Die interne Kommunikation braucht eine Boss-Transformation!
Empowerment der Mitarbeitenden fängt beim Empowerment der internen Kommunikation an.
Was geht es unseren Arbeitnehmer*innen doch gut! Wer durch die Unternehmenswebsites klickt, erkennt schnell, dass alle Unternehmen – ob Mittelstand oder Großkonzern – ihre Mitarbeitenden angeblich in den Mittelpunkt stellen. Wertschätzung und Förderung werden mutmaßlich überall großgeschrieben. Die Frage drängt sich auf: Warum müssen wir in dieser beyond-Ausgabe überhaupt über Empowerment sprechen? Es scheint doch alles bestens zu sein.
Natürlich sieht die Realität anders aus: Der Großteil der Mitarbeitenden fühlt sich alles andere als empowered. Unsere Unternehmen sind voll von unmotivierten Beschäftigten und Silent Quittern. Die interne Kommunikation (IK) trägt bei dieser Entwicklung eine Mitverantwortung, wenn sie es versäumt, die Bindung und Motivation aktiv zu stärken. Und hier sind wir wieder beim Stichwort dieser Ausgabe. Denn um dieses Versäumnis zu verhindern, muss das Empowerment bei der IK selbst beginnen.
Diese Rolle sollte die interne Kommunikation beim Empowerment spielen
Drehen wir den Spieß doch einmal um: Was zeichnet eine empowerte IK-Abteilung aus? Sie tritt mit Rückgrat und strategischem Weitblick auf. Sie fungiert als Bindeglied zwischen Management und Belegschaft und vermittelt die Informationen, Visionen und Werte, die Mitarbeitende benötigen, um engagiert und effektiv zu arbeiten. Eine wirklich empowerte IK geht weit über das bloße Bereitstellen von Informationen hinaus – sie tritt aktiv für sinnvolle und wirkungsvolle Kommunikation ein und fungiert als Multiplikator für die Ziele und Werte des Unternehmens.
Aus Sicht des Managements ist sie strategischer Partner und Berater und arbeitet Hand in Hand mit allen Führungskräften, um die gesamte Belegschaft für die Unternehmensziele zu mobilisieren. Sie hilft dabei, wichtige Botschaften zu formulieren und diese gezielt an verschiedene Zielgruppen weiterzugeben. Ebenso entscheidend ist, dass die IK den Mitarbeitenden eine Stimme gibt – indem sie Feedback strukturiert aufnimmt, an die Führungsebene weiterleitet und dafür eintritt, dass Ergebnisse kommuniziert werden. Nur so kann die IK wirksam die Belegschaft einbinden und die gesamte Kommunikation effizienter gestalten.
Dazu gehört auch, dass die IK klare Wege und Strukturen für die alltägliche Kommunikation schafft, um Überflutung und Reibungsverluste zu vermeiden und die Informationsverbreitung im Unternehmen gezielt zu verbessern. Prozessoptimierung ist hier ein zentraler Hebel: Eine gut durchdachte Struktur sorgt dafür, dass relevante Informationen schnell und zielgerichtet die Empfänger*innen erreichen. Damit wird die IK vom operativen Content-Verteiler zu einer gestaltenden, ordnenden Kraft im Unternehmen.
Zu guter Letzt muss die interne Kommunikation ihre Wirkung messbar machen. So wie das Marketing Leads und der Vertrieb Abschlüsse misst, sollte die IK ihre Erfolge anhand klarer Kennzahlen nachweisen. Wichtige KPIs für die IK könnten etwa Engagement-Raten, die Zielerreichung bei Change-Prozessen oder das Verständnis der Belegschaft für strategische Initiativen sein. Hier geht es darum, konkret darzulegen, was die IK leistet und wie ihr Beitrag auf die strategischen Ziele einzahlt. Denn nur wenn die IK ihren Impact sichtbar macht, kann sie ihren strategischen Wert im Unternehmen beweisen. Es geht nicht darum, „etwas gut zu machen“ – sondern darum, echte Wertschöpfung für das Unternehmen zu erzeugen und zu belegen.
Interne Kommunikation ohne Empowerment kostet Geld
In der Realität lassen IK-Abteilungen eine solche Durchschlagskraft, um die IK als treibende Kraft im Unternehmen zu etablieren, leider oft vermissen. Stattdessen bleibt sie meist operativ und reaktiv. Viele IK-Abteilungen in der DACH-Region sind eher ein internes Schreibbüro, das Inhalte verpackt und Botschaften aufbereitet, ohne wirklich strategisch zu agieren. Das Ergebnis ist oft handwerklich gut gemachte Kommunikation mit unklarer Wirkung. Ein Praxisbeispiel ist hier die klassische Mitarbeitendenzeitschrift: Sie wird mit viel Aufwand erstellt, in die Postfächer gelegt – und dann ist unklar, wer sie eigentlich gelesen hat. Und noch viel unklarer, welche Wirkung der Content bei den Lesenden tatsächlich erzeugt hat.
