Das fehlende Puzzle-Teil der internen Kommunikationsstrategie – Mit einer Mitarbeiter-App endlich alle effizient erreichen
In einer Zeit, in der sich Unternehmen stetig weiterentwickeln, Prozesse digitalisiert werden und Menschen nicht nur noch vor Ort zusammenarbeiten, ist eine interne Kommunikationsstrategie für Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Sie bildet das Rückgrat, das die Organisation zusammenhält und ein reibungsloses Funktionieren ermöglicht. Doch inmitten der vielfältigen Herausforderungen und Veränderungen, denen Unternehmen in Zeiten von Remote-Work gegenüberstehen, müssen sie nach neuen Wegen suchen, um die gesamte Belegschaft zu erreichen und ihre interne Kommunikationsstrategie zu optimieren.
Herausforderungen einer internen Kommunikationsstrategie
1. Übergreifende Erreichbarkeit der gesamten Belegschaft
Die Herausforderungen bei der Entwicklung einer effektiven internen Kommunikationsstrategie sind vielfältig und anspruchsvoll. Eine der größten Schwierigkeiten besteht darin, sicherzustellen, dass Informationen zeitnah und konsistent an alle Mitarbeitenden weitergegeben werden. Traditionelle Kommunikationskanäle wie etwa E-Mails, Intranets und Besprechungen sind zwar nach wie vor wichtig, aber sie allein reichen oft nicht aus, um die Bedürfnisse einer modernen, dynamischen Belegschaft zu erfüllen.
Der Trendmonitor Hybride IK 2023 bringt hervor, dass der Anteil der Mitarbeitenden mit Zugang zu digitalen Kommunikationskanälen bei ca. 20% der befragten Unternehmen kleiner gleich 70% ist. Bei 8,8% der Unternehmen liegt dieser Anteil sogar bei kleiner gleich 50%. Gerade operative Mitarbeitende, die 80% der weltweiten Arbeitnehmer:innen ausmachen1, finden meist wenig Berücksichtigung bei der Planung übergreifender Kommunikationskanäle. Diese Mitarbeitenden müssen auf andere Art und Weise auf dem Laufenden gehalten werden. Und um eines gleich vorwegzunehmen: Mit dem altbekannten schwarzen Brett ist das Problem nicht gelöst.
Es gilt eine Lösung zu finden, die mobil anwendbar ist und nicht an zeitlichen und räumlichen Hürden scheitert. Ob an der Maschine in der Produktionshalle, im Außendienst bei Kunden, auf der Baustelle, im Lager oder während der Gebäudereinigung – Die Beispiele, bei denen ein mobiles Kommunikationstool benötigt wird, sind vielfältig.
2. Förderung der Unternehmenskultur und -verbundenheit
Während sich im Jahr 2017 noch jeder Dritte sehr verbunden mit dem eigenen Arbeitgeber fühlte, ist es 2023 nur noch jeder achte Beschäftigte2. Strukturelle Umstellungen von einer vorwiegenden Präsenzkultur hin zu einer Remote-Work-Kultur, die nicht zuletzt durch die Corona-Pandemie ausgelöst wurde, führen dazu, dass sich auch die Unternehmenskultur verändert. Gerade, wenn man den andauernden Fachkräftemangel und War for Talents berücksichtigt, ist es essenziell, dass sich Mitarbeitende mit einem Unternehmen verbunden fühlen und nicht bei der nächsten Chance abwandern. Kommunikation ist auch hier der Schlüssel. Wenn gewerblichen Mitarbeitenden oder Mitarbeitenden aus dem Home-Office wesentliche Informationen fehlen und sie diese nur aus zweiter Hand oder sogar überhaupt nicht erhalten, kann dies eine emotionale Distanz zum Team oder Arbeitgeber generell hervorrufen. Die Herausforderung besteht also darin, trotz räumlicher Distanz ein Wir-Gefühl im Unternehmen zu schaffen.
