12. Nov 2019

Change

Wie die erfolgreiche Office 365 Einführung gelingt

Beyond

Die Nutzung von Office 365 in den Unternehmen hat in den letzten ein bis zwei Jahren einen sprunghaften Anstieg erfahren. Davor haben sich Firmen generell sehr zurückhaltend zur Nutzung der Microsoft Cloud-Lösung geäußert. Gründe waren vor allem Sicherheitsbedenken und eine (typisch deutsche) große Skepsis, wenn es darum geht, interne, geheimhaltungswürdige Daten physisch außerhalb des Unternehmens zu speichern. Die Zweifel verflogen aber zunehmend, zumal für viele Unternehmen die hybride Nutzung der Cloud-Plattform ein guter Kompromiss war. Hierbei können hochsensible Daten nach wie vor im Unternehmen bleiben, während man parallel die Cloud-basierten Tools nutzen konnte.

Seitdem erfreut sich Office 365 zunehmender Beliebtheit. Diese wird mit Sicherheit auch durch den immer größeren Digitalisierungsdruck und dem damit einhergehenden Bedarf an Lösungen gefördert, die es erlauben die Zusammenarbeit modern, flexibel, mobil sowie standort- und hierarchieübergreifend zu gestalten. Genau das verspricht Microsoft mit der Toolbox Office 365. Microsoft selbst hat durch attraktive Einführungspreise und Lizenzpakete zusätzliche Anreize gesetzt.

Eine schnelle Office 365 Einführung ist nicht immer die beste Lösung

Somit waren Lizenzen und damit die Tools in vielen Unternehmen von heute auf morgen verfügbar. Eine aufwändige Implementierung und Konfiguration von Serversoftware waren auch nicht mehr notwendig. So wurde Office 365 nicht selten mit einem minimalen bis keinem Planungsaufwand den Nutzern zur Verfügung gestellt, mit zum Teil fatalen Folgen. Einem chaotischen Wachstum waren damit Tür und Tor geöffnet. Insbesondere bei der Nutzung des vermeintlich simplen und intuitiven Tools wie Microsoft Teams waren viele Anwender schnell überfordert. Anstatt die Arbeit einfacher, schneller und effizienter zu machen, passierte das Gegenteil. Mitarbeiter*innen hatten ab sofort nicht mehr nur mit der seit jeher bekannten E-Mail-Flut zu kämpfen. Nun kamen weitere Nachrichten- und Informationskanäle dazu, die ebenfalls Aufmerksamkeit benötigten. Viele User beklagten sich darüber, dass sie den Überblick darüber verloren haben, welche Informationen und Nachrichten nun wo zu finden sind: Habe ich die Information XY als Mail vom Kollegen bekommen, war es doch ein Teams-Chat oder am Ende ein Yammer-Post? Es könnte aber auch ein Newsfeed in einem SharePoint-Teamraum gewesen sein, usw.

Bei der Einführung von Office 365 geht es ja nicht einfach um EIN Tool, sondern vielmehr ein ganzer Werkzeugkasten. Zudem ähneln sich einige der Werkzeuge in ihrer Funktionalität oder sind vermeintlich redundant. Als Beispiel seien hier Yammer und Teams genannt. Beides sind Feed-basierte Networking-Tools, die aber nur vermeintlich den gleichen Zweck erfüllen.

Nur langsam und manchmal schon fast zu spät wurde klar, dass auch hier die alte Weisheit gilt: „Technology is the easy part, the hard part is change“ (Daniel Hartert, Group CIO, Bayer AG). Über Letzteres wird nach wie vor viel zu wenig nachgedacht.

Was sind geeignete Maßnahmen, um Office 365 Einführung erfolgreich zu gestalten?

An erster Stelle sollte, ja muss, eine Vision stehen, welche Ziele man mit der Einführung von Office 365 erreichen will. Wie soll der digitale Arbeitsplatz der Zukunft im Unternehmen denn aussehen? Diese Vision beinhaltet eben nicht nur die Einführung der neuen Technik, sondern auch die Frage, wie die (Zusammen-)Arbeit und Kommunikation künftig ablaufen soll.

Ein Blick in den konkreten Arbeitsalltag der Mitarbeitenden hilft hier weiter. Will man die Frage der zukünftigen Zusammenarbeit klären, führt kein Weg an einer vorgeschalteten Analysephase vorbei.  Hierbei gilt es, folgende Fragen zu klären:

• Welche Nutzer- und Zielgruppen gibt es im Unternehmen?
• Wie arbeiten die Mitglieder der jeweiligen Zielgruppen im Alltag zusammen, welche Kommunikations- und Nutzerszenarien sowie Arbeitsabläufe gibt es?
• Welcher Bedarf besteht aus Sicht der Mitarbeiter*innen und des Unternehmens insgesamt? Wo drückt der Schuh am meisten und welche Wünsche gibt es?

