Martin Weinhardt und Lutz Hirsch beraten Unternehmen bei der Einführung von Social Intranets. Wie der Digital Workplace gelingt, verraten sie im Interview.

Integration, Vernetzung, Interaktivität – es gibt viele Gründe, die Unternehmen zur Einführung eines Social Intranets bewegen. Wie oft kommt es denn vor, dass Unternehmen mit einer wirklichen Vision an Sie herantreten?

Hirsch: Mit einer Vision kommen die wenigsten. Die meisten Unternehmen sind operativ getrieben. Sie müssen einen Relaunch machen, sie müssen ein neues System einführen, sie haben neue Funktionalitäten. Aber wo sie damit hinwollen wissen sie meistens nicht. Wir haben derzeit drei Kunden, die ein reines Social Intranet mit einem klaren Bezug zur Geschäftsstrategie einführen. Da ist die Vision erkennbar.

Wie wichtig ist eine Vision?

Hirsch: Visionen sehe ich immer skeptisch, denn für einen Mitarbeiter sind sie nicht greifbar. Jeder will Wissenstransfer, jeder will Transparenz, aber der Mitarbeiter fragt sich: Was bedeutet das für mich, wenn ich montags morgens ins Büro komme? Nichts. Der will eine einfache und schnellere Art der Zusammenarbeit. Die Vision braucht man für die Führungsebene.

Weinhardt: Eine Vision braucht Kontext. Viele Unternehmen haben als Vision eine bessere Zusammenarbeit. Aber was heißt das denn tatsächlich? Das muss man den Unternehmen klarmachen und konkrete Ziele einfordern.

Ein Social Intranet zu initiieren ist mitunter ein langwieriger Prozess. Wie gelingt das Projektmanagement?

Weinhardt: Wir führen ein Social Intranet immer Schritt für Schritt ein. Unsere Aufgabe ist es, den Mitarbeitern ein Zuhause zu geben. Wir müssen ihnen erklären, was da auf sie zukommt. Das ist unser wichtigster Job.

Wenn Sie zur Implementierung eines Social Intranets hinzugezogen werden, gibt es oft schon eine veraltete Intranet-Lösung und nicht selten auch andere Systeme wie Wikis oder Blogs. Ist die Integration aller Systeme in eine Basis-Technologie immer die beste Lösung?

Hirsch: Die eine Lösung gibt es nicht. Wir betrachten immer die Intranet-Landschaft. Dazu gehören Content Management, E-mail, Wikis, Chats oder auch virtuelle Arbeitsräume. Alles in diesem Dunstkreis. Dann schauen wir, ob die Aufteilung aus Nutzersicht sinnvoll ist. Das hängt meist auch von der konkreten Situation beim Kunden ab.

Weinhardt: Häufig wird das schon durch eine technische Entscheidung beeinflusst. Wenn sich ein Unternehmen für eine Microsoft-Strategie entscheidet, dann muss man sich auch damit auseinandersetzen, was das bedeutet. Was hat Priorität? Als Beispiel kommt häufig: Ich möchte aus meiner Umgebung direkt mit einem anderen Menschen eine Eins-zu-Eins-Kommunikation starten können. Auch auf diesem Level muss man sich anschauen, was die Use-Cases sind. Alles komplett abzulösen ist meistens gar nicht machbar.

Wie entscheidend ist die zielgerichtete Lauch-Kommunikation vor der Implementierung eines Social Intranets innerhalb des Unternehmens?

Weinhardt: Die Kommunikation ist abhängig von dem, was das Unternehmen erreichen will. Ein Publishing-Intranet braucht andere Chance-Maßnahmen als eine Kollaborationsplattform. Die zentrale Frage ist:  What´s in it for me? Probleme zu finden, die viele Mitarbeiter betrifft, und diese dann zu lösen, das sind die Treiber für ein solches Projekt. Die sind durch nichts zu ersetzen. Der Mitarbeiter muss sehen: Man tut was für mich und meine Arbeit wird einfacher.

Hirsch: Es ist immer der Grundfehler, den Unternehmen machen, dass sie mit der Launch-Kommunikation anfangen. Sie kommunizieren doch von Tag eins des Projektes an. Wenn Sie ein Kick-Off zum Projekt machen, dann kommunizieren sie. Sie sagen: „Wir führen ein neues Intranet ein, weil…“ Und wenn sie es nur im Kreis von zehn Leuten im Projektteam tun. Die sind ja auch mit anderen vernetzt und tragen das weiter. Wichtig ist es, mit einem Wow-Effekt zu starten. Hat ein Social Intranet den, wird es rasend schnell angenommen. Systeme, die ich erst groß erklären muss, floppen meist. Ein Bespiel ist die Suche, die endlich klappt, oder ein simpler Chat. Irgendwas, das wirklich neu ist.

