8. Feb 2021

Kommunikation im digitalen Raum – der Ton macht die Musik (und die Technik)

Janick Oswald, Digital Consultant bei Conclurer und Initiator und Co- Founder von vaerk, erklärt uns, was er als digitaler Optimist von der Kommunikation im digitalen Raum erwartet.

In den vergangenen Wochen und Monaten hat es einen Großteil der Unternehmen und Bereiche der Arbeit innerhalb kürzester Zeit ins Internet und damit in den digitalen Raum katapultiert. Heute sprechen wir bereits vom „Neuen Normal“ und diskutieren über die Regelmäßigkeit von Home-Office, neue Arbeitszeitmodelle und die Führung im verteilten Team. Dass vor allem auch die Kommunikation im digitalen Raum eine maßgebliche Rolle im Neuen Normal spielt, bewiesen die rasant steigende Zahl an Online-Meetings und digitalen Events sowie die damit einhergehenden Hindernisse und Herausforderungen. Täglich erleben wir die Hürden und Schwierigkeiten der Tools für digitale Meetings, aber auch die Notwendigkeit neuer Skills und einer besonderen Art der Kommunikation, um den digitalen Raum mit möglichst viel Menschlichkeit zu füllen.

Warum die richtige Kommunikation im digitalen Raum wichtig ist

Digitale Räume bieten Platz für persönliche Interaktion, ein Wir-Gefühl und klare sowie menschliche Nachrichten. Dafür ist jedoch die richtige Form der Kommunikation notwendig. Besonders bei der Durchführung von digitalen Meetings und Events, sei es als externe Veranstaltung mit Kunden, Partnern oder der Community oder auch als interne Veranstaltung zur Abstimmung, Kommunikation oder als Ersatz von analogen Formaten. Immer spielt die richtige Art der Moderation, Kommunikation und Sprache eine maßgebliche Rolle für den Erfolg des Formates.

Da zu vermuten ist, dass uns digitale Events und Meetings in der näheren Zukunft erhalten bleiben und eher noch weiter wachsen werden, möchten wir einige Tipps und Tricks auf den Weg geben, mit welchen die Kommunikation im digitalen Raum richtig gelingt. Wir, das ist vaerk, eine Digitalberatung und Future Lab für Innovation, Kreativität und Zusammenarbeit im Neuen Normal. Gestartet im Lockdown der Covid-19-Pandemie konnten wir in den vergangenen Monaten viel Erfahrung im Bereich von digitalen Events und Meetings sammeln und dies auch praktisch in unseren eigenen Formaten anwenden.

Die Voraussetzung für eine gute digitale Kommunikation

Was im analogen Raum die Bühne, Leinwand oder das Podium sind, das sind im Digitalen die Tools und Video-Konferenzsysteme. Sie bieten uns die Möglichkeit, Informationen und Nachrichten unabhängig vom Ort, Live und in Farbe an die Zielgruppe zu senden. Dabei ist es jedoch wichtig zu verstehen, dass das richtige System allein, nicht den Erfolg eines digitalen Formates garantiert. Gleichzeitig kann jedoch der falsche Einsatz oder ein schlechtes Tool den Erfolg eines Formates verhindern oder gar zerstören. Versteht man die Tools als digitale Werkzeuge und weiß sie richtig einzusetzen und zu bedienen, bieten Sie viel Potenzial und Raum für persönliche und zielgerichtete Kommunikation.

Die Vielzahl an Eventplattformen und Meeting-Tools scheint unendlich und reicht vom traditionellen Konferenzsystem wie Teams oder Zoom, über Systeme von Event-Dienstleistern (Storytile, EventInsight), bis zu Lösungen aus dem Start-Up Bereich (Hopin, Wonder) und den klassischen Streamingplattformen (YouTube, LinkedIn). Umso wichtiger ist es, die Vorteile und Möglichkeiten der Tools zu kennen, um das passende zu wählen und gleichzeitig auch die Auswahl und Komplexität des Setups zu kleinzuhalten, um sich nicht zu verrennen. Wir von vaerk beschäftigen uns intensiv mit neuen Trends und Tools im Bereich digitaler Events und Zusammenarbeit und schreiben hierzu auch regelmäßig in unserem Blog.