Wie geht man nun am besten vor, um auf diese Fragen gute und valide Antworten zu bekommen? In der Praxis empfiehlt sich hier etwas vermeintlich ganz Simples: Das Gespräch mit den Anwender*innen! Dies kann man methodisch z. B. in Form von Einzelinterviews oder Fokusgruppenworkshops mit repräsentativ ausgewählten Mitarbeiter*innen erreichen.

Erst wenn man diese Aufsplittung in Zielgruppen, Arbeitsszenarien und Bedarf gemacht hat, kann und sollte man den Funktions- und Werkzeugkasten genauer unter die Lupe nehmen.

Vereinen der Mitarbeiterbedürfnisse mit dem Office 365-Toolkit

Und nun kommt der eigentlich schwierige, da tatsächlich sehr kreative Part: Die Zuordnung von Gruppen, Nutzungsszenarien und Anforderungen auf der einen Seite und die Funktionalität von Office 365 auf der anderen Seite. Dies erfordert nämlich zweierlei Kompetenzen: das Wissen um die Mitarbeiter(bedürfnisse) und eine tiefe Kenntnis der technischen Möglichkeiten und Funktionen der Office 365 Tool-Landschaft. Die Kunst besteht nun darin, diese beiden Welten miteinander so zu verbinden und zu „matchen“, dass sich mittel- und langfristig eine Verbesserung ergibt.

Es sollten sich also neue, unter dem Strich effizientere, bessere, einfachere Zukunftsszenarien und Abläufe ergeben, die die bisherigen optimieren oder sogar ersetzen. Auf den Punkt gebracht: Es entsteht hoffentlich ein klares Bild von New Work im Unternehmen.

Hat man das geschafft, sollte sich alles Weitere fast wie von selbst ergeben:

• Die Auswahl und Bereitstellung solcher Office 365-Tools, die auch wirklich zum Unternehmen und den Mitarbeiter*innen passen.
• Eine Informationsarchitektur, die dabei hilft, den Mitarbeiter*innen schlüssig und transparent zu erklären, wann sie welches Tool wie zu verwenden haben.
• Eine Schulungsplanung, die sich nicht ausschließlich auf die Erklärung der technischen Funktionalität beschränkt, sondern die künftigen Nutzungsszenarien und den Alltag der Mitarbeitenden im Blick hat.
• Ein Vorgehen für die Einführung von Office 365, das nicht die einzelnen Tools im Fokus hat, sondern verschiedene Anwendungsfälle, die unter Umständen auch durch mehrere Tools pro Szenario abgedeckt werden können oder müssen. Die Werkzeuge sind damit nicht mehr Selbstzweck, sondern Mittel zum Zweck.
• Eine hohe Akzeptanz und Motivation der Mitarbeiter*innen die neuen Tools richtig und sinnvoll zu verwenden, da sie verstanden haben, wie sie ihren Arbeitsalltag damit besser und effizienter gestalten können. Sie nehmen sich als „abgeholt“ wahr, anstatt das Gefühl zu haben, dass ihnen neue Werkzeuge übergestülpt und aufgezwungen werden.

Beispiel anhand eines Business-Cases

Das Ganze hört sich sehr abstrakt an. Man kann diese Herangehensweise aber mit einem einfachen und praktischen Beispiel, das wir alle kennen, veranschaulichen:

In vielen Unternehmen spielt das Thema „Meeting“ eine wichtige Rolle, ist aber sehr häufig ein Quell der Unzufriedenheit und Ineffizienz. Trotzdem sind Meetings notwendig und wichtig. Nicht selten gibt es hier einen hohen Bedarf und den Wunsch, den Ablauf zu verbessern oder effizienter zu gestalten. In unserem Beispielunternehmen ergibt eine Analyse einen sehr hohen Verbesserungsbedarf in unterschiedlichsten Fachabteilungen. Aufgrund des Feedbacks wird dieser Anwendungsfall auch sehr hoch priorisiert.

Bei der Analyse des Anwendungsfalls zeigt sich, dass schon bei der Vorbereitung von Meetings typischerweise ein sehr hoher Aufwand entsteht, da im Vorfeld viele E-Mails zwischen den potenziellen künftigen Teilnehmer*innen hin- und her versendet werden. Hierbei geht es um die Terminfindung (immer sehr aufwändig, da alle Teilnehmenden physisch anwesend sein müssen), aber auch um die Gestaltung der Agenda und den Ablauf des Meetings. Zu Beginn des Treffens muss erst mal, sofern vorhanden, anhand eines Protokolls aus dem letzten Meeting, nachvollzogen werden, wie der aktuelle Stand ist. Hierzu berichten die Teilnehmer*innen umfassend, welche Aufgaben sie hatten und wie der Erledigungsstand dieser ist.
Die Meetings selbst leiden häufig darunter, dass zwar sehr viel diskutiert wird, aber keine konkreten Maßnahmen daraus resultieren.
Nach der Session passiert erst mal nichts, da Ergebnisse nicht dokumentiert wurden, sich keiner verantwortlich fühlt oder Entscheidungen auf Folgemeetings verschoben werden. Das Folgemeeting verzögert sich, da Teilnehmer*innen nicht im Haus sind.

