In Zeiten von Covid-19 ist nichts wie zuvor: Die Menschen sind verunsichert, Politik und Behörden versuchen mit immer drastischeren Maßnahmen die Ausbreitung des neuartigen Coronavirus Sars-CoV-2 (im Folgenden kurz „Corona“) einzudämmen und Organisationen stehen vor der gewaltigen Herausforderung, innerhalb kürzester Zeit neue Wege zu gehen – nicht zuletzt auch in der internen Kommunikation und Zusammenarbeit.

Was interne Kommunikation Corona entgegensetzen kann, ist schnell erklärt: Organisationen und ihre Kommunikationsverantwortlichen besitzen in Zeiten der Digitalisierung ein mächtiges Instrumentarium, um den geordneten Betrieb aufrechtzuerhalten und der Belegschaft Orientierung zu bieten – sie müssen es nur nutzen!

Ein Trend der verschlafen wurde: Das Home Office

Home OfficeTools für die ortsunabhängige Kommunikation und Zusammenarbeit gibt es bereits wie Sand am Meer. Viele Unternehmen haben mittlerweile Lösungen im Einsatz, die es den Mitarbeitenden erlauben, auch von Zuhause aus ihren Dienst zu verrichten, ohne dabei wesentliche Abstriche in Kauf nehmen zu müssen. Heute, wo Covid-19 grassiert und Organisationen zu radikalen Veränderungen zwingt, wird jedoch eines klar: Wenn es um die Anwendung und die konsequente Implementierung dieser Tools in den Arbeitsalltag geht, agierten die meisten europäischen Unternehmen bislang wenig konsequent.

Was Angst macht: Die naheliegende Zwischenlösung der grassierenden Corona-Pandemie erfordert teils ein Handeln im analogen Bereich – und hierfür scheint das verbleibende Zeitfenster, in dem interne Kommunikation Corona etwas entgegensetzen kann, sehr begrenzt. Nun muss zunächst nachgeholt werden, was lange Zeit verschlafen wurde: Die Mitarbeiter*innen müssen darin geschult werden, die Früchte der Digitalisierung zu ernten, die ihnen bis dato vielerorts verwehrt wurden.

Von der Krise zur Chance: Die Revolution des modernen Arbeitslebens

Doch in der Krise liegt auch eine große Chance: Die interne Kommunikation kann nun beweisen, wie sie ihr Unternehmen im wahrsten Sinne des Wortes „fit halten“ kann – und überdies einen erheblichen Beitrag zur weltweiten Bewältigung der Corona-Krise leisten. Was sie nun in kürzester Zeit schaffen muss, kommt einer wertvollen Vorarbeit für die Zukunft gleich. Die Aussichten für eine Modernisierung des Arbeitslebens sind bestens: Die Kontroll-Mentalität der deutschen Arbeitgeber*innen bremst vorerst nicht weiter die ohnehin notwendige Flexibilisierung von Kommunikation und Kollaboration. Insofern kann die interne Kommunikation Corona als Katalysator einer lange fälligen Entwicklung betrachten.

Forschung für das GesundheitswesenDennoch – die Herausforderung ist riesig. Insbesondere in Unternehmen, die bislang wenig Berührung mit Formen der mobilen digitalen Zusammenarbeit hatten, gilt es nun aufzuholen. Innerhalb einer äußerst knappen Zeitspanne braucht es produktiv nutzbare digitale Lösungen in den Unternehmen, um die Ausbreitungswelle des zurzeit noch nicht behandelbaren Coronavirus zu bremsen und die damit einhergehenden behördlichen Restriktionen zu überbrücken. Die gute Nachricht: Auch Lösungsanbieter haben ihre Chance erkannt und locken teils mit besonderen Angeboten. So kündigten einige von ihnen bereits an, ihre Lösungen zumindest der Gesundheitsbranche während der Ausbreitungswelle des neuartigen Coronavirus Sars-CoV-2 kostenfrei zur Verfügung stellen zu wollen. Es ist anzunehmen, dass Lösungsanbieter auch jenseits der Gesundheitsbranche mit Hochdruck potenzielle Kund*innen beraten und unterstützen.