3. Effizienz der Kommunikationskanäle und Informationsbeschaffung
Beginnend bei papierbasierten Kommunikationskanälen: Ob es das schwarze Brett, eine Mitarbeitenden-Zeitschrift oder die Zettelwirtschaft in der Hauspost ist. All diese Möglichkeiten benötigen Zeit, um die Information auf Papier zu bringen und an die entsprechenden Stellen zu verteilen. Zudem werden Ressourcen wie Papier und Personal für den Druck und die Verteilung benötigt.
Auch die Nutzung digitaler Kommunikationskanäle kann unter Umständen ineffizient sein. Nutzen Unternehmen eine Vielzahl an Tools zur internen Informationsweitergabe, müssen Mitarbeitende ständig alle Kanäle überprüfen, um keine Information zu verpassen. Die Alternative wäre, sämtliche Kanäle up-to-date zu halten, was wiederum mit hohem Pflegeaufwand verbunden ist. Daher sollte eine Single Source of Truth existieren, in der alle betriebsinternen Informationen unkompliziert und schnell zu finden sind und die für alle Mitarbeitenden unkompliziert erreichbar ist.
4. Sicherheit & Datenschutz
Gerade sensible private oder betriebsinterne Informationen müssen sicher weitergegeben werden, sodass unbefugte Dritte keinen Zugang erhalten. Daher sollten die Sicherheit und der Datenschutz bei der Wahl der Kommunikationsinstrumente einen hohen Stellenwert haben. Dazu zählen ein sicheres Log-In-Verfahren mit Authentifizierung der zugriffanfordernden Person, kein User-Tracking innerhalb der Kommunikationsplattform und kein Auslesen des genutzten Gerätes während der Anwendung.
Im Kontext dieser vielfältigen Herausforderungen rückt eine Mitarbeiter-App als Lösung in den Fokus. Sie bietet eine mobil anwendbare Plattform, die zeitliche und räumliche Hürden überwindet und es Unternehmen ermöglicht, alle Mitarbeitenden effizient zu erreichen. Doch welche konkreten Vorteile und Funktionen bietet eine Mitarbeiter-App?
6 Aspekte, wodurch eine Mitarbeiter-App die interne Kommunikationsstrategie vervollständigt
1. Mobile Nutzung
4,7 Milliarden Menschen weltweit nutzen ein Smartphone, Tendenz steigend.3 Häufig ist das Handy griffbereit in der Hosentasche, egal wo sich der Mitarbeitende befindet. Nutzen Arbeitgeber diesen Kanal in Form einer Mitarbeiter-App, können sie sicherstellen, dass Informationen auch von unterwegs oder zuhause aus abgerufen werden können. Mitarbeitende haben die komfortable Möglichkeit, „mal eben“ die News zu checken, ohne dafür ihren Ort zu wechseln oder ihren Laptop hochzufahren.
2. Stärkung des Wir-Gefühls
Als übergreifende Plattform zum Informationsaustausch stärkt eine Mitarbeiter-App das Wir-Gefühl. Operative Mitarbeitende müssen nicht länger die Sorge haben, Informationen zu verpassen und werden aktiv in die interne Kommunikation eingebunden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, auf Inhalte in Form von Kommentaren oder Reaktionsmöglichkeiten zu reagieren. Gerade Feedbackkanäle sollten für eine gelungene Unternehmenskultur ermöglicht werden. Eine vom Arbeitgeber gesendete E-Mail etwa kann zwar Antworten von Mitarbeitenden erhalten. Öffentliche Kommentare und Reaktionen auf einen Beitrag machen die Kommunikation jedoch erst transparent und beziehen alle mit ein, die in die Kommunikation mit einbezogen werden möchten.
3. Informationsverbreitung in Sekundenschnelle
Mit einer Mitarbeiter-App können Informationen in Echtzeit verbreitet werden. Durch Push-Benachrichtigungen erhalten Mitarbeitende wichtige Updates, Ankündigungen oder Notfallmeldungen sofort. Dies ermöglicht eine schnelle Reaktion auf aktuelle Ereignisse und die gesamte Belegschaft ist zeitgleich informiert, falls gewünscht. Für den Fall, dass einzelne Kollegen*innen erreicht werden müssen, können diese über eine Suchfunktion im eigenen Kontaktverzeichnis auf die Schnelle gefunden werden. In den Kontaktdetails können darüber hinaus Erreichbarkeitszeiten hinterlegt werden, sodass man sofort sieht, wann man welchen Mitarbeitenden kontaktieren kann.
