Interne Kommunikation: Komplexität reduzieren, Sichtbarkeit schaffen
Hauke Hannig spricht mit uns im Interview über das Erfolgsrezept der internen Kommunikation bei der ebm-papst Unternehmensgruppe. Der Ansatz: Komplexität reduzieren. Die Quintessenz: Interne Kommunikation schafft Sichtbarkeit, wenn sie klare Strukturen erarbeitet und Zielgruppen verständlich anspricht.
Herr Hannig, Sie hatten bei ebm-papst in der Vergangenheit einen eher extern orientierten Kommunikationsansatz, der sich 2016/2017 mit einem CEO-Wechsel gewandelt hat. Wie schafft man es, ein Bewusstsein für die Bedeutung der internen Kommunikation nachhaltig im Unternehmen zu verankern?
In unserem Fall hatten wir durch unseren damals neuen CEO von Beginn an einen großen Fürsprecher für die Stärkung der internen Kommunikation sowie eine gut informierte Belegschaft. Auch lag ein gemeinsamer Anspruch für eine transparente, authentische und schnelle Kommunikation im Unternehmen vor sowie der Wunsch eines über alle Kaskaden hinweg funktionierenden Informationsflusses. Die Unternehmenskommunikation, die dem CEO direkt unterstellt ist, war bei allen wichtigen Themen frühzeitig mit eingebunden und konnte anstehende Kommunikationsmaßnahmen planen und vorbereiten.
So wurde die Unternehmenskommunikation bereits mit dem Start des größten Veränderungsprogramms der Firmengeschichte, der „one ebm-papst“ Strategie, als gut informierter und glaubwürdiger Absender wahrgenommen. Dies führte ebenfalls zu einem positiven Imagewechsel von der ehemals eher als Pressestelle wahrgenommenen Abteilung.
Aufgrund des klaren Kommunikationsauftrages der Geschäftsführung an die Führungskräfte, ihre Mitarbeiter kontinuierlich über die aktuelle Situation im Unternehmen und über Veränderungen zu informieren, konnten wir uns stetig als Berater, Unterstützer und Dienstleister bei ebm-papst etablieren und dadurch auch das Bewusstsein für Kommunikation weiter stärken.
Eine weiterer Punkt zur Verbesserung der Kommunikation im Unternehmen ist bestimmt auch ein Stückweit unser Servicegedanke. Diesen übten wir bereits in der Zeit als extern orientierte Abteilung aus, indem wir unsere Medienpartner stets als unsere Kunden ansahen und uns auf deren Anforderungen mit einem passenden Angebot aufstellten (z.B. Aussagefähigkeit, Erreichbarkeit, interessante Stories, Mit- und Vorausdenken).
Diesen Servicegedanken versuchen wir seit unserem Wechsel hin zum Schwerpunkt der internen Kommunikation natürlich auch auf unsere neuen Kunden anzuwenden.
Sehen Sie die interne Kommunikation vordergründig als Dienstleister für das Unternehmen? Wenn ja, warum und für wen? Welche zentralen Aufgaben ergeben sich aus dem von Ihnen angelegten Selbstverständnis?
Wir sehen uns einerseits als Dienstleister, der seine Stakeholder (wie z.B. CEO, Führungskräfte, Fachbereiche, Belegschaft) durch einen definierten Angebotskatalog bei der Kommunikation von Inhalten und über die Auswahl von Kanälen unterstützt. Andererseits sind wir auch Berater unserer Stakeholder in Bezug auf ihren Kommunikationsthemen. Als ein in Stabsfunktion agierender Bereich arbeiten wir sehr unabhängig, legen aus unserer Sicht wichtige und zukunftsorientierte Themen der Unternehmensgruppe eigenständig fest und planen neue zeitgemäße Kanäle und Formate. Auch sorgen wir für die Positionierung von Führungskräften und -ebenen sowie ganzen Fachbereichen.
Komplexität reduzieren ist eines der kommunikativen Grundprinzipien bei ebm-papst. Wie gehen Sie dieses Ziel konkret an? Welche Bedeutung hat die (kommunikative) Präsenz des CEOs für diesen Punkt?