Web-Konferenz: Interne Kommunikation im Ausnahmezustand – die Corona-Krise digital bewältigen

Durchbruch für den Change: Digitalisierung ist alternativlos

Wer jedoch einmal ein Change-Projekt betreut hat, dürfte wissen, dass von der Einführung bis zum produktiven Einsatz einer Plattform eher Monate als Tage vergehen. Nun, da die Nutzung solcher Software alternativlos sein dürfte, sind aber vielleicht auch die Gewissheiten der Veränderungskommunikation temporär entkräftet. Die aktuelle Situation kann den Einführungsbemühungen digitaler Out-of-the-Box-Lösungen einen massiven Boost bescheren. Und noch wichtiger: Sie könnte der Schlüssel zur langfristigen und übergreifenden Entwicklung eines digitalen Mindsets sein.

digitale ToolsDoch auch dort, wo das Home Office mitsamt seiner digitalen Begleiter bereits zum Standard gehört, ist einiges zu tun: Nur wenige haben Erfahrung damit, über einen längeren Zeitraum ortsunabhängig zu arbeiten. Wie lassen sich fest etablierte Meetings digital ersetzen? Welche Abläufe müssen sich ändern, welche vertieft werden? Wie nimmt man jede einzelne Mitarbeiter*in bei diesem Transformations-Rennen mit? Wie kann interne Kommunikation Corona kommunikativ entschärfen, um der um sich greifenden Panik zu begegnen und besonnenes Handeln zu unterstützen? Wir erklären, was zu tun ist.

Wie interne Kommunikation Corona kommunikativ begegnen sollte

Zunächst gilt es aufzuklären und Verständnis für die Tragweite der sich anbahnenden Maßnahmen zu schaffen. Unternehmen müssen ihre gesellschaftliche Verantwortung wahrnehmen und dazu beitragen, Panik zu vermeiden sowie wichtige Verhaltenrichtlinien im Kampf gegen Corona zu kommunizieren. Die interne Kommunikation spielt hierbei eine Schlüsselrolle. Sie ist gefordert, Ängste zu nehmen, Orientierung zu bieten und die aktuelle Entwicklung einordnen zu können. Dazu gehören u.a. ein Verständnis der epidemiologischen Kurve, die die sich abzeichnende Virusverbreitung beschreibt, sowie ein sicherer Umgang mit den relevanten Begrifflichkeiten.

Eine Begriffsklärung

  • Coronavirus: Die Coronaviren sind die Virenfamilie, zu der der derzeit grassierende Virus Sars-CoV-2 gehört. Als das Virus noch nicht benannt worden war, war vielfach vom „neuartigen Coronavirus“ die Rede.
  • Sars-CoV-2: Diesen Namen gab die WHO dem neuartigen Coronavirus – er steht für „Severe Acute Respiratory Syndrome“. Menschen, die Sars-CoV-2 in sich tragen, können Symptome zeigen, müssen dies aber nicht zwingend.
  • Covid-19: Dies ist die Bezeichnung der durch Sars-CoV-2 ausgelösten Lungenkrankheit. Wer an Covid-19 leidet, ist demzufolge nicht nur mit dem Virus Sars-CoV-2 infiziert, sondern zeigt auch entsprechende Symptome.

Radikaler Wandel: Vier Schritte für den geordneten Übergang

interne Kommunikation CoronaDoch auch neben der Kommunikation rund um Covid-19 und seine Implikationen ist für Unternehmenslenker*innen und Kommunikator*innen viel zu tun. Es gilt, die wirtschaftlichen Folgen insofern abzumildern, als dass die Fähigkeit der Organisation zu geordneter Kommunikation und Zusammenarbeit aufrechterhalten wird. Der einzige sinnvolle Weg hierzu: Eine radikale Umstellung auf die Nutzung digitaler Tools, die die Arbeit aus dem Home Office ermöglichen und unterstützen. Kommunikator*innen müssen nun also in enger Absprache mit der Unternehmensleitung genau dies im Schnelldurchlauf leisten, wofür üblicherweise monatelange Arbeit bestehend aus verschiedensten Projektphasen notwendig ist. Kreativität und Improvisationstalent sind gefragt. Wir empfehlen zunächst vier Schritte.

Verantwortlichkeiten klar definieren

  • Wer ist wofür zuständig?
  • Wer ist für wen bzw. für welche Themen erste Ansprechpartner*in?
  • Wer soll wann erreichbar sein? Macht eine andere Taktung der Arbeitszeiten Sinn?

