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Praxis-Einblick: Durch Social Intranet zu einem neuen Miteinander in der SWK

Bild: SWK

kosmos ist die neue digitale Plattform für Zusammenarbeit, Information und Wissensaustausch der SWK Stadtwerke Krefeld AG auf Basis von SharePoint 2016. Mit kosmos haben über 2.500 Mitarbeiter (ein Großteil davon gewerblich) an rund 30 Standorten erstmals Zugriff auf ein gemeinsames Intranet. Wenn man Anke Schöps, eine der drei kosmos-Projektleiter heute (also ca. 4 Monate nach GoLive) fragt, was sich durch kosmos in den Arbeitsweisen der Mitarbeiter verändert hat, wird sie nachdenklich.

Kann Technologie das Miteinander wirklich verbessern? Nach kurzer Überlegung berichtet sie von drei interessanten Erlebnissen im Zuge der Einführung:

1) Von wegen Altersfrage

Bereits in ersten Pilotgruppen, welche die neuen Arbeitsräume und damit verbundene Optimierungen in der Zusammenarbeit testeten, fiel auf: Es ist keine Frage des Alters, ob Technik begeistert oder nicht, sondern eine Frage des Mehrwerts. Wenn der individuelle sowie der gemeinschaftliche Nutzen erkennbar wird, entsteht auch Interesse. Auf dem Flur begegnete mir ein etwas älterer Kollege und schilderte seinen Eindruck nach einem Pilot-Startworkshop:

„Ich gehöre ja zu der älteren Generation – für mich ist das hier eigentlich alles nichts. Privat nutze ich dieses ganze neue Zeug nicht. Aber ich habe heute verstanden, dass es sich lohnt und wie es funktioniert. Jetzt setze ich mich damit auch gerne auseinander.“

 2) Viele kleine Revolutionen im Zuge der Einführung

Wer SharePoint einführt und allein dadurch Verbesserungen der Unternehmenskultur erwartet, wird schnell enttäuscht sein. Ein Koch wird ja auch nicht besser, weil er neue Töpfe bekommt. Am Ende ist und bleibt die Software nur ein Werkzeug – und dazu noch ein sehr komplexes. Durch die Begleitung der IT-Einführung mit gezielten Veränderungsmaßnahmen, ständigen Antrieb und viel Training (nicht nur für die Technik, sondern vor allem auch für neue Kompetenzen, Denk- und Arbeitsweisen) kann jedoch aus dem Koch ein Sternekoch werden, motiviert durch die neuen Töpfe.

Prämissen für die Gestaltung der SharePoint-Einführung als Change-Prozess (AviloX GmbH)
Prämissen für die Gestaltung der SharePoint-Einführung als Change-Prozess (AviloX GmbH)

Um das zu schaffen, musste unser Projekt selbst erstmal Vorbild werden und einige „kleine Revolutionen“ im Konzern auslösen. Wir starteten in einem konzernweit zusammengesetzten Team und arbeiteten von Anfang an in einem digitalen Projektraum. Wir haben dadurch im Team selbst erlebt, wie schwierig der transparente Umgang mit Dokumenten ist, dass es Hemmungen gibt in einen projektweiten Newsfeed zu schreiben und dass Hürden in der Technik schnell als Ausrede genutzt werden, um doch in alten Mustern zu bleiben. Diese Erfahrungen helfen uns heute dabei, unsere Kollegen mit an Bord bzw. in den kosmos zu holen. Ein wichtiger Schlüssel bei der Veränderung der Arbeitsweisen sind zudem die Führungskräfte. Über individuelle, mehrstufige Trainings werden der Umgang mit Transparenz und digitale Führung verprobt.

Eine weitere kleine Revolution im Projekt haben wir in der Art und Weise unserer Projektkommunikation geschafft: Hier achteten wir darauf, immer möglichst nah am aktuellen Geschehen zu berichten und Einblicke zu geben – über die Fortschritte ebenso wie über die Hürden, die uns auf dem Weg der Einführung begegneten. Wir haben uns also bewusst gegen eine klassische interne Kommunikation entschieden und stattdessen Neues ausprobiert. kosmos hat ein eigenes Erscheinungsbild erhalten und eben nicht das Corporate Design unserer Holding. Uns war wichtig, dass sich in der Plattform jede Gesellschaft wiederfindet und es sprichwörtlich ein kosmos für alle wird.

3) Frischer Wind durch kosmos schon vor GoLive

Schon vor GoLive haben wir es geschafft, über 100 Nutzer über Pilotgruppen ins System zu bringen und mit ihnen neue Arbeitsweisen mit Dokumenten und außerhalb von E-Mails zu erproben. Darauf sind wir schon stolz, auch wenn diese Art der Projektumsetzung einige Herausforderungen mit sich brachte. Die Einführung der neuen Plattform lief quasi wie eine Operation am offenen Herzen. Technische Hürden bremsen am Anfang die Euphorie. Trotzdem würde ich jederzeit wieder so verfahren.

Immerhin konnten wir so schon zwei Monate nach dem GoLive erste echte Erfolgsstorys auch außerhalb der Pilotgruppen verzeichnen. Da wäre zum Beispiel eine Führungskraft, die im kosmos Führungskräfte-Training berichtete:

„Ich arbeite in einem Projekt, in dem die Projektleiterin bei jedem Meeting kosmos dabeihat. Wir teilen unsere Aufgaben und stimmen diese live im Projektraum ab. Diskussionen laufen vermehrt online im Newsfeed. Das ist schon toll, unsere Meetings werden dadurch effizienter.“

Besonders toll: Kollegen haben eigene Ideen entwickelt, wie sie die Schwarmintelligenz im kosmos nutzen können. Zum Beispiel: Eine Mitarbeiterin hat bei der Warenannahme häufig mit Lieferanten zu tun, die wenig oder gar kein Deutsch sprechen. Bestimmte Ausdrücke mussten daher in verschiedenen Sprachen wie Rumänisch, Russisch oder Spanisch übersetzt werden. Über kosmos wurden in einem Blog die Kollegen im Konzern um Mithilfe gebeten. Eine Aktion, die echte Wellen geschlagen hat und für große Teilnahme sorgte.