Das richtige Tool

Bei der Wahl des richtigen Tools, lohnt es sich die verschiedenen Funktionalitäten der Systeme zu vergleichen und die Entscheidung individuell nach Anwendungsfall zu treffen. So sollte nicht starr auf ein System beharrt werden, welches z.B. „immer im Einsatz“ ist. Mit dem Blick aus Teilnehmersicht auf die Wahl des richtigen Tools und der Ausgestaltung des Formats lässt sich eine wirklich gewinnbringende Lösung gestalten. Das zwanghafte Umsetzen von Formate in einem System, welches dafür vielleicht gar nicht geeignet ist, scheitert oftmals auch unbemerkt.

Die funktionierende Technik

Neben der Wahl des richtigen Tools, ist auch deren richtiger Einsatz Voraussetzung für eine gute Kommunikation. Eine noch so gut vorbereitete Rede oder Moderation hilft nichts, wenn unter oder vor einem die Videokonferenz zusammenbricht. Ähnlich wie auch das Einstürzen der Bühne oder der Leinwand bei einem Präsenz-Format in einer Katastrophe enden würde.

Ist man als Redner*in selbst per Webcam zu geschaltet, können folgende Punkte beachtet werden:

Funktionsfähiges und qualitative Webcam und Mikrofon (vorher im System prüfen)
Bei browserbasierten Tools empfiehlt sich die Nutzung von Google Chrome oder Edge als Browser
Stabile und ausreichende Netzverbindung, Hopin empfiehlt hier z.B. min. 30Mbps+ Download und Upload Rate (Testen Sie Ihre Netzverbindung im Voraus – www.speedtest.net)
Prüfen Sie Ihre weiteren Netzwerkeinstellungen: VPN, Proxy und Firewall können zu Problemen führen
Prüfen Sie Ihre Computer-Settings: Ist die Bildschirm-, Ton- und Videofreigabe für das zu verwendete Tool freigeben?

Um alle technischen Details, Funktionalitäten und Einstellungen zu prüfen und sicherzustellen, ist immer ein entsprechender Probelauf vor dem eigentlichen Termin zu empfehlen.

Sicherheit und Selbstbewusstsein im digitalen Raum

Zuletzt steht und fällt eine erfolgreiche Kommunikation auch mit der Sicherheit und dem Selbstbewusstsein der Sprechenden. Ist man selbst mit dem digitalen Setup oder den Funktionalitäten der Systeme überfordert und fühlt sich unsicher, wirkt sich dies oft sehr direkt auf die Kommunikation und Sprache aus. Wer sich dahingegen sicher fühlt, kann auch auf mögliche Fehler oder Probleme flexibel reagieren. Ein gesundes Selbstbewusstsein trägt ebenso zu einem souveränen Auftreten bei. Dafür lohnt es sich zum einen, seinen Beitrag entsprechend vorzubereiten und zu üben und sich bereits im Voraus mit den verwendeten Tools vertraut zu machen.

Die richtige Kommunikation im digitalen Raum

Sind die Grundlagen für ein erfolgreiches Format im digitalen Raum gelegt, kann die richtige Kommunikation genutzt werden, um die Potenziale voll auszuspielen. Hierzu haben wir folgende Tipps:

1. Wie eine TV Produktion – Vorbereitung ist das A und O

Je nachdem, wie groß die Audienz des Formates ist und in welchem technischen Setup man arbeitet, ähneln digitale Events und Veranstaltungen schnell der Produktion von Sendungen im Fernsehen. Vor allem der Einsatz von Live-Streaming Techniken erfordert eine besondere Art an Moderation, sowohl vor als auch hinter der Kamera. Aber auch für kleinere Meeting vor der eigenen Webcam lassen sich aus diesem Vergleich einige Rückschlüsse ziehen. So führt eine pointierte und klare Moderation maßgeblich zum Erfolg von TV-Talkshows bei. Kombiniert man eine gute Vorbereitung mit dem richtigen Maß an Flexibilität und Spontanität, hat man als Redner*in oder Moderator*in schnell das Ruder eines digitalen Formates in der Hand.

