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Das AOK-Intranet – Innovative Lösungen für effektive interne Kommunikation!

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Mit rund 3 Millionen Versicherten ist die AOK die größte Krankenkasse in Niedersachsen, bekannt für erstklassigen Service und ein dichtes Netzwerk von Geschäftsstellen. Um ihren Mitarbeitenden ein zeitgemäßes Arbeitsumfeld zu bieten, entschied sich die AOK für die Modernisierung ihres Intranets, das bisher auf Microsoft SharePoint 2013 basierte. Mit der Zeit änderten sich die Anforderungen der AOK zunehmend und die Umsetzung eines neuen, modernen Intranets wurde angestrebt.

Bild: Alight

Das Ziel war klar definiert: Ein neues, modernes Intranet auf Basis von SharePoint 2019, das nicht nur als interne Informationsplattform dient, sondern auch als leistungsstarkes Wissensmanagement-Tool fungiert. Hierbei sollte das kumulierte Know-How der Mitarbeitenden bei der täglichen Arbeit, beispielsweise im Kundengespräch, zur Verfügung gestellt werden. In enger Zusammenarbeit mit dem Alight-Projektteam wurden die Anforderungen definiert und die Weichen für eine agile Entwicklung gestellt.

Mit der Lösung haben wir ein flaches, cloudfähiges Intranet, das die Organisation in drei Hauptbereiche gliedert, geschaffen. Die Organisationsstruktur, relevante Themenbereiche und ein Kollaborationsbereich ermöglichen einen effizienten Informationsaustausch und eine intuitive Navigation.

Das Intranet der AOK war sehr stark geschachtelt und hierarchisch aufgebaut. Es bestand aus einer Webseitensammlung mit vielen darunter liegenden Pages. Eine moderne und cloudfähige Lösung sieht aber eine flache Struktur mit vielen Gruppierungen von Websites und keinen Unterseiten vor. Entsprechend wurde hier eine On Premise-Lösung mit neuer Struktur realisiert, die dennoch – wie auch das neue Intranet – bereits vollständig cloudfähig ist, um ggf. für einen späteren Wechsel in die Cloud gut aufgestellt zu sein.

Bei der Entwicklung des Intranets wurden viele verschiedene Zusatzmodule entwickelt. Unter anderem ein eigenes Mega Menü, ein Webpart, um Seiteneigenschaften zu ändern, ein Suchcenter, zentral definierte und personalisierbare Favoriten und Quicklinks und viele weitere Bausteine. Auf dieser Basis wurde das Intranet der AOK schrittweise aufgebaut. Die News der AOK wurden in globale News, Bereichsnews und lokale News unterteilt, welche auf der Startseite angezeigt werden können.

Bild: Alight

Mit der MySite, eine Seite in welcher Mitarbeitende sich selbst darstellen können, welche in SharePoint 2019 lediglich in der klassischen Variante verfügbar ist, wurde hier eine eigene Profilseite entwickelt, wodurch die Mitarbeitenden der AOK die Möglichkeit haben ihre Profile in einem modernen „look and feel“ darzustellen.

Die erfolgreiche Umsetzung des Projekts war nur möglich durch eine ausgezeichnete Zusammenarbeit und agile Arbeitsmethoden. Das neue Intranet der AOK Niedersachsen erstrahlt nun im neuen Grün der zentralen Corporate Identity und bildet das Fundament für zukünftige Entwicklungen und Supportmaßnahmen.

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Dr. Ralf Kuhn beschäftigt sich seit 2003 mit dem Entwurf, der Architektur und Entwicklung von Anwendungen auf Basis von Microsoft SharePoint und Microsoft 365. Dabei liegen die Schwerpunkte im Bereich Einführung von modernen Intranets, Dokumentenmanagementsystemen und Kollaborationslösungen.

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