Natürlich verläuft so etwas nie ohne Kritik: „Sollen meine Mitarbeiter jetzt nebenbei noch übersetzen? Das halte ich für nicht effizient – mit kosmos soll gearbeitet werden.“ Das Bewusstsein, dass diese Dinge auch ohne kosmos schon passieren – z. B. über private WhatsApp Gruppen – musste erst wachsen. Über kosmos wird dieser Austausch jedoch nun für alle nutzbar. Alle Mitarbeiter können sich beteiligen. Durch Blogs und Nachrichten haben wir in den letzten Monaten mehr übereinander erfahren als in vielen Jahren zuvor. Das stärkt den Zusammenhalt und schafft Raum für neue Ideen.

Was aber gehört dazu, um aus einer Technologie-Implementierung einen erfolgreichen kulturellen Veränderungsprozess zu gestalten? Gemeinsam haben wir in der Reflexion des Projektes 10 Tipps herausgearbeitet, die wir gern allen mit auf den Weg geben, die ebenfalls vor der Herausforderung stehen, mit sozialen Technologien den Weg „zur neuen Art zu arbeiten“ zu ebnen. Hier wünschen wir Ihnen beste Erfolge!

  1. Starten Sie mit einem interdisziplinären Team und holen Sie sich Rückendeckung durch Ihre Geschäftsführung.
  2. Beziehen Sie frühzeitig und regelmäßig die wesentlichen Stakeholder in Ihr Social Intranet Projekt ein (Führungskräfte, Betriebsrat …).
  3. Testen Sie das System so früh wie möglich. Lieber früher testen als zu lange planen.
  4. Entwickeln Sie individuelle Schulungen für einzelne Zielgruppen (Führungskräfte, Sekretariate, gewerbliche Mitarbeiter…). Es gibt nicht eine Lösung für alle!
  5. Wählen Sie Ihre Pilotgruppen strategisch aus (Stakeholder + planbare Erfolge berücksichtigen).
  6. Geben Sie attraktive Hilfestellungen für den Einstieg (Wie nutze ich Teamräume? Migrations-Checklisten etc.).
  7. Tun Sie Gutes und sprechen Sie darüber! Best Practices aus Teamräumen und Schulungen sind wertvoll für die Kommunikation.
  8. Gehen Sie mit Fehlern transparent um und beziehen Sie Ihre User in die Weiterentwicklung ein.
  9. Veränderung braucht einen langen Atem. Klären Sie deshalb frühzeitig den laufenden Betrieb. Wer begleitet und entwickelt Ihr Social Intranet nach GoLive?
  10. Verstecken Sie sich nicht hinter der IT! Bilden Sie Experten aus, die bei technischen Problemen schnell helfen können und konzentrieren sich auf neue Arbeitsweisen.

P.S.: Haben Sie Lust auf einen Erfahrungsaustausch oder wollen Sie mehr wissen zum Projekt? Dann lassen Sie uns in Kontakt kommen.

Top-Facts zum Social Intranet Einführung kosmos:

Projektlaufzeit: 18 Monate

Projektleitung und involvierte Fachbereiche: IT, Unternehmenskommunikation, Unternehmensentwicklung

Software und Top-Funktionen: SharePoint 2016 on Premise, Top-Funktionen: Konfigurierbare Startseite, Mitarbeiterprofile und Telefonbuch, Mobile Darstellung, Portalseiten, Zusammenarbeitsräume, Blog, digitale Formularprozesse

Hauptziele für die Einführung:

  • Demografischer Wandel (Erhöhung Arbeitgeberattraktivität) Digitalisierung und Modernisierung von Produkten, Prozessen und Angeboten
  • Mitarbeiterzufriedenheit (Wunsch der Mitarbeiter nach moderner Form der Kommunikation und Zusammenarbeit)
  • Information als Wettbewerbsfaktor (Höheren Kundenanforderungen gerecht werden)

Externe Begleitung durch: AviloX GmbH / itacs GmbH 

Lydia Zillmann

Lydia Zillmann, Mitglied der Geschäftsleitung und Beraterin bei der AviloX GmbH, berät Organisationen seit 2014 bei der Einführung und Gestaltung digital vernetzter Arbeitswelten. Ihre Schwerpunkte liegen in der Prozessbegleitung sowie dem Change Management im Zuge der Einführung neuer Technologien, in der Begleitung von Fachbereichen wie der internen Unternehmenskommunikation sowie in der Entwicklung digitaler Kompetenzen bei Führungskräften oder Community Managern.

Anke Schöps

Anke Schöps unterstützt und etabliert als Projektleiterin den Aufbau eines Social Intranets bei der SWK STADTWERKE KREFELD AG. Nach ihrem Studium in Kommunikationsdesign führte sie ihr Weg zunächst in das Agentur- und klassische Verlagsgeschäft. Aus den analogen Medien folgte der Sprung in den Aufbau neuer digitaler, vernetzter Welten. Ihr Schwerpunkt ist die ansprechende Visualisierung und überzeugende Vermittlung komplexer Inhalte. Ihre Liebe für Fotografie und neue Medien lebt sie als passionierte Reisebloggerin auch außerhalb des Büros.

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