Ausstattung der Belegschaft hinterfragen

  • Über welche Tools und Arbeitsmittel sollten die Mitarbeitenden unbedingt verfügen?
  • Welche neuen Arbeitsmittel können und sollten kurzfristig angeschafft werden?
  • Für wen macht die Nutzung nur begrenzt verfügbarer Arbeitsmittel am meisten Sinn?

Einsatz von Tools und Plattformen strukturieren

  • Auf welche geeigneten, digitalen Lösungen kann eventuell bereits zurückgegriffen werden?
  • Welche schnell einsetzbaren Lösungen können für bislang nicht digital abgedeckte Bereiche der Kommunikation und Zusammenarbeit zum Einsatz kommen?
  • Welche Lösung soll wofür zum Einsatz kommen?
  • Welche neu einzuführenden Lösungen machen mittel- bis langfristig Sinn und wie können sie digital ausgerollt werden?

Prozesse digital planen und abwickeln

  • Wann und wie oft gibt es Abstimmungsrunden?
  • Wie können notwendige Freigabeprozesse digital abgewickelt werden?
  • In welchen Ausnahmefällen ist physische Präsenz unabdingbar?

Fazit

Auch wenn die interne Kommunikation Corona mitnichten im Alleingang bezwingen wird, und es angesichts zahlloser auf dem Spiel stehender Menschenleben annähernd unwichtig erscheint, über die Sicherung materieller Werte zu sinnieren – Kommunikator*innen können und müssen nun dabei helfen, die Verbreitung von Covid-19 einzudämmen und die wirtschaftlichen Folgen abzumildern. Auf diese Weise leisten sie einen zentralen Beitrag zur Stabilität unserer Gesellschaften und zum Kampf gegen das neuartige Coronavirus mit all seinen Folgen. 

Philipp Bahrt verantwortet bei der SCM – School for Communication and Management in Berlin den Themenbereich Interne Kommunikation. Er ist Chefredakteur des Fachmagazins „BEYOND“ und arbeitet im Rahmen von Vorträgen, Fachbeiträgen und Studien zu verschiedenen Themen rund um die digitale Transformation und ihre Bedeutung für die organisationsinterne Zusammenarbeit. Der studierte Diplom-Volkswirt interessiert sich besonders für die Schnittstellen von effizienten Organisationsstrukturen und wertschätzender, einbeziehender Kommunikation.

 

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interne Kommunikation Corona

Die interne Kommunikation ist im Ausnahmezustand – wie können Kommunikator*innen und ihre Unternehmen die Corona-Krise digital bewältigen und ihr kommunikativ begegnen? In einer digitalen Konferenz beleuchten wir das Thema von verschiedenen Seiten. Seien Sie dabei und sichern Sie sich wertvolles Know-how – live oder on-demand.

zur Web-Konferenz

Wie sollten Unternehmen Ihre Mitarbeiter*innen in der Corona-Krise informieren? In einem aktuellen Webinar klären wir, wie die Ausnahmesituation rund um Covid-19 unsere Kommunikation verändert. Unsere erfahrenen Trainerinnen Ania Dornheim und Sabine Krippl erklären, mit welchen Formulierungen Sie Kolleg*innen im Homeoffice am besten erreichen und was es sprachlich zu vermeiden gilt. Auch über dieses Thema hinaus bietet die SCM ein wachsendes Webinar-Angebot.

zu den Webinaren

Der Trendmonitor Interne Kommunikation 2019 wirft einen ganzheitlichen Blick auf die organisatorischen Rahmenbedingungen und die eingesetzten Medien innerhalb der internen Kommunikation. Die Studienergebnisse sowie eine Video-Aufzeichnung der Studienpräsentation stehen kostenfrei zum Download zur Verfügung und bieten wertvolle Anregungen dafür, wie interne Kommunikation Corona bewältigen kann.

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Sind Sie auf der Suche nach weiteren Impulsen? Dann werfen Sie einen Blick in unser Fachmagazin BEYOND. In bislang 13 Ausgaben beleuchten wir gemeinsam mit unserem Partner Signum communication jedes Mal ein anderes Themengebiet der internen Kommunikation. Nicht zuletzt das Thema „Netzwerke“ der aktuellen 13. Ausgabe ist in Zeiten des neuartigen Coronavirus Sars-CoV-19 hochaktuell.

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