Never walk alone – Interne Kommunikation und der Modern Workplace
Kommt der Modern Workplace erstmal im Unternehmen an, sind alle Unternehmensbereiche betroffen. Auch die IK. Die muss ihre Rolle überdenken und sich in Folge anpassen. Vorbei ist die Zeit von Alleingängen.
Der Modern Workplace
Viele haben in den letzten Monaten und Jahren Initiativen zum „Modern Workplace“, wahlweise „Digital Workplace“, „Modernes Arbeiten“ oder „New Work“, im Unternehmen miterleben können. Neue Bürokonzepte wurden umgesetzt, moderne Ausstattung für hybrides Arbeiten in Besprechungsräume gestellt und Mitarbeitende in neuer Software geschult. Das persönliche Erleben dieses Modern Workplace war unterschiedlich, denn der Begriff und die damit einhergehenden Veränderungen sind schwammig. Gekennzeichnet wird der Modern Workplace oft dadurch, dass die digitale Zusammenarbeit zunimmt und das gemeinsame Büroerlebnis abnimmt. Dazu haben sich digitale Werkzeuge etabliert, die eine schnelle, offene und fokussierte Kommunikation auf nicht analogem Weg erlauben. Alles oftmals außerhalb der bestehenden, browserbasierten Intranet-Lösungen. Auch wenn wir viele Einzelheiten des Modern Workplace weiter vertiefen müssten, können wir uns doch auf eines einigen: das moderne Arbeiten kam genau zur rechten Zeit!
Die IK und der Modern Workplace
Mit der Pandemie als Katalysator ist der Anteil von Heimarbeit sprunghaft angestiegen. Es hat sich aber nicht nur die Art der Kommunikation im Modern Workplace geändert, sondern auch der grundsätzliche Bedarf an Kommunikation ist schnell gestiegen. Wichtige Informationen zur aktuellen Lage des Unternehmens und der Pandemie-Regelungen müssen regelmäßig jede*n Mitarbeitenden weltweit erreichen können. Mit dieser Herausforderung konfrontiert, haben viele Unternehmen realisiert, wie schwierig es ist, Mitarbeitende in der Produktion und auf Verkaufsflächen zu erreichen, die bisher gar nicht digital angebunden waren. Durch den Modern Workplace ändern sich die Kanäle der Kommunikation. Somit wird es zur Aufgabe der IK, das veränderte Nutzerverhalten bei der Auswahl des Kommunikationskanals zu berücksichtigen. Die tägliche Nutzung von modernen Softwareanwendungen zur Zusammenarbeit wie Microsoft Teams und Slack nimmt weltweit signifikant zu. Die tägliche Nutzung des klassischen, browserbasierten Intranets liegt bei lediglich 13%.
Den Wandel begreifen
Mit der Verschiebung von Werkzeugen geht eine veränderte Erwartungshaltung der Mitarbeitenden einher. Das klassische, browserbasierte Intranet verliert zunehmend seinen Status als Portal zur Unternehmenswelt und wird vermehrt durch moderne Lösungen wie Microsoft Teams ersetzt. Damit verschwimmen die Grenzen zwischen dem klassischen Intranet als Werkzeug der Informationsbeschaffung und den Werkzeugen der Zusammenarbeit. Mitarbeitende erwarten ein Konzept zur Nutzung der digitalen Möglichkeiten aus einem Guss. Ein „Digital Workplace“-Konzept und ein davon unabhängig entwickeltes Konzept zur Nutzung des Intranets und der IK stößt immer mehr auf Unverständnis. Mit Recht verlangen Mitarbeitende, dass Unternehmen auf diesen Wandel reagieren und IK als Teil des Modern Workplace begreifen. Kommunikation, aber auch die Ablage von Informationen und nicht zuletzt eine integrierte Suche, bedürfen eines einheitlichen Konzepts.
Fazit – never walk alone
Die IK ist Teil eines jeden Modern Workplace Projekts. Konzepte müssen Fragen nach moderner Zusammenarbeit und Kommunikation einheitlich beantworten. Kommunikationskampagnen, Trainingsmaßnahmen, Stakeholdermanagement und Multiplikatorenkonzepte als Maßnahmen des Change Managements für den Modern Workplace müssen auch die IK berücksichtigen. Oder andersrum formuliert: Die IK muss sich als Teil des Modern Workplace begreifen und sollte keine Alleingänge machen. Never walk alone – werde Teil des Teams „Modern Workplace“!
Quellen:
https://www.statista.com/statistics/1033742/worldwide-microsoft-teams-daily-and-monthly-users/
https://www.happeo.com/blog/intranet-statistics-you-need-to-know
Andreas Knauer ist Manager der Digital Agency bei Data One. Er beschäftigt sich seit 15 Jahren mit Portallösungen und als systemischer Coach für Veränderungsmanagement fokussiert er den wichtigsten Faktor: den Menschen!
