Intranet-Projekte im Spannungsfeld zwischen IT und Interner Kommunikation
Nach Informationen der aktuellen IT-Planning-Studie 2013 (http://www.cowo. de/a/2535017) hat die überwiegende Anzahl der IT-Projekte in Unternehmen starke Auswirkungen auf Arbeitsabläufe und interne Prozesse der jeweiligen Fachabteilungen. Wenn bestehende IT-Systeme angepasst werden oder gar neue Software eingeführt wird, verändert sich automatisch auch der Umgang dieser Werkzeuge in der täglichen Arbeit. Folglich ist es unabdingbar diesen organisatorischen Veränderungsprozess von Anfang an zu berücksichtigen, um letztlich die Akzeptanz der Endanwender zu gewährleisten. Soweit sollten das eigentlich keine Neuigkeiten sein. Oder etwa doch?
Müssen IT-Projekte einfach scheitern?
Warum scheitern aber dennoch so viele Intranet-Projekte im Verlauf der Ausführung oder kurze Zeit nachdem die Projektergebnisse von den Benutzergruppen verwendet werden? Sind die meisten Projekte nur von technischen Aspekten getrieben? Werden Fachabteilungen nicht mit in die Planung einbezogen oder scheitert das Vorhaben einfach nur am Verständnis und falscher Kommunikation während der Projektphasen?
Funktionalität ist nicht alles
Oft ist die Abstimmung mit den Fachbereichen und der Internen Kommunikation während eines Projekts nicht ausreichend. Bestenfalls findet zu Beginn des Projekts zwar das ein oder andere Treffen miteinander statt, doch oftmals treffen hier fachliche Wunschgebäude auf technische Realbauten. In der Folge werden Anforderungen nicht ausreichend oder gar nicht umgesetzt und folglich von den Endanwendern nicht akzeptiert. Die Auswirkungen sind klar: Das Projekt kann zwar unter Umständen formell abgeschlossen werden, aber erfolgreich ist es in der Regel nicht.
Ganzheitliche Betrachtung von IT-Projekten
Doch nehmen wir einmal an, dass die funktionalen Anforderungen richtig kommuniziert, verstanden und technisch passend umgesetzt sind. Selbst an dieser Stelle kann das Projekt dennoch scheitern, da beispielsweise der organisatorische Change-Prozess nicht berücksichtigt wurde. Auch der „Faktor Mensch“ unter Berücksichtigung der aktuellen Unternehmenskultur darf hier nicht außer Acht gelassen werden. Es gibt also auch jenseits von Technik und Funktionen wichtige Faktoren für erfolgreiche Intranet-Projekte.
Es ist also eine ganzheitliche Durchführung von Intranet-Projekten notwendig, die folgende Aspekte behandeln sollte:
- Integration und Aktualisierung von Strukturen & Prozessen in der Organisation
- Einpassung in die bestehende Technologie-Landschaft
- Einbeziehung der Mitarbeiter und (Wandlung der) Unternehmenskultur
Die Themen behandeln also inhaltliche und technische Punkte, die von Anfang an beachtet werden müssen. Je nach Initiator des Projekts können aber nicht alle Teilbereiche mit dem gleichen Fokus angegangen werden. Das mag einer der Gründe sein, warum meistens von „IT-Projekten“ gesprochen wird, da oft die Technik im Fokus der Projektbestrebungen steht.
Aufteilung und Projektorganisation
Warum also nicht ganz allgemein von einem „Änderungsprojekt“ sprechen, welches alle aufgeführten Punkte der ganzheitlichen Betrachtung gleichermaßen betrachtet. Damit dieses Vorhaben gelingt, sollte eine Aufteilung in Teilprojekte angestrebt werden, um Verantwortlichkeiten klarer zu definieren.
Abb. 1: Ganzheitliche Betrachtung von IT-Projekten
Dabei sollten im ersten Teilprojekt die Themen „Organisation und Mitarbeiter“ sowie „Strukturen & Prozesse“ behandelt werden, da dies alles Themen nicht-technischer Natur sind. Das zweite Teilprojekt fokussiert die technische Umsetzung der Anforderungen mit den damit verbundenen Herausforderungen. Jedes Teilprojekt wird mit einem individuellen Team ausgestattet, mit einem jeweils eigenen Projektleiter. Ergänzt wird diese Struktur mit einem Gesamtprojektleiter, der die beiden Teilprojekte jeweils beaufsichtigt, zwischen den Teilprojekten vermittelt und Entscheidungen trifft.
Je nach Unternehmen und fachlicher Ausprägung des Projektes macht ggf. eine weitere Aufteilung der fachlichen Teilprojekte Sinn. In manchen Fällen entsteht so z.B. ein Teilprojekt „Design & Struktur“, was dann vom Marketing verantwortet wird und neben dem Layout auch die Strukturierung für die Navigation und eine Suche beinhaltet.
Die IT-Koordination
In der Praxis erweist es sich als hilfreich, wenn ein externer Gesamtprojektleiter bestimmt wird oder eine Person aus einem „abteilungsneutralen“ Umfeld benannt werden kann. In manchen Unternehmen gibt es hierzu spezielle Stabsstellen wie etwa die unternehmensweite IT-Koordination. Dabei nehmen die IT-Koordinatoren eine vermittelnde Rolle zwischen der IT und den Fachbereichen ein.
Der erste Schritt ist getan
Die beschriebene Projektorganisation bildet somit eine erste solide Ausgangsbasis, die alle wichtigen fachlichen und technischen Teilbereiche gleichermaßen berücksichtigen kann. Darauf folgen verschiedene Phasen, Arbeitspakete, Konzepte oder Entscheidungen, welche nun teilweise 1:1 den jeweiligen Teilprojekten zugeordnet und durch diese verantwortet werden können. Andere Arbeitspakete bilden mit einer mehrfachen Zuordnung die Klammer zwischen den Teilprojekten und münden dabei in zentralen Entscheidungen, Zielen, Maßnahmen oder einer durch alle getragenen Vision für das zukünftige Intranet. Diese bilden die Basis für Projektkommunikationen und sind ein wesentliches Element für diezukünftige Akzeptanz des Intranets innerhalb des gesamten Unternehmens. Für die Arbeitspakete gilt es im Projektverlauf Methoden anzuwenden, die das Spannungsfeld zwischen interner Kommunikation und IT möglichst minimieren.
Eine ausführliche Darstellung geeigneter Best Practices anhand von konkreten Vorlagen und Beispielen erfolgt im Workshop „Intranet Projekte im Spannungsfeld zwischen Interner Kommunikation und IT – Best Practices für erfolgreiche Mitarbeiterportal- Einführungen“ am 13./14.Juni in Düsseldorf auf den scm-Praxistagen für Interne Kommunikation 2.0.
Stefan Lötterle ist als Berater und Projektleiter bei der HLP Informationsmanagement GmbH tätig. Schwerpunkte seiner branchenübergreifenden Beratungstätigkeit liegen im Themenfeld Unternehmensportale, betriebsübergreifende Einführung von Enterprise Wikis sowie Beratung bei der Konzeption von mobilen Anwendungsfällen und Unternehmensanforderungen basierend auf der SAP Net- Weaver Technologie.
