Change Management als Dornröschen-Kuss für ein totes Social Intranet
Das Social Intranet ist die Lösung der Stunde für Informationsweitergabe und Vernetzung in Unternehmen. In einer Zeit, in der mehr Mitarbeitende im Homeoffice sind und hybrid arbeiten, wird es immer wichtiger Informationen unabhängig von der örtlichen Arbeitsstelle bereitzustellen und Möglichkeiten für Austausch abseits der Meeting-Räume und der Kaffeemaschine zu schaffen. Sowohl die Identifikation mit dem Unternehmen als auch das Employer Branding profitiert davon. Die alleinige technische Einführung reicht hier jedoch meist nicht aus…
In diesem Artikel erfahren Sie, warum Change Management bei der Social Intranet Einführung so wichtig ist und wie diese Begleitkonzepte zum Dornröschen-Kuss werden.
Die Vorbereitung – zartes Anstupsen
Stellen Sie sich vor: Sie sind Mitarbeitende*r und das Unternehmen führt ein neues Intranet ein. Möchten Sie lieber kurzfristig vom einen auf den anderen Tag über den Go-Live hören oder möchten Sie lieber mit etwas Vorlauf davon erfahren? Und wie wäre es, dass Sie vielleicht gar Möglichkeiten zur Beteiligung am Projekt erhalten, Rückmeldung zum Status Quo zu geben und durch Kampagnen Informationen zu Nutzungsmöglichkeiten erhalten könnten – und das alles vor dem Go-Live? Bei welcher der Möglichkeiten werden Sie sich als Mitarbeitende*r im neuen Intranet mehr beteiligen? Für uns liegt die Antwort auf der Hand. Wie schön wäre es doch, wenn man ein Intranet bekommt, welches auch auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden eingeht…
Hier ist eine Mitarbeitendenumfrage ein relativ gern gesehenes, aber auch probates Mittel. Sei es mit einem alten Intranet oder ohne. Fragen Sie Ihre Mitarbeitenden, was sie an der aktuellen Situation gut finden und was ausbaufähig ist. Welche Funktionen wünschen sich Ihre Mitarbeitenden? Wo gibt es die größte Kritik? Wenn Sie in Ihrem Unternehmen unterschiedliche Berufsgruppen und Standorte haben, lohnt es sich, auch die Ergebnisse nach diesen Unterschieden zu filtern. So könnten Sie beispielsweise erfahren, dass Ihr aktuelles Intranet nur für Ihre White Collar Angestellten interessant und verfügbar ist.
Kampagnen, Schulungen und Sprechstunden – dem Intranet Leben einhauchen
Wir sehen Kommunikation als Teil des Change Managements, nicht als nebenstehenden Prozess. Change Kommunikation hat dabei viele Facetten: von Sprechstunden-Konzepten über kreative Kampagnen bis hin zu Events zum Kick-Off des Intranets.
Doch bevor es überhaupt an die Kampagnenplanung geht, erarbeiten wir im Projektteam zunächst die Projektvision. Was ist die Botschaft, die wir der Organisation vermitteln wollen? Darauf abgestimmt, prüfen wir, wie wir das vermitteln möchten und ob die Kampagne schwerpunktmäßig informativ, edukativ oder emotional gestaltet werden soll. In einem von gescheiterten Neueinführungen gebeutelten Unternehmen mag eine informative Kampagne die bessere Wahl sein. Bei einem Unternehmen, bei dem eine große Eigenmotivation in der Mitarbeitendenumfrage festgestellt werden konnte, kann eine emotionale Kampagne besser ankommen. Wenn Sie sich für eine emotionale Kampagne entscheiden, denken Sie an Storytelling. Eine gelungene vergangene Kampagne in einem Projekt lief unter dem Thema der „neuen Heimat“. Dementsprechend waren die Newsletter auch die „Post“ und die Migration ins neue Intranet der „Umzug“. Nehmen Sie ihre Mitarbeitenden mit in ihre neu geschaffene Heimat.
Auch Schulungen begleiten die Einführung des Intranets. Klassischerweise beschränken sich viele Schulungskonzepte auf die technische Erläuterung und die wirklichen Herausforderungen werden vernachlässigt. Für uns gehören in ein Schulungskonzept auch Angebote zu „Awareness“ und „Desire“ (nach Prosci). Ohne, dass Ihre Mitarbeitenden verstehen, was die Gründe und Vorteile des neuen Intranets sind (vgl. Awareness), sind die inneren Türen nicht offen für technische Schulungen. Alte Hürden und Hindernisse im Kopf Ihrer Mitarbeitenden müssen niedergerissen werden bevor sie bereit sind sich auf das Erlernen der technischen Basics zu konzentrieren. Im Schulungs- und Kommunikationskonzept muss es also auch darum gehen bei den Mitarbeitenden den Wunsch zu schaffen, im Projekt mitzuarbeiten und sich am Intranet zu beteiligen (vgl. Desire).
Das Konzept der buchbaren Sprechstunden ergänzend zu klassischen Schulungen hat hier bei vielen unserer Projekte zu sehr positiven Rückmeldungen geführt. Mitarbeitende können sich über ein Buchungssystem bei Expert*innen Sprechstunden buchen und dort Fragen stellen – aber auch über Kritik sprechen. Diese Sprechstunden sprechen deswegen nicht nur die Facetten der „Knowledge“ und der „Ability“ an, sondern können auch die Wände in der Facette des „Desires“ (nach Prosci) einreißen.
Das langfristige User Engagement – das Intranet am Leben erhalten
Für Ihr langfristiges User Engagement sorgen Sie frühzeitig für redaktionelle Konzepte, Aufgabenverteilung, tatsächliche Erleichterungen und … Spaß.
Um das Projekt näher an die Belegschaft zu bringen, kann Ihnen eine ausgewählte Pilot-Gruppe helfen: Mitarbeitende, die sich entweder freiwillig gemeldet haben oder von Ihren Führungskräften vorgeschlagen wurden, um den Prozess der Einführung des Intranets maßgeblich anzutreiben. Sie werden vom Projektteam besonders unterstützt, testen Funktionen zuerst und ebnen somit den Weg für ihre Kolleg*innen. Eine Initialcommunity der Pilot-Gruppe, in der man einfach mal zeigt und probiert, welche Möglichkeiten es gibt, kann dem einen oder anderen Mitarbeitenden schon die Angst nehmen und so echtes User Engagement fördern. Stellen Sie hierfür ein Konzept und Team zusammen, das bunt gemischt ist und gezielt Informationen verbreitet, die Lust auf das Social Intranet machen. Sei es durch GIFs, Fotos oder interessante Links.
Das Intranet darf und soll Spaß machen und bleibt so auch nach Projektabschluss am Leben.
Victoria Hemsing: Als Consultant Digital Business Solutions bei Data One kümmere ich mich mit meinen Kolleg*innen um die Change-Begleitung bei Projekten rund um Digitalisierung. Mein Fokus als Psychologin ist dabei der Einbezug der Mitarbeitenden, die Kommunikation rund um den Change-Prozess und die projektbegleitende Evaluation – denn nicht Unternehmen ändern sich, Menschen ändern sich.
