Jeder Mitarbeiter trägt zur Unternehmenskultur bei
Interview mit Simone Zilgen, Metro Cash & Carry und Dr. Martina Sprotte, DEW 21 über Unternehmenskultur und Mitarbeiterbeteiligung
Frau Zilgen, in diesem Jahr feiert die Metro Cash & Carry ihr 50jähriges Jubiläum. Sie nutzen das Jubiläum auch, um die Marke neu zu positionieren. Welche Rolle hat in diesem Prozess die Interne Kommunikation gespielt?
Simone Zilgen: Eine wichtige Aufgabe der Internen Kommunikation war und ist es, den Spirit des Jubiläums an die Mitarbeiter weiterzutragen. Durch vielfältige Aktionen und Informationskanäle wurden die Mitarbeiter aktiv eingebunden und zum Dialog animiert. Die Maßnahmen waren sehr umfassend und reichten von kreativen Printpublikationen wie einem Pixi-Buch zum Jubiläum, Gewinnspielen, Videobotschaften und Jubiläumsklingeltönen bis hin zur Entwicklung einer Social Community „YOU! – Das Netzwerk“. Die Maßnahmen zum Jubiläum standen ganz im Zeichen einer nahen Mitarbeiterkommunikation und zahlen auf die neue Markenpositionierung ein. Nicht zuletzt wollten wir damit Dankeschön sagen, aber auch Stolz auf das Geleistete und Aufbruchsstimmung vermitteln.
Frau Dr. Sprotte, die Dortmunder Energie- und Wasserversorgung GmbH ist ein kommunaler Energieversorger. Welchen Einfluss hat die Stadt Dortmund auf das Unternehmen und die dort vorherrschende Kultur?
Dr. Martina Sprotte: Wir verstehen uns im Engagement vor Ort (in Anlehnung an eine Mitarbeiterkampagne vor einigen Jahren) als Lokalpatrioten: Als Unternehmen im mehrheitlich kommunalen Besitz erfüllen wir unsere energiewirtschaftliche Aufgabe auf der Basis des vom Rat der Stadt Dortmund beschlossenen Energieversorgungskonzepts. Dass für uns die sichere und preiswerte Versorgung gleichrangig zur Verpflichtung steht, die Energiewende (vor Ort) aktiv mitzugestalten, haben wir in unsere Handlungsleitlinien aufgenommen. Deshalb arbeiten wir konstruktiv in den wichtigsten Gremien und Projekten mit, die Dortmund zur Energiehauptstadt des Ruhrgebiets machen sollen. Außerdem wird gesellschaftliches Engagement bei DEW21 sehr groß geschrieben: Wir unterstützen vor Ort zahlreiche konkrete Projekte zur Förderung von umwelt- und energiebewusstem Handeln sowie des sozialen und kulturellen Miteinanders, um auch jenseits der Energie- und Wasserversorgung zur Steigerung der Lebensqualität in Dortmund beizutragen.
Was zeichnet die heutige Unternehmenskultur bei der Dortmunder Energie- und Wasserversorgung GmbH und bei Metro Cash & Carry aus und inwieweit hat sie sich in den letzten Jahren und Jahrzehnten verändert?
Dr. Martina Sprotte: Die Veränderungen in der Energiewirtschaft waren in den vergangenen Jahren massiv: Zunehmender Wettbewerb und Regulierung, aber vor allem die Herausforderungen aus der Energiewende haben unser Geschäft auch in wirtschaftlicher Hinsicht grundlegend beeinflusst. DEW21 hat schon frühzeitig versucht, dieser Entwicklung durch Neuaufstellung zu begegnen: mit neuen Geschäftsfeldern und einem internen Restrukturierungsprogramm. Das hat die Unternehmenskultur gründlich auf den Kopf gestellt. Auch deswegen haben wir Mitte 2013 einen Leitbildprozess gestartet. Ausgehend von Vision und Mission haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Workshops und per Intranetabstimmung entlang der Unternehmenswerte 39 Handlungsleitlinien zu Selbstverständnis und Zusammenarbeit formuliert. Das Besondere: Die Handlungsleitlinien sind kein allgemeines Blabla, sondern bringen sehr konkret auf den Punkt, woran wir uns (auch gegenseitig) künftig messen wollen.
