Viva Copilot – Wirklich ein Game Changer für die Interne Kommunikation?
Das derzeit gehypte Thema Künstliche Intelligenz wird nun, laut Microsoft, auch Einzug in den als Employee Experience Plattform beschriebene Softwarebaukasten Microsoft Viva halten. Wie nicht anders zu erwarten, nutzt Microsoft das aktuelle Momentum durch den enormen Bekanntheitsgrad der sogenannten generativen KI von ChatGPT aus, um die entsprechenden Möglichkeiten (natürlich extra lizenzpflichtig) den eigenen Business-Kund*innen zur Verfügung zu stellen.
ChatGPT ist ein OpenAI-Modell, das zwar vom eigenständigen Unternehmen OpenAI entwickelt wurde und nicht von Microsoft. Microsoft hat jedoch eine Partnerschaft mit OpenAI, um die Technologie in Microsoft-Produkte zu integrieren.
Die Microsoft Viva Suite ist eine Erweiterung der Microsoft 365 Plattform rund um Microsoft Teams, Yammer, SharePoint & Co. Die bekanntesten Tools sind Viva Learning (ein Lernmanagement System), Viva Topics (zum Sammeln und Organisieren von Wissen und Informationen aus verschiedenen Quellen), Viva Insights (zur Analyse der Arbeitsweise der Mitarbeitenden) und Viva Connections (zur nahtlosen Integration von SharePoint basierenden Intranets in Microsoft Teams). Microsoft arbeitet jedoch mit hoher Intensität daran, weitere Viva Tools auf den Markt zu bringen. In Aussicht gestellt oder bereits als Vorschau verfügbar sind beispielsweise Viva Pulse (für sogenannte Puls-Mitarbeiterumfragen) oder Viva Amplify (zum Management Interner Kommunikationskampagnen). Beides Werkzeuge, die gerade für die Unternehmens-IK eine hohe Relevanz bekommen dürften.
Generative KI – Potenzial für die Arbeit der Internen Kommunikation
Die generative KI von ChatGPT kommt in der Microsoft-Welt unter dem Überbegriff „Copilot“ zum Tragen. Ende Februar hat Microsoft bereits für die Office-Plattform Copilot-Funktionen angekündigt und vorgestellt. Diese sollen vor allem bei der Auswertung von Dokumenten und Daten, sowie bei der automatisierten Erstellung von Texten und Grafiken eine Unterstützung für die Mitarbeitenden bieten. Die Möglichkeiten werden hier vom automatisch generierten Antwortvorschlag auf eine Mail, über das Erstellen von Zusammenfassungen von größeren und komplexen Dokumenten bis hin zu automatisch erstellten PowerPoint Präsentationen reichen (generiert aus vorhandenen Textdokumenten, Bildmaterial und Designvorgaben). Wie von Microsoft zu erwarten, wurden hier die Versprechen und Erwartungen sehr hoch aufgehängt. Tatsächlich hätte man, sagen wir noch vor einem Jahr, diese Darstellung sehr skeptisch beurteilt oder sogar für komplett utopisch gehalten. Nachdem aber fast jeder von uns selbst ausprobieren konnte, welche erstaunlichen Fähigkeiten ChatGPT bietet, stellt sich diese Microsoft Ankündigung als gar nicht mehr so utopisch dar.
Nun kommen generative KI-Funktionen unter dem Namen „Copilot“ in die Microsoft Cloud-Welt. Die Betonung liegt hier auf „generativ“, denn KI gibt es bei den Viva Tools schon von Beginn an. Erwähnt sei hier Viva Insights, das personalisierte Vorschläge für jeden Mitarbeitenden generiert, wie man seine Arbeitsweise optimieren kann. Auch die Erstellung von sogenannten Topic-Seiten durch Viva Topics, auf denen Informationen aus unterschiedlichsten Quellen zu einem bestimmten (Wissens-)Thema zusammengeführt werden, ist KI gestützt. Von einer generativen KI spricht man, wenn sie in der Lage ist, selbstständig neue Daten zu erzeugen, die auf den Mustern und Eigenschaften der vorhandenen Daten basieren. Sie kann beispielsweise Texte, Bilder oder Musik eigenständig erstellen.
