Vernetzung und Kollaboration – davon wollte der Reiseveranstalter DER Touristik mehr und launchte ein neues Social Intranet. Prompt wurde die Plattform mit dem IntraNET-Award 2016 ausgezeichnet. Das Erfolgsgeheimnis liegt in der Einführungsstrategie.


Mit mehr als 10.000 Mitarbeitern weltweit und 5,4 Milliarden Euro Umsatz zählt der zur REWE-Gruppe gehörende Reisekonzern DER Touristik zu den Big Playern im europäischen Markt. 2015 übernahm DER Touristik den Schweizer Reiseveranstalter KUONI – und stellte gleichzeitig die Interne Kommunikation auf den Prüfstand. „Es bestand der Wunsch nach einer effizienteren Zusammenarbeit zwischen den Gesellschaften. So hatte die DER Touristik Köln ein komplett losgelöstes Intranet von der DER Touristik Frankfurt. Und auch die Geschäftsreisen-Sparte FCM Travel Solutions kommunizierte genau wie der Reisevertrieb DERpart auf verschiedenen Portalen“, sagt Tobias Jüngert, Bereichsleiter Unternehmenskommunikation der DER Touristik. Durch die dezentrale Aufstellung der Touristikgruppe mit 145 Firmen bestand Handlungsbedarf.

„Irgendwann haben wir uns hingesetzt und gesagt: Was wäre, wenn wir könnten wie wir wollten? Zusammen mit der Geschäftsführung, der Personalabteilung und der Informationstechnologie haben wir alle Anforderungen aus den einzelnen Bereichen zusammengetragen“, so Jüngert. Im Mittelpunkt stand dabei immer die Frage: „Wie verstehen wir Kommunikation und Zusammenarbeit in der Zukunft?“ Zehn Agenturen luden sie zum Pitch – und entschieden sich für den Social Intranet-Anbieter Seibert Media aus Wiesbaden mit Confluence von Atlassian. Auf der Grundlage dieser Plattform entstand Compass, das neue Social Intranet von DER Touristik, das kein Jahr später mit dem IntraNET-Award 2016 ausgezeichnet wurde. Das Erfolgsgeheimnis? Die Einführungsstrategie! „Während des Aufbaus von Compass haben wir die Mitarbeiter aufgefordert, sich als Test-User anzumelden. Ziel des Aufrufs war es, die Usability von Anfang an zu gewährleisten und die Kollegen möglichst früh zu integrieren“, sagt Ricarda Hofmann, Pressereferentin der DER Touristik Köln. Der Plan ging auf. Innerhalb von drei Tagen meldeten sich 170 Mitarbeiter an. Spielerisch erlernten sie den Umgang mit dem neuen Tool, absolvierten Test-Aufgaben, luden Profilfotos hoch und speicherten Favoriten ab. Und: Sie verloren die Angst vor dem Neuen. Die Kenntnisse der Test-User wuchsen parallel zum Funktionsumfang des Social Intranets. Personalisierbare Startseiten wurden genauso eingerichtet, wie Chats, Favoritenlisten für oft benutzte Websites und eine Personensuche. Gesellschafts-, hierarchie- und standortübergreifende Kollaboration und Vernetzung standen bei der Konzeptentwicklung im Fokus. „Das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten, das Teilen von Wissen und die Möglichkeit, seine eigenen Themen zu posten, machen Compass zum virtuellen Treffpunkt und zum Gedächtnis der gesamten Organisation“, erklärt Jüngert und ergänzt: „Kollegen aus 14 Ländern kommunizieren und kollaborieren jetzt auf einer gemeinsamen Plattform in ihrer Landessprache.“

Um das auch den Mitarbeitern zu verdeutlichen, startete DER Touristik eine eigene Kampagne mit dem Slogan „My way. Our future.“ Dazu gehörten auch zwei Filme. In einem ersten Spot kündigten die beiden Mitarbeiterinnen der Internen Kommunikation die Idee hinter dem neuen Social Intranet der DER Touristik an. Viel wichtiger war jedoch der zweite Spot, der auf einer Veranstaltung in Frankfurt und Köln vor 1500 Mitarbeitern gezeigt wurde. In diesem wurde das neue Intranet mit all seinen Funktionen von den Test-Usern vorgestellt. Am Kick-Off-Tag ergänzten Flyer und Poster überall im Unternehmen die Einführung der neuen Kollaborationsplattform. „Mit Compass vereinen wir zum ersten Mal alle Gesellschaften in einem System. So schaffen wir kurze Wege, sparen Zeit und können viel effektiver miteinander arbeiten“, schwärmt Hofmann. Und die Zahlen geben ihr Recht. 142.920 Besuche verzeichnete Compass im Monat September. Und auch die durchschnittliche Aufenthaltsdauer ist mit sechs Minuten und 42 Sekunden auf einem hohen Niveau.

 

Dieser Fachbeitrag ist auch in BEYOND 7 erschienen.

Tobias Jüngert ist Vice President Group Corporate Communication der DER Touristik Group. Der gelernte Wirschaftsjournalist und Diplom-Volkswirt leitet die Unternehmenskommunikation seit 2009.

Ricarda Hofmann ist Pressereferentin interne Kommunikation der DER Touristik Köln. Die studierte Politik- und Sozialwissenschaftlerin ist dort für das Social Intranet „Compass“ verantwortlich.