Ein Intranet einführen ohne die IT-Abteilung, geht das?
Userfreundlich und leicht im Handling – das sind moderne Intranetlösungen. Patrik Kolligs geht in seinem Gastbeitrag „Ein Intranet einführen ohne die IT-Abteilung, geht das?“ der Frage nach, ob und inwieweit die interne Kommunikationsabteilung bei der Einführung und Nutzung eines neuen Intranets noch auf die IT-Abteilung angewiesen ist. Moderne Intranetlösungen sind inzwischen so nutzerfreundlich, dass sie nach der Einführung auch alleine von der internen Kommunikationsabteilung betreut werden können. Für interne Kommunikator*innen stellt sich daher oft die Frage: Können wir eigenständig das neue Intranet einführen? Oder sind wir hierfür nach wie vor auf die Unterstützung der IT-Abteilung angewiesen?
Insbesondere Cloud-Lösungen lassen hoffen, dass die Abhängigkeit von technischem Know-how für die Einführung eines Intranets nachlässt. So kann bei einer Lösung aus der Cloud ein Großteil des initialen Aufwands, wie die Installation des Systems, an den Softwareanbieter ausgelagert werden.
Um zu verstehen, ob die IT-Abteilung bei der Einführung des Intranets dennoch benötigt wird, werfen wir einen Blick auf den typischen Ablauf eines Intranet-Projekts und beleuchten jede Phase unter dieser Fragestellung.
Analyse
Die Analysephase ist nötig, um die beste Softwarelösung für das neue Intranet eines Unternehmens zu ermitteln. Gerade zu Beginn des Projekts kommen dabei vielerlei technische Fragen auf. Daher ist oft die Mithilfe der IT-Abteilung notwendig, um beispielsweise Sicherheitsanforderungen an die zukünftige Intranetlösung einzuholen. Ob die IT jedoch über die Informationsweitergabe hinaus in das Projekt involviert werden sollte, hängt vor allem vom Hosting ab. Eine Installation des Intranets im hauseigenen Rechenzentrum (On-Premise) erfordert eine deutlich stärkere Einbindung der IT als ein Intranet als Cloud-Lösung. Aus Kosten- und Zeitgründen sowie für einen leichteren Zugriff auf das Intranet von unterwegs kommen die Alternativen zu Cloud-Lösungen immer seltener zum Einsatz.
Deutlich wichtiger für den Erfolg eines Intranets als technische Rahmenbedingungen sind jedoch die Anforderungen der Nutzer*innen. Je besser diese bei der Auswahl und Einrichtung des Intranets einbezogen werden, desto höher ist dessen spätere Akzeptanz. Für diese überaus wichtige Aufgabe spielt technisches Know-how quasi keine Rolle. Dementsprechend kann dies auch von anderen Abteilungen statt der IT übernommen werden. Das erscheint häufig sogar sinnvoll, da beispielsweise die Personalabteilung oder die interne Kommunikation meist ein besseres Verständnis von den (Informations-)Bedürfnissen der Mitarbeitenden haben.
Ein weiterer wichtiger Faktor der Analysephase ist die Aufnahme der im Unternehmen bislang verwendeten Applikationen. Nur wenn hierzu ein klares Bild vorliegt, kann vermieden werden, dass die gleichen Funktionen sowohl im Intranet als auch in einer anderen Software existieren. Die IT-Abteilung kann dazu sicherlich hilfreichen Input liefern, allerdings ist auch ihnen häufig nicht bewusst, welche Lösungen von den Mitarbeitenden wirklich verwendet werden. Neben WhatsApp, Dropbox oder WeTransfer werden von einzelnen Mitarbeitergruppen meist noch viele weitere Tools genutzt. Deshalb ist es besonders wichtig, auch Vertreter*innen anderer Abteilungen in das Projekt zu involvieren, um einen Überblick über die real genutzte Softwarelandschaft des Unternehmens zu erhalten. Nur so lässt sich ein homogenes Zusammenspiel des Intranets mit den bestehenden und weiterhin erwünschten Lösungen ermöglichen. Neben Vorgaben aus der IT sollten hierfür aber vor allem auch Nutzeranforderungen ausschlaggebend sein.
Konzeption
Sobald die richtige Intranet-Software für das Unternehmen gefunden ist, beginnt die Konzeptionsphase. Ein wichtiger Bestandteil dieser Phase ist die Informationsarchitektur. Durch sie sollen die Inhalte im Intranet möglichst nachvollziehbar und leicht auffindbar hinterlegt werden. Hierzu braucht es den Aufbau von Informations-, Gruppen und Berechtigungsstrukturen sowie ein Konzept zur Personalisierung der dargebotenen Inhalte. Eine nutzerzentrierte Vorgehensweise ist dafür der erfolgversprechendste Weg.