Setzen Sie bei der Implementierung eines Social Intranets grundsätzlich auf die „Big-Bang-Strategie“?

Hirsch: Die „Big-Bang-Strategie“ kommt eigentlich immer seltener vor. Was viele wollen ist eine agile Methodik. In kleinen Schritten implementieren wir auslieferbare Stände, die dann sofort live gehen. Und daraus erweitert sich der Funktionsumfang. Die Unternehmen wollen meistens schnell raus, aber sie sind von ihrer internen Organisation noch gar nicht darauf eingestellt.

Weinhardt: Wir gehen auch Schritt für Schritt vor und clustern auf verschiedenen Leveln. Wir gehen von Abteilung zu Abteilung wenn wir eine Kollaborationsebene ausrollen und lösen das Fileshare ab.

Ein Social Intranet lebt von der Akzeptanz und den Inhalten der Nutzer. Wie nehmen Sie Mitarbeitern die Angst vor diesem neuen Medium?

Hirsch: Für den Nutzer muss ein Bezug zur Arbeit erkennbar sein. Wenn ihm das Tool nicht hilft, wird er es niemals nutzen, weil sein Chef immer vor ihm steht und fragt: Hast du deine Ziele erfüllt? Gleichzeitig muss man aber auch den Mut haben, andere Plattformen abzustellen. Es darf keine Ausweichmöglichkeiten geben.

Weinhardt: Die Mitarbeiter müssen das neue Social Intranet verstehen. Ein Vergleich: Sie bauen ein neues Bürogebäude und die Mitarbeiter ziehen dort ein. Da gibt es Ängste, da gibt es Zurückhaltung, da muss man den Leuten erklären, wie das neue Gebäude funktioniert. Wo finde ich meinen Drucker, wo ist die Kaffeeküche? Die Leute sind es gewohnt, in Fileservern zu arbeiten und jetzt gibt es plötzlich eine Kollaborationsumgebung. Das sind Welten, gerade auch für ältere Mitarbeiter.

Welche Rolle spielt Gamification bei der Mitarbeitermotivation?

Hirsch: In Amerika gibt es zu Gamification auf internen Plattformen schon Konferenzen. Ein Kunde in England vergibt Preise für die bestgerateten Mitarbeiter. Die dürfen sich dann tatsächlich etwas aus einem Geschenkeshop aussuchen. In Deutschland ist das undenkbar. Da wird die Arbeit eines anderen bewertet und herausgehoben. Der Betriebsrat macht da nicht mit. Auch aufgrund des Budgets werden Schnitzeljagden im Social Intranet dann doch meist gestrichen.

Ein wesentliches Ziel des Social Intranets ist der Austausch von Wissen. Was entgegnen Sie einem Mitarbeiter, der Angst davor hat, sein Wissen weiterzugeben?

Weinhardt: Wir begegnen dem damit, dass wir klare Orte schaffen, dass wir Leute zusammenbringen, sie in Teams an Themen arbeiten lassen und dass wir hier auch eine klare Verortung des Wissens schaffen. Das heißt: Es muss für das Team klar sein, dass das Wissen für das Projekt  an genau diesem Ort im Social Intranet liegt. Dann funktioniert das ganz gut. Aber auch da muss es ein Modell geben, in das die Leute einziehen können. Und dann nehmen sie es auch an.

Ein großes Thema in Unternehmen ist derzeit die Nutzung von Clouds und die damit verbundene Datenschutz-Diskussion. Welchen Unternehmen raten Sie zu einem cloudbasierten Social Intranet? Welchen Unternehmen raten Sie davon ab?

Hirsch: Ich glaube, in fünf Jahren sind alle in der Cloud, weil die Systemhersteller alle in die Cloud gehen. SAP geht in die Cloud, Microsoft sowieso. Der Zug ist in voller Fahrt und diejenigen, die das verneinen, wissen noch gar nicht, dass sie längst drin sitzen. Es gibt hybride Lösungen, etwa wenn Patente oder Patientendaten im Spiel sind. Aber auch das wird kommen. Bei allen unseren Projekten sind derzeit Cloud-Komponenten enthalten. Und spätestens wenn es darum geht, Systeme schnell in anderen Ländern auszurollen, schnell andere Zielgruppen, die nicht immer unbedingt am PC arbeiten, zu erreichen, haben sie die Cloud mit Kostenvorteilen und der Schnelligkeit. Die Cloud ist zudem oft auch viel sicherer. Oft ist ja der Mitarbeiter selbst das Risiko und der kommt an die Cloud ja gar nicht ran, an das Rechenzentrum dagegen schon.