Nachdem eine wesentliche Aufgabe der Internen Kommunikation darin besteht, Informationen für die Mitarbeiter:innen bereitzustellen, liegt es förmlich auf der Hand, dass hier enormes Veränderungspotential durch die Copilot-Funktionalität vorhanden ist. Die Einschätzung, dass es sich hier womöglich um einen Game Changer für die Aufgabenstellung der IK handelt, ist daher nicht wirklich weit hergeholt. Doch welche Chancen und Risiken sind damit verbunden?
Copilot – Unterstützung und Begleitung im Arbeitsalltag
Zuvorderst muss hier betont werden, dass Microsoft bewusst darauf hinweist, dass der durch die KI generierte Content immer nur einen Vorschlags- und Entwurfscharakter besitzt. Der Name „Copilot“ ist daher durchaus passend und beschreibt die Art der Unterstützung sehr gut. Am Steuer sitzt nach wie vor der Mitarbeitende, aber er kann sich die Arbeit erleichtern, in dem er die Vorbereitung von Texten und Inhalten dem Copiloten überlässt. Das Ergebnis wird mit Sicherheit nicht perfekt sein, so dass es unbesehen veröffentlicht werden kann. Es ist allerdings ein guter Ausgangspunkt, um das Rad nicht komplett neu erfinden zu müssen. Gerade für den klassischen / die klassische Intranet-Redakteur*in dürften sich hier deutliche Effizienz- und Geschwindigkeitssteigerungen ergeben. Besonders davon profitieren sollten vor allem Redakteur*innen, die diese Aufgabe als zusätzlichen „Nebenjob“ bewältigen müssen. Sie publizieren direkt aus den entsprechenden Abteilungen heraus Inhalte und Neuigkeiten und kennen daher den fachlichen Inhalt sehr gut. Jedoch tun sie sich erfahrungsgemäß schwer damit, diese Inhalte so aufzubereiten, dass sie auch von Mitarbeitenden anderer Abteilungen verstanden werden. Es handelt sich dabei schließlich nicht um professionell geschulte Redakteur*innen. An der Stelle könnten Copilot-Funktionen eine große Hilfe darstellen, da sie die „Übersetzung“ bereits bestehender fachlicher Artikel in allgemein verständlich Sprache übernehmen könnten. Das dürfte sowohl die Arbeit der Redakteur*innen erleichtern als auch zu besseren Ergebnissen mit höherer Akzeptanz bei den konsumierenden Mitarbeitenden führen.
Auch bei der Identifikation von Themen, die kommunikativ begleitet und unterstützt werden sollen, kann der Copilot unterstützen. Das könnte eine große Unterstützung für die IK sein, da man auf Themen aufmerksam wird, die man möglicherweise gar nicht auf dem Schirm hatte oder die nur über eine umfassende Mitarbeiterumfrage zu Tage gekommen wären. So wird auch das Social Networking Tool Yammer (künftig unter dem Namen Viva Engage) einen Copilot bekommen, der im Hintergrund die Konversationen in den Communities analysieren und konkrete Vorschläge unterbreiten kann, welche Themen derzeit bei den Mitarbeitenden angesagt sind. Auch bei der Auswertung von Kommentaren und Feedback der Mitarbeiter*innen kann der Copilot eine Hilfe sein und bei Formulierungen unterstützen, bis hin zur Prognose wahrscheinlicher Kommentare und Rückfragen zu einem Beitrag, der sich noch im Entwurfsstadium befindet.
Weitere Ankündigungen: Viva Amplify und Viva Glint
Eine Copilot-Funktion wird unter anderem im bereits angekündigten Tool Viva Amplify, das speziell den / die Intranet-Redakteur*in adressiert, bereitgestellt werden. Amplify ermöglicht es, verschiedene Kommunikationskanäle der Microsoft 365 Welt (E-Mail, Yammer, SharePoint, Microsoft Teams) an einer Stelle zusammen zu führen. So können damit beispielsweise News zentral erstellt, über mehrere Kanäle gleichzeitig publiziert und das Feedback im Nachhinein ausgewertet werden. Der integrierte Copilot kann hierbei nicht nur bei der Generierung von Text unterstützen, sondern z. B. den Inhalt mit Bild und Grafik ergänzen und das Design anhand entsprechender Richtlinien gestalten.