Simone Zilgen: Handel lebt von Veränderungen. Unser Ziel ist es, Transparenz zu zeigen und veraltete Kommunikationsgewohnheiten aufzubrechen – durch eine dialogorientierte Kommunikation auf Augenhöhe. In diesen Prozess integrieren wir die Mitarbeiter aktiv, sie sollen teilhaben, mitgestalten und diskutieren. Das schaffen wir durch eine emotionale und transparente Kommunikation, zum Beispiel mit einem Musik-Video rund um den Umbau von vier neukonzipierten Märkten: Nach dem Motto „von Mitarbeitern für Mitarbeiter“ war alles handgemacht – vom Liedtext bis zur Musik, die von der Betriebsband gespielt wurde und den Tanzszenen. Außerdem bieten wir regelmäßig Wettbewerbe an, wie etwa eine Foto-Challenge zur Fußballweltmeisterschaft. Wir wollen aktuelle, emotionale Themen aufgreifen, um so die Mitarbeiterbindung zu stärken.
Ist die Unternehmenskultur Ihrer Meinung nach überhaupt durch die Unternehmensleitung aktiv beeinflussbar? Und welche Rolle spielt die Kommunikation bei der Veränderung von Werten?
Dr. Martina Sprotte: Der Fisch stinkt vom Kopfe her, heißt ein Sprichwort – und da ist viel Wahres dran. Geschäftsführung und Führungskräfte sind die Gestalter einer Unternehmenskultur. Gerade in Veränderungszeiten wird sichtbar, ob sie diese Aufgabe erfüllen und ihre Kommunikation funktioniert. Tut sie es nicht, reagieren Mitarbeiterschaften mit Verunsicherung und Angst – und der Flurfunk entscheidet über die Stimmung. Während zu früheren Zeiten Arbeitnehmer in solchen Fällen „nur“ in die innere Kündigung gegangen sind, stehen Unternehmen heute schnell vor einem weiteren Problem: Vor allem gute Mitarbeiter sind veränderungswilliger und verlassen ihren Arbeitgeber schneller – in Zeiten des drohenden Fachkräftemangels eine Entwicklung, die sich kein Unternehmen mehr leisten kann.
Simone Zilgen: Jeder Mitarbeiter trägt zur Unternehmenskultur bei. Wichtig dabei ist, dass diese Kultur auch vorgelebt wird, zum Beispiel durch eine transparente und offene Kommunikation an die Mitarbeiter. Wir wollen weg vom reinen „Verkünden“ der Inhalte hin zum Erzählen der Geschichten hinter den Nachrichten. Wir holen die Mitarbeiter ab und setzen verstärkt auf den persönlichen Austausch. Dazu schaffen wir Kanäle wie beispielsweise ein regelmäßiges Kaffeetrinken mit dem Vorsitzenden der Geschäftsführung, bei dem Mitarbeiter Fragen stellen und auf Augenhöhe über Unternehmensthemen diskutieren können. Nicht nur informieren, sondern einbinden – unter diesem Zeichen stehen auch die Führungskräfte-Meetings, bei denen die Führungskräfte cross-functional in verschiedenen Projekten aktiv von der Unternehmensleitung eingebunden werden.
Mitarbeiterpartizipation spielt eine immer größere Rolle in Unternehmen, doch dabei fokussieren sich diese meist auf den Einsatz der Instrumente und sind über ausbleibende Mitarbeiterbeteiligung enttäuscht. Wie binden Sie die Mitarbeiter erfolgreich ein?
