Inzwischen setzen immer mehr Unternehmen auf Office 365, um ihre interne Kommunikation und Kollaboration zu modernisieren. Um einen digitalen Arbeitsplatz mit Office 365 umzusetzen, benötigt es jedoch eine klare Strategie.

Was ist Office 365 und was nicht?

Office 365 alleine ist kein vollständiger digitaler Arbeitsplatz. Vielmehr handelt es sich bei O365 um eine App-Suite, also eine Vielzahl von spezialisierten Anwendungen. Im Großen und Ganzen ist es ein umfangreicher Werkzeugkasten mit vielfältigen Produktivitätswerkzeugen.

Schwierig ist dabei jedoch, dass die Funktionen und Anwendungsfälle der O365-Apps oft sehr ähnlich sind. So können beispielsweise mit Microsoft Teams, Yammer und SharePoint bereits drei verschiedene Anwendungen als Kommunikationskanal genutzt werden. Hinzu kommt, dass jede Anwendung ihre eigene Logik und Benutzeroberfläche hat ­– speziell bei der mobilen Nutzung. Zusätzlich fehlt es oft an sinnvollen Verknüpfungen zwischen den unterschiedlichen O365-Apps.

All das führt bei Nutzern nicht selten dazu, dass sie die Orientierung verlieren. Um dem entgegenzuwirken, entsteht oft der Wunsch nach einer zentralen Plattform, die einzelne Applikationen bündelt und eine einheitliche Benutzeroberfläche schafft. Gewöhnlich soll dies mit einem personalisierten Einstieg kombiniert werden.

Wie das mit Office 365 gelingen kann, zeigen die drei nachfolgenden Szenarien:

Szenario A: Office 365 + SharePoint Online

Innerhalb von Office 365 wird häufig auf SharePoint als Basis für eine zentrale Plattform zurückgegriffen. Der Grund dafür ist, dass es bereits im Lizenzpaket enthalten ist und so keine weiteren Lizenzkosten anfallen. Außerdem ist es mit Entwicklungsaufwand weitreichend anpassbar und kann individuell gestaltet werden.

Im Standard ist SharePoint jedoch meist keine zufriedenstellende Lösung, da elementare Funktionen (z. B. Mehrsprachigkeit, personalisierte Startseite) fehlen. Es bedarf also viel Eigenentwicklung, um SharePoint zur zentralen Plattform im digitalen Arbeitsplatz zu machen. Das wiederum bedeutet längere Projektlaufzeiten, höhere Projektkosten und eine gesteigerte Fehleranfälligkeit.

Szenario B: Office 365 + Add-on

Um die Notwendigkeit von Eigenentwicklungen zu reduzieren, gibt es bei Office 365 Add-ons wie Involv oder Hoozin. Diese Add-ons legen sich wie eine zweite Schicht über SharePoint und ergänzen es durch zusätzliche Funktionen und Designvorlagen. Ein besonderes Merkmal der Add-ons sind sogenannten Konnektoren, wodurch sich O365-Apps und weitere Applikationen, wie z. B. Trello, ohne großen Aufwand integrieren lassen.

Demgegenüber stehen zusätzliche Lizenzkosten und weiterhin Entwicklungskosten, da Teilbereiche von SharePoint im Standard belassen werden. Das bedeutet, der Funktionsumfang und die Seitenlayouts sind oft nicht ausreichend.

Szenario C: Office 365 + Social Intranet

Im Vergleich zu Add-ons sind Social Intranets in Bezug auf Funktion, Struktur und Design oftmals ein Stück ausgereifter. Zumal einige auch eine Office 365-Integration mitbringen, wie beispielsweise Viadesk oder MangoApps.

Eine weitere Möglichkeit wäre es Office 365 mit einem Social Intranet zu kombinieren. Dabei dient das Social Intranet als zentrale Plattform, da es im Standard bereits viele Funktionen abbilden kann. Ausgewählte O365-Apps werden dann gezielt integriert, um dessen Funktionsumfang zu erweitern.

Um Überschneidungen in den Anwendungsfällen zu vermeiden, können einzelne Funktionen des Social Intranets oder einzelne O365-Apps deaktiviert werden.

Allerdings lassen Social Intranets im Gegensatz zu O365 Add-ons weniger technische Anpassungen zu und haben eine weniger tiefe O365-Integration. Dafür lassen sich Social-Intranet-Projekte meist schneller und kostengünstiger umsetzen, weil eine Eigenentwicklung nicht notwendig oder möglich ist.

Fazit:

Office 365 bietet viele und hoch spezialisierte Anwendungen. Jedoch fehlt einigen Nutzern die Orientierung, weshalb eine zentrale Plattform benötigt wird.

Add-ons als auch Social Intranets können die Komplexität von Office 365 bändigen und zu einem Wegweiser in der Softwarelandschaft werden.

In jedem Office 365 Projekt sollte zu Anfang ein großer Fokus auf der Auswahl des richtigen Szenarios liegen. Denn ist die Entscheidung für ein Szenario gefallen, lässt sich später nur schwer eine andere Richtung einschlagen.

Ricardo Thiele ist Mitgründer und Geschäftsführer von Kronsteg. Vor seiner Zeit bei Kronsteg war er bereits für zwei Konzerne als Intranet-Projektmanager tätig. Jetzt bringt er diese Expertise in die Kundenprojekte von Kronsteg ein.

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