Auch weitere neue Tools, die die Unternehmenskommunikation in ihrer Arbeit unterstützen könnten, sind seitens Microsofts angekündigt und werden mit einem Copilot versehen sein. Ganz aktuell ist hier Viva Glint zu nennen. Glint ist eine bereits bestehende Software-Lösung, die Unternehmen dabei hilft, die Mitarbeiterzufriedenheit und das Engagement zu messen und zu verbessern. Sie wird Teil der Viva Suite.
Wohin geht die Reise für die Interne Kommunikation?
Zusammenfassend lässt sich also sagen: Sollten sich die Ankündigungen von Microsoft auch nur annähernd so in der Praxis bewahrheiten, ist mit erheblichen Änderungen der Arbeitsweise der IK zu rechnen. Damit wird diese zwar mit Sicherheit nicht überflüssig werden, aber sie wird sehr wahrscheinlich mehr und bessere Ergebnisse in kürzerer Zeit liefern können. Vor allem die Arbeitsweise zur Generierung von Content wird sich deutlich verändern. Dass die Technik das Potential dazu hat, ist dabei eigentlich unstrittig, wenn man die aktuellen Entwicklungen der letzten Wochen betrachtet und in die Zukunft hochrechnet.
Aber all das ist natürlich immer unter dem Vorbehalt zu sehen, dass Mitarbeitende und die IK sich ausschließlich in der reinen Microsoft-Tool-Landschaft bewegen. Die Qualität und der Output, den die KI-Tools von Microsoft liefern, steht und fällt mit den Daten und Informationen, die innerhalb der Microsoft Plattform vorhanden sind und erzeugt werden. Dass die Unternehmen sich ausschließlich in der M365 Welt bewegen, würde sich Microsoft mit Sicherheit wünschen, ist aber auch künftig wohl selten der Fall.
Die Auswirkungen auf die Kommunikation insgesamt muss man kritisch beobachten. Die Gefahr eines „Blaseneffekts“ ist durchaus realistisch. Gemeint ist damit das Phänomen, dass die KI möglicherweise nur bestehende Themen und Trends verstärken könnte und man sich damit nur innerhalb der eigenen Gedankenblase bewegt. Dieser Effekt ist von bisherigen KI gestützten Chatbot-Experimenten im Web bekannt. Damit geht das Risiko einher, dass seltene, ungewöhnliche, disruptive und damit aber auch potenziell innovative Ideen und Meinungen unterdrückt werden. Es bleibt abzuwarten, ob sich dieser Effekt auch im Unternehmenskontext einstellt.
Nicht zuletzt gilt es das Thema Datensicherheit im Zusammenhang mit KI-Tools kritisch zu hinterfragen. Microsoft selbst versichert, dass sämtliche Berechtigungs- und Compliance-Regeln auch auf KI gestützte Daten und Informationen Anwendung finden. Zudem, so Microsoft, werden Unternehmensdaten auf keinen Fall für das Training der künstlichen Intelligenz selbst verwendet. Die Daten verlassen somit, auch nicht über Umwege, den geschützten Unternehmenstenant. Trotzdem wird dieser Aspekt angesichts der großen Risiken wohl im Fokus der Aufmerksamkeit bleiben.
Roland Klein ist seit 1999 Managing Partner der Digital Workplace-Agentur IPI GmbH. Durch seine langjährige Erfahrung als Principal Consultant berät er nicht nur Kunden rund um das Thema Digital Workplace und Strategie, sondern ist auch Experte für Intranet-Technologien, allen voran Microsoft 365 und SharePoint. So schlägt er ideal die Brücke zwischen IT und Unternehmenskommunikation. Klein leitet seit Jahren Projekte und ist zertifizierter Projektmanager nach GPM/IPMA.
