Fachbeitrag von Alina Knops (kernpunkt)

Agile Konzepte halten heute in viele Unternehmen und ganz verschiedene Bereiche Einzug. Der übergeordnete Wunsch: besseres und effektiveres Zusammenarbeiten. Steht für diese Ziele nicht auch das Social Intranet? Daher stellt sich die Frage: Gehen die beiden Themen Hand in Hand? Was haben Social Intranets mit agilem Arbeiten zu tun? Und braucht man das eine für das andere? Lesen Sie nachfolgend, warum Social Intranets gute Voraussetzungen für mehr Agilität in Unternehmen schaffen und wie sich beides gegenseitig bereichert.

Flache Hierarchien sind ein Muss

Selbstorganisierte Teams, kurze Planungs- und Entwicklungszyklen, Augenhöhe: diese Begriffe sind in der agilen Welt mittlerweile Standard. Denn bei agilen Methoden geht es in erster Linie darum, schwerfällige Planungsprozesse aufzulösen und stattdessen teambasierte Abläufe mit kurzen Feedback-Mechanismen und einem hohen Grad an Interaktion zu erreichen. Flache Hierarchien sind somit eine Grundvoraussetzung für Agilität. Die Befähigung zur Selbstorganisation und die Förderung von Kollaboration gehen mit dieser Voraussetzung einher. Denn nur wenn Teams autonom und flexibel agieren können, sind vorausschauendes Handeln sowie kurzfristige Anpassungen an Marktveränderungen möglich. Wenn innerhalb eines Sprints schnelle Rückmeldungen von Kollegen nötig sind, sind Hierarchie und unnötige Hürden fehl am Platz.

Ein Social Intranet ist ein ideales Tool, um hierarchieübergreifend und schnell zu kommunizieren. Wenn es richtig genutzt wird, sind Mitarbeiter bereits mit stetigem Austausch und vernetzten Unternehmenstrukturen vertraut. Hierarchien spielen in der Wahrnehmung im besten Fall keine große Rolle mehr. Denn schon simple Funktionen von Kollaborationsplattformen können Hürden abbauen, die Mitarbeiter zwischen ihnen und ihren Vorgesetzten empfinden. Ein Beispiel bietet die Liken-Funktion. So ist ein gegenseitiges Liken von Beiträgen oder Kommentaren eine gute Möglichkeit, um schnell mitzuteilen, dass man die Idee des anderen wertschätzt. Dazu ermöglichen die Plattformen ein schnelles Einholen von Feedback, liefern Kontextinformationen und erhöhen die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen.

Dies sind alles Dinge, die auch im agilen Umfeld benötigt werden. Durch die Nutzung von Social Intranets werden flache Hierarchien durch Mitarbeiter bereits erlebt und Unternehmen haben es leichter, agile Arbeitsweisen einzuführen. Neue Denkweisen oder Strukturen können im Social Intranet schon gefestigt und einfach angewandt werden.

Social Skills – denn ohne geht es nicht

Agile Methoden sind überall dort interessant, wo komplexe Prozesse organisiert werden müssen, Innovationen erreicht werden sollen und viel Kundenorientierung gefordert ist. In diesen Zusammenhängen sind auch enorme soziale Kompetenzen, sogenannte „Social Skills“ aller Beteiligten gefordert. Ein Team funktioniert nicht aufgrund von Fachwissen. Zwischenmenschliche Faktoren sind ebenso wichtig. In Bezug auf agile Teams sind vor allem die Fähigkeit und Bereitschaft zu Dialog, Kooperation, Kollaboration und Wissensaustausch sowie der Wille zum Vernetzen von großer Bedeutung. Denn es kommt zum Beispiel häufig vor, dass ein Mitarbeiter in täglichen Meetings, den sogenannten „Dailys“ in der agilen Welt, seine Ideen gegenüber seinen Kollegen transparent machen muss. Erklärt er die für diesen Tag anstehenden Aufgaben anhand von Post-its auf dem Scrum Board, ist es erforderlich, dass er diese auch kommunizieren und erläutern kann. Und meistens folgt direktes Feedback und persönlicher Austausch.

Genau diese Social Skills im Kontext von Teamarbeit können durch Plattformen für Kollaboration gefördert werden. Social Intranets können Mitarbeiter dabei unterstützen, dialogorientierter und sicherer in einer agilen Arbeitsumgebung zu werden. Als Hilfsmittel kann schon etwas so Einfaches wie ein Gruppen-Chat dienen. Er steht für schnelle Absprachen innerhalb des Teams und gegenseitige Unterstützung von Kollegen, kann aber auch mal für Austausch fernab von Arbeit genutzt werden. Das stärkt das Teamgefühl: Mitarbeiter vernetzten sich und sind Teil eines Ganzen. Insgesamt fördern Social Intranets die Zusammenarbeit und den Austausch, sensibilisieren für Kritik und lehren so auch kommunikative Fähigkeiten und Kritikfähigkeit.

