10 Ideen für Ihr Intranet 2020
Noch vor wenigen Jahren galt die Mitarbeiterzeitung als das Leitmedium der internen Kommunikation. Heute aber sprechen viele interne Kommunikator*innen diese Rolle dem Intranet zu. Unternehmen in Deutschland verlassen sich auf ihr Intranet, das Arbeiten ohne dieses Kommunikationstool ist fast unvorstellbar. Doch häufig ist das Intranet im Unternehmen kompliziert und veraltet, weshalb sich die Begeisterung der Mitarbeiter*innen dafür in Grenzen hält.
Was macht also ein gutes Intranet aus und für welche Anwendungsfälle können sich die Mitarbeiter*innen begeistern? Hier kommen 10 Ideen für moderne und interaktive Kommunikation, die dem Intranet im Jahr 2020 neues Leben einhauchen. Viele weitere nützliche Tipps können Sie in diesem Blogbeitrag nachlesen.
1. Onboarding für Fortgeschrittene
Schon an ihrem ersten Tag können neue Mitarbeiter*innen von einem modernen Intranet profitieren. Im Intranet können sämtliche Ressourcen, die eine neue Kolleg*in während der ersten Tage braucht, gesammelt werden. Das macht die Plattform zu einem zentralen Anlaufpunkt von Tag 1 an. Mit Hilfe von Features wie „Journeys” lassen sich Inhalte einfach zusammenführen und für eine automatische und zielgerichtete Veröffentlichung einplanen. Das eröffnet neben dem Onboarding weitere vielfältige Anwendungsmöglichkeiten wie zum Beispiel Reboarding, den Standortwechsel einer Mitarbeiter*in, ein wechselndes Aufgabengebiet oder persönliche Entwicklungsprogramme. So kann eine neue Mitarbeiter*in beispielsweise an jedem Tag ihres neuen Jobs auf verschiedene Inhalte aufmerksam gemacht werden und personalisierte Nachrichte erhalten. Auf diese Weise fühlen sich Mitarbeiter*innen von Beginn an wertgeschätzt und eingebunden.
2. Attraktives Mitarbeiterverzeichnis
Nicht nur neuen Mitarbeiter*innen fällt es schwer, jede Kolleg*in im Unternehmen kennenzulernen. In großen und standortübergreifenden Unternehmen haben auch die anderen Mitarbeiter*innen immer wieder Probleme, die passende Ansprechpartner*in zu finden. Ein einheitliches Mitarbeiterverzeichnis bietet allen eine einfache Möglichkeit, die Organisationsstruktur zu verstehen, Namen den richtigen Gesichtern zuzuordnen und Kolleg*innen nach Abteilung, Stellenbezeichnung oder Standort zu suchen. Jede Nutzer*in des Intranets kann ihr eigenes Profil erstellen – gesichtslose Avatare zu benutzen ist dabei eine verschenkte Chance. Persönlicher wird es, wenn alle Mitarbeiter*innen ein Bild von sich hochladen. Am besten funktionieren Profile, die die Mitarbeiter*innen selbst bearbeiten und ergänzen können. Traditionelle Informationen wie Abteilung, Position und Kontaktinformationen sind ein Muss, die weiteren Möglichkeiten sind grenzenlos. Werden Profile mit Feldern versehen, in denen Mitarbeiter*innen berufliche Zertifizierungen, Sprachkenntnisse oder andere Fähigkeiten auflisten, können die Mitarbeiter*innen vom Spezialwissen der Kolleg*innen profitieren. Mit Feldern für Lieblingszitate, Filme oder Tierfotos wird ein Unterhaltungswert geschaffen, sodass das attraktive Mitarbeiterverzeichnis es erlaubt, Kolleg*innen besser kennenzulernen.
