Gastbeitrag von Marian Möhren, kernpunkt

Ein auf Mobilgeräten verfügbares (und auch gut bedienbares) Intranet war bis vor kurzer Zeit noch immer etwas Besonderes. Derzeit ändert sich dies allerdings, stellen doch die meisten Plattformanbieter mittlerweile entsprechende mobile Möglichkeiten bereit.

Dies gilt für per se mobil denkende Plattformen wie Coyo oder Staffbase, aber auch für Systeme wie Confluence oder Sharepoint. Aber werden Intranets überhaupt mobil genutzt?

Sinnvoll für fast alle Mitarbeitergruppen

Oft ist es wenig sinnvoll, alle Inhalte und Funktionen des Intranets oder Digital Workplaces mobil anzubieten. Es gibt jedoch eine ganze Reihe von Anwendungsfällen, bei denen die mobile Intranetnutzung hilfreich und sinnvoll für Mitarbeiter ist. Dies gilt zum einen natürlich für Mitarbeiter, die keinen Computerarbeitsplatz haben, wie z.B. Produktionsmitarbeiter oder die so genannten „Frontline“-Mitarbeiter (denken Sie z.B. an Paketboten, Krankenschwestern, Busfahrer, Flugbegleiter, Gastronomie-/Hotelangestellte, Verkäuferinnen usw.). Zum anderen gilt es aber auch für die „Wissensarbeiter“, also all diejenigen, die viel am Rechner arbeiten. Die mobilen Anwendungsfälle überschneiden sich, sind teilweise aber auch unterschiedlich. Was also nutzen die Mitarbeiter mobil, und wann?

Mobile Anwendungsfälle

Beobachtet man Wissensarbeiter, so sind es v.a. die typischen „mobilen Momente“, in denen sie auch das Intranet mobil nutzen: in der Straßenbahn auf dem Weg zur Arbeit, während der Mittagspause, im Wartezimmer oder sogar abends auf dem Sofa. Für Produktions- oder Frontline-Mitarbeiter ist direkt vor oder zu Beginn der Arbeit ein weiterer Zeitpunkt, an dem mobiles Intranet von Vorteil sein kann, z.B. um Übergaben durchzuführen, aktuelle Hinweise zu lesen oder Schichtpläne einzusehen. Weitere Anwendungsfälle für mobiles Intranet sind:

  • News: Auch außerhalb des Arbeitsplatzes neue Meldungen aus dem Unternehmen mitzubekommen, stärkt die Identifikation und das Gefühl, dabei zu sein. Für Mitarbeiter ohne Büroarbeitsplatz ist es häufig sogar die einzige Möglichkeit, informiert zu bleiben – aus Unternehmenssicht die beste Möglichkeit, auch diese Mitarbeiter zu erreichen.
  • Aktivitäten aus Workspaces: Activity Streams oder Timelines lassen sich auf Smartphones sehr gut bedienen. So kann man sich stets informieren, was die Kollegen aus dem Projekt oder von anderen Standorten an Inhalten geändert oder neu hinzugefügt haben. Dies kann für Wissensarbeiter das Gefühl stärken, auf dem Laufenden zu bleiben und nicht den Überblick zu verlieren. Dabei ist es praktisch, wenn man Text-Dokumente oder Präsentationen auch direkt mobil lesen und anschauen kann.
  • Team-Kommunikation: Kommunikation und Austausch kann mobil ständig und vor allem unkompliziert stattfinden, wie man an den Messaging-Diensten sieht. Die Kommunikation der Kollegen im Unternehmen per Chat, Messaging oder Microblogs auf dem Smartphone stets verfolgen und sich beteiligen zu können, ist in vielerlei Hinsicht wertvoll. Kleine Absprachen lassen sich von überall treffen und verursachen keine Wartezeiten. Teammitglieder können unabhängig von ihrem Aufenthaltsort informiert bleiben und Feedback geben.
  • Personensuche: Die Personensuche ist einer der häufigsten Anwendungsfälle eines Intranets. Auch von unterwegs oder vom nicht-Büro-Arbeitsplatz schnell und einfach Kollegen finden und kontaktieren zu können, ist daher oft ein Mehrwert. Dies gilt sowohl, wenn man den Ansprechpartner kennt, als auch für die Suche nach bislang nicht bekannten Ansprechpartnern, deren Feedback oder Hilfe man benötigt.
  • Einfache Prozesse: Kleine Dinge zwischendurch und unabhängig vom Ort schnell am Mobilgerät erledigen zu können, ist oft ein Effizienzgewinn. Bei Freigabe- oder Workflowprozessen müssen beispielsweise andere Kollegen weniger lange warten, wenn die Freigabe oder das Schieben in den nächsten Status nicht erst dann erfolgen kann, wenn der Bearbeiter wieder am Rechner sitzt. Zeiterfassung oder Urlaubsanträge über das mobile Intranet erledigen zu können kann z.B. Frontline-Mitarbeitern den Gang an einen Terminal- oder Firmenrechner ersparen.

Die Liste ist sicher nicht abschließend, macht aber bereits deutlich, dass der mobile Zugriff auf ein (Social) Intranet für diverse Mitarbeiter in verschiedenen Situationen hilfreich ist. Hat man dann noch eine Plattform, die auch auf Mobilgeräten eine sehr gute User Experience bietet (z.B. Coyo), kann man auch auf eine hohe Nutzung hoffen. Viele Mitarbeiter werden es danken.

Marian Möhren leitet die Unit „Digital Workplaces“ bei kernpunkt. Er berät Unternehmen bei der Nutzung von Intranet-, Collaboration- und Digital-Workplace-Plattformen und begleitet sie auf dem Weg zu verändertem, digitalerem Arbeiten. Dabei baut er auf langjährige Projekterfahrung mit nationalen und internationalen Kunden.