Intranet-Strategien auf dem Prüfstand: So gelingen Einführung und Nutzung
Die interne Kommunikation entwickelt sich durch digitale Technologien rasant weiter; das Intranet dient dabei als zentrale Plattform. In einer gemeinsamen Studie mit fischerAppelt haben wir 123 Kommunikationsexpert*innen befragt, um Intranet-Erfolgsfaktoren zu ermitteln.
Laut dem IC Monitor 2024 ist das Intranet mit 81,6 % der am häufigsten genutzte digitale Kanal. Eine effektive Intranetlösung fördert den Austausch im Unternehmen und vernetzt die Mitarbeitenden, wodurch Transparenz und Zusammenarbeit gestärkt werden.
Die erfolgreiche Einführung und der laufende Betrieb des Intranets sind entscheidend für dessen Erfolg und die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden.
Planung und Einführung: Der Schlüssel zum erfolgreichen Intranet
80 % der Befragten haben bereits die Einführung eines Intranets begleitet oder sind aktuell daran beteiligt. Die Implementierungsstrategien sind vielfältig: Von Soft-Launch bis Big Bang, mit unterschiedlich intensiven Kommunikationskampagnen oder der Unterstützung durch externe Anbieter.
Rund 64 % der Teilnehmenden führten das Intranet per Big Bang ein, 25 % entschieden sich für einen Soft-Launch. Kleinere oder mittlere Kommunikationskampagnen (57 %) wurden häufiger eingesetzt, während 10 % das Intranet ohne begleitende Kampagne einführten. Ein Big Bang kann schnelle Erfolge bringen, birgt jedoch das Risiko von anfänglichen Überlastungen und technischen Problemen. Die Einbindung der Mitarbeitenden erfolgte oft über ausgewählte Test-Nutzer*innen (68 %) oder als Ambassador*innen (39 %).
Diese Vorgehensweise sichert wertvolles Feedback und fördert die Akzeptanz bereits in der Einführungsphase. Rund die Hälfte der Unternehmen führte das Intranet eigenständig ein, während ein Viertel externe Dienstleister hinzuzog, was zeigt, dass Fachwissen und externe Unterstützung in vielen Fällen als notwendig erachtet werden, um komplexe Implementierungsprozesse zu meistern.
Ziele und Inhalte: Was macht ein Intranet wertvoll?
Nach der Einführung ist es wichtig, das Intranet mit relevanten Inhalten zu füllen, um seine Funktion als zentrale Informationsquelle zu unterstützen. 98 % der Befragten sehen dies als eines der Hauptziele. Weitere priorisierte Ziele sind die Verbesserung des Wissenstransfers (75,7 %), die Förderung von Dialog und Teilhabe sowie die Stärkung der Identifikation und Bindung der Mitarbeitenden (jeweils 62,6 %). Diese Ziele zeigen, dass das Intranet weit mehr ist als nur eine Informationsplattform: Es dient als Werkzeug zur Förderung der Unternehmenskultur und des Engagements.
Um das Intranet erfolgreich zu machen, sollte es mit begleitender Kommunikation und attraktiven Elementen gestaltet werden. Häufig wird hierfür auf ergänzende Kanäle wie E-Mails oder persönliche Kommunikation zurückgegriffen, da diese Methoden nach wie vor effektiv sind, um die Mitarbeitenden direkt zu erreichen und auf neue Inhalte hinzuweisen.
Nutzerzentrierte Gestaltung: Personalisierung, Gamification und Feedback als Erfolgsfaktoren
Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, das Intranet attraktiv zu gestalten, darunter die Personalisierung sowie Gamification-Elemente. Etwa 75 % der Befragten personalisieren das Intranet, um das Nutzungserlebnis zu optimieren. Dabei variiert der Personalisierungsgrad stark. Personalisierung ermöglicht es, Inhalte passgenau auf verschiedene Zielgruppen im Unternehmen zuzuschneiden, was die Relevanz und damit die Akzeptanz deutlich erhöht.
Gamification-Elemente werden in etwa 25 % der Intranets eingesetzt, hauptsächlich durch Gewinnspiele (69,23 %) und Wettbewerbe (42,31 %). Weitere Ansätze sind Punktesysteme, Abzeichen/Trophäen, Mitmachaktionen und interaktive Umfragen. Gamification motiviert zur Nutzung und fördert gleichzeitig das Lernen und die Interaktion mit Inhalten.
Da die Mitarbeitenden am besten beurteilen können, ob das Intranet ihren Bedürfnissen entspricht, ist es wichtig, regelmäßig Feedback einzuholen. Dies hilft, Schwachstellen zu identifizieren, die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern und Inhalte gezielt auszurichten. Zwei Drittel der Befragten holen aktiv Feedback ein. Dies verdeutlicht, dass ein nutzerzentrierter Ansatz bei der Intranet-Gestaltung den langfristigen Erfolg und die Zustimmung der Mitarbeitenden unterstützt.
Kommunikator*innen sind mit Intranets größtenteils zufrieden
Die Zufriedenheit der Kommunikationsexpert*innen mit ihren Intranets ist größtenteils positiv. 54 % sind (sehr) zufrieden, während 30 % „teils/teils“ angeben. Verbesserungsmöglichkeiten bestehen, doch viele Anforderungen werden bereits erfüllt. Knapp 10 % der Befragten sind jedoch (sehr) unzufrieden. Dies unterstreicht, dass trotz vieler positiver Ansätze, kontinuierliche Optimierungen notwendig sind, um auf die sich verändernden Bedürfnisse der Nutzenden einzugehen.
Fazit: Die Ergebnisse der Studie verdeutlichen, dass die Einführung und der Betrieb eines Intranets sorgfältig geplant und gezielt begleitet werden müssen, um dessen Akzeptanz und Nutzen für die interne Kommunikation sicherzustellen. Unterschiedliche Implementierungsstrategien bieten Vor- und Nachteile, wobei die Einbindung der Mitarbeitenden eine Schlüsselrolle für den Erfolg darstellt. Der laufende Betrieb erfordert kontinuierliche Anpassung und eine regelmäßige Bereitstellung relevanter Inhalte, um als zentrale Informationsquelle zu fungieren und die Unternehmensziele zu unterstützen.
Besonders zufrieden mit ihrem Intranet sind jene Unternehmen, die auf nutzerzentrierte Maßnahmen wie Personalisierung und Gamification setzen und aktiv Feedback der Mitarbeitenden einholen. Diese Ansätze fördern nicht nur die Zustimmung, sondern auch die kontinuierliche Weiterentwicklung des Intranets. Die Studie zeigt somit: Ein gut geplantes, vielseitig genutztes und stetig optimiertes Intranet trägt wesentlich dazu bei, die interne Kommunikation zu stärken und die Mitarbeitenden zu vernetzen.
