Die Hofberichterstattung hat ausgedient: Interne Kommunikation in einer agilen Unternehmenskultur
Wie funktioniert interne Kommunikation dort, wo es eine agile Unternehmenskultur gibt? Tanja Beer von Yello berichtet in ihrem Gastbeitrag darüber, wie die Entscheidung, auf ein agiles Zusammenarbeitsmodell zu setzen das ganze Unternehmen verändert hat und warum sie heute die interne Kommunikation als Kommunikationsbeschleunigerin sieht. Die Zeiten in denen die interne Kommunikation ausschließlich Entscheidungen der Führungsebene an Mitarbeiter*innen verkündet sind längst vorbei. Dazu haben nicht nur die vielfältigen, neuen digitalen Kommunikationsmöglichkeiten beigetragen. Auch die Art wie wir zusammenarbeiten verändert die Kommunikation grundlegend.
Viele Unternehmen arbeiten heute agil. Auch wir bei Yello haben 2016 entschieden auf ein agiles Zusammenarbeitsmodell zu setzen. Eine Entscheidung, die das ganze Unternehmen umgekrempelt hat – auch die interne Kommunikation.
Anfang 2016 waren wir uns dessen aber nicht bewusst. Vielmehr haben wir uns selbst die Frage gestellt, wie interne Kommunikation in einem agilen Unternehmen funktioniert und ob sich der Bedarf an Kommunikation verändert. Seither haben wir viel ausprobiert, einiges gelernt und unsere Rolle neu definiert. Heute verstehen wir die interne Kommunikation als Kommunikationsbeschleunigerin. Diese vier Erkenntnisse haben uns geholfen, unsere Rolle neu zu finden:
1. Was heißt eigentlich agile Unternehmenskultur?
Gute Frage! Deshalb haben wir uns erstmal schlau gemacht: Agil sein heißt, wendig, anpassungsfähig und damit auch schnell zu sein. Dinge in einem bestimmten Zeitraum so zu tun, wie sie in diesem Augenblick richtig sind. Arbeit in kleine Pakete unterteilen. Innehalten, zurückschauen und schnell aus Fehlern lernen.
Uns war es wichtig zu verstehen, was agiles Arbeiten bedeutet und wie es den Alltag der Kolleg*innen verändert. Wir haben deshalb an Informationsveranstaltungen teilgenommen, Fortbildungen besucht und uns mit agilen Methoden vertraut gemacht. Dazu gehörte auch diese selbst zu nutzen.
Zudem haben wir den Change-Prozess bei Yello von Anfang an kommunikativ begleitet. Uns war es wichtig, Verständnis dafür zu schaffen, warum wir diesen Weg hin zu einem agilen Unternehmen gehen. Deshalb haben wir versucht, die Kolleg*innen über alle Kommunikationskanäle bestmöglich auf dem Laufenden zu halten und haben viele Einführungsveranstaltungen zum neuen Zusammenarbeitsmodell begleitet. Denn so eine grundlegende Veränderung mit neuen Strukturen, Methoden und Tools führt auch zu Unsicherheiten und Überforderung.
2. Das Tempo steigt
Schnell hat sich gezeigt, die neue Arbeitsweise bewirkt einen Kulturwandel zu mehr Offenheit und Austausch. Zeitgleich ist die Organisation komplexer geworden und ständig in Bewegung.
Deshalb hieß es: Hand aufs Herz! Erreichen wir mit unseren Kommunikationsformaten noch die Kolleg*innen, deren Arbeitsalltag und Kommunikationsverhalten sich grundlegend geändert hat? Zunächst haben wir Feedback bei Kolleg*innen eingeholt und uns dann von Formaten getrennt, einige optimiert und neue Tools wie zum Beispiel Microsoft TEAMS eingeführt. Unser Ziel: Weiterhin einen optimalen Informationsfluss für alle im Unternehmen zu gewährleisten.
Die Anpassung der Formate war keine einmalige Justierung, sondern ist ein permanenter Prozess. Immer wieder überprüfen wir, ob wir noch auf dem richtigen Weg sind, holen Feedback ein und passen bei Bedarf an. Das geschieht in immer kürzeren Zeitabständen. Denn die permanente Veränderung ist Teil der neuen Arbeitsweise und unsere ständige Begleiterin geworden.