Gerade in Zeiten ständigen Wandels reicht es aber nicht, gut gemeinte Botschaften zu versenden. Die interne Kommunikation muss einen echten, messbaren Mehrwert für die Mitarbeitenden schaffen. Denn jede noch so kleine Verbesserung spiegelt sich in klaren Zahlen wider. Studien zeigen, dass Mitarbeitende jährlich zwischen 277 und 507 Stunden durch ineffektive Kommunikation verlieren. Das ist ein beträchtlicher Stapel Kosten pro Mitarbeitendem.
Eine empowerte IK kann diesen Verlust reduzieren, indem sie Kommunikationsprozesse optimiert und gezielte Informationskanäle aufbaut. Sie hält die potenziellen Hebel in den Händen, um einen echten, in Euro messbaren Impact zu erzielen und sich von der Kostenstelle für Feelgood-Content zu einer strategischen Investition zu entwickeln.
Denkt mehr wie Unternehmer*innen
Vom üblichen Status quo hin zu einer wirklich empowerten internen Kommunikation ist es ein weiter Weg. Doch dieser Weg ist machbar – durch unternehmerisches Denken und eine klare Priorisierung der eigenen Kapazitäten. Die IK muss beginnen, ihre Maßnahmen danach zu priorisieren, wie sie auf die strategischen Unternehmensziele einzahlen. Das bedeutet konkret: Die IK sollte sich fragen, welche Maßnahmen den größten Hebel bieten und wo ihre begrenzten Ressourcen den höchsten Impact erzielen können. Hier geht es nicht darum, alle Probleme gleichzeitig zu lösen, sondern gezielt auf die Maßnahmen zu setzen, die den größten Mehrwert bringen.
Ein Schlüssel hierzu ist, Maßnahmen wie Business Cases durchzudeklinieren: vom Input und den benötigten Ressourcen bis hin zur präzisen Messung des Outputs und des tatsächlichen Impacts auf Business-Ebene. So entsteht ein klarer Leitfaden, der es ermöglicht, die Wirkung jeder Maßnahme fundiert zu analysieren und – falls nötig – rechtzeitig gegenzusteuern. Eine solche systematische Herangehensweise stärkt die Effizienz und den strategischen Mehrwert der IK und schafft eine belastbare Grundlage für Entscheidungen. Schritt für Schritt wird die IK so zu einem wertvollen Partner auf Augenhöhe mit anderen Bereichen und belegt ihren Beitrag zu zentralen Zielen wie Mitarbeitendenbingung, Produktivität und erfolgreichem Change.
Der wichtigste Schritt hierzu: Erfolgsindikatoren definieren, die eng an die Unternehmensstrategie gekoppelt sind, anstatt sich auf Klickzahlen auszuruhen. Wenn beispielsweise Produktivität ein zentrales Ziel ist, muss die IK belegen können, wie ihre Maßnahmen zur Steigerung der Produktivität beitragen. Klare Kommunikation über Prozessänderungen oder gezielte Kampagnen, die Akzeptanz und Verständnis für Neuerungen fördern, sind wirkungsvolle Maßnahmen, die Unternehmenszielen direkt unterstützen. Engagement-Kennzahlen wie Klicks oder Likes allein reichen dafür längst nicht mehr aus.
Wer beginnt, in Business Cases zu denken und Maßnahmen strategisch auszurichten, wird den Wert der IK Schritt für Schritt erhöhen und ihre Rolle im Unternehmen stärken. Eine IK, die ihren Beitrag anhand klarer Zahlen und KPIs belegt, entwickelt sich weg von reiner operativer Unterstützung hin zum unverzichtbaren Business-Partner – ein echter strategischer Treiber, der die Entwicklung des Unternehmens aktiv mitgestaltet.
Anton Tsuji ist Mitgründer von clusterfck, einer Beratung mit Fokus auf interne Kommunikation für Unternehmen mit hohem Frontline-Anteil. Unternehmerisches Denken lernte er als Marketingleiter für zwei skalierende Scale-ups. Seine IK-Sporen verdiente er sich auf Agenturseite als Projektverantwortlicher für viele Großunternehmen. Nachts halten ihn IK-Strategien ohne Impact wach.
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