Der Deutsche Fußball-Bund (DFB) ist der mitgliederstärkste deutsche Sportverband. Alleine in der Zentralverwaltung des DFB in Frankfurt sind mehr als 200 Mitarbeiter beschäftigt, doch unzählige Fachausschüsse und Mitgliedsverbände, die in ganz Deutschland ansässig sind, erhöhen den Bedarf an Struktur und Organisation innerhalb des Verbands. Zusätzlich machen die internationalen Wettbewerbe, an denen deutsche Nationalmannschaften teilnehmen, grenzüberschreitende Kommunikation und Austausch unabdinglich.

Der Fußball als Teamsport – mit einem Team auch hinter dem Team auf dem Platz – ist ein interessantes Erprobungsfeld für die Möglichkeiten der Social Collaboration. Wir sprachen mit Leon Ries und Mirko Dismer aus dem Bereich Wissensmanagement der DFB-Akademie über den Digital Workplace beim DFB und den Stellenwert von persönlicher Kommunikation im Ensemble der digitalen Möglichkeiten.

In einer Pilotphase erprobt der DFB derzeit den Einsatz von verschiedenen digitalen Werkzeugen. So werden mittels eines chatbasierten Tools teilweise unpraktische und nicht mehr zeitgemäße Kommunikationsformen wie Telefonate und eMails ergänzt und abgelöst. Kleinere Gruppen aus der DFB-Akademie, die an ähnlichen Themen arbeiten, kommunizieren beim DFB mit diesem Tool von Microsoft und justieren derzeit die Möglichkeiten. „Hauptsächlich ging es darum, die Kommunikation zu forcieren und den Austausch so einfach wie möglich zu gestalten“, erklärt Mirko Dismer. Der Gebrauch von chatbasierten Tools ist relativ niedrigschwellig, auch weil die Nutzer das Prinzip solcher Kommunikationsformen bereits aus ihrem Alltag kennen.

Der Einsatz von cloudbasierter Datenspeicherung kommt den dezentralen Strukturen im DFB gelegen und erleichtert dort den Austausch und das Transferieren von Dokumenten.

Das Ziel: Gutes Wissensmanagement – und als Verband ein Vorreiter sein

Wieso überhaupt die Entscheidung pro Digitalisierung im DFB? „Wir haben uns umgesehen: Wie managen andere Unternehmen ihr Wissen? Spannenderweise ist der Austausch, die Kommunikation das wichtigste Wissensmanagement-Tool. Ein Aktenschrank ist auch schön, aber wenn mir niemand sagt, dass ich an etwas arbeite, hat niemand was davon. Insofern war es eine recht pragmatische Entscheidung.“, sagt Ries.

Es ist das Credo der DFB-Akademie, Dinge auszuprobieren und neue Wege einzuschlagen. Der Verband unterstützt das Wissensmanagement-Team bei seiner Arbeit und seinen Ideen. Dass bei der Einführung neuer Arbeitswelten etwas nicht klappt, soll dagegen kein Hemmnis darstellen: „Als DFB wollen wir im Sportbereich die Führungsrolle übernehmen und vorangehen.“ Diese Haltung stärkt die Bereitschaft für Veränderungen. Zwar steht der Digital Workplace beim DFB noch am Anfang. Doch Ries und Dismer sind optimistisch, was den Change-Prozess anbelangt: „Wir probieren vieles aus. Der Sport-Habitus hilft uns dabei sehr.“ Die Bereitschaft und der Mut zur Veränderung werden zudem auch von der Führung vorgelebt.

Die intrinsische Motivation der Mitarbeiter ist entscheidend

Ein Ebenen-Modell gibt die Sicht auf das Wissensmanagement beim DFB wieder. Auf der „We“-Ebene sind Teamarbeit, verschiedene Tools und kollaborative Zusammenarbeit relevant. Die Ebene „Our“ bezeichnet dagegen die informationsbasierte Ebene innerhalb der Organisation des Wissensmanagements in der DFB-Akademie. „Wir wollen nicht nur im „We“ steckenbleiben, sondern auch die Eindrücke über Teams hinaus sichtbar machen.“, erklärt Leon Ries. Die „Us“-Ebene unterstreicht, dass sich im Umkreis des DFB Experten und Expertinnen in vielen Bereichen sammeln. Der neu geschaffene „Knowport“ gilt dabei als Wissenshafen der DFB-Akademie. Dieses interne Online-Portal soll unter anderem über eine intelligente Suche sowie eine Expertendatenbank verfügen und dabei helfen, das Wissen der DFB-Akademie zu distribuieren.

Doch die wichtigste Ebene dieses Modells betrifft den einzelnen Mitarbeiter selbst. „Es geht hauptsächlich um ihn. Nur wenn es uns gelingt, eine intrinsische Motivation zum Wissensmanagement zu wecken, ist die Basis gelegt“, sagt Ries. Dazu kommt die Notwendigkeit, dass ein Mitarbeiter sich auch ein entsprechendes Mindset aneignet. Dabei spielt die Vermittlung eine wesentliche Rolle. Zu diesem Zweck hat sich eine  interne Veranstaltungsreihe in der Frankfurter DFB-Zentrale etabliert: das „KNOWHOUSE“.

„Es geht nicht ohne persönliche Begegnung“

In der internen Veranstaltungsreihe „Knowhouse“ können sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des DFB  untereinander austauschen. Denn: „Es geht nicht ohne die persönliche Begegnung. Das war eine Grundsatzentscheidung bei der Konzeption“, sagt Ries. Bei den regelmäßig stattfindenden Knowhouse-Events treten Speaker aus unterschiedlichen Positionen innerhalb der DFB-Akademie auf. Sie erhalten somit eine Bühne, um Wissen und Informationen aus ihrem Arbeitsalltag mit nicht-involvierten Kollegen zu teilen. Dabei kommt es nicht darauf an, möglichst erfolgreiche Cases zu präsentieren, es soll im Gegenteil eine Fehlerkultur etabliert werden: Auch wenn etwas schief läuft, kann man daraus etwas lernen, soll darüber ein Austausch stattfinden.

Der DFB möchte mobil, ortsunabhängig sowie kollaborativ und kommunikativ – nach innen wie nach außen – arbeiten. Durch digitale Tools sind viele dieser Ziele erreichbar. Doch nur im Zusammenspiel von persönlicher Begegnung und digitalen Wissensmanagement und Austausch lassen sich die Potentiale eines Digital Workplace auch tatsächlich ausschöpfen.