Der Intranet-Markt im Wandel: Aktuelle Entwicklungen und Trends
Betrachten wir die Welt der Intranets, wird schnell klar, dass sie sich in einem permanenten Wandel befindet – wie viele digitale Bereiche. In den letzten Jahren waren Intranets gefragter denn je und gleichzeitig hat sich der Markt der Intranet-Lösungen stark konsolidiert: Viele Softwareanbieter sind verschwunden oder wurden aufgekauft. Doch was steckt dahinter? Welche Trends und Entwicklungen prägen den Markt aktuell und in der Zukunft? Im Marktüberblick bieten wir Aufschluss über genau diese Fragen!
Intranet-Add-ons in der Zwickmühle
Um die aktuellen Entwicklungen auf dem Intranet-Markt besser zu verstehen, schauen wir uns am besten erstmal die verschiedenen Arten von Intranet-Software an. Wir können den Markt grob in vier Kategorien einteilen: Eigenentwicklungen, Social Intranets (z. B. Haiilo oder LumApps), Mitarbeiter-Apps (z. B. Firstup oder Flip) und Add-ons (z. B. Powell). Add-ons sind technische Erweiterungen für bestehende Systeme (wie Share- Point oder Confluence), die deren Funktionalität oder Design erweitern. Da es sich also um einen technischen Aufsatz für ein bestehendes System handelt, sind Add-ons keine eigenständige Intranet-Software.
Dabei ist uns in den letzten ein bis zwei Jahren aufgefallen, dass Add-ons eine immer geringere Daseinsberechtigung haben. Der Grund? Sie bündeln zu viele Nachteile aus den anderen drei Software-Kategorien. Betrachten wir nämlich den Bereich der Eigenentwicklungen genauer, fällt hier negativ auf, dass sowohl für den initialen Entwicklungsaufwand als auch für alle kontinuierlichen Anpassungen sowie die Pflege der Plattform umfangreiches IT-Know-how benötigt wird. Tendenziell neigen Eigenentwicklungen bzw. technisch stark angepasste Lösungen deswegen eher zu einer technischen Instabilität.
Das kann auch bei Add-ons der Fall sein. Werfen wir hingegen einen näheren Blick auf den Bereich der Social Intranets und Mitarbeiter-Apps, zeigt sich hier, dass durch die wiederkehrenden Lizenzkosten tendenziell ein höherer finanzieller Aufwand entsteht. Darüber hinaus sind technische Anpassungsmöglichkeiten stark begrenzt. Speziell diese negativen Aspekte fließen bei Add-ons zusammen. Kein Wunder also, dass viele ehemalige Add-on-Hersteller jetzt auf eigenständige Standard-Intranet-Lösungen setzen, die kein SharePoint oder Confluence voraussetzen – wie wir das zum Beispiel im Fall der Software-Lösungen LumApps oder workai sehen.
Anhaltende Konsolidierung des Marktes
Seit 2020 beobachten wir zudem eine Markt-Konsolidierung: Einige Softwarelösungen sind komplett vom Intranet-Markt verschwunden, wie wir das bei INDEGO, Linchpin Hey oder Workplace from Meta beobachten konnten. Andere wurden aufgekauft, wie zum Beispiel Quiply, Valo oder LiveTiles. Das liegt allerdings nicht daran, dass der Intranet-Markt kleiner geworden ist oder die Umsätze zurückgehen. Im Gegenteil, die Branche wächst weiter und wird voraussichtlich auch in den kommenden Jahren florieren. Dabei konzentriert sich der Markt jedoch zunehmend: Größere Anbieter bekommen mehr Sichtbarkeit und dominieren immer stärker. Unserer Ansicht nach geht diese Entwicklung darauf zurück, dass das Feld mit technisch sehr ähnlichen Produkten überlaufen war. Was auch nicht unbedingt überraschend ist, da sich Intranet-Lösungen eben oft eher in ihren Feinheiten oder in ihrer strategischen Ausrichtung unterscheiden.
DACH-Markt setzt auf heimische Intranet-Lösungen
Darüber hinaus sehen wir, dass auf dem deutschsprachigen Markt hauptsächlich heimische Anbieter dominieren. Internationale Softwareanbieter, wie LumApps und Firstup, sind nur vereinzelt erfolgreich, da Unternehmen oft lokale Anbieter bevorzugen. Woran das liegt? Zuallererst muss gesagt werden, dass speziell die deutschen Intranet-Softwarelösungen auch im internationalen Vergleich technisch mithalten können. Wenn die Lösungen dann hinsichtlich der Funktionalitäten und Preise ähnlich sind, sehen wir immer wieder, dass Unternehmen zu heimischen Anbietern tendieren. So kann z. B. der Support in der Muttersprache und der persönliche Austausch vor Ort stattfinden. Das empfinden viele in der alltäglichen Arbeit als angenehmer und leichter umsetzbar.