2. Die Moderation setzt das Framing und Setting

Besonders abwechslungsreiche und mehrstündige Formate zeigen immer wieder, wie relevant eine richtige Moderation für den Erfolg des Events sind. Wichtig ist, dass die Moderation im Digitalen durchaus andere Skills erfordert, als im analogen. Dazu zählen vor allem Kenntnisse der verwendeten Tools und die zuvor geschilderte Sicherheit im digitalen Raum.

Die Moderation im digitalen Raum besitzt die Aufgabe, die Zuhörenden abzuholen und mit auf die Reise zu nehmen. Sie ist der rote Faden, welcher sich durch eine Veranstaltung zieht und die unterschiedlichen Bestandteile auch inhaltlich verbindet. So hat auch die Moderation einführend die Möglichkeit den Rahmen der Veranstaltung zu setzen und dessen Inhalte in den richtigen Kontext zu stellen. Bestenfalls nimmt man dabei auch die Rückmeldungen der Teilnehmenden in die Moderation mit auf und integriert so unterschiedliche Interaktionsmöglichkeiten. Damit wir aus einer linearen Kommunikation eine gemeinsame Interaktion, welche die Vorteile eines LIVE-Events auch wirklich ausspielen und dieses damit auch für die Teilnehmenden spannender gestaltet.

3. Die richtige Sprache richtig nutzen

Bei einer diversen Teilnehmerschaft mit unterschiedlichen Hintergründen ist zu erwarten, dass nicht alle Fachbegriffe des Redners bekannt sind oder diese auch die falschen Signale senden können. Verwendet die Zielgruppe Fachbegriffe oder versteht sie Sie? Wie steht sie zu Anglizismen? Wie ist ihr Standpunkt zu der angesprochenen Thematik? Du oder Sie? Es lohnt sich den Standpunkt der Empfänger*innen auf den Sachverhalt einzunehmen und so seinen Inhalt und die Sprache entsprechend passend zu formulieren.

Zum anderen empfiehlt es sich besonders in digitalen Formaten ein Augenmerk auf den Ton, die Farbe und Stimme seiner Sprache zu achten. Schließlich sind es vor allem die auditiven Reize, welche auf den Zuhörenden vor dem Bildschirm einwirken. Eine sehr monotone Stimmlage wirkt sich schnell negativ auf die Aufmerksamkeit aus. Eine scheinbare Gereiztheit oder Anspannung wirkt im virtuellen Kontext oft schnell sehr direkt und unpassend. Auch das Unterbrechen anderer kann schnell unsympathisch wirken, was gleichzeitig eine besondere Herausforderung für die Moderation und die Einhaltung des Zeitdrucks darstellt.

Umso wichtiger ist die Relevanz aber auch das Gestaltungspotential der Stimme und Sprache im digitalen Raum hat. Der bewusste Einsatz von Tonhöhen, Lautstärken, Geschwindigkeit und Pause lässt eine besondere Art an Präsenz im virtuellen Kontext zu.

4. Der richtige Einsatz der Webcam: Präsenz, Gestik und Mimik

Der Einsatz der Webcam gibt den Zuhörenden die Möglichkeit, die Vortragenden nicht nur über den Ton, sondern auch über das Bild visuell wahrzunehmen. Damit gewinnt die Kommunikation auch im digitalen Raum an non-verbalen Inhalten sowie Kontext und Persönlichkeit. Dies kann die Aufmerksamkeit der Zuhörer*innen weiter schärfen und lässt auch die eigentliche Distanz zwischen den Teilnehmenden verschwinden.

Gleichzeitig erfordert es auch von den Vortragenden und auch Teilnehmenden eine erhöhte Präsenz und Fokus auf das Meeting oder Event, da ein abschweifender Blick oder die Beschäftigung mit anderen Aufgaben schnell deutlich wird. Zudem benötigt der Einsatz von Webcams ein besonderes Augenmerk auf seine Gestik und Mimik. Unbewusste Handlungen, wie Kratzen, Strecken oder gar Poppeln sind für einen professionellen Auftritt dringend zu vermeiden.