4. Zielgerichtete Kommunikation
Innerhalb der Mitarbeiter-App kann ein Berechtigungskonzept dafür sorgen, dass nur bestimmte Personen entweder an die gesamte Belegschaft oder einzelne Abteilungen, Standorte oder Teams kommunizieren können. Gerade wenn Informationen nur für einen bestimmten Personenkreis relevant sind, unterstützt dies die zielgerichtete Kommunikation.
5. Komfortable Terminvergabe
Eine Kalender- sowie Listenansicht der Termine innerhalb einer Mitarbeiter-App erleichtern es, den Überblick über anstehende Termine zu behalten. Neue Termine können kinderleicht für die gesamte Belegschaft, bestimmte Gruppen oder einzelne Mitarbeitende erstellt werden. Auch Zu- oder Absagen können per App getätigt werden.
6. Informationssicherheit und Datenschutz
Informationen innerhalb der Mitarbeiter-App können durch den Zugriff über eine ausschließlich verschlüsselte Verbindung sowie Authentifizierung der Personen vor unbefugten Dritten geschützt werden. Doch auch außerhalb der App sollten Daten auf dem Endgerät, gerade wenn es ein privates Smartphone ist, von der Nutzung der App unberührt bleiben. Die gute Nachricht: Auch hier besteht kein Grund zur Sorge. Denn bei einer Mitarbeiter-App, wie der d.velop connect, findet weder User-Tracking noch das Auslesen des Smartphones statt. Somit bleiben unter anderem das eigene Kontaktbuch oder jegliche private Dokumente durch eine Mitarbeiter-App unberührt. Eine DSGVO-konforme Nutzung der App ist problemlos möglich, sodass unbesorgt auf das eigene Handy oder Tablet zurückgegriffen werden kann, sofern kein Diensthandy vorhanden ist.
Eine Mitarbeiter-App schließt die Lücke des internen Kommunikations-Puzzles
Mit einer Mitarbeiter-App ist das fehlende Puzzle-Teil der internen Kommunikationsstrategie endlich gefunden. Unternehmensweit können durch sie Informationen an alle Kollegen*innen weitergegeben werden, unabhängig von ihrem Standort. Operative Mitarbeitende oder Kollegen*innen, die entweder nicht ständig im Betrieb sind oder an verschiedenen Standorten arbeiten, erhalten gleichberechtigt alle nötigen Informationen mobil auf ihr Smartphone. Dieser unkomplizierte und übergreifende Informationsaustausch trägt zu einer verbesserten Unternehmenskultur bei und stärkt das Wir-Gefühl, das gerade in Zeiten von Remote-Work unerlässlich ist. Durch eine einheitliche, betriebsinterne Informationsplattform gegenüber einer Vielzahl an unterschiedlich genutzten Kanälen, gelingt es, auch die Effizienz der Informationsbeschaffung zu steigern. Egal, ob verschiedene Standorte, Abteilungen, Teams oder Einzelpersonen erreicht werden sollen – mit einer Mitarbeiter-App gelingt eine zielgerichtete Kommunikation. Dabei müssen sich weder Arbeitgeber noch die Mitarbeitenden Sorgen um die Sicherheit ihrer Daten machen.
Eine Mitarbeiter-App klingt spannend, ist aber noch nicht wirklich greifbar für Sie? Kein Problem! Denn im Webinar “Eine Mitarbeiter-App – Das fehlende Puzzle-Teil in Ihrer internen Kommunikationsstrategie” zeigen wir konkret, mit welchen Funktionen eine Mitarbeiter-App alle mit allen sicher verbindet. Darüber hinaus erhalten Sie einen Einblick in weitere Use-Cases einer solchen App und profitieren von einem Q&A mit unseren Referenten.
David Aalbers ist Business Development Manager und Head of d.velop dialogue bei der d.velop AG. Als Fan mobiler Apps ist er gemeinsam mit seinem Team ständig auf der Suche nach neuen Trends, die die interne Kommunikation vorantreiben und Prozesse digitalisieren.