Zunächst geht es also darum, ein Verständnis für die unterschiedlichen Nutzergruppen im Unternehmen aufzubauen, um anschließend ihre individuellen Bedürfnisse im Rahmen der Möglichkeiten der Intranetlösung zu erfüllen. Häufig fällt dies der internen Kommunikation besonders leicht, da sie das zielgruppenspezifische Vorgehen bereits von der Erstellung und Verbreitung der Unternehmensnachrichten gewohnt ist. Interne Kommunikator*innen sind erfahren darin, die Perspektiven verschiedener Mitarbeitergruppen einzunehmen und darauf basierend Entscheidungen zu treffen. Genau das ist es auch, worauf es bei der Konzeption eines Intranets ankommt. Technisches Wissen über die Möglichkeiten der Lösung sind zwar hilfreich, stellen aber alleine keine gute Basis für den Aufbau einer nutzerzentrierten Plattform dar.
Welche Rolle sollte also die IT während der Konzeption einnehmen? Selbstverständlich sollten auch die Bedürfnisse der IT-Abteilung erfasst und für die Konzeption des Intranets berücksichtigt werden. Insbesondere beim Konzept für die Migration von Inhalten ist es nötig, zu erfahren, welche wichtigen IT-Informationen im neuen System zu finden sein sollten. Beispielsweise Leitfäden zur Nutzung verschiedener Softwarelösungen oder Hilfestellungen zu technischen Fragen. Wie diese Inhalte allerdings im Intranet angelegt werden (ob als Artikel, Wiki, Dokument etc.), erfordert weniger technisches Wissen als vielmehr ein Verständnis für die unterschiedlichen Arten der Informationsbereitstellung.
Um das Intranet also den Ansprüchen der Nutzer*innen entsprechend zu planen, ist Empathie für die verschiedenen Mitarbeitergruppen weitaus wichtiger als Fachkenntnis zur Intranet-Software.
Umsetzung
Nun steht nicht nur die richtige Software fest, sondern es gibt auch einen Plan, sie einzurichten. Doch es stellt sich die Frage: Wenn es bislang weitgehend ohne die IT-Abteilung ging, gilt dies auch für die Umsetzung? Das hängt vor allem von der ausgewählten Softwarelösung ab. Klassische Systeme wie SharePoint oder CMS-Lösungen erfordern meist technische Anpassungen durch Programmieraufwand. Out-of-the-box-Lösungen wie Social Intranets oder Mitarbeiter-Apps hingegen können zu einem sehr großen Teil durch Konfiguration an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden.
Außerdem kommt es auch auf den Entlastungsbedarf der IT-Abteilung an. Denn einzelne Aspekte bei der Einrichtung eines Intranets erfordern tatsächlich informationstechnische Kenntnisse. Dazu zählt unter anderem die Installation der Software, die Anbindung des Nutzerverzeichnisses (z. B. Active Directory) oder die Einrichtung einer SSL-Verschlüsselung. Doch können diese Aufgaben ebenso von einer Agentur oder teilweise von den Softwareanbietern übernommen werden, um den Kolleg*innen aus der IT den Rücken freizuhalten.
Eine weitere wichtige Aufgabe, deren Arbeitsaufwand in vielen Projekten unterschätzt wird, ist die Inhaltsmigration. Hierbei kommt es darauf an, zu beachten, dass eine automatisierte Übertragung der Inhalte nur selten und meist auch nur eingeschränkt möglich ist. Neben Kompatibilitätsproblemen zwischen Systemen kommt es häufig vor, dass Formatierungen nicht oder nur teilweise übernommen werden. Gleiches gilt für Metadaten oder angefügte Dateien. Deshalb gibt es in den allermeisten Fällen keinen anderen Weg als die manuelle Übertragung von Inhalten. Diese Aufgabe erfordert demnach ebenfalls kein umfangreiches technisches Wissen, sollte allerdings auf mehrere Schultern verteilt werden.
Rollout
Nachdem das Intranet eingerichtet ist, steht der Rollout der Softwarelösung an. Hierfür gilt es zunächst, die strategische Entscheidung zu fällen, ob alle Nutzer*innen auf einmal Zugriff erhalten sollen („Big Bang“) oder ob dies nach und nach (z. B. pro Standort) geschehen sollte. Es ist ebenso möglich, nicht gleich zu Beginn mit allen Funktionen zu starten, sondern den Funktionsumfang Stück für Stück zu erweitern. Wer noch nie über einen Unternehmens-Chat kommuniziert hat, gewöhnt sich vielleicht lieber erstmal daran, bevor er zusätzlich mit dem Befüllen von Wikis gefordert wird.
Natürlich kann auch die IT-Abteilung in diese Entscheidungen involviert werden. Darüber hinaus wird sie möglicherweise zur Umsetzung der vorher geplanten Maßnahmen benötigt. Zum Beispiel um das neue Intranet als Startseite im Browser der Mitarbeitenden einzurichten oder bei der Verteilung der Applikationen auf die mobilen Endgeräte des Unternehmens.
Dennoch bleibt festzuhalten, dass die strategische Planung ebenso von anderen Abteilungen übernommen werden kann. So hat die interne Kommunikation meist ein gutes Verständnis von den verschiedenen Stakeholdern und kann einschätzen, ob ein Roll-Out zu früh kommt oder der Funktionsumfang die Nutzer*innen überfordern würde.
