Interne Kommunikation: Das richtige Maß an Klarheit und Komplexität
Wir sprachen mit Robert Katzmann, Account Executive beim Hamburger SaaS-Unternehmen COYO, über Employee Experience, die Bedeutung mobiler Kanäle für die interne Kommunikation und die richtige Balance zwischen Klarheit und Komplexität.
Was charakterisiert ein gelungenes Mitarbeitererlebnis? Welche Aspekte dabei sind allgemeingültig, welche individuell verschieden?
Das Mitarbeitererlebnis oder auch die Employee Experience beschreibt ein umfassendes Konzept, welches das gesamte Erlebnis und alle Touchpoints einer Mitarbeiter*in am und mit dem Arbeitsplatz beschreibt – vom ersten Kontakt mit dem Unternehmen als potenzieller Arbeitgeber, bis zum letzten Arbeitstag und darüber hinaus. Ein gelungenes Mitarbeitererlebnis berücksichtigt also einen ganzheitlichen Ansatz und versteift sich nicht allein darauf, vorhandene Schwachstellen in der Unternehmenskultur durch Symptomlinderer, wie beispielsweise ausschließlich monetäre Benefits, zu kaschieren.
Wenn dabei nicht die Mitarbeitenden selbst und ihre emotionalen Bedürfnisse in den Mittelpunkt der Unternehmensphilosophie gerückt werden, werden derlei Maßnahmen leider zu einem Strohfeuer.
Die genaue Ausgestaltung kann dabei von Unternehmen zu Unternehmen variieren und unterschiedliche Bereiche verschieden stark berücksichtigen. Dazu zählen zum Beispiel: modernes und transparentes Onboarding, wertschätzendes Offboarding, Employer Branding, angenehmes Betriebsklima, offene Kommunikationskultur, moderne Arbeitsplatzausstattung, Remote Work und Remote Leadership oder auch die persönliche und fachliche Weiterbildung der Angestellten.
Wie genau schaffen digitale (mobile) Kanäle Nähe und Zusammenhalt innerhalb einer Organisation? Welche Funktionalitäten sind hierfür entscheidend?
Viele haben es zu Beginn der Corona Maßnahmen Anfang 2020 vielleicht auch im Privatleben selbst bemerkt: Wenn andere Kanäle ausbleiben, wird für soziale Kontakte verstärkt das Smartphone bemüht. Instant Messaging, das Teilen und Austauschen von Bild- und Videobotschaften und Gruppencalls mit der Familie ersetzen das persönliche Gespräch und beruhigen das Gemüt. Jede*r wird über alles auf dem Laufenden gehalten und die persönliche Bindung bleibt stark.
Immer mehr geht auch der Trend zu einer engeren und – in einigen Fällen – familiären Bindung zum Arbeitgeber und den Kolleg*innen. Dabei greifen die gleichen Mechanismen. Eine digitale Plattform, die von überall aus erreichbar ist und dabei sowohl das Informations- als auch das Mitteilungsbedürfnis der Angestellten befriedigt, unterstützt diese Entwicklung.
Kern-Features können Einzel- und Gruppenchats, die Möglichkeit Feedback zu geben (etwa über Kommentare und Likes) und digitale Communities zum Austausch über nicht-arbeitsbezogene Themen sein. Team- und standortspezifische Infokanäle holen die Mitarbeiter*innen immer mit den Informationen ab, die sie persönlich betreffen.
Mobile IK-Lösungen sind besonders für Organisationen mit vielen Mitarbeiter*innen ohne festen PC-Arbeitsplatz wertvoll. Warum sollten auch Unternehmen, auf die das nicht zutrifft, sich mit mobiler interner Kommunikation beschäftigen?
