3 Kniffe für die Kommunikation und Zusammenarbeit am digitalen Arbeitsplatz
New Work, Mobile Work und Homeoffice – die Schlagwörter beschreiben gerade den Arbeitsalltag vieler. Was vermehrt im letzten Jahr kurzfristig auf die Beine gestellt wurde, ist jetzt schon fester Bestandteil. Aber sind Sie mit Ihrem digitalen Arbeitsplatz schon da, wo Sie ursprünglich hinwollten? Wie haben sich die Ansprüche an die interne Kommunikation und die digitale Zusammenarbeit in den vergangenen Monaten verändert? Und wie kann es langfristig mit dem digitalen Arbeitsplatz weitergehen?
Wie wird sich die Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen langfristig verändern?
Schließlich ist jetzt schon mehr als ein Jahr vergangen, seit Unternehmen und ihre Mitarbeitenden ins Homeoffice gezogen sind. Und bei vielen beschreibt das mittlerweile den festen Alltag: Aufstehen, Kaffee, ran an den Schreibtisch. Da scheint es fast schon unvorstellbar, irgendwann mal wieder jeden Tag aus der Tür zu gehen, um ins Büro zu fahren. Und tatsächlich stellt sich die Frage: Wird das überhaupt wieder genau so sein? Oder werden wir in einer Mischform mal hier und mal da arbeiten? Und wenn wir mit dem Ort schon flexibel sind, dann ändert sich doch direkt auch die Art, wie wir arbeiten, oder? Das Team sitzt nicht mehr zusammen – jedenfalls nicht physisch. Neue Kolleg*innen werden über Video ins Team geholt und man sieht sich nur noch in 2D. Wie ändert sich da die Zusammenarbeit und Kommunikation untereinander? Wie bleibt das Unternehmen mit den Mitarbeitenden in Kontakt und wie kann es die Mitarbeitenden digital unterstützen?
Wie können Mensch und Technik ein erfolgreiches Team bilden?
Schließlich ist das Bereitstellen von neuen und modernen Tools wie Microsoft Teams und SharePoint die eine Sache. Es kommt aber vor allem auch darauf an, wie die Mitarbeitenden damit umgehen und wie die Tools noch besser auf ihre Bedürfnisse angepasst werden können. Erst wenn hier Klarheit herrscht, gehen die Vernetzung und Zusammenarbeit mit Kolleg*innen, die Kommunikation mit Externen und die individuelle Verwaltung von Aufgaben leicht von der Hand. So einfach ist der Weg hierhin aber gar nicht. Wie also herausfinden, wo gerade noch Luft nach oben ist, wo es schon gut läuft, wo aber auch noch Licht ins Dunkel gebracht werden muss?
Mit einer „Standortbestimmung“ lässt sich abwägen, wo der digitale Arbeitsplatz im eigenen Unternehmen gerade steht und wie sein „Standort“ von den einst gesetzten und vielleicht neu ausjustierten Zielen abweicht. Diese Analyse zwischen Ist- und Sollwert hört sich zunächst vielleicht theoretisch an, trägt in der Praxis aber deutlich dazu bei, die eigenen Ansprüche an die interne Kommunikation zu hinterfragen und bei anstehenden Umsetzungen stets im Hinterkopf zu behalten. Damit gelingt es, im ersten Schritt die passenden Werkzeuge für die veränderte Arbeitsweise der Mitarbeitenden auszuwählen. In einem zweiten Schritt hilft die Kenntnis über die Arbeitsweise, um die besten Wege zu finden, die Mitarbeitenden optimal mit den Werkzeugen vertraut zu machen. Schließlich sollen Mensch und Technik langfristig ein gutes Team bilden. So rechnen sich dann auch die zeitlichen und finanziellen Investitionen aus Sicht der Internen Kommunikation.
Was gehört alles zum digitalen Arbeitsplatz?
Die „Standortbestimmung“ berücksichtigt den digitalen Arbeitsplatz ganzheitlich. Daher müssen all seine Bestandteile berücksichtigt werden. Diese setzen sich zusammen aus:
- Kommunikation,
- Zusammenarbeit,
- Wissen,
- Prozesse.
Grundsätzlich weichen die Bestandteile des digitalen Arbeitsplatzes nur unwesentlich von denen des physischen Arbeitsplatzes ab, jedoch gestalten sie sich jeweils unterschiedlich. Schließlich hängt die Art, wie wir als Menschen miteinander interagieren, davon ab, ob wir uns real oder virtuell gegenüberstehen.
Um herauszufinden, wie sich die Bestandteile durch die Digitalisierung im eigenen Unternehmen gestalten, gibt es drei Kniffe in der „Standortbestimmung“, die sich genau damit beschäftigen.