Weinhardt: Ein paar Rahmenbedingen müssen rechtlich noch geklärt werden. Aber die Cloud kommt und wir sehen ja auch, dass die Sorgen der deutschen Unternehmen ernst genommen werden – die Telekom beispielsweise bietet jetzt einen Dienst an, bei dem die Daten wirklich in Deutschland liegen. Und mit dem Kauf von LinkedIn hat Microsoft auch ein Zeichen gesetzt: Die sind auf dem Weg zu einem riesigen, globalen Netzwerk. Und da kommt an der Cloud keiner mehr vorbei.

Der Trend geht in Richtung mobiles Social Intranet. Wie lösen Sie die Gefahr der Informationsüberflutung von PC- und internetaffinen Mitarbeitern auf der einen Seite und die Unterversorgung von externen oder nicht am PC Beschäftigten auf der anderen Seite?

Weinhardt: Informationsüberflutung ist nicht das Problem. Viel wichtiger ist, welche Informationen man denen gibt, die keinen PC haben. Darum muss man sich kümmern. Man braucht eine mobile Strategie. Deshalb muss man sich genau anschauen, was man auf welchen Endgeräten haben will.

Hirsch: Wie viele Informationen der Mitarbeiter bekommt, steuert er ja oft selbst, indem er seine Relevanzen bestimmt, Kanälen, Personen oder Communities folgt. Es ist nicht so, dass ihm alles reingespült wird. Die Hälfte der Mitarbeiterschaft bei vielen Unternehmen hat aber gar keinen PC-Zugang. Die müssen bedient werden und das geschieht über mobile Kanäle. Für sie ist nicht der Stream wichtig. Für die ist wichtig, dass sie benachrichtigt werden und mehr vom Unternehmen mitkriegen.

Welche Messgrößen sind für Sie bei der Erfolgsmessung eines Social Intranets relevant?

Hirsch: Erfolgsmessung findet in deutschen Unternehmen nicht statt. Gerade bei den Social Intranets kann man vieles messen: Den Prozentsatz der ausgefüllten Profile, die Anzahl der Posts und Likes, Personengruppen. Das wird alles nicht ausgewertet, obwohl die Daten da sind. Teilweise wegen Datenschutzmitbestimmung, teilweise aber auch, weil die Unternehmen die Ergebnisse scheuen. Die Angst vor zu niedriger Beteiligung ist da. Wir haben ein Framework mit einem Partner entwickelt, wie man wirklich eine Erfolgsmessung im Intranet machen kann. Wir werden das jetzt mal mit Kunden durchspielen, aber auch da haben wir gemerkt: Die Zurückhaltung ist groß, wenn es wirklich in die Tiefenmessung geht.

Weinhardt: Was ist der Wert für das Unternehmen? Das ist die wichtigste Frage. Communities müssen immer einen Business-Value haben. Sonst macht es keinen Sinn. Nur zu messen wie viele Posts gemacht wurden, ist nur die halbe Wahrheit. Die Qualität des Outputs muss man anders bewerten.

Hirsch: Wichtig ist, ob sich die Mitarbeiter auf der Plattform engagieren. Kommen sie wieder? Liefern sie Inhalte und reagieren sie auf Interaktion? Findet Interaktion überhaupt statt? Und vor allem wo? Findet sie nur beim Speiseplan oder den Urlaubsfotos statt, oder in Business-Projekten? Und dann muss man sich folgende Frage stellen: Ist das mit den Zielen vereinbar, die für das Social Intranet entwickelt wurden?

LUTZ HIRSCH, Geschäftsführer Hirschtec: Er ist seit 1996 in der IT- und Internetbranche aktiv. Nach Stationen bei d.d. synergy (Bereichsleiter Intranet/Groupware) und der IBM Global Services (Principal Consultant) gründete er 2003 die Firma HIRSCHTEC Infoarchitects. 2009 wurde ihm ein Lehrauftrag der FH Brandenburg im Fachbereich Wirtschaftsinformatik zum Thema „Web 2.0 in der Unternehmens-praxis“ erteilt. Lutz Hirsch ist Mitglied des Information Architecture Institute. Außerdem sitzt er seit Oktober 2010 im Aufsichtsrat der HanseSafe AG.

MARTIN WEINHARDTBereichsleiter Intranet & Kollaboration novaCapta: Mit seiner langjährigen Erfahrung im Umfeld der digitalen Kommunikation und Zusammenarbeit bringt er tiefgreifende Branchen-Expertise und technologisches Know-How mit, um Kunden ganzheitlich zu beraten und langfristig als Partner zu begleiten. Sein oberstes Ziel ist es, Menschen und Technologien zu verbinden und innovative Lösungen zu entwickeln, die dem Kunden nachhaltig einen echten Mehrwert liefern.