In einem künftigen Szenario unter Nutzung von Office 365 könnte vieles einfacher, besser und schneller ablaufen. Aber – und das ist entscheidend – nur dann, wenn bisherige Abläufe, überkommene Einstellungen und Gewohnheiten über Bord geworfen werden. Nur unter dieser Voraussetzung lassen sich die neuen Tools so nutzen, dass sich auch ein wirklicher Mehrwert ergibt. Passiert das nicht, wird nur alter Wein in neue Schläuche gegossen, sprich, es ändert sich unter dem Strich nichts, außer dass künftig das Gleiche nur mit anderen Mitteln gemacht wird.

Wie könnte nun ein solches künftiges Meeting-Szenario mit den Mitteln von Office 365 aussehen, das auch eine wirkliche Verbesserung darstellt?

• Die Vorbereitung und Agendafindung gestaltet sich durch den chatbasierten Austausch in Microsoft Teams oder die gemeinsame Bearbeitung eines Notizbereichs (OneNote) deutlich einfacher. Alle können ihre Ideen und Wunschthemen online hinterlegen. Durch simple „I Like“ Abstimmungen oder mit Hilfe eines Umfrageformulars erstellt sich die Agenda quasi von allein.
• Die Terminfindung wird einfacher, da auch Mitarbeiter*innen dann teilnehmen können, wenn sie nicht physisch anwesend sind (z. B. im Homeoffice oder an entfernten Standorten). Auch zeitliche Puffer für Anreisezeiten fallen weg.
  Die physische Anwesenheit der Teilnehmer*innen ist obsolet, da Video-Konferenz-Funktionen einen ausreichenden Ersatz bieten. Das Teilen von Präsentationen und Bildschirmen, die gemeinsame Nutzung eines elektronischen Whiteboards, die Sichtbarkeit der Teilnehmer*innen über Video oder die Bearbeitung von Dokumenten durch mehrere Personen live und gleichzeitig macht dies möglich. Dazu kommt, dass die Besprechung aufgezeichnet werden kann und auch Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt wird, die nicht teilnehmen konnten.
• Die Effizienz des Meetings wird verbessert, da bereits im Verlauf To-Dos und Aufgaben auf dem elektronischen Kanban-Board (Planner) live festgehalten werden. Das erhöht die Verbindlichkeit und die Notwendigkeit zielgerichtet über konkrete Maßnahmen in Form von To-Dos zu entscheiden. Die klassische Protokollführung und das anschließende aufwändige Versenden, Genehmigen, Korrigieren und Wiederversenden wird damit überflüssig.
• Alle Dokumente werden an einer Stelle in einem virtuellen Meetingraum abgelegt und können dort auch zwischen den Meetings gemeinsam weiterbearbeitet werden. Das gilt auch für das Kanban-Board bzw. den Planner. Der Erledigungsstand kann durch Mitarbeiter*innen mit zugeordneten To-Dos jederzeit aktualisiert werden. Bereits vor dem Meeting können sich alle Teilnehmer*innen über den aktuellen Stand informieren.
  Die Vorbereitung des Folgemeetings ist somit deutlich einfacher, da alle relevanten Informationen an einer Stelle gespeichert sind. Es gibt nur einen „Ort der Wahrheit“.
• Konnten einige Themen aus Zeitgründen im Treffen nicht erledigt werden, so erlaubt die Möglichkeit zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten und Notizen, so wie die Chatfunktion auch eine Diskussion und Entscheidungsfindung im Nachhinein. Die Teilnehmer*innen können sich zu jeder Zeit, von jedem Ort aus und auch mit ihren Mobilgeräten asynchron zu Themen austauschen und eine Entscheidung herbeiführen. Insgesamt entsteht so eine Beschleunigung der Entscheidungsprozesse und eine schnellere Umsetzung von Maßnahmen.

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass der Werkzeugkasten Office 365 und die unternehmensspezifischen Kommunikations- und Arbeitsweisen immer zusammengedacht werden müssen. Nur so hat man eine gute Chance, mit der Einführung von Office 365 eine wirkliche Verbesserung zu erreichen. Bemüht man sich relevante Arbeitsszenarien zu identifizieren und zu priorisieren, um sie anschließend mit den neuen funktionellen Möglichkeiten von Office 365 sinnvoll zu verbinden und neu zu gestalten, ergibt sich nicht nur ein messbarer, sondern auch ein von allen Mitarbeitenden gefühlter Mehrwert.

 Roland Klein ist seit 1999 Teil der Geschäftsführung der IPI GmbH und steuert das operative Geschäft der Intranet-Agentur. Durch seine langjährige Erfahrung als Principal Consultant berät er nicht nur Kunden rund um das Thema Digital Workplace und Strategie, sondern ist auch Experte für Intranet-Technologien, allen voran SharePoint und Office365. So schlägt Roland Klein gemeinsam mit seinem Team die Brücke zwischen IT und Unternehmenskommunikation.

Roland Klein ist Referent des Seminars Seminar „Office 365 als Werkzeug der Internen Kommunikation gezielt nutzen und einführen“.