Von der Mitarbeiterzeitung zur Mitarbeiterapp: Die Transformation der Internen Kommunikation bei den Stadtwerken München
Die Stadtwerke München (SWM) feiern ihr 125-jähriges Bestehen und stehen gleichzeitig vor großen Veränderungen durch neue Technologien. Mit der Einführung ihres Intranet 4.0 setzen sie ein starkes Zeichen für Innovationskraft und eine zukunftsfähige Interne Kommunikation.
Von top-down zu connected
Die Stadtwerke München stehen seit jeher für die sichere Versorgung mit Strom, Fernwärme, Gas und betreiben den öffentlichen Nahverkehr sowie die Münchner Bäder. 50 % der insgesamt rund 11.000 Mitarbeitenden arbeitet »an der Front«, ob in U- und Tram-Bahnen oder Bussen, im Wasserlabor oder in Kraftwerken. Lange Zeit war unsere Interne Kommunikation stark desktoporientiert. Digitale Townhall-Meetings, interne Podcasts oder Austauschformate waren nur am PC-Arbeitsplatz abrufbar. Die Lösung? Die Einführung des neuen Intranets »SWM connect«, das seit 2022 sowohl als App als auch als Desktop- Variante alle Berufsgruppen erreicht. Die App kann aus den gängigen App Stores auf das private Handy heruntergeladen werden. So können erstmals alle Mitarbeiter*innen über ihre dienstlichen oder privaten Endgeräte auf eine gemeinsame Kommunikationsplattform zugreifen.
Unsere größten Veränderungen dabei:
– BYOD (Bring Your Own Device): Eine Regelung für die freiwillige Nutzung von privaten Handys für dienstliche Zwecke wurde zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat getroffen.
– Dienstliche E-Mail-Adressen für alle: Für den sicheren Log-in erhielten alle Mitarbeitenden eine dienstliche E-Mail- Adresse – digitale Gräben wurden so geschlossen.
– Personalisierte Kommunikation: Wir werden erstmalig der Heterogenität der Zielgruppen gerecht und kommunizieren nicht alles an alle, sondern zielgerichtet: Fahrer*innen erhalten andere Informationen als Führungskräfte in der Verwaltung.
Never change a running system?
Der Umstieg auf »SWM connect« war nicht einfach. Das alte Intranet war beliebt und funktional – zumindest für einige Nutzergruppen. Die Herausforderung bestand darin, den Übergang für erfahrene Nutzer*innen zu begleiten und den Non-Desktop-Worker*innen die Vorteile der neuen Plattform nahezubringen. Die Einführungskampagne verfolgte zwei Hauptziele:
- Kurzfristig: Motivation zum App- Download Den Mitarbeitenden haben wir den Nutzen des neuen Intranets klar und überzeugend anhand konkreter Beispiele (z. B. Zugriff auf die interne Jobbörse oder Mitarbeiter-Benefits) dargestellt.
- Langfristig: Aktive Nutzung des Intranets Alle 11.000 Mitarbeitenden, insbesondere die Non-Desktop-Worker*innen, sollten die Plattform auf ihren dienstlichen oder privaten Smartphones aktiv und freiwillig nutzen.
Kreative Leitidee und Umsetzung
Mit dem Slogan »Ihr verbindet München, wir verbinden euch« stellten wir die Mitarbeitenden in den Mittelpunkt. In enger Zusammenarbeit mit der Belegschaft haben wir alle Projektphasen mit Partizipationsformaten begleitet:
– Projektstart & Analyse: Entwicklung der Leitidee und des Slogans »Ihr verbindet München, wir verbinden euch.«
– Konzeption & Aufbau des Systems: Einbeziehung der Mitarbeitenden von Anfang an, unter anderem durch Beteiligung an der Namensfindung für das neue Intranet. – Go-live & Adoption: Umfangreiche bewusste und aktive Begleitung des Rollouts mit Informationsmaterialien und einer persönlichen Roadshow an acht Standorten.
Bereits sechs Wochen nach dem Go-live waren 76 % der Mitarbeitenden registriert, und 85 % der registrierten Nutzer*innen hatten das Intranet mindestens einmal pro Woche aktiv verwendet.
Mittlerweile sind fast 90 % der Mitarbeitenden registriert und die Nutzung übertrifft den Branchendurchschnitt bei weitem. SWM connect hat nicht nur die Interne Kommunikation revolutioniert, sondern auch wichtige kulturelle Veränderungsprozesse unterstützt. Das neue Intranet erleichtert den Austausch über Abteilungsgrenzen hinweg und fördert eine Kultur des Wissensaustauschs und der Teilhabe.
Persönliche Learnings
• Ein neuer Hauptkanal bedeutet auch für dein Team eine große Veränderung: Begleite den Change auch innerhalb der IK!
• Plattform-Hype ist nicht alles: Die Inhalte bleiben das Herzstück.
• Kenne deine Zielgruppe: Entscheidend ist es, die richtigen Botschaften zielgruppengenau zu verfassen und auszusteuern. Bei uns bedeutete dies, zeitweise auf Türkisch oder Kroatisch zu kommunizieren.
Johanna von Kügelgen leitet die Interne Kommunikation bei den SWM. In dieser Rolle verantwortet sie Inhalte und Plattformen der Mitarbeiter- und Führungskräftekommunikation, berät Bereiche und Geschäftsführung. Ihr Marketing- und Kommunikations-Know-how sammelte sie in der Medienbranche (ARTE, Constantin Medien) in Frankreich und Deutschland.
Interesse geweckt?
In unserem beyond Magazin finden Sie diesen und viele weitere Artikel zu diversen Themen des Intranets und der digitalen internen Kommunikation.
