Jedes Meeting gekonnt in den Sand setzen? Das geht!
Stellen Sie sich vor, Sie könnten mit Leichtigkeit jedes Ihrer Meetings in den Sand setzen – genau so, wie es viele tun. Keine Zeit für Vorbereitung, kein persönlicher Check-In, endlose Folienschlachten, null Interaktion, und am Ende bleibt keine Zeit für die entscheidende Reflexion über das „Was, wie und warum“ der Umsetzung. Klingt das vertraut für Sie, liebe*r Interne Kommunikationsexpert*in?
Die aktuelle Meetingkultur, die die Kommunikationslandschaft der Unternehmen durchdringt, ist schlichtweg „overboardend“. Vor allem seit den zusätzlichen Online-Meetings scheint es, als ob alle nur noch von einem Termin zum nächsten hetzen. Der zeitliche Aufwand ist enorm, der Output jedoch eher gering.
Lassen Sie uns gemeinsam Pionier*innen sein und diesen Friedhof der Wortmeldungen in eine interaktive, effiziente und wertgenerierende Meetingkultur umwandeln. Denn es ist an der Zeit, die Routine zu durchbrechen und Meetings in lebendige und fruchtbare Erfahrungen zu verwandeln.
Wie das gelingt? Wir haben für Sie drei einfache Tipps zusammengestellt, die Sie sofort umsetzen können.
1 – Storytelling statt Folienschlacht: Ihre Botschaft im Fokus!
Lesen Sie noch oder erzählen Sie schon?
In einer Welt, in der unsere Aufmerksamkeitsspanne ständig herausgefordert wird, fällt es leicht, in die „Powerpointfalle“ zu tappen. Doch was, wenn wir Ihnen sagen würden, dass es einen Weg gibt, Ihre Botschaft effektiver zu vermitteln, als es jemals mit einer endlosen Folienschlacht möglich wäre?
Es mag wie eine kleine Nuance erscheinen, aber hier liegt das Geheimnis: Vorlesen ist Zeitverschwendung! Jede*r Teilnehmer*in liest in ihrem und seinem eigenen Tempo mit und verpasst dabei womöglich, was Sie als Vortragende*r zu sagen haben. Unsere Lösung: Erzählen Sie eine Geschichte!
TIPPS – Die Schlüssel zur erfolgreichen Präsentation:
- Weniger ist mehr: Überlegen Sie genau, welche Folien wirklich notwendig sind. Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche und schaffen Sie Platz für Interaktion.
- Handouts für Selbstentdeckung: Statt langwieriger Folienpräsentationen, teilen Sie ein Handout zum Selberlesen aus. So können sich Ihre Teilnehmer*innen vorab mit dem Material vertraut machen und Sie gewinnen kostbare Zeit für Diskussionen.
- Die Magie der Geschichten: Verpacken Sie Ihre Informationen in eine spannende Geschichte. Bilder bleiben nicht nur besser im Gedächtnis, sondern schaffen auch eine emotionale Verbindung zu Ihrer Botschaft.
- Fragen als Brückenbauer: Formulieren Sie gezielte Fragen zu Ihrem Inhalt. So regen Sie nicht nur zum Nachdenken an, sondern fördern auch den Austausch und die Ideenentwicklung.
Mehrwert für alle: Die Zeit wird effizient genutzt, jede*r liest in seinem und ihrem Tempo, Bilder bleiben in Erinnerung und man kann sich dem wirklich wichtigen widmen: Dem Austausch und der Generierung von Ideen!
Befreien Sie sich von der Folienschlacht und setzen Sie auf Storytelling – erleben Sie, wie Ihre Botschaft lebendig wird und nachhaltig im Gedächtnis bleibt!
2 – Check-In für den Beziehungsaufbau: Verbinden statt Starten
Einfach ins kalte Wasser stürzen oder kurz gemeinsam auftauen?
Ein schnelles, unpersönliches Hallo an alle, und schon beginnt die Präsentation. 20 Minuten später, abgesehen von Zahlen, Daten und Fakten, die Sie selbst nachlesen könnten, gab es weder etwas Wissenswertes noch Zeit, um anzukommen.
Schon vor Jahrzehnten analysierte der Kommunikationswissenschaftler Paul Watzlawik: Beziehungsebene vor Sachebene. Ohne die richtige Beziehungsebene funktioniert auch die Sachebene nicht! Dennoch vergessen wir oft, dass wir soziale Wesen sind, selbst in der digitalen Welt. Bereits zehn Minuten – auch online – genügen, um einen persönlichen Raum zu schaffen.
TIPPS – Die Brücke zum Erfolg:
- Fragestellung für den Beziehungsaufbau: Nutzen Sie kreative Fragen, um eine positive Atmosphäre zu schaffen. Hier finden Sie eine tolle Auswahl: tscheck.in.
- Zeit und Form des Aufwärmens: Überlegen Sie, wie viel Zeit Sie dafür benötigen und in welcher Form dies am besten geschieht.
- Früherer Start für ein freudvolles Meeting: Was wäre, wenn Sie Ihr Meeting etwa zehn Minuten früher beginnen, um einen angenehmen, persönlichen „Kaffeeplausch“ zu ermöglichen?
Mehrwert für alle: Mit unterhaltsamen, kreativen „Check-In“-Fragen bringen Sie Spaß, Dynamik und eine persönliche Note in Ihr Meeting. Verbinden Sie sich auf eine herzliche Weise, und erleben Sie, wie eine positive Atmosphäre den Erfolg Ihres Treffens steigert.