3. Social Media Flair fürs Intranet
Die meisten Menschen verbinden sich gerne mit anderen Personen, möchten sich austauschen und besondere Momente teilen. Das gilt nicht nur für unser Privatleben, sondern auch immer öfter im beruflichen Kontext. Im Intranet können soziale Räume geschaffen werden, in denen Mitarbeiter*innen wichtige Momente veröffentlichen und ihre Geschichten teilen können. Das funktioniert am besten, wenn der Raum so gestaltet ist, dass er wie bekannte Social-Media-Feeds aussieht: Vertraute Funktionen wie Likes und Kommentare erhöhen das Engagement und sind für die Nutzer*innen intuitiv anwendbar.
Doch nicht nur private Geschichten können über das Intranet verteilt werden. Mit jeder Mitarbeiter*in, die das Unternehmen verlässt, verschwindet auch Wissen aus der Organisation. Um das zu vermeiden, eignet sich beispielsweise ein Best-Practice-Kanal, in dem die gesamte Belegschaft ihr Wissen zusammentragen und teilen kann.
4. Lokale Nachrichten im Mittelpunkt
Alle Mitarbeiter*innen auf dem Laufenden zu halten und gleichzeitig darauf zu achten, dass sie nicht mit unwichtigen Informationen überflutet werden, ist ein Balanceakt für viele Expert*innen der internen Kommunikation. Regionale und personalisierte Nachrichten können die Lösung sein. Über lokale Seiten können Autor*innen und Redakteur*innen bestimmt werden, die regionale Neuigkeiten streuen und wissen, was für die Belegschaft am jeweiligen Standort oder im jeweiligen Team wichtig ist. Ein Intranet mit zielgerichteten Inhalten führt dazu, dass Mitarbeiter*innen nur diejenigen Inhalte und Seiten sehen, die für sie relevant sind – so werden beispielsweise die Kolleg*innen in der Filiale in der Innenstadt nicht mit Updates aus dem Hauptsitz überflutet. Im Idealfall sind Intranets so stark personalisiert, dass jede Mitarbeiter*in nur die Informationen und weiterführenden Tools auf der Startseite sieht, die für sie relevant sind. Wichtig dabei ist: Die Personalisierung sollte passiv sein. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter*innen automatisch auf Grundlage ihres Standortes, Teams oder einer anderen Gruppe den richtigen Seiten zugeordnet werden und nicht selber in Gruppen eintreten oder Seiten abonnieren müssen.
5. Ein Ort für alle wichtigen Nachrichten
Häufig verwirren die vielen verstreuten Neuigkeiten aus dem Unternehmen die Mitarbeiter*innen. So müssen interne Kommunikator*innen oft mehrere Kanäle bespielen, um wirklich die gesamte Belegschaft zu informieren. In manchen Unternehmen hängen wichtige Informationen bis heute analog auf einer Pinnwand im Pausenraum, andere werden in ein Mitarbeitermagazin abgedruckt und wieder andere Informationen kommen per Post. Aufgrund der enormen digitalen Weiterentwicklung können heutzutage alle relevanten Unternehmensnachrichten gebündelt an einem Ort kommuniziert werden: im Intranet. So kann nicht nur ein einzigartiger Ort geschaffen werden, der vertrauenswürdige Nachrichten vermittelt, sondern auch die verschiedenen Nachrichten optimal aufeinander abgestimmt sind. Die Mitarbeiter*innen wissen außerdem genau, wohin sie sich wenden können, wenn sie Fragen haben. So geht keine wichtige Information mehr verloren.
6. HR-Micro-Services: Ganz schön praktisch
Das Sammeln von Mitarbeiterinformationen und das Verwalten von HR-Prozessen, wie etwa Krankmeldungen, kann kompliziert sein. Diese Prozesse können sowohl für die Personalabteilung als auch für die Mitarbeiter*innen schneller und bequemer ablaufen, indem es das Intranet ermöglicht, Krankmeldungen und Urlaubsanträge über Formulare direkt einzureichen. Gleichzeitig werden Push-Benachrichtigungen ausgespielt, wenn ein Formular eingereicht wurde, um sicherzustellen, dass die Information die richtige Anlaufstelle erreicht hat und diese darüber schnell in Kenntnis gesetzt wird.