Kniff 1: Zentrale Fragen beantworten
Kern der Standortbestimmung ist die Beantwortung zentraler Fragen rund um den digitalen Arbeitsplatz und dessen Bestandteilen. Dabei geht es vor allem um Fragen wie diese:
- Wie sieht es mit den Kernprozessen aus? Ist das Unternehmen heute schon weitestgehend digital unterwegs oder wird noch viel mit analogen Mitteln gearbeitet?
- Ist die Unternehmenskultur überhaupt schon bereit für einen modernen Arbeitsplatz?
- Wie funktionierten im Unternehmen der Austausch und die Zusammenarbeit an neuen Ideen und Projekten? Wie kann das auch digital funktionieren?
- Wie sieht es mit dem Intranet aus? Ist die Out-Of-The-Box-Lösung von Microsoft 365 zum Aufbau eines In- und Extranets ausreichend oder bedarf es weiterer anderer Lösungen, um den Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden?
- Wie meistern andere Unternehmen den Wandel am digitalen Arbeitsplatz? Wo kann man sich vielleicht auch etwas „abschauen“?
Mit den Antworten auf die Fragen ergibt sich ein erster Anhaltspunkt für die Richtung, in die der digitale Arbeitsplatz sich auf den vier Ebenen (Kommunikation, Zusammenarbeit, Wissen und Prozesse) weiterentwickeln kann bzw. muss, um die Mitarbeitenden im Arbeitsalltag zu unterstützen.
Kniff 2: Matrix einsetzen
Um die Ist- und Sollanalyse weiter zu schärfen, hilft eine Matrix, in der die verschiedenen Eigenschaften und Kriterien aufgelistet werden, von denen die Bestandteile des digitalen Arbeitsplatzes mitbestimmt werden. Diese Kriterien können dann jeweils für die Gegenwart und die angestrebte Zukunft bewertet werden. Die Matrix im Hinterkopf dient später als eine Art Leitplanke, entlang derer Entscheidungen für bestimmte Maßnahmen in der internen Kommunikation leichter gefällt werden können. Die jeweiligen zu bewertenden Kriterien hängen dabei von den eigenen Zielen für die Digitalisierung ab, lassen sich aber grob in folgende Kategorien einordnen bzw. entsprechend ergänzen:
- digitale Strategie
- digitale Kommunikation
- digitale Zusammenarbeit
- digitale Prozesse und Organisatorisches
- Mitarbeitende und ihre digitalen Fähigkeiten bzw. ihr Wissen
- digitale Kultur
- digitale Kanäle
- digitale Governance
Kniff 3: Best Practices betrachten
Häufig lohnt sich auch die Betrachtung anderer Unternehmen, um zu sehen, wie diese den digitalen Wandel meistern. Schließlich lassen sich aus Best Practices oft auch Ideen für das eigene Unternehmen ableiten. Der Blick ins Innere anderer Unternehmen ist größtenteils aber gar nicht so einfach. Weil das Wissen über typische Herausforderungen und bewährte Lösungen aber maßgeblich zum Erfolg der eigenen Strategie beiträgt, sollte hierbei aus dem Vollen geschöpft werden.
Worauf warten Sie noch?
Also: Wo stehen Sie mit Ihrem digitalen Arbeitsplatz derzeit und wo wollen Sie in Zukunft hin? Nutzen Sie die 3 Kniffe für Ihr eigenes Unternehmen, um daraus Schlüsse für Ihre Strategie zu ziehen. Mit zentralen Fragen, einer Matrix und Best Practices zur Digitalisierung im Unternehmen können Sie in der Internen Kommunikation das Beste für sich herausholen.
Übrigens können Sie die „Standortbestimmung“ auch gemeinsam mit Digital-Workplace-Expert*innen durchführen. Im kostenlosen Workshop „Standortbestimmung“ der GIS knüpfen Sie an die oben genannten Fragestellungen und Kniffe an. Best Practices und Insights aus anderen Unternehmen sind hierbei ein fester Bestandteil. So finden Sie auf innovativem Wege heraus, wo Sie mit Ihrer Digitalisierung am Arbeitsplatz stehen, wo Sie zukünftig hinmöchten und mit welchen Mitteln Sie dabei am besten unterstützt werden können.Carsten Schulz ist Head of Consulting bei der GIS, einem der führenden 360°-Dienstleister für den digitalen Arbeitsplatz in Microsoft 365. Zusammen mit seinem Team berät er Kunden auf dem Weg zum digitalen Arbeitsplatz. Neben der technischen Umsetzung geht es dabei vor allem um den Blick auf die Nutzenden und somit um den sinnvollen Einsatz sowie die Akzeptanz der neuen Technologien.
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