Kommunikation & Change
Damit das Intranet nicht nur technisch funktioniert, sondern auch akzeptiert und genutzt wird, bedarf es der Sensibilisierung, Befähigung und Begleitung aller späteren Nutzergruppen. Um die Potenziale des kommenden Intranets auszuschöpfen, sind Kommunikations- und Change-Maßnahmen unverzichtbar. Ohne diese übertragen die Mitarbeitenden ihre bestehenden Arbeitsweisen ins neue Intranet und beschränken von vorne herein dessen Potenzial.
Frühzeitige Transparenz des Projekts wirkt dem entgegen: Die Stakeholder müssen auf den kommenden Wandel aufmerksam und neugierig gemacht werden. Außerdem müssen sie verstehen, worum es bei der neuen Software geht und befähigt werden, diese zu nutzen und sinnvoll in den Arbeitsalltag einzubinden. Diesen Prozess sollten alle späteren Nutzer*innen durchlaufen, wenn auch nicht synchron. In der Regel ist es die Personalabteilung oder die interne Kommunikation, welche die Nutzer auf diesem Weg zum neuen Intranet begleitet.
Und die IT-Abteilung? Sie nimmt in diesem Prozess oft keine aktive Rolle ein, da Kommunikation und Change nicht zu ihren angestammten Aufgabenfeldern gehören. So fällt die Planung von internen Maßnahmen wie der Entwicklung eines Key Visuals, der Gestaltung eines Flyers oder Organisation eines Launch-Events zumeist in die Hände der internen Kommunikation. Selbstverständlich lassen sich hierzu auch externe Kommunikationsagenturen einbeziehen, die Erfahrungen mit der Einführung von Intranets haben und das Projekt über die gesamte Zeitdauer begleiten.
Intranet einführen – Wie geht es danach weiter?
Passt das Intranet zum Unternehmen und wirken die kommunikativen Maßnahmen, so wird es auch akzeptiert und genutzt. Doch nun soll diese neuerbaute digitale Stadt, die eben noch ohne Einwohner war, auch weiterhin aufblühen und Raum für Kommunikation und Zusammenarbeit bieten. Dazu zählt, dass die zuvor aufgestellten Pläne auch eingehalten werden: Werden laufend neue Inhalte durch das Redaktionsteam eingestellt? Achten die Community Manager*innen auf die Einhaltung der Netiquette? Werden die Mitarbeitenden frühzeitig und ausreichend auf neue Funktionen vorbereitet? Um diese Themen kümmern sich vermehrt Personen aus der internen Kommunikation, welche ohnehin viel Zeit mit dem Intranet verbringen. Die IT-Abteilungen spielen hierbei also ebenfalls eher eine passive Rolle.
Doch natürlich gibt es auch laufende, technische Anliegen: Die Intranet-Software muss auf dem neuesten Stand gehalten und Sicherheits-Updates umgehend installiert werden. Ist dafür die Einbindung der IT-Abteilung notwendig? Bei einer Cloud-Lösung nicht unbedingt, denn dann ist das Einspielen von Updates oder die Konfiguration von Servereinstellungen Aufgabe des Softwareanbieters. Vereinzelt kann es passieren, dass unerwartete Herausforderungen auftreten, welche die lokale Infrastruktur berühren, etwa für Anpassungen an Active Directory, die zuvor nicht absehbar waren. Grundsätzlich gilt aber auch hier: Durch die Auslagerung der technischen Systempflege an den Anbieter werden einerseits Ressourcen der IT-Abteilung geschont, andererseits werden andere Abteilungen – wie etwa die interne Kommunikation – dazu befähigt, das Intranet eigenständig einzuführen und danach auch beinahe autonom weiterzuführen.
So kommen redaktionelle Inhalte, das Community Management und die Konfiguration des Intranets selbst aus einer Hand. Für die Mitarbeitenden hat dies den Vorteil eines zentralen Ansprechpunktes rund um das Thema Intranet. Die IT-Abteilung greift demnach nur noch im Notfall ein und hilft weiter, falls schwerwiegende Probleme auftreten sollten. So können Änderungen (z. B. eine Veränderung in der Navigation) schnell und unkompliziert vorgenommen werden und die Betreuung des Intranets wirkt wie aus einem Guss.
Fazit: Intranet ohne IT?
Es lässt sich festhalten, dass Einführung und Pflege des Intranets keinesfalls als reines IT-Projekt betrachtet werden sollten. Zwar hilft es, die IT-Abteilung an mancher Stelle zu involvieren, ihr Aufwand bei der Einführung lässt sich aber auf ein absolutes Minimum reduzieren.
Damit einher geht eine hohe Verantwortung auf Seiten der Intranet-Projektverantwortlichen. Entscheiden diese sich aber für eine moderne Out-of-the-box-Lösung aus der Cloud, steht einer erfolgreichen Einführung des neuen Intranets nichts im Wege.
Patrik Kolligs ist Gründer der Digital Workplace Agentur Kronsteg und Digitalisierungsexperte im Kompetenznetzwerk von Gemeinsam Digital des BMWi. In diesem Rahmen berät er mittelständische Unternehmen bei der internen Digitalisierung durch Social Intranets, Mitarbeiter Apps und Office 365.