Der Informationsfluss muss gewährleistet sein

Wichtige Ziele von agilen Arbeitsweisen sind die Schaffung von Transparenz und die Reduzierung von Komplexität. Offener und stetiger Informationsfluss ist daher ein wichtiger Bestandteil agilen Arbeitens und oft entscheidend für dessen Erfolg. Schließlich gilt Offenheit auch als einer von fünf Grundwerten der agilen Methode Scrum. Besonders agil arbeitende Mitarbeiter müssen ihr Wissen untereinander teilen und ihre Ideen verständlich machen. Selbst wenn es nur um den aktuellen Status eines Projektes geht: Die offene Kommunikation über diesen Status kann schon einen enormen Mehrwert bieten, weil sich zum Beispiel darauf aufbauend weitere To-Do’s abzeichnen.

Gerade unter diesem Aspekt des Knowledge-Sharings kann man Social Intranets sogar als Treiber für Agilität bezeichnen, da der Informationsaustausch auf einfache Weise gewährleistet werden kann. Durch ihre Social Features wie etwa Liken, Sharen oder Beobachten von Aktivitäten ermöglichen Social Intranets Interaktion und bereichsübergreifende Zusammenarbeit und sorgen so für Wissensaustausch und Transparenz. Damit können alle Beteiligten einfacher und in Echtzeit auf dem neuesten Stand bleiben. Auch die „Folgen-Funktion“ für bestimmte Personen oder Dokumente sorgt für stetigen Austausch.

Mitarbeiter mit Spezialwissen in bestimmten Themengebieten können sich außerdem mithilfe von Social Intranets als entsprechender Ansprechpartner auszeichnen und ihr Wissen über die Plattform teilen. Sie können von anderen Mitarbeitern besser gefunden und bei konkreten Herausforderungen integriert werden. So kann jeder von der Fachexpertise der Kollegen profitieren. Hierfür bieten sich insbesondere themenbezogene Gruppenräume und Workspaces an. Sie unterstützen dabei, in den produktiven Dialog zu treten und beispielsweise komplizierte Fragestellungen gemeinsam zu erörtern. Kommentarfunktionen bieten dazu die Möglichkeit, Feedback unmittelbar einzubringen. Eine gewisse Wertschätzung jedes einzelnen Mitarbeiters ist ein daraus resultierender Vorteil und kann zur Offenheit gegenüber Interaktion und Partizipation beitragen.

Fazit

In der agilen Welt wird der Mitarbeiter als von innen heraus motivierter Mensch gesehen. Eines der zwölf Prinzipien des agilen Manifests lautet daher: „Errichte Projekte rund um motivierte Individuen. Gib ihnen das Umfeld und die Unterstützung, die sie benötigen und vertraue darauf, dass sie die Aufgabe erledigen.“

Social Intranets bieten genau dieses Umfeld und diese Unterstützung für Mitarbeiter, um gut zusammen arbeiten und Wissen teilen zu können. Digitale Arbeitsplätze fördern die Dinge, die auch für agiles Arbeiten notwendig sind, wie etwa flache Hierarchien, Social Skills und Offenheit. Dadurch helfen sie Mitarbeitern auf ihren Wegen hin zu Agilität und dem richtigen Mindset. Umgekehrt können agile Arbeitsweisen zu mehr Nutzung des Intranets führen, da Mitarbeiter mit stetigem Austausch und vernetzten Unternehmensstrukturen vertraut sind. Wir haben anfangs die Frage gestellt: Braucht man das eine für das andere? Die Antwort ist: Nein, ein Unternehmen braucht nicht zwingend ein Social Intranet, um agil zu arbeiten, und um ein Social Intranet zu nutzen, braucht es auch nicht durch und durch agile Strukturen. Doch beides profitiert von einander und kann sich gegenseitig befruchten. Wer das eine nutzt, ist für das andere ebenfalls gerüstet und kann es gewinnbringend einsetzen.

Alina Knops ist Consultant in der Digital Workplace Unit bei kernpunkt. Sie unterstützt Unternehmen bei der Einführung von Intranet- und Kollaborationsplattformen und begleitet Prozesse zu digital vernetztem Arbeiten. Ihre Schwerpunkte liegen vor allem im Bereich des Change Managements sowie der internen Kommunikation.

Annika Knops