Simone Zilgen: Für uns ist die Mitarbeiterpartizipation Teil unserer Unternehmenskultur. Wir binden die Mitarbeiter ein und motivieren sie, sich aktiv zu beteiligen. Ein Beispiel ist der Relaunch unserer Mitarbeiterzeitung „YOU! – Das Marktblatt“: Hier war es uns wichtig, nah an den Mitarbeitern zu sein und ihre Bedürfnisse und Wünsche zu berücksichtigen. In zwei Workshops zur Konzeption und Entwicklung des Print-Mediums sind wir ins Brainstorming gegangen und haben gemeinsame Entscheidungen gefällt. Ein weiteres Beispiel ist die Entwicklung der internationalen METRO-Jubiläumsflagge. Hierbei haben die Mitarbeiter mögliche Motive in einem Workshop erarbeitet und daran anschließend in einer unternehmensweiten Umfrage für ein Motiv abgestimmt. Auf diesem Wege haben sie den kreativen Prozess bis zur Fertigstellung nicht nur begleitet, sondern waren aktive Gestalter der Flagge.
Dr. Martina Sprotte: DEW21 ist ein Unternehmen, in dem historisch bedingt die Mitbestimmung als echter Mehrwert gelebt und gepflegt wird (u.a. haben wir einen paritätisch besetzten Aufsichtsrat). Partizipation an wichtigen Veränderungsentscheidungen ist also selbstverständlich. Als 2011 das Exzellenzprogramm zur Restrukturierung und Ergebnisverbesserung gestartet wurde, war die Mitarbeiterschaft selbstverständlich beteiligt: sowohl in den Arbeitsgruppen zur Maßnahmenidentifizierung wie über ein Vorschlagswesen. Und tatsächlich sind per Mail über 40 Vorschläge eingegangen, die das Potenzial zur Umsetzung hatten oder noch haben. Außerdem leben wir bei DEW21 immer noch den direkten Dialog: Deshalb waren die Workshops zur Erarbeitung der Handlungsleitlinien für sich genommen nichts Neues – nur die angewendeten Kreativtechniken waren ungewohntes Terrain, aber unter dem Strich sehr gewinnbringend (übrigens auch für das Image der Unternehmenskommunikation).
Wie beeinflusst die Unternehmenskultur die interne Kommunikationsstrategie beispielsweise in der Wahl der Medien?
Dr. Martina Sprotte: Unsere Unternehmenskultur fußt auf Werten, zu denen auch „respektvoll“ gehört. Ein verantwortungsvoller, kollegialer Umgang miteinander ist allen im Unternehmen sehr wichtig, hat aber in den turbulenten Zeiten der Neupositionierung und Neustrukturierung tatsächlich gelitten. Deshalb ist zur Zeit oberstes Ziel, diesen Gemeinschaftswert wiederzubeleben. Konkret geht es natürlich um den Beweis, dass die gemeinsam formulierten Handlungsleitlinien auch gelebt werden (können)! Dazu reichen „bunte Geschichten“ im Intranet und in der Mitarbeiterzeitung selbstverständlich nicht aus. Interne Kommunikationsstrategie bedeutet für uns also mehr: Aktuell plant die Unternehmenskommunikation an der Seite von HR Projekte zur Führungskräfteentwicklung, übt den Schulterschluss mit dem Vertriebsmarketing in Sachen Markenrepositionierung, kreiert neue Dialogangebote und überlegt nicht zuletzt, Corporate Volunteering zum festen Bestandteil des gesellschaftlichen Engagements zu entwickeln.
Simone Zilgen: Da lass ich mich von dem Sprichwort „Der Wurm muss dem Fisch schmecken, nicht dem Angler“ leiten. Wir nutzen die Medien, die bei unseren Mitarbeitern gut ankommen und mit denen wir sie auch erreichen. Dabei setzen wir auf bewährte Printmedien, orientieren uns aber auch am privaten Nutzungsverhalten. Dazu wurde zum Beispiel die Social Community „YOU! – Das Netzwerk“ speziell zum Jubiläum entwickelt. Die Online-Plattform bietet allen Mitarbeitern die Möglichkeit zum gegenseitigen Austausch und zur Vernetzung – ob in der Mittagspause, in der Bahn auf dem Weg zur Arbeit oder nach Feierabend von zu Hause aus.
Weitere Interviews und Fachbeiträge lesen Sie in unserem Newsletter IK im Fokus.