Aus Sicht der Unternehmenskommunikation versuchen wir die Komplexität in unserem Bereich zu reduzieren, indem wir für uns klare Strukturen erarbeitet und festgelegt haben. Dazu haben wir definiert, wie wir bestimmte Aufgaben im Team abarbeiten, wer Ansprechpartner bei Projekten ist und was überhaupt unser Angebotskatalog der Abteilung ist, um zielstrebig und effizient unsere Aufgaben erledigen zu können. Wichtig dabei ist auch ein stetiger und fester Austausch innerhalb der Abteilung bzw. dem gesamten Kommunikationsbereich, damit jeder weiß, an welchen Projekten aktuell gearbeitet wird und was in Kürze ansteht.
Was die Kommunikationsthemen anbetrifft, so versuchen wir die inhaltliche Komplexität zu reduzieren, indem wir festgelegte Zielgruppen verständlich ansprechen. So erarbeiten wir aus einem Thema z.B. eine Führungskräfteinformation mit detaillierten und weiterführenden Inhalten, im Bereich der Verwaltung bieten wir zielgruppenorientierte Erklärungen und Hintergründe über das Intranet und unsere Produktionskolleginnen und -kollegen sprechen wir mit kurzen Botschaften auf kleinen Tischaufstellern in der Kantine oder dem digitalen oder analogen Schwarzen Brett an.
Natürlich hat die Präsenz unseres CEOs beim Thema „Komplexität reduzieren“ eine hohe Bedeutung. Wir haben eine Reihe an Formaten wie u.a. den Video-CEO-Blog, Editorials im Führungskräftenewsletter und dem Mitarbeitermagazin sowie bei Dialogveranstaltungen, bei denen er zu vielschichtigen Themen Stellung bezieht und einen direkten Kommunikationsweg zu und mit den Mitarbeitern ermöglicht.
Stichwort Fehlerkultur: Wie stehen Sie grundsätzlich dazu und welchen Ansatz verfolgen Sie in diesem Punkt? Was bedeutet das für die interne Wahrnehmung des Unternehmens?
Fehler sind absolut erlaubt! Wichtig ist jedoch, dass wir aus ihnen lernen und nach Möglichkeit diese nicht wiederholen. Was die interne Wahrnehmung anbetrifft, zählt heute ein schneller Informationsfluss. Dieser steht aus meiner Sicht über der Exaktheit einer Information. Daher stimmen wir Kommunikationsthemen nicht mit jedem Stakeholder bis ins Detail ab. Dies bringt uns die notwendige Geschwindigkeit und ermöglicht uns die Steuerung eines Themas bevor der Flurfunk startet. Für unsere Vorgehensweise erhalten wir gutes Feedback aus der Belegschaft.
Für wie wichtig erachten Sie es, die Kommunikationsabläufe im Unternehmen bzw. die Wirkung der internen Kommunikation regelmäßig zu evaluieren? Welche Erfahrungen haben Sie diesbezüglich bereits gesammelt?
Wir evaluieren unsere Kommunikation kontinuierlich, um ein Gespür für die wichtigen Themen und auch für die Stimmung im Unternehmen zu erhalten und haben dazu stets gute Erfahrungen gemacht. Dazu haben wir uns über die Jahre ein Netzwerk im Unternehmen geschaffen, um glaubwürdiges Feedback zu erhalten von dem wir wiederum Ableitungen für unsere Kommunikation treffen. Was die Instrumente Intranet und Social Media anbetrifft, so messen wir den geklickten und gelikten Content. Auch führen wir kontinuierliche Umfragen u.a. zu unserem „one Mitarbeitermagazin“ oder zur Führungskräftekommunikation durch.
Hauke Hannig verantwortet seit 2007 die Unternehmenskommunikation der ebm-papst Gruppe. Sein Zuständigkeitsbereich liegt in der in- und externen Kommunikation sowie im Ressort Politik. Ehrenamtlich engagiert sich Hannig im DIHK-Medienausschuss sowie bis 2018 als BdP- Landessprecher Baden-Württemberg.
