Von Mitbestimmung und Mitgestaltung: Vorwerks Reise in ein neues Bürogebäude
Ein Umzug verändert Routinen und Zusammenarbeit. Für 550 Mitarbeitende wird er zur kommunikativen Herausforderung.
Die kommunikative Herausforderung
Auf zu neuen Ufern: Nach Jahren im Wuppertaler Mühlenweg steht für etwa 550 Mitarbeiter*innen des Direktvertriebsunternehmens Vorwerk im März 2025 ein Umzug an. Rund 70 Jahre lang war das Verwaltungsgebäude im Mühlenweg – wo das Unternehmen vor über 140 Jahren gegründet wurde – eine zweite Heimat für viele Mitarbeitende, für manche bereits seit über 20 Jahren. Doch das Gebäude hatte das Ende seines Lebenszyklus erreicht, eine neue Lösung musste her. Aus diesem Grund wurde 2020 beschlossen, dass im Rauental das neue „Zuhause“ für die Vorwerk Belegschaft entstehen soll – eine Entscheidung, die bei vielen Fragen und Sorgen auslöst. Viele verbinden zum damaligen Zeitpunkt vor allem positive Gefühle mit dem Mühlenweg.
Erkennbar für alle steht Veränderung an: Weg von Einzelbüros und hin zu offenen, flexiblen Arbeitsplätzen. Kein Familienfoto mehr auf dem Schreibtisch, keine eigene Büropflanze, um die man sich kümmern kann. Einen eigenen, fest zugewiesenen Schreibtisch gibt es schlichtweg nicht. Neue Technik, auf die sich jede*r einstellen darf – oder eben muss. Eine vollständig neue Art der Zusammenarbeit soll durch die neuen Räumlichkeiten entstehen, und mit ihr eine neue Unternehmenskultur.
Von Nutzerworkshops zu Boardingpässen
Das kommunikative Ziel ist klar: Kolleg*innen mitnehmen, Begeisterung und Neugier für das „Projekt Rauental“ wecken. Sorgen zu nehmen, in den Dialog treten. Es sollen positive Assoziationen in Verbindung mit dem bevorstehenden Umzug hervorgerufen werden.
Auf dieser Basis entsteht das kommunikative Konzept rund um die kreative Leitidee der „Reise ins Rauental“: Kommunikationsmaßnahmen werden in einen positiven Kontext gesetzt, sprachlich und inhaltlich werden Beiträge mit Metaphern rund um das Thema Reisen geschmückt.
Verschiedene Maßnahmen werden durchgeführt, wie zum Beispiel:
• Nutzerworkshops: Ganz nach dem Prinzip der Mitbestimmung dürfen Stellvertretende der Bereiche im Rahmen von Workshops ihre künftigen Arbeitswelten aktiv mitgestalten. Wo möchte der jeweilige Bereich verortet sein, mit welchen anderen Bereichen wird eng zusammengearbeitet und wo ist daher eine direkte Nähe sinnvoll? Werden viele vertrauliche Gespräche geführt und sind daher viele Rückzugsmöglichkeiten einzuplanen – oder wird eine offene Gestaltung präferiert? Diese und viele weitere Fragen werden bei der Planung der neuen Arbeitsbereiche berücksichtigt.
• Der Reise-Bildwettbewerb: Als die Mitarbeitenden eines Morgens im Büro ankommen, wartet auf den Schreibtischen im Mühlenweg eine Überraschung besonderer Art auf sie: Kleine grüne Beutelchen mit einer Einladung zum Bildwettbewerb und einem kleinen Set von Klemmbaustein-Männchen. Die besten (Reise-)Bilder mit den Vorwerk Männchen werden im neuen Gebäude im Betriebsrestaurant aufgehängt – ein paar Preise gibt es zudem auch zu gewinnen!
• Regelmäßiger Dialog: Neben regelmäßigen Terminen zum persönlichen Austausch und damit der Möglichkeit, mit Projektbeteiligten in den Dialog zu treten und Fragen zu stellen, wird auch die Austauschmöglichkeit in unserem Social Intranet rege genutzt.
• Nutzerhandbuch: Zusätzlich zu zahlreichen informativen Intranet-Beiträgen haben die Mitarbeitenden vor Einzug ein Dokument erhalten, das gesammelt Informationen zu ihrer künftigen Bürowelt liefert. Neben praktischen Hilfestellungen wie der Bedienung von Lampen oder der Lüftungen, den Öffnungszeiten der Kantine, oder Kontaktdaten von Ansprechpartner*innen, sind darin z. B. auch Restaurant- oder Freizeittipps für die neue Umgebung enthalten. Das digitale Handbuch wurde dabei ganz nach dem kreativen Konzept verteilt: Ein als Stewart verkleideter Host verteilt „Boardingpässe“, die mit QR-Codes zum Nutzerhandbuch führen.
Fazit
Aus kommunikativer Sicht war es eine Kombination mehrerer Faktoren, die zu dazu geführt haben, dass Mitarbeitende sich auf dem Weg „ins neue Zuhause“ mitgenommen gefühlt haben: Die Möglichkeit zum Dialog, die Chance der Mitbestimmung, und viele Maßnahmen mit einem Augenzwinkern, die zur aktiven Teilnahme motiviert und die Vorfreude bei vielen geweckt haben.
Persönliche Learnings
‒ Change-Kommunikation ist ein Prozess, der viel Zeit, Geduld und Hingabe fordert.
‒ Der Dialog ist und bleibt ein wichtiges Instrument, um Mitarbeitende auf die Reise mitzunehmen und Sorgen zu nehmen – oder zumindest zu schmälern.
‒ Change darf Spaß machen! Kommunikationsmaßnahmen mit einem Augenzwinkern haben bei vielen Kollegen Vorfreude geweckt.
Zum Aufgabengebiet von Nicole Wurm gehört vor allem die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit der Vorwerk Gruppe. Kurz nach Eintritt vor über drei Jahren wurde sie jedoch mit dem Herzensprojekt rund um den „Umzug ins Rauental“ betraut, das sowohl externe als auch interne Kommunikation umfasste.
Interesse geweckt?
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