Ein Werkzeugkasten ist besonders für hauptberufliche Handwerker*innen sinnvoll – oft sind wir aber trotzdem froh, wenn wir einen zuhause haben. Es stimmt, dass Unternehmen mit vielen Mobile Worker*innen – etwa in der Produktion, im Außendienst oder in der Pflege – in besonderem Maße von einem mobilen Kommunikationstool profitieren. Insbesondere aber auch deswegen, da die alternativen Info-Kanäle (Stichwort: Schwarzes Brett) noch schlechter und weniger effektiv sind als die, die sich in rein verwaltungsorientierten Unternehmen ohne moderne Kommunikationsplattform finden lassen (z.B. E-Mail-Verteiler). Gerade in Zeiten von Corona ist es aber wichtig alle Mitarbeiter*innen ortsunabhängig und in Echtzeit über wichtige Neuigkeiten informieren zu können. Ohnehin sollten moderne IK-Lösungen deviceunabhängig erreichbar und ein mobiler Zugang inkludiert sein.
Stichwort „Bring your own device“ – welche Erfahrungen habt ihr diesbezüglich mit Kund*innen gemacht? Welches sind die größten Stolpersteine und wie lautet eure Empfehlung?
BYOD – ein Begriff, an dem man kaum vorbeikommt, wenn man sich damit beschäftigt, eine Mitarbeiter-App im Unternehmen einzuführen. Längst nicht alle Unternehmen können ihre Angestellten wirtschaftlich sinnvoll mit Diensthandys ausstatten. Darin liegt auch der größte Vorteil des Konzepts, das Unternehmen spart sich zusätzliche Kosten und muss Angestellte nicht erst an die Nutzung neuer Systeme gewöhnen.
Wichtig ist es, alle möglichen Stakeholder*innen im Unternehmen frühestmöglich mit einzubeziehen (z.B. HR, IT, IK und insbesondere den Betriebsrat) und Input einzuholen, so kann man möglichen „Show-Stoppern“ im späteren Prozess vorbeugen. Zudem muss ich mich als Unternehmen auf die Freiwilligkeit des Konzepts einstellen und den Mitarbeitenden mit gutem Content auch einen Mehrwert bieten – denn nichts ist schlimmer als eine Mitarbeiter-App, die keine Akzeptanz findet.
Ein niedrigschwelliger Einstieg und leichte Bedienbarkeit, sowohl für die Nutzer*innen als auch die Administrator*innen, kann da einen wichtigen Beitrag leisten. Auch in den Reihen unserer Kund*innen wird fast durchgängig auf BYOD gesetzt.
Wie findet man die richtige Balance zwischen Klarheit und Komplexität bei der Ausgestaltung von Plattformen für die interne Kommunikation?
Einfach ist einfach am besten!
Wenn ich im Privatleben eine Information im Internet suche, dann bin ich es gewöhnt keine unnötigen Umwege gehen zu müssen. Eine Information muss möglichst leicht konsumierbar sein. Je stärker uns Plattformen wie Google, WhatsApp, Facebook und Instagram an dieses Konzept gewöhnen, um so höher auch die Erwartungen an beruflich genutzte Plattformen. Hier liegt mein größter Hebel für die Akzeptanz eines solchen Tools, noch vor unendlicher Funktionsvielfalt.
Komplexe Prozesse und unzählbar viele Tools haben in einer modernen IK-Lösung nicht zwangsläufig etwas zu suchen. Denn diese soll vor allem zwei Bedürfnissen dienen: schnell Informationen finden und einfach mit Kolleg*innen und Vorgesetzten austauschen. Über Absprungpunkte in andere spezialisierte Tools kann meine Plattform aber zum Einstiegstor in meinen digitalen Arbeitsplatz werden.
Robert Katzmann bringt mehr als zehn Jahre Sales-Erfahrung mit und war in seiner Laufbahn sowohl im B2C- als auch im B2B-Geschäft erfolgreich. Seit Januar 2020 ist er beim Hamburger SaaS-Unternehmen COYO tätig und betreut dort als Account Executive Intranet-Projekte jeder Größe.