Letztlich sollten auch auf die richtige Platzierung der WebCam geachtet werden. Es empfiehlt sich ein neutraler Hintergrund mit der Positionierung der Kamera auf Augenhöhe (z. B. Notebook auf Bücher stellen). Zudem sollten man sich möglichst mit Blick zu den Lichtquellen positionieren, Lampen oder Fenster im Rücken sind zu vermeiden.

5. Weitere Kommunikationskanäle: Präsentationen und Chat

Neben der Webcam und der damit verbundenen non-verbalen Kommunikation bieten die digitalen Räume meist noch weitere Formen der Kommunikation. Dazu zählen zum einen Präsentationen, die mit der Audienz geteilt werden oder auch ein Chat, welcher parallel zur Veranstaltung läuft.

Beim Thema Präsentationen und Slides gilt wie auch bei analogen Formaten die Regel, oft ist weniger mehr. So ist gerade bei der digitalen Bildübertragung auf die Lesbarkeit und Verständlichkeit der Inhalte auf den Folien zu achten. Besonders beim Streaming kann die Qualität teils stark schwanken, wodurch kleine Schriftgrößen und Abbildung nicht mehr zu erkennen sind.

Auch der Chat, welcher oft bei den Meeting- und Eventplattformen zur Verfügung steht, kann einen deutlichen Mehrwert und Beitrag zum Charakter eines Formates leisten. So ist dies der Bereich, indem sich Teilnehmende austauschen können und auch selbst zu Wort kommen. Ein schneller, ungezwungener und informeller Austausch im Chat lässt das Event mit Leben füllen. Wohingegen vorbereitete Nachrichten und sehr formale Informationen kalt und distanziert wirken können. Dabei gilt es auch, die Teilnehmenden zur Kommunikation im Chat zu motivieren, um so das Live-Format interaktiv zu gestalten. Redner*innen und die Moderation kann diese Inhalte zudem nutzen und aufgreifen.

6. Fazit: Digital aber trotzdem persönlich und menschlich

Mit der richtigen Kommunikation lassen sich so auch die technisch wirkende „Räume“ mit Persönlichkeit und Menschlichkeit füllen. Dazu Bedarfs es jedoch auch einen gewissen Optimismus, Mut und Risiko. Meetings und Events, welche ohne Bild nur mit Ton und ohne Interaktion im Chat ablaufen, wirken schnell linear, kalt und distanziert. Versucht man sich zwanghaft an den Zeitplan zu halten entsteht schnell ungewollt Druck und Hektik.

Dahingegen kann die Kommunikation über Ton und Bild den Zuhörenden die Möglichkeit für einen besseren Eindruck und Verständnis der Sprechenden bieten. Schließlich wird damit auch deutlich, dass wir trotz des digitalen Mediums weiterhin von Mensch zu Mensch kommunizieren.

Mein persönlicher Eindruck ist, dass besonders in Deutschland der Umgang und die Nutzung der Möglichkeiten des digitalen Raums weiter gelernt werden darf und muss.

Möchten Sie all das geschriebene in die Tat umsetzen und benötigen dabei Hilfe? Dann melden Sie sich gerne bei uns oder werfen Sie einen Blick auf unser aktuelles Whitepaper „Digitale Events erfolgreich umsetzen“.

Janick Oswald ist Digital Consultant bei Conclurer, Initiator und Co-Founder von vaerk und absoluter digitaler Optimist. Als Experte für digitale Innovation hilft er KMUs bei der Digitalisierung von Teams, Prozessen und Services. Mit vaerk kombiniert er seinen Antrieb, die IT, Wirtschaft und Psychologie zu verbinden, um nachhaltige Veränderung mit kreativen Ideen zu gestalten. Sein Herz schlägt für den digitalen Raum, inspirierende Events und unkonventionelle Ideen für eine gerechte und digitale Zukunft.