Seit über 20 Jahren nutzen Unternehmen Intranets. Im Lauf der Zeit haben sich dabei immer wieder die Ziele, Anforderungen und inhaltliche Schwerpunkte verschoben. Aus diesem Grund kann man von verschiedenen Intranet-Generationen sprechen:

1. Generation – die interne Webseite (Schwerpunkt:  statische Informationen)

2. Generation – das Mitarbeiterportal  (Schwerpunkt: Integrationen von z.B. Urlaubsantrag oder anderen „Employee Self Services“)

3. Generation – das Social Intranet (Schwerpunkt Zusammenarbeit)

Die zentrale Idee der dritten Generation ist die Zusammenführung von Kommunikation, Information und Zusammenarbeit in einer Plattform. Nach mehreren Jahren im praktischen Einsatz bei vielen Unternehmen zeigt das Social Intranet jedoch eine Reihe von Problemen, die aus dem kaum aufzulösenden Widerspruch von Reichweite und Sicherheit bei diesen Plattformen stammen.

Auch aus diesem Grund gibt unter Intranet-Experten weitgehende Übereinstimmung, dass die Zeit der großen „alles in einem“-Plattformen vorbei ist. Der Begriff des digitalen Arbeitsplatzes setzt sich durch und trägt in seinem Kern die Idee, dass die wichtigsten Aufgaben jeweils durch flexible und spezialisierte Anwendungen übernommen werden.

Die 4. Generation – das Front-Door Intranet

Das Intranet wird dadurch nicht überflüssig, sondern ändert seine Rolle hin zum Eingangstor in den Digitalen Arbeitsplatz.

Die funktionale und inhaltliche Ausgestaltung passt sich dieser Rolle an und wird sich vor allem durch diese drei Besonderheiten auszeichnen:

1. Reichweitenstarke Kommunikation und Information steht im Zentrum des Front-Door Intranets.

Das bedeutet auch eine Entkopplung von Kommunikation und Zusammenarbeit: Echte Teamarbeit verlagert sich aus dem Intranet in die spezialisierten Anwendungen wie Team-Messaging (z.B. Microsoft Teams). Social Collaboration – also die lose Zusammenarbeit in Communities – kann je nach Anforderung in beiden Welten passieren. Moderne Kommunikation bedeutet eben nicht nur Top-Down, sondern auch Side-to-Side und Bottom-up.

Kommunikation und personalisierte Updates stehen im Mittelpunkt der Startseite.

2. Front-Door Intranets stellen die optimale mobile Nutzung in den Mittelpunkt, aber vernachlässigen dabei nicht die weiterhin wichtige Nutzung am Desktop.

Wenn alle erreicht werden sollen, dann muss das Intranet als App auf das Smartphone der Mitarbeiter – am besten direkt im Design des Unternehmens. Wer kein Firmen-Gerät besitzt, der muss sein persönliches Telefon nutzen können. Kein tägliches Einloggen nötig. Aktive Benachrichtigung ist für ausgewählte Informationen möglich. Inhalte und Services müssen so relevant sein, dass Mitarbeiter diesen Kanal freiwillig nutzen und als echte Bereicherung für Ihren Arbeitsalltag empfinden.

Mobile Apps im Design des Unternehmens machen das Intranet für alle Mitarbeiter verfügbar.

3. Das Intranet wird zum persönlichen Startpunkt in die vielfältigen und individuell oft sehr unterschiedlichen Anwendungen des Digitalen Arbeitsplatzes.

Zentrale, gruppenspezifische und persönliche Links können einfach organisiert werden und sind je nach Rolle oder Kontext (bin ich mobil oder am Desktop?) sichtbar. Drittanwendungen sind entweder verlinkt oder werden direkt eingebettet, bei Bedarf und Möglichkeit auch ohne zusätzliche Anmeldung (Single Sign On).

Eine der Kernanforderungen für das Front-Door Intranet: viele Links aus verschiedenen Quellen (persönlich, Team, Bereich, Organisation) müssen einfach zugänglich sein.

Frank Wolf ist Mitgründer und Geschäftsführer der Staffbase Mitarbeiter-App. Nach 7 Jahren Digitalberatung bei Accenture hat er über viele Jahre für die T-Systems den Bereich Intranet-Beratung aufgebaut und zahlreiche Unternehmen bei der Formulierung ihrer Intranet-Strategie unterstützt. Er ist Herausgeber und Autor des Buches „Social Intranet“ aus dem Hanser Verlag. Mit Büros in Chemnitz, Dresden, Köln und New York unterstützt Staffbase heute mehr als 250 Unternehmen wie Deutsche Telekom, Deutsche Bahn, Volkswagen oder Adidas bei der Mobilisierung der internen Kommunikation.

Mitarbeiter-Apps

Frank Wolf sprach im November 2018 auf der 22. Fachtagung Interne Kommunikation der SCM im Düsseldorf. Das nächste Mal können Sie sich am 16. Mai 2019 wertvolle Inputs und Branchenkontakte sichern – auf der 23. Tagung Interne Kommunikation in Köln.

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