3 – Dialog statt Monolog: Zusammen wirken statt Solo sprechen
Reden Sie noch, oder stellen Sie schon Fragen?
Die Definition eines Meetings laut Wikipedia besagt, dass es eine Gesprächsform in Organisationen ist, bei der Teilnehmer*innen aus einem bestimmten Arbeitsgebiet durch persönlichen Kontakt GEGENSEITIG Sachverhalte, Probleme, Meinungen und Planungen vorbringen können.
Jetzt die Frage: Warum reden dann meistens nur 1-2 Personen? Wo bleibt der echte Austausch, und was ist aus dem „gegenseitigen Vorbringen“ geworden?
TIPPS – Für einen lebendigen Dialog:
- Fragen, die zum Nachdenken anregen: Entwickeln Sie Fragen, die die Teilnehmenden herausfordern und zum Austausch inspirieren. (Ein kleiner Tipp: Wir können Ihnen dabei helfen!)
- Vielfalt der Austauschformen: Überlegen Sie, welche Formen des Austauschs in Präsenz und online am besten funktionieren.
- Kreative Ergebnissicherung: Wie halten Sie die Ergebnisse fest? Auf der Pinnwand, am virtuellen Whiteboard? Denken Sie darüber nach, wie Sie die Erkenntnisse für alle sichtbar machen.
- Übrigens: „Gibt es noch Fragen?“ ist eine Fragestellung, die in KEIN Meeting gehört! Warum wohl…?!
Mehrwert für alle: Mit unkonventionellen Fragen bringen Sie die Teilnehmer*innen zum Nachdenken und fördern den echten Austausch. Ungewöhnliche Antworten (out of the box) führen oft zu innovativen Lösungen. Wenn Sie diese gemeinsam festhalten, legen Sie den Grundstein für eine erfolgreiche Umsetzung.
Das waren jetzt die ersten drei Tipps von uns. Denken Sie, das war schon alles? Aber nein, bei uns geht es auch hier MERKwürdig weiter. Sie erhalten noch einen vierten Tipp on Top!
4 – Zeit zum Nachdenken: Ein Moment der Reflexion
Ist Reflexion überbewertet?
In der Hektik hetzt jede*r von uns von einem Meeting zum nächsten. Und haben wir wirklich die Gelegenheit, während des Meetings darüber nachzudenken, wie das Gehörte und Diskutierte sich auf unsere Arbeit auswirkt? Wir reden, stellen Fragen, aber geben wir den Teilnehmer*innen auch genügend „Luft zum Atmen“? Haben sie die Zeit, innezuhalten und für sich zu reflektieren?
TIPPS – Den Raum für Gedanken:
- Wann ist der richtige Zeitpunkt? Überlegen Sie, wann es sinnvoll ist, Zeit zum Nachdenken einzuräumen.
- Nach welchem Impuls oder welcher Information ist das wichtig? Betrachten Sie, nach welchen Schlüsselmomenten eine Pause für Reflexion besonders wertvoll ist.
- Zeit zum Nachdenken vor dem Impuls? Vielleicht macht es sogar Sinn, Raum für Gedanken vor der eigentlichen Information oder dem Impuls zu schaffen.
- Wie lange? Oft genügen bereits fünf Minuten – mehr ist oft nicht notwendig.
Mehrwert für alle: Sie geben jeder*m die Möglichkeit, zuerst eigene Gedanken zu entwickeln und dann erst in den 2-er oder 4-er Austausch zu gehen. Ein genialer Schachzug, besonders vor dem Einstieg in ein Brainstorming. Sie werden erleben, dass die Teilnehmer*innen sich deutlich beteiligter fühlen und „Ideen-reicher“ sind.
Meetings mit “Lächel-Garantie”
Damit wird deutlich: Meetings dürfen nicht nur effektiv, sondern auch freudvoll sein! So werden sie, statt in den Sand gesetzt, zu einem MERKwürdigen Treffen mit Mehrwert sowohl für die Teilnehmer*innen als auch für Ihre Organisation.
Setzen Sie auf Zeitverwendung statt Zeitverschwendung! Wir wünschen Ihnen dabei viel Freude und Erfolg.
Möchten Sie (noch) mehr erfahren? Dann klicken Sie hier und buchen Sie einen Kennenlerntermin mit uns. Am 17. & 18. April 2024 können wir uns auch gerne persönlich unterhalten auf der ACTION in Wien, dem Kongress zur digitalen Unternehmenskommunikation.
Dagmar Popp ist nicht nur Akademische Kommunikatorin und Ethnologin, sondern auch leidenschaftliche PERMA-Lead Beraterin, die sich auf Positive Leadership, Teambuildings und Business-Coaching spezialisiert hat.
Als visionäre Geschäftsführerin von P&P Mehrwert, Business Consultant und Führungskraft in der Unternehmens-kommunikation, berät sie Organisationen mit hoher Fachkompetenz und innovativen Methoden – gepaart mit Freude und Humor, um Veränderungsprozesse mit Leichtigkeit zu meistern.
Monika Keil ist die kreative Kraft hinter Viakanta, einem Trainingsanbieter, der Führungskräfte, Trainer*innen und Expert*innen dabei unterstützt, ihre Inhalte so zu gestalten, dass sie nicht nur informativ, sondern auch inspirierend, unterhaltsam und unvergesslich (merkWÜRDIG) sind. Ob es um Führung, Präsentation, Resilienz oder Humor geht, Monika Keil verleiht Themen eine magische Note, die die Teilnehmenden in ihren Bann zieht und zum Lernen motiviert.