3. Kommunikationshoheit abgeben
Mehr Offenheit und mehr Austausch erhöhen wiederum die Transparenz und die Geschwindigkeit des Informationsflusses steigt dadurch deutlich. Die Teams tauschen sich kontinuierlich über Zwischenstände oder Arbeitsergebnisse aus und denken weniger in finalen Projektergebnissen. Zugleich sind Informationen auch immer schneller überholt. Verstärkt wurde die Entwicklung durch die Einführung von digitalen Kollaboration-Tools wie Microsoft TEAMS, über die jede Kolleg*in Informationen teilen und sich austauschen kann.
Auch für uns als Kommunikator*innen fällt es zunehmend schwerer, immer auf dem Laufenden zu bleiben. Aber müssen wir eigentlich heute noch immer alles als Erste wissen? Nein! Vielmehr haben wir die Aufgabe, unsere Kolleg*innen zu motivieren und zu unterstützen, eigenständig zu kommunizieren. Natürlich geben wir dadurch ein Stück unserer Kommunikationshoheit auf. Wir lassen mehr Freiheiten zu und stärken so den direkten Austausch. Das fördert wiederum einen schnellen, ungehinderten Austausch, fordert aber auch mehr Eigenverantwortung der Mitarbeitenden und der Führungskräfte.
Mehr Eigenverantwortung bedeutet auf der anderen Seite aber auch, dass man den Mitarbeiter*innen zutrauen muss, Kommunikation selbst in die Hand zu nehmen. Das ist etwas, das beide Seiten lernen müssen. Wichtig ist dabei, dass man Fehler zulässt, konstruktiv mit diesen umgeht und die Kolleg*innen nicht allein lässt.
4. Orientierung geben
Wenn sehr viele Informationen ungefiltert zur Verfügung stehen, ist es für die einzelnen Mitarbeiter*innen aufwendiger, auf dem Laufenden zu bleiben und schwieriger, Informationen einzuordnen. Entsprechend ist die strategische Kommunikation bei Yello wieder stärker in den Fokus der internen Kommunikation gerückt. Wir ordnen Themen ein, damit aus der Fülle an Information ein besseres Gesamtbild von der strategischen Ausrichtung des Unternehmens entsteht und damit jede*r Einzelne seine/ihre Arbeit bestmöglich priorisieren kann.
Wichtig ist aber auch, Orientierung zu geben, wo man bei der Vielzahl an Kommunikationskanälen welche Informationen findet, zumal neue Kanäle dazugekommen sind. Und es muss klar definiert werden, wann die einzelnen Tools eingesetzt werden. Wir als interne Kommunikation haben die Tools selbst früh genutzt und haben so den Kolleg*innen den Mehrwert aufgezeigt. Und: Man sollte nicht zu viel erwarten. Es dauert seine Zeit, bis neue Tools von allen angenommen werden.
Unsere neue Aufgabe: Beschleuniger der Kommunikation
Ja, durch agiles Arbeiten verändert sich Kommunikation und damit auch die Rolle der internen Kommunikation. Bei Yello ist die Kommunikation schneller, effizienter und relevanter geworden. Die interne Kommunikation ist zur Kommunikationsbeschleunigerin geworden, indem sie weniger kontrolliert, sondern Austausch zwischen den Kolleg*innen orchestriert und moderiert. Denn Austausch und Transfer von Wissen finden auch in einem agilen Unternehmen nicht von alleine statt. Dafür braucht es kommunikative Unterstützung und Begleitung. Die interne Kommunikation sollte alle im Unternehmen dabei unterstützen, Wissen zu teilen, indem sie Mitarbeiter*innen befähigt, selbst zu kommunizieren. Das bewirkt langfristig auch eine Beschleunigung der Transformation.
Tanja Beer ist als Communication Managerin bei Yello mit der internen und externen Kommunikation in einem agilen Unternehmen betraut. Die permanente Veränderung ist somit die Konstante und der Rahmen, in dem sie gemeinsam mit ihren Kolleg*innen die Kommunikationsstrategie von Yello weiterentwickelt.
