Den Redaktionsalltag effizienter organisieren – mit Automatisierungen und digitalen Newsrooms
„So viele Tools, Kanäle und Formate, unzählige Informationen…Das stresst. Wie soll ich das nur alles planen und steuern?!“ – Na, auch schon mal bei diesem Gedanken erwischt? So geht es momentan vielen Kommunikationsverantwortlichen. Denn was wir wohl alle spüren: Der digitale Arbeitsalltag bringt neben zahlreichen Chancen eben auch einige Herausforderungen mit – und das speziell auch für interne Kommunikationsmanagerinnen und -manager.
In der hybriden Arbeitswelt nehmen sie immer mehr eine Schlüsselrolle ein, wenn es darum geht, Themen zielgruppengerecht aufzubereiten sowie den Wissensaustausch und kulturellen Wandel zu treiben. Gleichzeitig agieren sie verstärkt als Coach und Berater für die verschiedenen Fachabteilungen im Unternehmen. Um bei all dem nicht den Überblick zu verlieren, ist es daher umso wichtiger, den redaktionellen Alltag möglichst effizient zu gestalten.
Fragen, die sich deshalb gerade viele Kommunikationsmanagerinnen und -manager stellen, sind z. B.:
- Wie schaffe ich es in einer Arbeitswelt, in der eine News auf die nächste folgt, meine Botschaften auch wirklich zielgerichtet an die verschiedensten Zielgruppen und über die passenden Kanäle und Formate zu kommunizieren?
- Wie stimme ich mich effizient mit meinen Kolleginnen und Kollegen im Team – aber auch aus anderen Fachbereichen – zu geplanten Maßnahmen ab?
- Und wie behalte ich den Erfolg dieser Maßnahmen kontinuierlich im Blick?
Die gute Nachricht: Inzwischen braucht es da längst nicht mehr die klassische, aber in der täglichen Nutzung oft auch etwas anstrengende Excel-Tabelle. Mittlerweile gibt es deutlich smartere Lösungen, was bedeutet: selteneres händisches Einstellen von Inhalten, bessere Verzahnung bereits vorhandener Instrumente und Vermeidung von doppelter Content-Pflege.
Hier kommen ein paar Impulse, wie Sie Ihren Redaktionsalltag effizienter gestalten können — ganz unabhängig davon, ob Sie z. B. in einer großen oder kleinen Kommunikationsabteilung arbeiten.
Den Redaktionskalender pflegen: Tschüss Excel-Liste, willkommen Microsoft Lists!
Der Excel-basierte Redaktionskalender zur Pflege von Veröffentlichungsterminen ist nach wie vor in vielen Unternehmen Realität. Der Nachteil ist, dass eine solche Excel-Tabelle meist nie wirklich aktuell ist. Was kann also eine moderne Alternative sein? Für alle, die sich durch den Einsatz von Microsoft Teams und Co. eh schon im Microsoft 365-Universum bewegen, ist es z. B. die Aufgabenverwaltung über die App Microsoft Lists. Mit ihr lassen sich Redaktionsprozesse einfacher, transparenter darstellen und der Status zu bestimmten Themen und Aufgaben jederzeit nachverfolgen.
Dabei können Sie selbst definieren, ob Sie sich die Liste als Kalender, Tabelle, Katalog oder in einem anderen, individuellen Format anzeigen lassen wollen. Gerade für kleinere Redaktionsteams eignet sich Microsoft Lists gut, um in Echtzeit gemeinsam am Redaktionsplan zu arbeiten, Aufgaben zu verteilen und auf einen Blick zu sehen, welche Themen gerade im Fokus stehen und wann, welche Veröffentlichung geplant ist. Ein weiterer Vorteil: Mit einem einfachen Klick lassen sich auch ganz schnell Automatisierungen erstellen. Wenn ich z. B. dafür verantwortlich bin, einen Inhalt zu prüfen oder zu redigieren, dann kann ich eingeben: „Erinnerung x Tage vor Veröffentlichungsdatum“. Ich kann aber auch eine generelle Regel erstellen, die besagt, dass ich direkt eine Benachrichtigung erhalte, sobald ein weiteres Element erstellt wurde. Kurzum: Wurde ein neuer Beitrag in Microsoft Lists eingetragen oder hat sich der Status zu einem Beitrag oder einer Aufgabe geändert, dann kann ich dank der Benachrichtigung direkt darauf reagieren.