7. Jeder liebt eine gute Party
Für Büroangestellte ist es oft kein Problem, in den Unternehmenskalender zu schauen. Aber Mitarbeiter*innen, die viel unterwegs sind, haben diese Möglichkeit häufig nicht. Mit einem zentralisierten Unternehmenskalender, der in das Intranet eingebettet ist, können sich alle Mitarbeiter*innen auf den neuesten Stand bringen, Veranstaltungsdetails finden und Änderungen in letzter Minute nachverfolgen. Im Intranet können sich die Mitarbeiter*innen außerdem direkt für eine Veranstaltung registrieren, was eine deutliche Arbeitserleichterung für die Eventplanung bedeutet.
8. Gamification funktioniert
Gamification-Ansätze im Intranet bieten Ihnen die Möglichkeit, Mitarbeiter*innen über Wettbewerbe, Spiele und unterhaltsame Quizfragen einzubinden und zu informieren. Ein Adventskalender ist beispielsweise eine großartige Gelegenheit, die Belegschaft Fragen über das Unternehmen beantworten zu lassen, um so einen freundschaftlichen Wettbewerb zu schaffen und gleichzeitig den Wissensaustausch zu unterstützen. Das verbessert nicht nur das Wir-Gefühl, sondern fördert außerdem die Identifikation der Mitarbeiter*innen mit dem Unternehmen.
9. 2020 zeigt: Krisenkommunikation ist essenziell
Das Intranet kann auch als eine Art Warnsystem für Mitarbeiter*innen funktionieren. Wenn es auch für die Nutzung auf Mobilgeräten optimiert ist, kann die gesamte Belegschaft sowohl mit Push- als auch mit E-Mail-Benachrichtigungen sofort erreicht werden. Das Anfordern von Lesebestätigungen für ausgewählte Nachrichten ermöglicht es Ihnen, Ihre Kommunikation messbar zu machen und sicherzustellen, dass alle die kritischen Updates erhalten haben.
10. Wer wird Mitarbeiter*in des Monats?
Jede Mitarbeiter*in möchte gerne wertgeschätzt werden. Doch häufig sind Unternehmen bei der Umsetzung dieser Anerkennung überfordert. In einem Intranet kann mit speziellen Kanälen für Auszeichnungen und Nominierungen, wie z. B. Mitarbeiter*in des Monats oder Spotlight-Storys, ganz leicht der Fokus auf die Helden des Alltags gelegt werden. Die öffentlichen Anerkennungen erreichen ein größeres Publikum, als die Verkündung innerhalb eines einzelnen Teams oder an einem Schwarzen Brett. Das österreichische Unternehmen Attensam beispielsweise wählt regelmäßig den Helden oder die Heldin des Monats, also eine Mitarbeiter*in, die eine besonders inspirierende Geschichte in ihrem Intranet zu erzählen hatte. Damit trägt das Intranet dazu bei, unternehmensweit eine positive Unternehmenskultur zu schaffen und das Employee Engagement zu fördern.
Das war noch lange nicht alles! 17 weitere Ideen gibt es hier:
In diesem Blogartikel gibt es noch 17 weitere Ideen für ein modernes, interaktives Intranet und Tipps für Anwendungsfälle wie Sicherheitsrichtlinien, Puls-Checks mit den Mitarbeiter*innen und Führungskräftekommunikation.
McKenzie Fritz ist Mitglied des Produktmarketing-Teams bei Staffbase. Sie arbeitet daran, die Lösungen von Staffbase auf klare, kreative und dialogorientierte Weise zu erläutern, um Menschen bei der Bewältigung ihrer internen Kommunikationsherausforderungen zu unterstützen. Sie ist ein Fan der Alliteration.