Einige Herausforderungen für Microsoft basierte Intranets
Werfen wir einen genaueren Blick auf Microsoft 365- und SharePoint-Intranets, können wir hier feststellen, dass sie im Vergleich zu dezidierten Intranet-Anbietern, welche die Kategorien Social Intranets und Mitarbeiter-Apps bedienen, nicht die erwartete Marktdurchdringung erreicht haben. Microsoftbasierte Intranets sind vor allem für Unternehmen mit geringem Budget und einfachen Anforderungen, wie reine Top-down- Kommunikation und Desktop-Nutzung, interessant. Applikationen wie Microsoft Viva sind zudem komplex und zerklüftet – zur Nutzung werden neben SharePoint mehrere Apps benötigt, wie Viva Connections, Viva Engage und Viva Amplify. Das liegt daran, dass es innerhalb von Microsoft 365 nicht die eine Lösung gibt, mit der alle typischen Intranet-Funktionen abgebildet werden können. Aus diesem Grund werden in der Praxis also mehrere Lösungen miteinander kombiniert. Das kann je nach Anforderungen des Unternehmens Nachteile mit sich bringen: Es gibt keinen zentralen Anlaufpunkt, sondern diverse Oberflächen und Funktionen, die Mitarbeitende für die Nutzung überblicken müssen. White Labeling ist nicht möglich, ein mobiler Zugriff funktioniert nur mittelmäßig über Share- Point oder MS Teams. Außerdem besteht eine Abhängigkeit zu der Produkt- und Update-Politik, die sich in der letzten Zeit immer wieder als unvorhersehbar erwiesen hat und dadurch die Planbarkeit für Unternehmen schwierig machen kann. Und zu guter Letzt sollten Unternehmen bedenken, dass der technische Aufwand für ein solches Projekt durchgängig gegeben ist. Die IT kann das Projekt also nicht in die Hände der Unternehmenskommunikation oder des Marketings geben, sondern muss langfristig Ressourcen dafür bereitstellen. Je nachdem, welche Anforderungen Unternehmen mitbringen, sind Out-ofthe- Box-Intranets also die bessere Wahl!
Die Zukunft gehört den dedizierten Intranet-Lösungen
Auch Eigenentwicklungen oder CMS-basierte Intranets verlieren immer mehr Marktanteile, da sie einen vergleichsweise hohen initialen und langfristigen technischen Aufwand sowie versteckte Kosten mit sich bringen können. Dezidierte Intranets sind hingegen oft einfacher zu implementieren und kommen mit weniger versteckten Kosten aus. Dabei bieten sie eine technisch stabile und benutzerfreundliche Umgebung, die auch mobil via App sehr gut funktioniert. Wir vermuten deswegen, dass Unternehmen in den nächsten zwei bis drei Jahren kaum noch auf Eigenentwicklungen setzen und diese vollständig von dezidierten Intranet-Lösungen abgelöst werden.
Trends der Zukunft
Betrachten wir den Intranet-Markt intensiver, fallen einige weitere interessante Entwicklungen auf. So ist zum Beispiel immer weniger zu übersehen, dass die Grenze zwischen Social Intranets und Mitarbeiter-Apps verschwimmt. Wir vermuten sogar, dass Mitarbeiter-Apps im großen Stil keine Zukunft haben werden, da Social Intranets durch native Apps in der mobilen Nutzung immer stärker werden und dabei deutlich mehr Funktionen anbieten. In der Vergangenheit sind Mitarbeiter-Apps durch ihre mobile Verfügbarkeit hervorgestochen und dieser Vorsprung ist nun einfach nicht mehr gegeben. So ließ sich beobachten, dass Staffbase als einziger Anbieter den Sprung von der Mitarbeiter-App zum vollwertigen Intranet geschafft hat.
Gehen wir weiter zum Thema Softwareauswahl, können wir hier einen Ansatz erkennen, der vom Allgemeinen zum Spezifischen vorgeht. Was das bedeutet? Anstatt direkt konkrete Anforderungen oder spezifische Funktionen zu benennen, sind zunächst grundlegende Fragen zu klären: Warum führe ich ein Intranet ein (Projektziele)? Wofür brauche ich es (Schwerpunkte)? Wie passt es in unsere bestehende Softwarelandschaft (Softwarelandkarte)? Eine methodisch objektive Systemevaluation ist unerlässlich. Unternehmen sollten also bestenfalls nicht voreilig wenige sichtbare Softwarehersteller in die engere Wahl nehmen, sondern die passendste Lösung auswählen. Oberflächliche Vergleiche sind dabei keine solide Grundlage für langfristige Projekte, da Investitionskosten und gebundene Ressourcen zu hoch sind, um leichtfertige Entscheidungen zu treffen.
