenspezifische Tools eingesetzt werden.
Das Gesamtbild zeigt, dass ChatGPT der Türöffner ist, aber die Tool-Landschaft differenziert sich zunehmend aus. KI in der internen Kommunikation bleibt damit kein Monopol einzelner Anbieter, sondern ein Feld, in dem Standardsoftware und kreative Speziallösungen nebeneinander existieren.
Rahmenbedingungen: viel Bewusstsein, wenig Struktur
Auf die Frage, wie gut Unternehmen auf die Integration von KI vorbereitet sind, ergibt sich ein gemischtes Bild. Zwar geben knapp 40 % der Befragten an, gut oder sehr gut aufgestellt zu sein, doch der größte Teil bleibt im Mittelfeld. 42 % sehen ihre Organisation nur „teils/teils“ vorbereitet. Rund 14 % bewerten die Situation sogar als schlecht oder völlig unzureichend. Damit zeigt sich, dass zwar die Bereitschaft da ist, doch vielerorts fehlen noch klare Strategien und Strukturen.
Deutlich ausgeprägter ist das Bewusstsein für Datenschutz und ethische Fragen. Sechs von zehn Befragten berichten, dass in ihrem Unternehmen klare Regeln und Prozesse etabliert sind. Weitere 30 % geben an, dass die Themen zwar berücksichtigt, aber nicht durchgängig beachtet werden. Nur eine kleine Minderheit (6 %) misst ihnen bislang geringe Bedeutung bei. KI wird also nicht mehr isoliert als reine Technologie betrachtet, sondern eingebettet in Fragen von Governance, Sicherheit und Verantwortung, auch wenn die praktische Umsetzung oft noch hinterherhinkt.
Herausforderungen: mehr als nur Technik
So groß die Potenziale von KI auch eingeschätzt werden, die Umsetzung ist von zahlreichen Hürden begleitet. Datenschutz und rechtliche Fragen sind mit Abstand die meistgenannten Herausforderungen. Zwei Drittel der Befragten sehen hier zentrale Unsicherheiten, etwa bei der Frage, welche Daten genutzt werden dürfen oder wie Transparenz sichergestellt werden kann.
Ebenfalls stark ins Gewicht fallen fehlende Kompetenzen. 58 % geben an, dass Know-how und Qualifizierung bislang nicht ausreichen, um KI sinnvoll in der internen Kommunikation einzusetzen. Auch die fehlende strategische Einbettung wird von fast der Hälfte der Befragten als Problem benannt, ein Hinweis darauf, dass KI vielerorts noch als Einzelthema behandelt wird und nicht in eine übergeordnete Kommunikationsstrategie integriert ist.
Andere Hürden wie technische Infrastrukturen (23 %) oder die Skepsis von Mitarbeitenden und Führungskräften (15 %) spielen eine geringere, aber dennoch relevante Rolle. Zusammen ergibt sich das Bild einer Technologie, deren Nutzen zwar erkannt wird, deren Umsetzung jedoch an rechtlichen, organisatorischen und kulturellen Grenzen ins Stocken gerät.
Vom Experiment zur Strategie – ein weiter Weg
Die Ergebnisse der Kurzumfrage zeigen ein klares Spannungsfeld. KI ist in der internen Kommunikation angekommen, aber noch nicht fest verankert. Nahezu alle Befragten nutzen bereits Anwendungen, sei es für Texte, Übersetzungen oder erste Agentenfunktionen. Die Ziele sind klar formuliert: Effizienz steigern, Redaktionen entlasten und Zielgruppen präziser erreichen. Auch die Haltung ist überwiegend optimistisch. Die Hälfte sieht in KI eine große Chance, weitere 42 % zumindest eine teilweise.
Gleichzeitig machen die Zahlen deutlich, dass zwischen Anspruch und Umsetzung noch Lücken bestehen. Die Tool-Landschaft ist vielfältig, doch Strategien, Kompetenzen und Rahmenbedingungen halten nicht immer Schritt. Datenschutz und rechtliche Fragen werden zwar breit diskutiert, stellen aber ebenso wie fehlendes Know-how und mangelnde strategische Einbettung zentrale Barrieren dar.
Damit ergibt sich ein ambivalentes Bild. KI verändert die interne Kommunikation, aber der Weg zu einem nachhaltigen, verantwortungsvollen Einsatz ist noch nicht abgeschlossen. Unternehmen, die schon heute in Governance, Weiterbildung und klare Strategien investieren, werden mittelfristig im Vorteil sein. Denn erst wenn rechtliche Sicherheit, technologische Basis und kommunikative Kultur zusammenspielen, kann KI ihr volles Potenzial entfalten: die interne Kommunikation schneller, relevanter und wirksamer zu machen.