Hinweis: Über die Microsoft Power Platform lässt sich z. B. Website-Content wie Pressemitteilungen, Stellenanzeigen oder Nachhaltigkeitsberichte auch automatisiert ins Intranet überführen oder lassen sich dort Bestandsinhalte automatisiert archivieren bzw. löschen und verschieben. Der Vorteil: Content muss nicht doppelt gepflegt werden und die Mitarbeitenden müssen nicht zwischen verschiedenen Tools hin- und herspringen.
Der digitale Newsroom: Content endlich zentralisiert und effizient planen
Sie haben aktuell noch zig verschiedene Kommunikationslösungen im Einsatz? Das Ganze ist vielleicht auch einfach historisch gewachsen? Dann könnte Staffbase Communications Control (früher dirico) vielleicht genau richtig für Sie sein. Der digitale Newsroom bietet eine dynamische Themenplanung. Kampagnen und Themen können einfach strukturiert werden. Alle geplanten Veröffentlichungen lassen sich anhand von Themen, Beiträgen, Inhalten und Ereignissen clustern, mit Timelines versehen und der Kampagnenverlauf kann einfach visualisiert werden.
Das Besondere: Die Cross-Publishing-Funktion, die die kanalübergreifende Publikation (z. B. in der Mitarbeiter-App, via Social Media, im Intranet etc.) von Inhalten ermöglicht. Dabei können Sie vor jeder Veröffentlichung dank einer integrierten Preview genau sehen, wie die geplanten Posts ausschauen würden, sie kanalspezifisch anpassen und zielgruppengerecht ausspielen. Bleibt noch die Content-Auswertung: Ihre Kommunikationsmaßnahmen lassen sich entweder in einer Gesamtübersicht oder aufgeteilt nach Inhaltstypen, Kanälen, Themenkategorien oder Themen auswerten. Auch hilfreich: Über eine offene Schnittstelle können weitere Drittsysteme (wie z. B. auch Microsoft 365) einfach angebunden werden.
Eine weitere, ganzheitliche Lösung für digitale Newsrooms ist Imory. Von der ersten Idee bis hin zur Veröffentlichung von Pressemitteilungen, Blogs oder Social-Media-Posts wird der komplette redaktionelle Prozess, ohne Medienbrüche, auf einer Plattform abgedeckt. Reichweiten- und Eigenresonanzanalysedaten lassen sich schnell und zuverlässig abrufen und auswerten. Wie bei Staffbase Communications Control können auch bei Imory Drittsysteme wie z. B. Microsoft 365 – inkl. Viva Engage für die interne Kommunikation – und weitere externe Systeme wie Bilddatenbanken, CRM-Systeme etc. einfach und schnell eingebunden werden. Durch die Integration der OpenAI-Technologie in den digitalen Newsroom bei Imory – und zwar in Form von NewsroomGPT – können Sie zudem für Ihre spezifischen Themen direkt die passenden Beiträge erstellen und zwar für alle Kanäle und in verschiedenen Tonalitäten.
Zu guter Letzt noch ein kleiner Tipp: Um herauszufinden, wo es in Ihrem redaktionellen Alltag gerade besonders hapert, stellen Sie sich einfach mal diese beiden Fragen:
- Was nervt rund um unsere Redaktionsprozesse am meisten?
- Wobei vergeuden wir (gefühlt) die meiste Zeit?
So haben Sie schnell Ansatzpunkte, wo Sie bei der effizienteren Organisation Ihres Redaktionsalltags anknüpfen und was passende Lösungen und Automatisierungen für Sie sein können.
Kathrin Thesing arbeitet als Head of Corporate Communications bei HIRSCHTEC. Zu ihren Aufgaben gehören unter anderem Strategie und Umsetzung der Kommunikation für die Marke HIRSCHTEC.