Darüber hinaus sehen wir Funktionserweiterungen von Social Intranets in Bereichen wie der externen Kommunikation oder dem Employee Engagement. Diese horizontale Diversifikation wird voraussichtlich auch in der nächsten Zeit weiter zunehmen. Dennoch lässt sich hier kein besonders hoher Kundennutzen erkennen, da es für viele dieser spezifischen Anwendungsfälle bereits spezialisierte Softwarelösungen mit Ansätzen gibt, die die Anforderungen von Unternehmen in der Praxis besser erfüllen können!
Außerdem vermuten wir, dass es neue und kleine Intranet- Anbieter auch weiterhin schwer haben werden, sich gegen etablierte Anbieter durchzusetzen: Denn die Entwicklung von Intranet-Software wird immer komplexer und der aktuelle Vorsprung ist groß. Themen wie Integrationen von Drittsystemen und KI erfordern umfangreiche Ressourcen, die kleinere Anbieter oft nicht bieten können. Dennoch kann es erfolgreiche Ausnahmen geben. Diese werden sich dann wahrscheinlich aber erst in zwei Jahren durchsetzen, da Newcomer Zeit benötigen, um sich am Markt zu beweisen. Aktuell sehen wir noch keinen Softwarehersteller, der das Potenzial dazu hat, aber wir halten natürlich weiter die Augen nach spannenden Newcomern offen!
Auch wird die Konsolidierung des Intranet-Marktes vermutlich auch in der nächsten Zeit weitergehen, weitere Softwarehersteller verschwinden oder werden aufgekauft. Hier bleibt ebenfalls mit Spannung abzuwarten, ob große Softwarehersteller aus anderen Märkten, wie zum Beispiel SAP, in den Intranet- Markt einsteigen und Akquisitionen durchführen werden. Unternehmen sollten daher genau überlegen, welcher Anbieter das Potenzial hat, langfristig erfolgreich zu sein. Ist die Konsolidierung fortgeschritten, wird dies zudem auch Auswirkungen auf die Preissetzung haben. Gerade deswegen kann es jetzt sinnvoll sein, sich bei Vertragsverhandlungen möglichst langfristige Konditionen zu sichern.
Und wie geht es weiter auf den ausländischen Märkten? Softwarehersteller wie LumApps und Firstup haben vorgemacht, wie die Expansion funktionieren kann. Deutsche Anbieter werden folgen und verstärkt im Ausland, insbesondere in den USA und dem Vereinigten Königreich, expandieren, um langfristig erfolgreich zu sein und auch dort Marktanteile zu übernehmen. Das hat dann wahrscheinlich auch wieder Auswirkungen auf die Produktentwicklung, die zunehmend internationale Anforderungen berücksichtigen muss.
Unser Fazit: Der Intranet-Markt ist in Bewegung
Aktuell und auch in Zukunft wird der Intranet-Markt weiter in Bewegung bleiben: Während wir eine verstärkte Nachfrage nach modernen Intranet-Lösungen erleben, konsolidiert sich gleichzeitig die Anbieterlandschaft. Viele Unternehmen stehen deswegen vor der Herausforderung, die richtige Intranet-Lösung zu finden, die den aktuellen Anforderungen gerecht wird und langfristig eine solide Basis für die interne Kommunikation und die Vernetzung im Unternehmen bietet.
An der Entwicklung von Add-ons für Plattformen wie Share- Point oder Confluence sehen wir, dass diese zunehmend an Bedeutung verlieren. Eigenentwicklungen und CMS-basierte Intranets sind zudem technisch anspruchsvoll und mit hohen Kosten verbunden, während dedizierte Intranets bereits jetzt eine stabile und benutzerfreundliche Alternative bieten. Social Intranets und Mitarbeiter-Apps verschmelzen in der letzten Zeit immer weiter. Eine gründliche und methodische Systemevaluation ist für Unternehmen außerdem unerlässlich, um langfristig die passende Lösung zu finden und oberflächliche Entscheidungen zu vermeiden.
Insgesamt zeigt sich der Intranet-Markt weiterhin als dynamisch und vielschichtig. Qualitativ hochwertige Produkte setzen sich durch, während der Markt weiter konsolidiert wird. Unternehmen sollten daher bei der Wahl ihres Intranet-Anbieters nicht nur die aktuelle Produktqualität berücksichtigen, sondern auch die langfristige Perspektive und die Fähigkeit des Anbieters, sich an sich ändernde Marktbedingungen anzupassen. Eine strategische Planung und sorgfältige Evaluation sind entscheidend, um langfristig erfolgreich zu sein und die richtige Intranet-Lösung einzuführen!
Ricardo Thiele hat mit Kronsteg seine Mission von mitreißenden Intranets in die Realität umgesetzt. Dabei brachte er seine technische Expertise bereits in über 150 Kundenprojekten ein. So freuen sich u. a. Barmenia, Bistum Hildesheim, Iqony, Pneuhage und die TU Berlin über ein modernes Intranet!
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